Contenu connexe Similaire à Open office publish (20) Open office publish1. §ŸË¡◊Õ°“√„™Èß“π
OpenOffice.org
‡Õ° “√ß“πæ‘¡æÏ : Writer
ß“π§”π«≥ : Cale
◊ËÕ𔇠πÕ : Impress
«“¥¿“æ : Drawing
Ÿµ√/ ¡°“√ : Math
∞“π¢ÈÕ¡Ÿ≈ : Base
2. คูมือการใชงาน OpenOfice.org
โดย ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ
ISBN 974-229-850-5
พิมพครั้งที่ 1 (มกราคม 2549)
จํานวน 2,000 เลม
ราคา 230 บาท
สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2549 ตาม พ.ร.บ. ลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2537
ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ
ไมอนุญาตใหคัดลอก ทําซํ้า และดัดแปลง สวนใดสวนหนึ่งของหนังสือฉบับนี้
นอกจากจะไดรับอนุญาตเปนลายลักษณอักษรจากเจาของลิขสิทธิ์เทานั้น
Copyright©2006 by:
National Electronics and Computer Technology Center
National Science and Technology Development Agency
Ministry of Science and Technology
112 Thailand Science Park, Phahon Yothin Road, Klong 1,
Klong Luang, Pathumthani 12120, THAILAND.
Tel. +66(0) 2-564-6900 Fax. +66(0) 2-564-6901..2
จัดทําโดย
งานประชาสัมพันธ นิทรรศการและสิ่งพิมพ
ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ
สํานักงานพัฒนาวิทยาศาสตรและเทคโนโลยีแหงชาติ
กระทรวงวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี
112 อุทยานวิทยาศาสตรประเทศไทย ถนนพหลโยธิน
ต.คลองหนึ่ง อ.คลองหลวง จ.ปทุมธานี 12120
โทรศัพท 02-564-6900 โทรสาร 02-564-6901..2
http://www.nectec.or.th e-mail: info@nectec.or.th
จัดจําหนายโดย: บริษัทซีเอ็ดยูเคชั่น จํากัด (มหาชน)
ชั้นที่ 19 อาคารเนชั่นทาวเวอร
เลขที่ 46/87-90 ถ. บางนา-ตราด แขวงบางนา เขตบางนา กรุงเทพฯ 10260
โทรศัพท 02-751-5885, 02-751-5888 โทรสาร 02-751-5051 (แผนกขาย)
3. Creative Commons Deed
Creative Commons
This page is available in the following languages:
Català Deutsch English English (CA) English (GB) Castellano Spanish (AR) Spanish (CL) Suomeksi
français French (CA) Galego ••••• hrvatski Magyar Italiano eåg,ŠžÕ-mÅ´ Nederlands polski Português
svenska slovenš•ina Chinese (Taiwan)
Attribution-NonCommercial-ShareAlike 2.5
You are free:
q to copy, distribute, display, and perform the work
q to make derivative works
Under the following conditions:
Attribution. You must attribute the work in the manner specified by the
author or licensor.
Noncommercial. You may not use this work for commercial purposes.
Share Alike. If you alter, transform, or build upon this work, you may
distribute the resulting work only under a license identical to this one.
q For any reuse or distribution, you must make clear to others the license
terms of this work.
q Any of these conditions can be waived if you get permission from the
http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/ (1 of 2)27/1/2549 9:13:15
4. Creative Commons Deed
copyright holder.
Your fair use and other rights are in no way affected by the above.
This is a human-readable summary of the Legal Code (the full license).
Disclaimer
Learn how to distribute your work using this license
http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/ (2 of 2)27/1/2549 9:13:15
5. คํานิยม
คูมือการใชงาน OpenOffice.org ฉบับนี้จดทําขึ้นมาเพื่อใชเปนเอกสารประกอบการใช
ั
งาน ซอฟตแวรบริหารงานสํานักงานในระบบ Open Source เรียบเรียงโดยนายบุญเลิศ อรุณพิบูลย
รักษาการหัวหนางานพัฒนาเนื้อหาสาระดิจทัล และนายบุญเกียรติ เจตจํานงนุช เจาหนาที่ระบบ
ิ
คอมพิวเตอร ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ (เนคเทค)
เอกสารคูมือฉบับนี้ จะสนับสนุนใหมีการใชโปรแกรม OpenOffice.org ในประเทศไทย
อยางเปนรูปธรรม ถือวาเปนกาวสําคัญของการใชคอมพิวเตอรของคนไทย เพราะเปนการใช
ผลงานของคนไทยที่เปนการตอยอดจากโปรแกรม Open Source อันมีชื่อเสียงทั่วโลก
คณะผูจัดทําหวังวาเอกสารนี้จะมีประโยชนตอทุกทานในการทํางานเพื่อประเทศไทย
ตอไป
(ทวีศักดิ์ กออนันตกูล)
ผูอํานวยการ
ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ
6. คํานํา
ความตองการใชเทคโนโลยีคอมพิวเตอร เทคโนโลยีสารสนเทศมาใชในการจัดทํา
ระบบงานสํานักงาน มีความจําเปนอยางยิ่งในปจจุบัน มีการเลือกใชคอมพิวเตอร และซอฟตแวร
ตางๆ เพื่อสนับสนุนการทํางาน ใหเกิดประสิทธิภาพ ประสิทธิผลของหนวยงาน อยางไรก็ตามการ
ลงทุนเกี่ยวกับคอมพิวเตอร และซอฟตแวร นับเปนภาระอยางหนึ่งของหนวยงาน เนื่องจากตอง
ลงทุนดวยมูลคาสูง การลงทุนเกี่ยวกับไอทีในหนวยงาน จึงตองพิจารณาอยางถี่ถวน หลายๆ
หนวยงานเลี่ยงไมไดกับการลงทุนเกี่ยวกับคอมพิวเตอร และฮารดแวรตางๆ แตในปจจุบันการ
ลงทุนเกี่ยวกับซอฟตแวรบริหารจัดการงานสํานักงาน มีทางเลือกที่ดีขึ้น เนื่องจากมีการพัฒนา
ซอฟตแวรรหัสเปด ซึ่งเปดใหดาวนโหลดใชงานไดฟรี
OpenOffice.org เปนหนึ่งในซอฟตแวร OpenSource ที่รองรับการจัดการบริหารงาน
สํานักงาน ตั้งแตการสรางเอกสารสิ่งพิมพรูปแบบตางๆ การบริหารตัวเลข งานคํานวณ การจัดทํา
สื่อนําเสนอผลงาน การนําเสนอผานเว็บไซตดวยเอกสาร HTML และการออกแบบกราฟก
ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอร ไดพัฒนาปรับปรุง OpenOffice.org จนสามารถใช
งานไดอยางมีประสิทธิภาพ มีฟงกชันการใชงานอยางครบถวนที่จําเปนตองมี รวมทั้ง
ความสามารถดานภาษาไทยตางๆ
เนื่องจากโปรแกรมนี้ เปนโปรแกรมที่คอนขางจะใหมมาก หลายๆ ทานประสบปญหา
การศึกษาใชงาน ศูนยฯ จึงไดจัดทําคูมือการใชงานฉบับนี้ เพื่อเปนเอกสารอางอิง ฝกฝน ฝกปฏิบัติ
ศึกษาเรียนรูไดดวยตนเอง สําหรับผูสนใจทุกทาน คูมือฉบับนี้อาจจะขาดเนื้อหาในบางประเด็น
หรือมีจุดผิดพลาดในบางเรื่อง หากทานใดพบเห็นสามารถแจงผานเว็บไซต NECTEC e-Learning
http://elearning.nectec.or.th และสามารถศึกษาเนื้อหาใหมของโปรแกรมไดจากเว็บดังกลาวดวย
หากคูมอฉบับนี้มีความบกพรองประการใด ผูเขียนขอนอมรับไว ณ ที่นี้
ื
เนื้อหาในเอกสารฉบับนี้ จะนําเสนอในสวนโปรแกรม OpenOffice.org Writer, Calc
และ Impress เนื่องจาก Draw มีฟงกชันลักษณะเดียวกับเครื่องมือ Drawing ในโปรแกรมดังกลาว
จึงไมแยกเปนเนื้อหาเฉพาะ สําหรับโปรแกรม OpenOffice.org Base เปนโปรแกรมที่มีฟงกชัน
แตกตาง และเนื้อหาคอนขางมาก จึงขอแยกเปนเลมเฉพาะ ซึ่งจะนําเสนอในชวงเวลาถัดไป
7. สุดทายนี้ขอกราบขอบพระคุณ ดร.ทวีศักดิ์ กออนันตกูล ผูอํานวยการศูนยเทคโนโลยี
อิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ ดร.เพ็ญศรี กันตะโสพัตร คุณวศิน สินธุภิณโญ
ทีมพัฒนาทุกทานที่ใหโอกาสผูเขียนศึกษาและพัฒนาคูมือฉบับนี้ ตลอดจนทีมงานทุกทาน ที่ได
ชวยดําเนินการตางๆ อันเปนการเอื้ออํานวยความสะดวกใหกับผมในการเขียนคูมือฉบับนี้จนสําเร็จ
ดวยดี
บุญเลิศ อรุณพิบูลย
บุญเกียรติ เจตจํานงนุช
3 มกราคม 2549
8. สารบัญ
บทที่ 1 ซอฟตแวรจัดการงานสํานักงาน OpenOffice.org.................................................................1
แนะนํา OpenOffice.org ...............................................................................................................1
