IKS, Risikomanagement und Compliance mit ADONIS

Ein Produkt des BOC
Management Office
xx. Monat 2013
Tobias Rausch, BOC AG
IKS, Risikomanagement und Compliance
mit ADONIS
Newsletter BOC Schweiz

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Compliance Management in ADONIS
„All Ihre Compliance Anforderungen im Griff – wir helfen Ihnen gerne weiter!“

Aufbau von Kontrollzielkatalogen
Pflege von Verantwortlichkeiten für Kontrollziele
Pflege von gesetzlichen Grundlagen / Dokumentationen zu den einzelnen
Kontrollzielen
Verknüpfung von Kontrollziel-Katalogen
Kontrollziele sind prozessbezogene Steuerungsvorgaben zu geplanten Prozessergebnissen.
Sie werden durch wirksame, prozessbezogene Steuerungs- und Kontrollaktivitäten erreicht.
In ADONIS 6.0 steht ein neuer Modelltyp „Kontrollzielkatalog“ zur Pflege von Kontrollzielen zur
Verfügung.
Compliance Management in ADONIS 6.0

Sowohl im Hinblick auf die Kontrollen als auch auf die Prozesse können Ist- und Soll-Reifegrade
in Bezug auf die Kontrollziele zugeordnet werden.
Zuordnung von Kontrollzielen

Visualisierung von Kontrollziel-Reifegraden
Die Kontrollziel-Reifegrade werden von ADONIS automatisiert berechnet und können optional in
Form einer Ampel visualisiert werden.

Zusätzlich seht ein neues Druckdokument „Compliance Report“ zur Verfügung.
Er verwandelt die gesammelten Informationen in ein Druckdokument, das an die relevanten
Ansprechpersonen verteilt werden kann.
Auszug aus dem Report:
Compliance-Reporting
Prozessname Kontrollziel Ist- und Soll-Reifegrade sowie Bewertung

Was können wir Ihnen konkret anbieten …
.. und womit können Sie ab morgen starten …
 Aufbau von Compliance Katalogen in ADONIS
 Nutzung von existenten Referenzkatalogen, bspw.im Qualitäts-, Risiko-, IT Management
 Aufbau und Umsetzung eines nachhaltigen Compliance Management und Reportings
 Integration des Compliance Managements mit dem IKS und Risikomanagements
 Mit ADONIS eine Plattform die hierzu all Ihre Anforderungen abdecken kann.

IKS und Risikomanagement mit ADONIS
„Von der Dokumentation bis zur workflowgestützten Risikobewertung
und Kontrolltesting – alles auf einer Plattform!“

Zusammenspiel relevanter Themen
Prozessmanagement, Risikomanagement und IKS
ADONIS: Eine integrierte Betrachtung auf einer Plattform!

Gefahren bei einer isolierten Betrachtung
Prozessmanagement, IKS und Risikomanagement
 Gefahr eines Silodenkens
 Doppelte Erfassung von Inhalten
 Betrieb mehrerer IT-Systeme
 Unklare übergreifende Verantwortlichkeiten
 Eigene Reportingstrukturen
 Betrieb eines GPM-IT-
System
 Erarbeitung einer
Prozessstruktur und
Prozesslandkarte
 Festlegung von
Prozessverant-
wortlichen
 Aufbau eines Risiko-
/Kontroll-Kataloges
 Reporting
 Betrieb eines IKS-IT-
System
 Erarbeitung einer
Prozessstruktur und
Prozesslandkarte
 Festlegung von
Kontrollverant-
wortlichen
/Kontroll-Kataloges
 Definition von
Prozessen
 Reporting
 Betrieb eines RM-IT-
System
 Festlegung von
Risikoverant-
wortlichen
Kataloges
 Zuordnung zu
Prozessen
 Reporting
 Definition von
Prozessen
Kein Ausnutzen gemeinsamer Potenziale
GPM IKS RM

