SharePoint Gotchas sind Besonderheiten, Stolperfallen, Grenzen oder mögliche Ausweitungen beim SharePoint Einsatz, auf die man vor oder nach der Implementierung von Anforderungen stoßen kann. Diese zu kennen, kann sowohl Fehlplanung in der Konzeption vorbeugen, Installationsfehler verhindern als auch aufkommende Fragen im Betrieb aufklären. Oft ist es aber auch einfach nur eine positive Überraschung, die zeigt wie viel Power und verschiedene Funktionsmöglichkeiten tatsächlich hinter dem Produkt stecken.

1. SHAREPOINT GOTCHA –
10 Besonderheiten, die man als SharePoint Anwender kennen sollte

2. Tobias
Opel
www.xing.com/profile/Tobias_Opel2
blog.busitec.de
opel@busitec.de
Berufung:
➜SharePoint Consultant
➜SharePoint Projektleiter, Trainer, Entwickler
Erfahrungen:
➜Seit 2009 SharePoint Erfahrung
➜Technologieerfahrung von SharePoint 2007, 2010, 2013 bis Office 365

3. Wir begleiten unsere Kunden von der Konzeptionüber die Beratungund Einführungbis hin zum langfristigen Support
➜Content Management
➜ApplicationDevelopment
➜Cloud Services
busitec GmbH
Münster Karlsruhe Berlin Hamburg

4. Referenzen
größen-und branchen- unabhängig

5. Was sindSharePoint Gotchas?
SCREENSHOT
➜Besonderheiten, Stolperfallen, Grenzenoder mögliche Ausweitungen,
➜auf die vor, währendoder nachder Implementierung von Anforderungen im SharePoint gestoßen werden können.
➜Kenntnisse darüber können Fehlplanungin der Konzeption vorbeugen, Installations-Fehlerverhindernals auch aufkommendeFragen im Betrieb aufklären.

6. AgendaSharePoint Besonderheiten
Software: Beschränkungen und Grenzen
➜5000
➜8
➜Berechtigungen
Integrations-
einschränkungen
➜Quick Edit
➜Explorer Ansicht
Out oftheBox Funktionen
➜Lookup Listen
➜Web Apps
➜PDF Integration
Sonstige
➜Sonderzeichen
➜Nur eigene Elemente bearbeiten

7. Woran erkennen wir Gotchas?
Das ist Frank
ContosoGmbH
Glücklicher SharePoint 2013 Admin
Täglich Anforderungen konzeptionieren und umsetzen
Und das ist Frank
… wenn er mal wieder über ein SharePoint Gotchagestolpert ist!

8. Frank öffnet eine Liste im SharePoint und wird von folgender Fehlermeldung begrüßt:
Diese Ansicht kann nicht angezeigt werden, weil sie den Schwellenwert der Listenansicht (5000 Elemente) überschreitet, der vom Administrator erzwungen wird.
➜Schwellenwert zur Vermeidung von Performanceproblemen
➜Bei Farmadministratoren liegt die Schwelle bei 20.000
5Möglichkeiten die 5.000 zu umgehen
➜Schwellenwert über Zentraladministration erhöhen (On Premiseonly)
➜Zeitfenster für Ansicht einrichten (On Premiseonly)
➜Spalten der Ansicht indizieren und Filter in der Ansicht nutzen
➜Nutzung von Ordnern in Dokumentenbibliotheken
➜Die Metadatennavigation aktivieren
Software: Beschränkungen und GrenzenDie magische 5.000

9. Frank öffnet eine andere Liste im SharePoint und erhält eine neue Fehlermeldung:
Diese Ansicht kann nicht angezeigt werden, weil die Anzahl der darin enthaltenen Nachschlage-und Workflowstatusspalten den durch den Administrator durchgesetzten Schwellenwert (8) übersteigt.
➜Fester Schwellenwert um Performance Engpässe zu vermeiden
➜Überschreitung des Schwellenwerts führt zu exponentieller Erhöhung der Auslastung
➜Auch clientseitige Listenzugriffe betroffen
Empfehlungen:
➜Erhöhung des Schwellenwerts über Zentraladministration (On Premiseonly)
➜Reduzierung der Nachschlagespalten in der Ansicht
➜Eigene Realisierung eines Nachschlagemechanismus (z. B. durch CSOM)
➜Farmadministrator ist auch hier nicht betroffen
Software: Beschränkungen und Grenzen8 Nachschlagespalten in Listenansichten

10. Frank merkt, dass er bei einer Bibliothek mit mehr als 5.000 Dateien plötzlich Performance Probleme hat, obwohl die Ansichten optimiert sind.
Es stellt sich raus, dass das Verhalten auftritt nachdem er eine neue Lösung im Einsatz hat, die jedem Dokument eigene Berechtigungen gibt.
➜maximale Anzahl von eindeutigen Sicherheitsbereichen in einer Liste
➜Element, Dokument bzw. Ordner mit eigenen Berechtigungen
➜Die Empfehlung liegt bei 5.000 Elementen bzw. beim Schwellenwert für die Listenansicht
➜Zu beachten bei automatisierten Lösungen, die Berechtigungen bei Elementen vergeben (Workflows, Event Receiver, Apps, etc.)
➜Nutzung von Ordner als Container mit eigenen Berechtigungen
➜Archivierung nicht mehr benötigter Elemente
Software: Beschränkungen und GrenzenZu viele Berechtigungen