การติดตั้งและเรียกใชงาน ........................................................................................................2
หนาตางโปรแกรม....................................................................................................................4
สวนประกอบหนาตางโปรแกรม .............................................................................................6
การปดโปรแกรม......................................................................................................................7
แถบเครื่องมือ (Toolbar)...............................................................................................................8
แถบเครื่องมือแบบลอยตัว/แบบฝงตัว ......................................................................................9
เปด/ปดแถบเครื่องมือ.............................................................................................................10
ปุมเครื่องมือบนแถบเครื่องมือ ...............................................................................................11
การจัดการแฟมเอกสารและโฟลเดอร ........................................................................................13
การสรางโฟลเดอร .................................................................................................................15
เปดแฟมเอกสาร (Open).........................................................................................................15
บันทึกแฟมเอกสาร (Save File)..............................................................................................17
ปดแฟมเอกสาร (Close File)..................................................................................................20
คําสั่งโหลดซ้ํา (Reload) .........................................................................................................20
คําสั่งสรางแฟมใหม (New File) ............................................................................................21
คุณสมบัติของแฟมเอกสาร (Properties) ................................................................................21
PDF Format ...........................................................................................................................23
ทํางานกับขอมูล ..........................................................................................................................24
การเลือกขอมูล (Selection) ....................................................................................................24
ลบขอความ.............................................................................................................................26
พิมพแทรก/พิมพทับ ...............................................................................................................26
เรียกคืนขอมูล (Undo)............................................................................................................27
คัดลอกขอความ......................................................................................................................27
ยายขอมูล ................................................................................................................................28
Paste Special..........................................................................................................................29
9. ตรวจคําสะกด (Spell check)..................................................................................................29
การคนหาและแทนที่คํา .........................................................................................................30
บทที่ 2 สรางสรรคงานพิมพดวย OpenOffice.org Writer ..............................................................34
แนะนํา OpenOffice.org Writer..................................................................................................34
การเรียกใชโปรแกรม.............................................................................................................34
หลักการสรางเอกสารงานพิมพ..............................................................................................35
หลักการพิมพงาน.......................................................................................................................41
การพิมพและแกไขขอความ...................................................................................................43
เครื่องหมายวรรคตอน............................................................................................................44
ตัวชี้ตําแหนง ..........................................................................................................................47
การจัดแตงขอความ ....................................................................................................................50
สีขอความ, สีพ้น และการไฮไลตขอความ.............................................................................50
ื
ลักษณะพิเศษ .........................................................................................................................50
เนนอักษรดวย Drop Cap .......................................................................................................55
ทํางานกับพารากราฟ..................................................................................................................56
จัดพารากราฟ .........................................................................................................................56
การพิมพงานแบบพารากราฟ.................................................................................................59
การพิมพแบบแท็บ......................................................................................................................66
ตัวควบคุมแท็บ.......................................................................................................................66
แท็บแบบชั่วคราว...................................................................................................................67
เคลื่อนยายตําแหนงแท็บ ........................................................................................................67
ลบแท็บ ..................................................................................................................................68