BOC RM Varianten mit ADONIS: Standardisierung vs. Individualisierung
 Erhebung von Risiko- und
Kontrollkatalogen
IKS Dokumentation Risikobewertung
 Laufende Risikobewertung
hinsichtlich
Eintrittswahrscheinlichkeit
und Auswirkung
+
Kontrollbewertung
 Laufende Kontrollbewertung
hinsichtlich Design Effektivität
und Operativer Effektivität
Kontrollausführung
Weitere Individualisierung…
+
 Kontrollausführung, mit
Start-Datum oder
angestoßen durch
Exception Reports
Maßnahmen
+
 Risiko-/Kontroll- &
Prozessbasiertes
Maßnahmen-
Management

Kollaboration im Fokus – der Mehrwert
Prozess-Verantwortlicher/
Prozess-Owner
Prozess-Experte/
Prozess-Analyst
Risiko-Verantwortlicher/
Risiko-Freigabe
Risiko-Manager
Risiko-Supervisor
Risiko-Bewerter
Kontrollen-Verantwortlicher/
Kontroll-Freigabe
Kontrollen-Manager
Kontrollen-Supervisor
Kontrollen-Bewerter
Kontrollen-
Durchführender
Wirtschaftsprüfer
Interne Revision
....
12
Prozessmanagement Risikomanagement Kontrollenmanagement Sonst. Involvierte Rollen

BOC Produkte – Szenarien mit dem ADONIS Prozessportal
Philosophie des ADONIS® Prozessportals
ADONIS®
Rich Client
ADONIS Prozessportal
Prozessverantwortlicher
Risikoverantwortlicher
Kontrollenverantwortlicher
ADONIS® DB
 Intuitiver einfacher Web-Zugang auf einer gemeinsamen Datenbank
 Benutzeroberfläche genau auf die Bedürfnisse der verschiedenen Rollen zugeschnitten
→ Personalisierte, rollenspezifische Oberfläche
Risiko-Board Kontrollen-BoardProzess-Sicht

Überblick: Prozessbasiertes Risikomanagement
Geschäftsprozess
Kontrollprozess
oder -Aktivität
Risiken
Kontrollen
• Aktivitätsbezogene
Risiko/Kontrollzuordnung
• Alternativ:
• Prozessbezogen
• Prozess-/Aktivitätsunabhängig

„Klassisches“ Risikomanagement
Prozessbasiertes Risikomanagement
Wo treten die Risiken auf?
15
Prozessbezogenes Risiko
Aktivitätsbezogenes Risiko
Alleinstehendes Risiko

BOC RM Varianten: Standardisierung vs. Individualisierung
Kontrollkatalogen
hinsichtlich
und Auswirkung
+
Kontrollbewertung
Kontrollausführung
+
Start-Datum oder
angestoßen durch
Exception Reports
Maßnahmen
+
Prozessbasiertes
Maßnahmen-
Management

Workflow „Risikobewertung“
 Jedes Risiko ist in regelmäßigenAbständen nach Eintrittswahrscheinlichkeit und
Auswirkung zu bewerten.
 Dabei wird das Risiko in den oben angeführten Workflow eingebunden.
 Der Workflow wird von unterschiedlich verantwortlichen Rollen durchgeführt wird.
 Die Rollendefinition erfolgt für jedes einzelne Risiko.
Risikosupervisor
Eskalationsmechanismen:
Sobald die definierte Toleranzzeit für
die Risikobewertung und
-freigabe überschritten wird.
Hinweis: Die Workflows
müssen immer
unternehmensspezifisch
ausgestaltet werden!
inkl. Prolongationsmechanismen für sich
periodisch wiederholende Bewertungen

Kontrollkatalogen
hinsichtlich
und Auswirkung
+
Kontrollbewertung
Kontrollausführung
+
Start-Datum oder
angestoßen durch
Exception Reports
Maßnahmen
+
Prozessbasiertes
Maßnahmen-
Management

Workflow „Kontrollbewertung“
Kontrollmanager Kontrollbewerter Kontrollfreigeber Kontrollviewer
Kontrollsupervisor
Sobald die definierte Toleranzzeit für
die Kontrollbewertung und
-freigabe überschritten wird.
 Jede Kontrolle ist in regelmäßigen Abständen nach Design Effectiveness und Operating Effectiveness zu bewerten.
 Dabei wird die Kontrolle in den oben angeführten Workflow eingebunden.
 Der Workflow wird von unterschiedlichen, verantwortlichen Rollen durchgeführt.
 Die Rollendefinition erfolgt für jede einzelne Kontrolle.
inkl. Prolongationsmechanismen für sich
periodisch wiederholende Bewertungen

Kontrollkatalogen
hinsichtlich
und Auswirkung
+
Kontrollbewertung
Kontrollausführung
+
Start-Datum oder
angestoßen durch
Exception Reports
Maßnahmen
+
Prozessbasiertes
Maßnahmen-
Management

Workflow „Kontrolldurchführung“
Kontrollsupervisor
Sobald die definierte
Toleranzzeit für die
Kontrolldurchführung
überschritten wird.