11. Frank ändert bei der Standardansicht einer Liste das Format von Standard auf Schattiert. Daraufhin erhält er die Info, dass seine Benutzer in der Liste nicht mehr auf die Quick Edit Funktion zugreifen können.
➜Wird das Format einer Listenansicht umgestellt, dann ist es nicht möglich auf den Quick Edit Modus zu wechseln
Weitere Gotchaszum Quick Edit Modus
➜Keine Änderung der Spalte Content Typ möglich
➜Nicht verfügbar wenn ein mehrzeiliges Feld im Rich Text Modus eingestellt ist
➜Nicht verfügbar bei Gruppierungen
➜Keine Umsortierung der Spalten möglich
➜Ab 100 bis 150 Einträgen nicht performant
IntegrationseinschränkungenQuick Edit

12. Frank muss 200 Dateien in den Ordner _DerBesteOrdnerim SharePoint laden. Er will dazu die Explorer Ansicht nutzen. Findet dann aber den Ordner nicht.
➜Ein Unterstrich am Anfang eines Ordnernamens verwandelt diesen in einen verborgenen Ordner
➜Mit SP Designer umbenennen oder versteckte Dateien anzeigen lassen
Weitere Gotchasin der Explorer Ansicht
➜SP Datum vs. Filedatum
➜Performance
➜Sortierung
➜Metadaten fehlen
➜Check in/Check Out wird umgangen
IntegrationseinschränkungenExplorer Ansicht

13. Frank baut eine JavaScript Lösung, die eine Nachschlage Dropdownliste automatisch vorselektiert.
Nachdem die Nachschlageliste mehr als 20 Einträge hat, funktioniert seine Lösung nicht mehr.
➜Ab 20 Einträgen ist das LookupfeldeinTextfeld mit Autovervollständigung
➜Betrifft Internet Explorer
➜Hat Auswirkungen auf die implementierte JavaScript Lösungen
Empfehlungen:
➜Bei Konzeption zwei Komponenten berücksichtigen
➜Neben der Entwicklung auch beide Varianten testen
➜Oder Community Lösungen nutzen, die das ausreichend berücksichtigen
Out oftheBox-FunktionenLookup Listen

14. Die Web Apps werden in Franks aktuellem Projekt im SP integriert.
Seit dem erhält er Anfragen von Nutzern, warum die Word Dokumente nicht mehr in Word aufgehen.
➜Wenn Web Apps integriert sind, dann sind diese standardmäßig aktiv
➜Öffnen sich im Browser und verhalten sich dabei u.U. entgegen der gewohnten Weise
Hinweise
➜Über Feature für Websitesammlung zu deaktivieren in SP2010
➜Über Powershellin SP 2013
➜Ansonsten einzeln über Bibliothekseinstellungen > Erweiterte Einstellungen
➜Visio und Access gibt es als eigenständige Service Applications, wobei Visio im SP nicht bearbeitbar ist
Out oftheBox-FunktionenWeb Apps

15. Frank stell fest, dass nach den Anpassungen an den Web Apps Einstellungen, dass PDF Dateien sich immer noch nicht korrekt öffnen lassen.
➜PDFs sind keine Office Dateiformate
➜Beste Ergebnisse für analoges Verhaltenbei Nutzung von Acrobat ab Version 10
Dabei zu berücksichtigen:
➜Anpassung der docicon.xml für Acrobat Unterstützung des Dateityps in SharePoint
➜Checkoutbeim Öffnen direkt aus SP 2013 funktioniert derzeit nur JavaScript Fix
➜Ohne Registrierung des Dateityps PDF verweist ein Suchergebnislink auf die DisplayForm
➜Installation iFilterin SP2010 für Volltextsuche
➜Acrobat Integration nur in Bibliotheken vorhanden (für z.B. Aufgaben einzurichten)
Out oftheBox-FunktionenPDF Integration

16. Frank entwickelt eine Lösung, die Daten der Listenspalte „Anzahl Stunden“ ausgeben soll. Seine Lösung gibt immer wieder Fehlermeldungen, dass die Spalte nicht existiert. Dabei hat er diese doch genauso genannt.
➜Zwei Namen bei Listenspalten
➜Anzeigename und Interner Name
➜Alle Sonderzeichen im internen Namen werden beim Anlegen umcodiert (Ausnahme _ )
➜“Anzahl Stunden” > “Anzahl_x0020_Stunden”
Hinweise:
➜Keine nachträgliche Änderung des internen Namens
➜Möglicher Weg ist die Anlage einer neuer Spalte, Kopieren der Werte und anschließende Löschung
➜Besser ist bei Anlage auf Sonderzeichen verzichten und nachträglich den Anzeigenamen zu ändern
SonstigeSonderzeichen bei Listenspalten

17. Frank setzt bei einer Dokumentenbibliothek die Eigenschaft SPList.ReadSecurity, damit nur der Ersteller des Dokumentes dieses sieht. Später sieht er, dass die Dateien trotzdem im Explorer sichtbar sind.
➜Über Server Side ObjectModel auch für Bibliotheken einstellbar
➜Funktioniert nicht im Explorer bzw. bei WebdavZugriff
Hinweise:
➜Berechtigung vorrangig bei Listen einsetzen (Umfragen)
➜Prüfung ob für komplexe Szenarien geeignet
➜Funktioniert nicht ab „Listen verwalten“ Berechtigung
➜Lösungen nutzen, die Berechtigungen auf Ordner- bzw. Elementebene vergeben
SonstigeNur eigene Elemente bearbeiten oder nicht?

18. Und jetzt?
…Ist das Frank!
Er ist nun gewappnet vor den SharePoint Gotchas!
Und er hat immer die Antwort auf zukünftige Fragen seiner User parat!

19. Das war´s … Kontaktdaten
www.xing.com/profile/Tobias_Opel2
blog.busitec.de
opel@busitec.de
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