ควบคุมแท็บจากเมนู ..............................................................................................................68
การพิมพลําดับรายการ................................................................................................................70
ควบคุมลําดับของรายการ.......................................................................................................71
ปรับแตงรายการแบบเลขขอ ..................................................................................................71
ปรับแตงรายการแบบสัญลักษณขอ .......................................................................................73
ตาราง..........................................................................................................................................74
การสรางตาราง.......................................................................................................................74
พิมพขอมูลในตาราง...............................................................................................................76
10. ปรับแตงรูปแบบตัวเลข/วันที่ .................................................................................................77
ทํางานกับตาราง .....................................................................................................................81
คํานวณในตาราง ....................................................................................................................90
ตารางจาก MS Office.............................................................................................................92
สั่งพิมพเอกสาร...........................................................................................................................93
เลขหนาเอกสาร......................................................................................................................93
การใสขอมูลอื่นๆ...................................................................................................................96
สั่งพิมพเอกสารอยางรวดเร็ว ..................................................................................................97
การสั่งพิมพเอกสารโดยระบุคา ..............................................................................................98
การตรวจสอบหนากอนพิมพ .................................................................................................98
ระบบสรางงานอัตโนมัติ ..........................................................................................................100
การสรางแฟมเอกสารแบบนํารองอัตโนมัติ .........................................................................100
AutoCorrect .........................................................................................................................101
AutoText..............................................................................................................................101
Note & Bookmark ...............................................................................................................102
ระบบติดตามการแกไขเอกสาร (Track Change) .................................................................103
การยอมรับการแกไข/ยกเลิกการแกไข.................................................................................103
สงแฟมเอกสารพรอมกับอีเมล .............................................................................................104
Mail Merge ..........................................................................................................................105
งานพิมพขั้นสูง .........................................................................................................................111
งานพิมพคอลัมน ..................................................................................................................111
งานพิมพแบบแบงสวน (Section) ........................................................................................112
หัวกระดาษ/ทายกระดาษ .....................................................................................................115
หนากระดาษแบบ Mirror.....................................................................................................116
ตนแบบเอกสาร....................................................................................................................117
การสรางสารบัญโดยอาศัยลักษณะขอความ........................................................................122
สารบัญดัชนี .........................................................................................................................124
บทที่ 3 นําเสนอผลงานดวย OpenOffice.org Impress..................................................................126
การสรางสื่อนําเสนอ ................................................................................................................126
การเรียกโปรแกรม ...............................................................................................................126
11. ลักษณะจอภาพการทํางาน ...................................................................................................127
สรางสไลดจากรูปแบบสําเร็จ (Slide Template)..................................................................129
สรางสไลดจาก Wizard........................................................................................................130
แฟมเอกสารสไลด................................................................................................................132
ปดโปรแกรม........................................................................................................................132
เทคนิคการออกแบบสื่อนําเสนอ ..............................................................................................133
สื่อความหมายไดรวดเร็ว .....................................................................................................133
เนื้อหาเปนลําดับ ..................................................................................................................134
สื่อนําเสนอตองสะดุดตา นาสนใจ.......................................................................................136