Kontrollkatalogen
hinsichtlich
und Auswirkung
+
Kontrollbewertung
Kontrollausführung
+
Start-Datum oder
angestoßen durch
Exception Reports
Maßnahmen
+
Prozessbasiertes
Maßnahmen-
Management

Laufende Verbesserung: Maßnahmenmanagement
Im Zuge der Evaluierung
des Risikoportfolios bzw.
neu auftretender Risiken
werden Verbesserungen
notwendig
Im Rahmen der Kontroll-
bewertung werden
Schwachstellen entdeckt
Im Rahmen der
Systemevaluierung werden
Verbesserungs-potenziale
entdeckt
Maßnahmenkatalog
Regelmäßige
Risikoanalyse
Regelmäßige
Bewertung der
Kontrollen
Aufbauprüfung
des RM / IKS

Beispiel: Maßnahmencontrolling-Workflow
Offen
In
Arbeit
Erledigt
Verantwortlicher
Supervisor
Sobald der gesetzte Termin für
das Statuscontrolling um 5
Arbeitstage überschritten wird.
E-Mail Benachrichtigungen:
Sobald das kontinuierliche
Statuscontrolling durchzuführen ist.

Generierung von Reports aus ADONIS
Standardisierte Berichtsmöglichkeiten
Risiko-Report
Risiko-Kontroll-Matrix
Kontroll-Report
ReportingReporting

Generierung von Reports aus ADONIS
Individuelle Berichtsmöglichkeiten
Reporting

Umsetzung von IKS und RM mit ADONIS und dem APP
Umfassende Unterstützung aller Szenarien
Reduzierung des manuellen Aufwands im Rahmen der Risiko- und Kontrollbewertung
Bereitstellung von Referenz-Risikokatalogen für Solvency II in ADONIS
Risikobewertung über das ADONIS Prozessportal: intuitiv, regelmäßig, mit
Reminder- und Eskalationsmechanismen
Standard-Lösung mit kostenfreien Konfigurationsmöglichkeiten
Umfassendes, revisionssicheres und auditkonformes Reporting auf Knopfdruck
Integrierte Sicht in einem System schafft Transparenz und spart Kosten:
Prozesse, Risiken, Kontrollen, Maßnahmen.
Unterstützung der gesetzlichen Anforderungen an ein Risikomanangement (z.B.
Solvency II etc.) und Rahmenwerke (z.B. COSO I & II, ISO 27000, ISO 9001 etc.)

Was können wir Ihnen konkret anbieten …
.. und womit können Sie ab morgen starten …
 Fachlicher und methodischer Aufbau und Einführung Ihres IKS und Risikomanagements
 Nutzung von existenten Referenzkatalogen für Risiken und Kontrollen, bspw. nach Branchen
oder Themen
 Eine Umfassenden IKS und RM Dokumentation mit ADONIS
 Einen vollständigen, workflow-gestützten Betrieb Ihres IKS und Risikomanagement mit dem IKS
Service von ADONIS
 Individuelle Adaptionen auf Basis ihrer existenten Anforderungen – sowohl
fachlich als auch direkt in ADONIS

> 30.000 Installationen -
> 20 Jahre Erfahrung -
0% Entwicklungsoutsourcing -
100% im Eigenbesitz -
Alles aus einer Hand -
Wir stehen für:
in Produkt und Methode.
weltweit im Einsatz.
Stabilität garantiert.
wir sind der Hersteller.
Produkt, Beratung, Training & Support.
Vor Ort. In der Schweiz.

© Copyright BOC AG, Wien 2010
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Dr. Christian Lichka
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