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Faire évoluer son site pour une meilleure interaction avec les habitants

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Le nouveau mandat est l’occasion pour les collectivités de refondre leurs sites internet. Des nouveautés permettent de proposer un service efficient pour interagir au mieux avec les habitants. Quelles sont les fonctionnalités et applications existantes ? Quelles sont les étapes essentielles pour penser la refonte de son site ? Comment rédiger concrètement son appel d’offres ?
• Alexis Braud, élu Le Mans Métropole numérique
• Win Lam Stratmains, chef de projet mission web, Le Mans Métropole
• Yacine Guenzet, chef de projet nouvelles technologies, Lecko

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Faire évoluer son site pour une meilleure interaction avec les habitants

  1. 1. Habitants 2.0 Adapter sa stratégie de communication dans un territoire connecté 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Projet de refonte du site Ville du Mans et Le Mans Métropole www.lemans.fr Alexis Braud – élu Le Mans Métropole numérique Yacine Guenzet – consultant Lecko Win Lam Stratmains – chargée de mission Internet Le Mans Métropole
  2. 2. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Contexte du projet La communauté urbaine Le Mans Métropole Un territoire en évolution - 14 communes depuis le 1er janvier 2013 - Près de 200000 habitants - Situé à 54 minutes de Paris Nouvelles communes
  3. 3. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Contexte du projet Une mutualisation des services fonctionnels de La ville du Mans et Le Mans Métropole depuis sa création (1973) • 7 grandes directions • Le CCAS et la communication externe sont rattachés à la direction générale • Pour les besoins du projet, la mission Internet a également été rattachée à la direction générale
  4. 4. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Contexte du projet
  5. 5. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Contexte du projet • Un site internet ancien et une multitude de sites dispersés • Une présence sur les médias sociaux non coordonnée • Une gestion de contenu centralisée • Pas de moyen spécifique alloué au DSI pour le web • Une communication sur le web peu développée • Des téléservices encore à développer (aujourd’hui 5 téléservices et téléchargement de formulaires) – Paiement factures de cantine, centre de loisirs… – Paiement facture d’eau – Demande d’inscription sur listes électorales – Recensement pour le service civil – …
  6. 6. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Contexte du projet • Une prise en compte récente de l’importance du web dans la communication • Des moyens modestes (1 animateur et 90k€ sur les 10 dernières années) • Une organisation trop peu impliquée dans le web • Une vraie volonté de progresser vite sur le sujet – Une dynamique projet ambitieuse – Avec forte implication des décideurs – Coordonnée par la « mission web » Le regard du consultant
  7. 7. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Choix stratégiques • Unifier les sites, les applications et les médias sociaux au sein d’une même galaxie web ; • Fiabiliser les contenus présents sur différentes pages au sein d’un même site et dans les autres sites de la galaxie ; • Rationnaliser la gestion des contenus en évitant les ressaisies et en faisant bénéficier à l’ensemble des sites les informations diffusées.
  8. 8. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Choix méthodologiques • Un projet complexe nécessitant une expertise technique et stratégique a conduit à recourir à une AMO • Les contraintes à prendre dans le projet au consultant était les suivantes : – Faire coexister des pages ville du Mans et Le Mans Métropole – Volonté de développer des téléprocédures – Besoin de cohérence entre les sites et de partager des informations communes – Prendre en compte les contraintes réglementaires (accessibilité et sécurité) – Mobiliser les services sur l’enjeux de la communication web
  9. 9. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Choix méthodologiques L’AMO s’est découpée en plusieurs phases : – Analyse des besoins • Conduite des entretiens stratégiques • Animation de séminaires, ateliers et COPIL – Rédaction d’un schéma directeur sur 6 ans – Evaluation financière du projet – Rédaction du CCTP – Aide au choix du prestataire – Accompagnement lors de la phase de mise en œuvre Volonté de dissocier la prestation d’AMO et de réalisation du site, mention clairement énoncée dans le CTTP Présentation des résultats de l’analyse des besoins :
  10. 10. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Les objectifs Positionnement stratégique actuel Le regard du consultant