ทํางานกับสไลด ........................................................................................................................138
เพิ่มสไลด .............................................................................................................................138
ลบสไลด ..............................................................................................................................139
ยายสไลด ..............................................................................................................................139
เปลี่ยนรูปแบบสไลด (Slide Layout) ...................................................................................140
ลักษณะพื้นสไลด (Slide Background)................................................................................140
พิมพขอความในกรอบขอความ...........................................................................................142
ปรับแตงกรอบขอความ........................................................................................................150
ทํางานกับไฟลสไลด ................................................................................................................158
การนําเขาสไลดจากแฟมเอกสารสไลด ...............................................................................158
สงออกเอกสาร (Export) ......................................................................................................159
จัดการขอมูล .............................................................................................................................165
เลื่อนตัวชี้ตาแหนง ...............................................................................................................165
ํ
เลือกขอมูล (Selection) ........................................................................................................166
ตกแตงดวยกราฟก ....................................................................................................................167
ภาพสําเร็จรูป........................................................................................................................167
นําภาพกราฟกจากแหลงอื่นมาใชงาน..................................................................................167
การคัดลอกภาพมาใชกับเอกสาร .........................................................................................168
การเลือกวัตถุ ........................................................................................................................169
ยอ/ขยายวัตถุ ........................................................................................................................170
ยายตําแหนง .........................................................................................................................170
12. ลบวัตถุ .................................................................................................................................170
จัดแตงวัตถุ ...........................................................................................................................171
แถบเครื่องมือ Drawing........................................................................................................173
การปรับแตงวัตถุ ..................................................................................................................177
ตัวอักษรศิลป (Fontwork) ....................................................................................................185
นําเสนอสไลด ...........................................................................................................................187
นําเสนอสไลดเพื่อทดสอบ/นําเสนออยางรวดเร็ว ................................................................187
คาควบคุมการนําเสนอ .........................................................................................................188
Slide Transition....................................................................................................................190
ใสลูกเลนใหกับวัตถุ (Effects)..............................................................................................191
เลือกแสดงผลบางสไลด .......................................................................................................193
Slide แบบ Interaction..........................................................................................................194
พิมพสไลด ................................................................................................................................195
Header / Footer ....................................................................................................................195
สไลดสรุป (Summary Slide) ...............................................................................................196
เอกสารประกอบคําบรรยาย .................................................................................................197
สั่งพิมพสไลด .......................................................................................................................199
แมแบบสไลด (Template) ........................................................................................................201
บทที่ 4 งานคํานวณดวย OpenOffice.org Calc .............................................................................204
แนะนํา OpenOffice.org Calc...................................................................................................204
เริ่มตนกับโปรแกรม.............................................................................................................204
พื้นที่ทํางาน (Sheet) .............................................................................................................205
เลื่อน Cell Pointer ................................................................................................................206
ชวงขอมูล (RANGE) ...........................................................................................................207
การปอนและแกไขขอมูล..........................................................................................................210
การแกไขขอมูล ....................................................................................................................211