  11. 11. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Les objectifs Le regard du consultant COMMUNICATION SUR L’INSTITUTION Objectif : Mieux faire connaître le rôle de l’institution au quotidien Cible : Encarts contextuels Explication du rôle de la CA Perspectives
  12. 12. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Les objectifs Le regard du consultant VALORISATION DES PROJETS ET DE L’ACTION DES ELUS Objectif : Promouvoir le projet de territoire Cible Communication graduée sur les projets (actualités, pages, blogs, médias sociaux, sites dédiés) Présentation dynamique des élus Perspectives
  13. 13. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Les objectifs Le regard du consultant SERVICES AUX USAGERS Objectif : Faciliter l’accès aux services sur Internet Cible Mise à plat exhaustive de l’information sur les démarches FAQ pour orienter vers les bons interlocuteurs Intégration « transparente » des services dématérialisés Perspectives
  14. 14. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Les objectifs Le regard du consultant DIALOGUE CITOYEN Objectif : Engager le dialogue avec les habitants Cible Fonctionnalités interactives (sondages, commentaires, etc.) Organisation du dialogue sur les médias sociaux Expérimentations de dispositifs de dialogue en ligne dédiées à des sujets précis Perspectives
  15. 15. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Les objectifs Le regard du consultant INFORMATION SUR LA VIE DU TERRITOIRE Objectif : Valoriser le dynamisme territorial (au-delà de l’action de l’institution) Cible Agenda ouvert aux acteurs du territoire Diffusion et relais des évènements sur les médias sociaux Intégration de cartographies s’appuyant sur le SIG (approche territoriale plutôt qu’institutionnelle Refonte de l’annuaire des associations et son mode de mise à jour Perspectives
  16. 16. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Les objectifs Le regard du consultant VALORISATION DU TERRITOIRE A L’EXTERIEUR Objectif : Toucher des publics hors du territoire Cible Création de rubriques dédiées à des profils spécifiques Dispositifs ciblés (newsletters, sites, médias sociaux dédiés) Perspectives
  17. 17. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Schéma d’organisation cible Rédacteurs Responsables de sites, sections, pages Animateurs de communautés Equipe d’administrateurs techniques et fonctionnels Comité politique internet Comité éditorial internet Dimension technico-fonctionnelle Dimension éditoriale Dimension stratégique Administrateurs techniques Administrateurs fonctionnels Développeurs Graphistes Experts Réseaux thématiques Mission internet 17
  18. 18. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Schéma d’organisation cible • Le schéma d’organisation cible est un des objectifs à atteindre lorsque le site sera en maintenance • Au cours du projet une première partie a été mise en place – Comité de pilotage – Mission Internet – Rencontres thématiques, par services et/ou par direction • Les rencontres ont eu lieu sous forme de séminaires, d’ateliers et de réunions rassemblant des élus, des directeurs, des chefs de service, ou des agents des services
  19. 19. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Schéma d’organisation cible • Certainement l’axe d’amélioration le plus nécessaire pour la collectivité • Des projets transversaux qui nécessitent – Une forte implication de l’ensemble des acteurs de la collectivité – Une marge de manœuvre favorisant les initiatives – Une coordination de ces initiatives par des rencontres – Et des responsables dédiées à ce rôle, avec une position d’électron libre – Un pilotage collectif garantissant l’alignement avec la stratégie de la collectivité • Un « schéma idéal » à rapidement concrétiser – En identifiant les acteurs déjà impliqués – En utilisant la dynamique projet pour expérimenter cette nouvelle organisation « concrètement » Le regard du consultant
  20. 20. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Organisation lors du projet Le service communication externe Cabinet du maire président ont été associé à l’ensemble des réunions ⇒ Volonté d’impliquer la collectivité à tous les échelons ⇒ Ces rencontres ont été l’occasion : ⇒ de faire émerger ou de pérenniser d’autres groupes : • Groupes de travail Médias sociaux • Groupes thématiques (Musées) ⇒ de repérer les contributeurs potentiel et de sensibiliser sur les besoin d’en désigner
  21. 21. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Organisation lors du projet L’implication interne étant un des principaux enjeux du projet, plusieurs actions ont été menés dans ce sens •Une journée de séminaire en deux temps – Une matinée ouverte à tous (Plus d’une centaine de personnes : élus, encadrements, agents, spécialistes ou non) pour poser les enjeux du web dans la collectivité, et présenter la dynamique du projet à l’échelle de l’institution – Une après midi en 4 heures thématiques (Enfance, Culture, Social, Services Techniques) pour identifier des pistes concrètes avec les personnes concernées •Des rencontres transversales – Création d’un réseau des animateurs de médias sociaux (fédération des initiatives isolées déjà existantes) – Rencontres des acteurs de la culture et d’autres domaines Le regard du consultant 1/2
  22. 22. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Organisation lors du projet • Une implication des services en deux temps – Rencontres des directions pour définir l’intérêt stratégique du projet web et la place qu’ils pourraient y jouer – Animation de réunions de services, pilotés par la direction, la mission web permettant de faire le tour des sujets concrets d’amélioration à court et moyen terme • Des ateliers de travail collectif – Sur la définition des besoins front / back-office – Sur l’organisation de l’information – Sur le maquettage Le regard du consultant 2/2
  23. 23. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Organisation pour la mise en oeuvre • Suite aux élections, des rencontres avec les nouveaux élus seront organisées : • Jeunesse • Espace famille (Enfance et Education) • Sports • Séniors • Culture • Le Mans Métropole souhaite internaliser et développer les compétences de gestion, de réalisation, et de maintenance des sites Internet et Intranet ⇒ Le recrutement d’un développeur est prévu
  24. 24. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Impacts connexes à ce projet • Au cours de ce travail, il est apparu que des projets devaient être planifier au DSI : – Projet sur la fédération d’identité – Projets de téléservices à mettre en place • Et des nouveaux projets ont été identifiés : – Plate-forme collaborative de gestion de l’agenda culturel – Besoins de création de nouveaux sites
  25. 25. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Impacts connexes à ce projet Des projets transversaux qui permettent de mettre le doigt sur : •Des manques à combler – Projets techniques à fédérer : Dématérialisation, fédération d’identité – Projets éditoriaux à initier / relier au projet web : nouveaux sites,, etc.) •Des nouvelles manières de fonctionner (en réseau) – Avec les autres acteurs du territoire (agenda ouvert) – Au sein de l’organisation (organisation web, médias sociaux, etc.) Le regard du consultant
  26. 26. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Le cahier des charges • Solution open source : volonté politique confortée par les expériences passées (site actuel, sites évènementiels réalisés avec des CMS propriétaires …) • Besoin fonctionnels « classiques » mais besoin d’une solution gérant les sites multiples (partage des actualités, des agendas, et de contenu sur les sites de la même galaxie) • Intégration d’une prestation de définition de la charge graphique et de maquettage • Volonté forte de respecter la réglementation sur l’accessibilité et la sécurité (RGAA et RGS) ⇒ 2 lots dont un sur les prestations liée à l’accessibilité … • Volonté de choisir un prestataire compétent en développement et non une agence de communication. Critères de sélection du prestataire : ⇒ Compétences en développement du CMS ⇒ Capacité à conduire un projet et de répondre aux enjeux du projet ⇒ Compétence en graphisme dans l’équipe ⇒ Compétence en accessibilité dans l’équipe
  27. 27. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Le cahier des charges • Travail technique avec le DSI et les services sur l’hébergement, la vocalisation, un lecteur de pdf, la photothèque, l’annuaire…) • L’hébergement – Impérativement externe (pas de compétence ni d’infrastructure pour le gérer) avec possibilité de sous-traitance – Avantages : suivi délégué au prestataire – Inconvénient : LMM captif du prestataire • La photothèque – Volonté d’étudier la possibilité d’utiliser la photothèque interne au lieu d’une photothèque proposée par le CMS – Etude en cours • Connexion avec la téléprocédure de gestion des réclamations techniques - Impact du projet internet sur le marché - étude technique pour une prise en compte dans le CCTP
  28. 28. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Le cahier des charges Les spécificités : • Une solution permettant d’outiller le site portail, mais également les sites satellites • Un lot de pilotage de l’accessibilité, indépendant de l’intégrateur • Un transfert de compétences vers des équipes interne • Une collaboration sur le long terme pour mettre en œuvre le schéma directeur Le regard du consultant