เทคนิคการปอนขอมูล ..........................................................................................................212
Auto Fill...............................................................................................................................215
ขอมูลจากการนําเขา .............................................................................................................219
ควบคุมเซลล/แผนงาน..............................................................................................................221
13. ควบคุมเซลล ........................................................................................................................221
จัดการแผนงาน ....................................................................................................................222
จัดแตงขอมูล.............................................................................................................................229
จัดขอมูลกึ่งกลางชวง ...........................................................................................................230
หัวเรื่องแนวตั้ง .....................................................................................................................230
การแสดงผลตัวเลข ..............................................................................................................231
AutoFormat..........................................................................................................................236
ทํางานกับขอมูล........................................................................................................................237
Note......................................................................................................................................237
Paste Special........................................................................................................................238
ตรึงตําแหนงขอมูล ...............................................................................................................240
แตกหนาตาง (Split) .............................................................................................................240
การคํานวณคา ...........................................................................................................................241
แสดงผลคํานวณอยางรวดเร็ว ..............................................................................................241
การคํานวณดวยสูตร (Formula) ...........................................................................................242
เครื่องหมายการคํานวณและลําดับความสําคัญ ....................................................................242
การคํานวณแบบสัมบูรณ .....................................................................................................243
การคํานวณดวยฟงกชันสําเร็จรูป (Function).......................................................................246
Range name .........................................................................................................................249
กราฟ.........................................................................................................................................252
รูปแบบกราฟและการเลือกใชงาน .......................................................................................252
สรางกราฟอยางรวดเร็ว........................................................................................................254
สรางกราฟจาก AutoFormat Chart.......................................................................................256
องคประกอบของกราฟ........................................................................................................258
ปรับแตงกราฟ......................................................................................................................259
กราฟวงกลม.........................................................................................................................270
สั่งพิมพแผนงาน.......................................................................................................................272
สั่งพิมพเอกสารอยางรวดเร็ว ................................................................................................272
ควบคุมการสั่งพิมพ ..............................................................................................................272
แบงหนาแผนงาน (Page Break)...........................................................................................273
14. แสดงภาพตัวอยางกอนพิมพ ................................................................................................274
กําหนดลักษณะกระดาษ และงานพิมพ ................................................................................275
ชวงขอมูลสําหรับการพิมพ ..................................................................................................279
ฐานขอมูล .................................................................................................................................280
การจัดเตรียมขอมูล ..............................................................................................................280
การกรองขอมูลดวย AutoFilter............................................................................................281
Advanced Filter ...................................................................................................................285
การจัดเรียงขอมูล..................................................................................................................287
การทํารายงานผลรวมยอย (SUB - TOTAL)........................................................................290
ตารางสรุปสาระสําคัญ .........................................................................................................292
ตรวจสอบการปอนขอมูล.....................................................................................................296
Consolidate ..........................................................................................................................298
บทที่ 5 ฟงกชันของ OpenOffice.org Calc....................................................................................301
ฟงกชันจัดการฐานขอมูล (Database) .......................................................................................301
ตัวอยางฟงกชันจัดการฐานขอมูล ........................................................................................302
ฟงกชันจัดการวันที่/เวลา......................................................................................................304
ฟงกชันจัดการขอมูล (Inforamtion) .....................................................................................307
ฟงกชันตรรกะ......................................................................................................................309
ฟงกชันคณิตศาสตร .............................................................................................................312
ฟงกชันจัดการขอความ ........................................................................................................322
ปดทายฟงกชัน .....................................................................................................................327
บทที่ 6 OpenOffice.org Math.......................................................................................................328
จอภาพโปรแกรม .................................................................................................................328
ตัวอยางสรางสมการ.............................................................................................................330
บทที่ 7 จัดการฐานขอมูลดวย OpenOffice.org Base....................................................................331
ฐานขอมูล .................................................................................................................................331
การเรียกใชงาน .........................................................................................................................332
ไฟลฐานขอมูลจาก OpenOffice.org Calc............................................................................332
การเปดไฟล..........................................................................................................................334
จอภาพการทํางาน.................................................................................................................335
16. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ 1
บทที่ 1 ซอฟตแวรจัดการงานสํานักงาน OpenOffice.org
แนะนํา OpenOffice.org
OpenOffice.org 2.0 ซอฟตแวรบริหารจัดการงานสํานักงานในกลุม Open Source รุน
ใหมลาสุดที่มการปรับเปลี่ยนโฉมหนา และการใชงานใหคลายคลึงกับซอฟตแวรออฟฟศที่เปนที่
ี
นิยม ทั้งยังสามารถแลกเปลี่ยนเอกสารกับไมโครซอฟทออฟฟศไดดวย ฟงกชันการทํางานของชุด
โปรแกรมนี้ประกอบดวย
OpenOffice.org Writer โปรแกรมเวิรดโปรเซสเซอรที่มีความสามารถครบถวน เหมาะ
สําหรับการสรางเอกสารระดับมืออาชีพ รายงาน จดหมายขาว หรือโบรชัวร Writer มี
ความสามารถในการจัดการ style ไดอยางสะดวก ทําใหการจัดรูปแบบเอกสารเปนเรื่องงาย
OpenOffice.org Calc มีความสามารถทางดานสเปรดแผนงานครบถวน สามารถใชเปน
เครื่องมือในการคํานวณ วิเคราะหขอมูล และนําเสนอขอมูลดวยเครื่องมือสรางชารตสองและสาม
มิติ Calc มีฟงกชันทางธุรกิจ สถิติ และวิทยาศาสตรครบถวน พรอมทั้งความสามารถในการทํา
pivot table
OpenOffice.org Impress เครื่องมือสรางพรีเซนเทชันที่สมบูรณ สามารถใช effect และ
animation เพื่อสรางสไลดมัลติมีเดียที่นําเสนอขอมูลของคุณไดอยางมีประสิทธิภาพ สามารถวาด
ไดอะแกรมและรูปภาพประกอบไดภายใน Impress เลย
OpenOffice.org Draw เครื่องมือวาดภาพที่รองรับทั้งเวกเตอรและบิตแมป สามารถใช
สรางไดตั้งแตไดอะแกรมงาย ๆ ไปจนถึงรูปที่ประกอบดวยวัตถุ 3 มิติ หรือ special effect เหมาะ
สําหรับวาดภาพเปนสวนประกอบในเอกสารหรือพรีเซนเทชัน Draw มี connector ที่ใชเชื่อมวัตถุ
เขาดวยกันเพื่อใหสามารถเคลื่อนวัตถุโดยที่ยังรักษาเสน ระหวางกัน ทําใหงานวาดไดอะแกรมที่
ซับซอนเปนเรื่องที่งายดาย
17. 2 คูมือการใชงาน OpenOffice.org
OpenOffice.org Base เปนเครื่องมือจัดการงานฐานขอมูล (Database) ที่ทําใหสามารถ
สรางและจัดการระบบฐานขอมูลไดอยางงายดาย สามารถเขาถึงและวิเคราะหขอมูลจํานวนมาก
สรางรายงานที่ซับซอน หรือทําจดหมายเวียนจากฐานขอมูลลูกคา สามารถสรางฐานขอมูลภายใน
OpenOffice.org หรือเชื่อมตอกับฐานขอมูลภายนอกทั้งที่เปนโอเพนซอรสและเชิงพาณิชยเชน
dBase, MySQL หรือดาตาเบสตัวอื่นๆ โดยผานทาง ODBC และ JDBC
นอกจากฟงกชันการทํางานเบื้องตนดังกลาว โปรแกรมยังมีจุดเดนหลายดาน ดังนี้
• เอกสาร OpenOffice.org เปนฟอรแมตมาตรฐานเปดแฟมเอกสาร XML ที่เปน
มาตรฐานเปดที่เชื่อวา OASIS OpenDocument ซึ่งไมขึ้นกับบริษัทหรือโปรแกรมใด ทําใหมั่นใจ
ไดวา ขอมูลจะยังอยูและเขาถึงได (ดวยโปรแกรมอื่นๆ เชน KOffice) แมวาจะไมมี
OpenOffice.org ตอไปแลวก็ตาม
• เนื่องจากราคาที่สูงของชุดออฟฟศเชิงพาณิชย ทําใหการตัดสินใจเปลี่ยนมาใช
OpenOffice.org เพียงตัวเดียว จะเปนการตัดสินใจที่ประหยัดคาซอฟตแวรไดมากที่สุด ทั้งสําหรับ
การใชงานสวนบุคคล และเปนทวีคูณสําหรับการใชงานในองคกร ทําใหองคกรขนาดใหญนิยม
หันมาใช OpenOffice.org กันมากขึ้นเรื่อย ๆ
การติดตั้งและเรียกใชงาน
โปรแกรม OpenOffice.org ดาวนโหลดไดจากเว็บไซต http://www.openoffice.org/ หรือ
เว็บไซต http://www.nectec.or.th นอกจากนี้สามารถติดตั้งไดจากแผนโปรแกรม Open Source &
Freeware ที่รวบรวมโดยเนคเทค โดยโปรแกรมจะมี 2 โปรแกรมหลัก คือ โปรแกรมหลักของ
OpenOffice.org 2.0 และโปรแกรมแกไขปญหาภาษาไทย (Thai Patch) ที่พัฒนาโดยเนคเทค
ระบบติดตั้งเปนระบบที่งาย ผูใชคอมพิวเตอรทั่วไปสามารถดับเบิลคลิกไอคอนติดตั้ง
โปรแกรมแลวปฏิบัติตามคําแนะนําที่ปรากฏบนจอภาพ เพียงไมกี่ครั้ง ก็จะไดรายการเรียก
โปรแกรมใน Start Menu ดังนี้ Start, Program, OpenOffice.org 2.0
18. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ 3
รวมทั้งสามารถเลือกใชวธีลัดโดยดับเบิลคลิกไอคอนเรียกโปรแกรมดวน (QuickStart) ที่
ิ
มุมดานขวาของแถบงาน (Task bar) มีสัญลักษณดังนี้ เมื่อดับเบิลคลิกจะปรากฏ
หนาตางเรียกใชงานโปรแกรม ดังนี้
เลือกรูปแบบการสราง/เปดใชงานเอกสารจากกรอบดานซาย เมื่อคลิกเลือกจะปรากฏ
รายการเลือกยอยในกรอบกลาง ดังนี้
• New Document สรางเอกสารใหม โดยมีโปรแกรมสรางเอกสารใหมให
เลือกลักษณะตางๆ เชน โปรแกรมออกแบบนามบัตร, โปรแกรมวาดภาพ เปนตน
• Templates สรางเอกสารจากแมแบบตางๆ
• My Document เปดแฟมเอกสารจากโฟลเดอร My Document
• Samples เปดแฟมเอกสารตัวอยาง
ปุมเรียกใชงานดวน QuickStart ถาไมปรากฏใน Task Bar การเรียกขึ้นมาใหม จะตอง
เขาไปเรียกจาก Directory ของโปรแกรม OpenOffice C:Program FilesOpenOffice.org
2.0program โดยมีชื่อแฟมเอกสารคือ quickstart.exe
โปรแกรม QuickStart อาจจะมีผลทําใหคอมพิวเตอรทํางานชาลง คอมพิวเตอรบาง
เครื่องอาจจะตองปดโปรแกรมนี้ออกไปจากระบบ โดยคลิกปุมขวาของเมาสที่ไอคอนโปรแกรม
เรียกใชงานดวนใน Task Bar แลวเลือกคําสั่ง Exit QuickStarter
19. 4 คูมือการใชงาน OpenOffice.org
หนาตางโปรแกรม
โปรแกรมตางๆ ในกลุม OpenOffice.org มีลักษณะจอภาพการทํางาน และแถบคําสั่ง
ใกลเคียงกัน ซึ่งชวยใหการศึกษา เรียนรู และการใชงานโปรแกรมหนึ่ง สามารถใชงานโปรแกรม
อื่นๆ ไดอยางรวดเร็ว และอัตโนมัติ โดยโปรแกรมแตละโปรแกรมมีลักษณะจอภาพการทํางาน
ดังนี้
หนาตางโปรแกรม OpenOffice.org Writer
21. 6 คูมือการใชงาน OpenOffice.org
สวนประกอบหนาตางโปรแกรม
จอภาพโปรแกรมตางๆ ในชุดโปรแกรมมีสวนประกอบคลายกับหนาตางโปรแกรม
ทั่วไป ที่ใชงานกันอยูบนระบบคอมพิวเตอร โดยมีสวนประกอบตางๆ ดังนี้
• แถบชื่อโปรแกรม (Title Bar)
เปนแถบแสดงชื่อโปรแกรม และชื่อแฟมเอกสาร ตลอดจนปุมควบคุมหนาตาง
โปรแกรม จะปรากฏอยูสวนบนสุดของหนาตาง
• แถบเมนู (Menu Bar)
แสดงรายการคําสั่งตางๆ ของโปรแกรม
• แถบเครื่องมือ (Toolbars)
โปรแกรมไดเตรียมเครื่องมือชวยการทํางาน โดยแบงเปนหมวดหมูและแสดงผลใน
รูปของแถบเครื่องมือ (Toolbars) หลากหลายชุด เชน แถบเครื่องมือสําหรับควบคุม
การทํางานมาตรฐาน เรียกวา Standard Toolbar
• แถบไมบรรทัด (Ruler Bar)
มีลักษณะคลายกับไมบรรทัด ทําหนาที่กําหนดขอบเขตของหนาเอกสาร และการตั้ง
คาเกี่ยวกับตําแหนงหยุดพิมพ (Tab)
• แถบสถานะ (Status Bar)
อยูดานลางสุดของโปรแกรม ทําหนาที่แสดงรายละเอียดตางๆ ของเอกสาร เชน
หนาปจจุบันที่กําลังทํางาน, จํานวนหนาเอกสารทั้งหมด, อัตราสวนการมอง เปนตน
22. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ 7
• แถบเลื่อนจอภาพ (Scroll Bar)
อยูดานลาง และดานขวาของหนาตางเอกสาร ทําหนาที่เลื่อนจอภาพเพื่อดูขอมูล
นอกจากนี้โปรแกรมแตละโปรแกรม ยังมีสวนการทํางานเฉพาะโปรแกรมออกไป เชน
สวนควบคุมแผนงานของโปรแกรม Calc หรือสวนควบคุมแผนสไลดของ Impress ซึ่งจะได
แนะนําในบทที่เกี่ยวของตอไป
การปดโปรแกรม
เมื่อตองการเลิกใชงานโปรแกรม สามารถสั่งงานเพื่อปดโปรแกรมไดหลายวิธี ตามความ
ถนัดของผูใช ดังนี้
วิธีที่ 1 เลือกเมนูคําสั่ง File, Exit
วิธีที่ 2 ใชคียลัด Cq หรือ A$
วิธีที่ 3 นําเมาสไปคลิกที่ปุม Close ที่มุมบนดานขวาของหนาตางโปรแกรม
Close Button
ในกรณีที่มีการปดโปรแกรม โดยยังไมไดจดเก็บเอกสาร โปรแกรมจะแสดงขอความ
ั
เตือนใหจัดเก็บขอมูลกอน ดังนี้
ผูใชสามารถเลือกรายการที่ตองการ
• คลิกปุม Save เพื่อจัดเก็บขอมูลและปดโปรแกรม
• คลิกปุม Discard เพื่อปดโปรแกรมทันที
• คลิกปุม Cancel เพื่อยกเลิกการใชคําสั่งปดโปรแกรม
23. 8 คูมือการใชงาน OpenOffice.org
แถบเครื่องมือ (Toolbar)
แถบเครื่องมือ เปนสวนประกอบของโปรแกรมที่ผูใชจําเปนตองใชงานอยูเสมอ
เนื่องจากมีความสะดวก และใหความรวดเร็วในการสั่งงาน โปรแกรมในชุด OpenOffice.org มี
แถบเครื่องมือตางๆ ใหเลือกใชหลายชุด การควบคุมแถบเครื่องมือเพื่อใหสามารถใชงานโปรแกรม
ไดอยางมีประสิทธิภาพ จึงเปนสิ่งที่ควรทราบเชนกัน
แถบเครื่องมือ
แถบเครื่องมือของโปรแกรมแตละโปรแกรม มีหลากหลายประเภทเชน
รูปแสดงแถบเครื่องมือหมวด Standard
รูปแสดงแถบเครื่องมือหมวด Formatting
24. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ 9
แถบเครื่องมือแบบลอยตัว/แบบฝงตัว
บางครั้งผูใชอาจจะพบวาแถบเครื่องมือตางๆ ปรากฏในลักษณะที่ไมเหมือนกับที่เคยใช
อยู คือ เปนแถบเครื่องมือที่ลอยอยูเหนือพื้นที่พิมพงาน เรียกวาแถบเครื่องมือแบบลอยตัว โดยใน
สภาวะปกติจะเปนแบบฝงตัว คือ ติดผนึกอยูดานบน หรือดานขางของพื้นที่พิมพงาน ซึ่งแถบ
เครื่องมือที่ลอยอยูเหนือพื้นที่พิมพงานทําใหการพิมพงาน หรือแกไขขอความ กระทําไดลําบาก
จอภาพแสดงแถบเครื่องมือแบบฝงตัว
จอภาพแสดงแถบเครื่องมือแบบลอยตัว
25. 10 คูมือการใชงาน OpenOffice.org
การปรับเปลี่ยนแถบเครื่องมือแบบลอยตัวเปนแบบฝงตัว
ถาผูใชเจอปญหาแถบเครื่องมืออยูในโหมดลอยตัว ซึ่งอาจจะสงผลใหการใชงาน และ
การพิมพงานเกิดความไมสะดวก สามารถแกไขไดดังนี้
• นําเมาสไปชี้แถบชื่อเรื่อง (Title bar) ของแถบเครื่องมือลอยตัว
• กดปุมซายของเมาส ลากแถบเครื่องมือไปวาง ณ ตําแหนงเดิม จากนั้นจึงปลอยนิ้ว
จากเมาส หรือจะใชการดับเบิลคลิกเพื่อคืนสภาพกลับอัตโนมัติก็ได
กรณีที่มีแถบเครื่องมือหลายชิ้นอยูในสภาวะลอยตัว สามารถคลิกปุม Control Menu ซึ่ง
มีรูปรางเปนสามเหลี่ยมชี้ลงที่อยูที่มุมขวาของแถบเครื่องมือ แลวเลือกคําสั่ง Dock All Toolbars
เพื่อคืนสภาวะเปนแบบฝงตัวใหกับแถบเครื่องมือทุกชิ้นไดอยางรวดเร็ว
เปด/ปดแถบเครื่องมือ
โปรแกรมมีแถบเครื่องมือหลายชุด ซึ่งถาเปดออกมามากเกินไป อาจจะทําใหเกิดความไม
สะดวกในการทํางานได ดังนั้นแสดงเฉพาะแถบเครื่องมือที่จําเปนตอการใชงาน โดยมีวิธีการ
ควบคุมใหแสดง หรือไมใหแสดงไดโดย เลือกเมนูคําสั่ง View, Toolbars
26. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ 11
ถาผูใชตองการปดแถบเครื่องมือชุดใด ก็ใหนําเมาสไปคลิกที่ชื่อแถบเครื่องมือนั้น และ
เมื่อตองการเปดแถบเครื่องมือที่ปดไปแลว ก็สามารถใชคําสั่งลักษณะเดียวกันได โดยการคลิกที่ชื่อ
แถบเครื่องมือ จะเปนการปด หรือเปดแถบเครื่องมือสลับกันไป
ปุมเครื่องมือบนแถบเครื่องมือ
แถบเครื่องมือแตละชุด จะมีปุมเครื่องมือแตกตางกันออกไป ซึ่งผูใชสามารถเลือกไดวา
ตองการแสดง หรือไมแสดงปุมใดบาง โดย
• นําเมาสไปชี้ที่ปุม Control Menu ของแถบเครื่องมือชุดที่ตองการปรับแตง (ปุม
Control Menu จะมีรูปรางเปนสามเหลี่ยมชี้ลงอยูดานขวาสุดของแถบเครื่องมือ)
ปุม Control Menu
• ปรากฏรายการเลือก
27. 12 คูมือการใชงาน OpenOffice.org
• คลิกเลือกรายการ Visible Buttons ซึ่งจะปรากฏรายการเลือกยอย โดยรายการเลือก
แตละรายการจะแตกตางกันไปตามแถบเครื่องมือแตละชุด
• ถาตองการปดปุมเครื่องมือใด ก็นําเมาสไปคลิกที่ชื่อปุมเครื่องมือนั้นๆ สังเกตไดวา
เครื่องหมาย หนาชื่อปุมเครื่องมือนั้นๆ จะหายไป และถาตองการเรียกใชปุม
เครื่องมือ ก็ใหคลิกซ้ําลงไป
คําอธิบายการใชปุมเครื่องมือ
ปุมเครื่องมือทุกปุม โดยปกติเมื่อนําเมาสไปชี้คางไว จะปรากฏชื่ออธิบายปุมเครื่องมือ
ซึ่งสามารถเปด/ปดคําอธิบายความหมาย และการใชงานไดจากเมนูคําสั่ง Tools, Options จากนั้น
เลือกหมวด OpenOffice.org, General จะปรากฏรายการควบคุมการแสดง Help Tips ดังนี้
• Tips ควบคุมการแสดงคําอธิบายเครื่องมือแบบยอ
• Extended Tips ควบคุมการแสดงหนาที่และการใชเครื่องมือแบบเต็ม
การแสดง Help Tips แบบปกติ คําอธิบายแบบเต็มเมื่อเลือกคําสั่ง Extended Tips
28. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ 13
การจัดการแฟมเอกสารและโฟลเดอร
เอกสารที่สรางดวยซอฟตแวรตางๆ จะถูกเก็บบันทึกในรูปของแฟมเอกสาร (File) บนสื่อ
บันทึกขอมูลตางๆ เชนแผนดิสก, ฮารดดิสก หรืออุปกรณบันทึกแบบพกพาตางๆ เพื่อเก็บบันทึก
เมื่อผานไประยะเวลาหนึ่ง แฟมเอกสารเหลานี้จะมีจํานวนมาก ทําใหไมสะดวกตอการสืบคน การ
จัดการแฟมเอกสารและโฟลเดอร จึงเปนเนื้อหาที่ผูใชคอมพิวเตอรทุกคนควรใหความสนใจ
โดยเฉพาะการจัดการแฟมเอกสารและโฟลเดอรสําหรับสื่อบันทึกขอมูลขนาดใหญ เชน ฮารดดิสก
ยิ่งมีความจําเปนอยางยิ่ง โดยมีหลักปฏิบัติดังนี้
• สรางโฟลเดอรสําหรับเก็บแฟมเอกสารตางๆ แยกเฉพาะออกจากกัน
• กําหนดชื่อโฟลเดอรใหสื่อถึงเนื้อหาของเอกสารที่จัดเก็บ หรือสื่อถึงซอฟตแวรที่ใช
สรางเอกสารนั้นๆ
ตัวอยาง: ในหนวยงานมีลักษณะงานเกี่ยวกับงานการเงิน, งานทะเบียน, งาน
นิสิตนักศึกษา, งานวิชาการ สามารถกําหนดโฟลเดอรไดเปน 4 โฟลเดอรหลัก
ดังนี้
ฮารดดิสก (C:)
C:
งานการเงิน งานการเงิน
งานทะเบียน งานทะเบียน
งานนิสิตนักศึกษา
งานวิชาการ
งานนิสิตนักศึกษา
งานวิชาการ
• การสรางโฟลเดอร แตละหนวยงานสามารถกําหนดรายละเอียดไดอิสระ และ
อาจจะแตกตางกันไปได แลวแตลักษณะงานของหนวยงานนั้นๆ แตควรจัดเปน
หมวดหมูที่สะดวกตอการใชงาน
• เมื่อมีการสรางงานเอกสารที่เกี่ยวของกับรายการใด ก็บันทึกเปนแฟมเอกสารไวใน
โฟลเดอรนั้นๆ ดวยเสมอ เพื่อเปนการจัดหมวดหมู ทั้งนี้ OpenOffice.org ไดกําหนด
สวนขยาย (File Extension) ใหกับแฟมเอกสารแตละประเภทดังนี้
29. 14 คูมือการใชงาน OpenOffice.org
ประเภทเอกสาร File extension
OpenDocument Text *.odt
OpenDocument Text Template *.ott
OpenDocument Master Document *.odm
HTML Document *.html
HTML Document Template *.oth
OpenDocument Spreadsheet *.ods
OpenDocument Spreadsheet *.ots
Template
OpenDocument Drawing *.odg
OpenDocument Drawing Template *.otg
OpenDocument Presentation *.odp
OpenDocument Presentation *.otp
Template
OpenDocument Formula *.odf
OpenDocument Database *.odb
หลักการจํา File Extention :: od ยอมาจาก OpenDocument และอักขระตัวที่สามจะมา
จากประเภทของโปรแกรม เชนแฟมเอกสารจากโปรแกรมสรางเอกสารงานพิมพ จะใชตัว t ที่มา
จากคําวา Text แฟมเอกสารจากโปรแกรมสรางสื่อนําเสนอ จะใชตัว p ที่มาจากคําวา Presentation
แฟมเอกสารแผนงานคํานวณ จะใชตัว s ที่มาจากคําวา Spreadsheet นอกจากนี้ยังมีเอกสารแมแบบ
ซึ่งจะใชตัวยอวา ot ที่มาจากคําวา OpenTemplate
30. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ 15
การสรางโฟลเดอร
การสรางโฟลเดอรสามารถทําไดงายโดยเลือกจากหนาตาง Save ดังนี้
• เลือกเมนูคําสั่ง File, Save หรือ File, Save as… เพื่อเปดหนาตางบันทึกเอกสาร
• คลิกเมาสที่ตัวเลือกรายการ Save in: เลือกไดรฟที่ตองการ เชน C:
• คลิกปุม Create New Folder
• ปรากฏรายการโฟลเดอรใหมบนไดรฟ C: ปอนชื่อโฟลเดอรที่ตองการ แลวกดปุม
E เพื่อยอมรับการตั้งชื่อ
เปดแฟมเอกสาร (Open)
• คลิกเลือกเมนูคําสั่ง File, Open… หรือใชคียลัด Co หรือปุมเครื่องมือ Open
โปรแกรมจะแสดงหนาตางการเปดแฟมเอกสาร
• เลือกไดรฟ และโฟลเดอรสําหรับเปดแฟมเอกสารไดจากรายการ Look in:
• เลือกแฟมเอกสาร แลวคลิกปุม Open
โปรแกรม OpenOffice.org สามารถเปดแฟมเอกสารจาก Microsoft Office และ
OfficeTLE รวมทั้ง OpenOffice รุนเกาๆ ไดทันที
31. 16 คูมือการใชงาน OpenOffice.org
เปดแฟมเอกสารแบบอานอยางเดียว (Read-only)
การเปดแฟมเอกสารสามารถกําหนดตัวเลือกไดวา ตองการเปดเพื่ออานอยางเดียว (Read
only) ทําใหแกไขไมได โดยคลิกเลือกรายการ กอนที่จะคลิกที่ปุม Open โดย
โปรแกรมจะเปดแฟมเอกสารนั้นขึ้นมาในหนาตางโปรแกรมที่อนุญาตใหอานไดอยางเดียว ไม
สามารถปรับแตงแกไขได
เปดแฟมเอกสารที่มีการใสรหัสผาน
เอกสารบางแฟมอาจจะมีการกําหนดรหัสผาน เมื่อเปดแฟมโปรแกรมจะแสดงจอภาพ
ปอนรหัสผาน
โดยจะตองปอนรหัสผานไมต่ํากวา 5 ตัวอักษร หากผูใชปอนรหัสผานถูกตอง จึงจะเปด
แฟมเอกสาร หากปอนรหัสผานไมถูกตอง โปรแกรมจะยุติการเปดแฟมเอกสาร
32. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ 17
บันทึกแฟมเอกสาร (Save File)
เอกสารที่สราง หรือแกไขเรียบรอยแลว รวมทั้งขณะกําลังสราง แกไขเอกสาร ควรบันทึก
เก็บเปนแฟมเอกสารดิจทัลอยางสม่ําเสมอ โดย
ิ
• คลิกเลือกเมนูคําสั่ง File, Save โปรแกรมจะแสดงหนาตางควบคุมการบันทึกแฟม
เอกสาร
• เลือกไดรฟ และโฟลเดอรสําหรับเก็บแฟมเอกสารไดจากรายการ Save in:
• กําหนดชื่อแฟมเอกสาร จากรายการ File name:
• เลือกรูปแบบของแฟมเอกสารที่ตองการ จากรายการ Save as type: เชน ถาตองการ
บันทึกเปนฟอรแมตของโปรแกรมเอกสารขอความ ก็เลือกรายการเปน
“OpenDocument (.odt)” หรือถาตองการบันทึกเปนฟอรแมตเพื่อนําไปใชกับ
Microsoft Word 2000 ใหเลือกรายการเปน “Microsoft Word 97/2000/XP” เปนตน
สามารถใชคียลัด Cs หรือคลิกปุม เพื่อบันทึกขอมูลได การบันทึกดวยวิธนี้
ี
จะปรากฏหนาตางควบคุมการบันทึกเฉพาะการบันทึกแฟมเอกสารครั้งแรกเทานั้น หลังจากนั้น
โปรแกรมจะบันทึกแฟมเอกสารอัตโนมัติ โดยไมแสดงหนาตางควบคุมใดๆ อีก
33. 18 คูมือการใชงาน OpenOffice.org
สามารถกําหนดรหัสผานใหกับแฟมเอกสาร โดยการคลิกเลือกรายการ Save with
password ซึ่งจะปรากฏหนาตางกําหนดรหัสผาน ใหผูใชกําหนดรหัสผาน มีความยาวไมต่ํากวา 5
ตัวอักษร (สามารถใชไดทั้งตัวอักษร และตัวเลข) จํานวน 2 ครั้งแลวคลิกปุม OK เพื่อยืนยันการ
บันทึกแฟม คลิกเมาสที่ปุม Save โปรแกรมจะบันทึกแฟมใหอัตโนมัติ
คําสั่ง Save as
การใชคําสั่ง File, Save เปนการบันทึกแฟมที่มีการถามชื่อและโฟลเดอรในครั้งแรก
เทานั้น และเมื่อกําหนดโฟลเดอร/ชื่อแฟมเอกสารเรียบรอยแลว การใชคําสั่งในครั้งตอไป
โปรแกรมจะบันทึกดวยชื่อเดิม ในโฟลเดอรเดิม ถาตองการเปลี่ยนชื่อแฟม หรือเปลี่ยนโฟลเดอร
จะตองใชคําสั่ง File, Save as… โดยรูปแบบหนาตางบันทึก และวิธีการมีลักษณะเดียวกับการ
บันทึกปกติทุกประการ
การบันทึกแฟมเอกสารสามารถกําหนดโฟลเดอรที่จะใชงานไดโดยเลือกเมนูคําสั่ง
Tools, Options, OpenOffice.org, Path จากนั้นดับเบิลคลิกที่รายการ My Document แลวเลือก
โฟลเดอรที่ตองการใช การบันทึกแฟมเอกสารครั้งถัดไปโปรแกรมจะเลือกโฟลเดอรขางตนใหโดย
อัตโนมัติ
วิธีการปองกันไฟลเสียหายวิธีหนึ่งก็คือการสรางแฟมสําเนา (Backup File) ซึ่งสามารถ
กําหนดใหโปรแกรมทําสําเนาทุกครั้งที่มีการบันทึกแฟมเอกสาร โดยเลือกคําสั่ง Tools, Options,
Load/Save, General จากนั้นเลือก Always create backup copy และถาตองการใหโปรแกรมบันทึก
แฟมเอกสารอัตโนมัติทุกๆ กี่วินาทีก็เลือกรายการ Save Autorecovery … ดวย
34. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ 19
การตั้งชื่อแฟมเอกสาร
จากปญหาเรื่องการแลกเปลี่ยนแฟมเอกสาร ควรจะมีระบบการเรียกชื่อแฟมที่เขาใจงาย
สามารถมองเห็นความแตกตางของชื่อแฟม และสามารถแยกรุนของแฟมอยางชัดเจน ทั้งนี้ โดยใช
หลักการตั้งชื่อดังนี้ (ยกตัวอยางโปรแกรม OpenOffice.org Writer)
• ใชตัวอักษรภาษาอังกฤษ และตัวเลข โดยไมมีเครื่องหมายวรรคตอนใดๆ ยกเวน -
เทานั้น (ไมใช space และ unserscore “_” เพราะจะสรางปญหาเมื่อเปนสวนหนึ่ง
ของ URL)
• ระบุวันที่ไวขางหนา ดวยรูปแบบ yyyymmdd เชน 20051230 หมายถึงแฟมเอกสาร
ที่สรางในวันที่ 30 เดือนธันวาคม ค.ศ. 2005 เปนตน
• สมมุติวาชื่องานคือ voip-proposal ในการรางเอกสารเปนครั้งแรก ชื่อแฟมก็จะเปน
20051230-voip-proposal.odt ในกรณีที่ในวันนั้น มีการแกไขและทบทวนออกมาอีก
2-version ใหตั้งชื่อใหมดังนี้
20051230-voip-proposal-1.odt
20051230-voip-proposal-2.odt
และหากอีกสองวันตอมา มีการแกไขและปรับปรุงกันก็อาจตั้งชื่อใหมเปน
20060101-voip-proposal.odt
• ในบางครั้ง มีการแจกแฟมเอกสารใหไปแกไขพรอมกันหลายๆ คน และอาจจะตอง
นําแฟมเอกสารที่แกไขนั้นมารวมกันใหมกรณีนี้ ขอใหผูที่อยูในทีมงานใสชื่อยอ
ของตัวเองตอทาย version ถัดไป ทั้งนี้ทุกคนอาจจะใชเลข version ใหมที่เปนเลข
เดียวกันได ตัวอยางเชน ในการประชุม ไดแจกแฟมเอกสารใหผูเกี่ยวของไปแกไข
เวลาสงแฟมที่แกไขแลวกลับมาใหผูประสานงาน อาจจะเปนแฟมที่มีชื่อดังตอไป
นี้สงกลับมาใหทีมเลขานุการ
20060101-voip-proposal-4-boonlert.odt (ปรับปรุงโดย boonlert)
+ 20060101-voip-proposal-4-somchai.odt (ปรับปรุงโดย somchai)
+ 20060101-voip-proposal-4-pranee.odt (ปรับปรุงโดย pranee)