  29. 29. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Schéma directeur • Fournir un plan d’action pour 6 ans : – Définitions des actions à court et moyen-terme sur les axes stratégiques – Mise en place d’une organisation humaine adaptée – Construction de la galaxie web : • une dizaine de sites dans la galaxie • une trentaine de comptes de réseaux sociaux • Application mobile, tous les sites doivent être en responsive design, engager la création de la charte graphique dédiée aux sites mobiles
  30. 30. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Macro-planning global 6 ans – vue d’ensemble 2014 - Préparation 2015 - Lancement - Cadrage stratégique - Préparation système technique - Mise en place de l’organisation cible • Implication des directions • Gouvernance politique • Organisation éditoriale • Professionnalisation médias sociaux - Conception du portail - Elaboration du rubriquage et du recueil des contenus - Mise en réseau • Agenda ouvert • Approche territoriale sur les contenus • Premiers contenus cartographiques - Cartographie galaxie web - Lancement et promotion du portail - Lancement animation publication décentralisée - Mise à jour et développement de nouveaux contenus - Premières expérimentations • Communication projets • Dialogue citoyen • Communication ciblée • Fédération de contenus thématiques - Plan de la galaxie web - Liens entre sites galaxie - Début homogénéisation des sites - Développements et rapprochements des médias sociaux 2016 – Début communication ciblée 2017 – Enrichissement galaxie web 30 2018 – 2019 – consolidations, bilans et préparation 2 - Elargissement contenus portail - Premiers portails ciblés • Par public • Par thématique - Refonte progressive sites galaxie et déploiement versions mobiles - Poursuites des expérimentations - Rapprochements, fusions des médias sociaux - Nouveaux portails ciblés - Poursuite refonte / fusions sites galaxie - Lancements de sites mobiles innovants - Expérimentations / nouvelles tendances - Bilan / évolution de l’organisation - Refonte graphique portail - Consolidation, généralisation des expérimentations - Bilan et perspectives générales - Humain - Stratégique - Technique - Editorial
  31. 31. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Schéma directeur Planifier sur le long terme : • Une approche nécessaire étant donné l’étendue du travail à faire par toute l’organisation • Qui devra être porté et suivi par l’ensemble de l’institution pour vraiment être mis en œuvre Le regard du consultant
  32. 32. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Annexes Résultats de l’analyse des offres reçues pour l’appel d’offre d’AMO
  33. 33. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Analyse des critères et sous-critères liés à la valeur technique de l’offre initiale LECKO - Paris 0 20 40 60 80 100 Analyse des besoins Rédaction du schéma directeur Présentations internes Définition du système cibleRédaction du CCTP Aide au choix de la solution Assistance à la mise en oeuvre COSIALIS 0 20 40 60 80 100 Analyse des besoins Rédaction du schéma directeur Présentations internes Définition du système cibleRédaction du CCTP Aide au choix de la solution Assistance à la mise en oeuvre Offre 2 ASTONE SOLUTIONS - Rennes 0 20 40 60 80 100 Analyse des besoins Rédaction du schéma directeur Présentations internes Définition du système cibleRédaction du CCTP Aide au choix de la solution Assistance à la mise en oeuvre Offre 3 ILLISITE - Châtillon 0 20 40 60 80 100 Analyse des besoins Rédaction du schéma directeur Présentations internes Définition du système cibleRédaction du CCTP Aide au choix de la solution Assistance à la mise en oeuvre Offre 4
  34. 34. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Analyse des critères et sous-critères liés à la gestion de projet Offre initiale LECKO - Paris 0 20 40 60 80 100 Démarche projet Pertinence du planningOutils de suivi du projet COSIALIS - Carquefou 0 20 40 60 80 100 Démarche projet Pertinence du planningOutils de suivi du projet Offre 2 ASTONE SOLUTIONS - Rennes 0 20 40 60 80 100 Démarche projet Pertinence du planningOutils de suivi du projet Offre 3 ILLISITE - Châtillon 0 20 40 60 80 100 Démarche projet Pertinence du planningOutils de suivi du projet Offre 4
  35. 35. 12 & 13 juin 2014 • Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numérique Analyse des offres finales • Analyse des critères et sous-critères liés à la valeur technique LECKO - Paris 0 20 40 60 80 100 Analyse des besoins Rédaction du schéma directeur Présentations internes Définition du système cibleRédaction du CCTP Aide au choix de la solution Assistance à la mise en oeuvre COSIALIS 0 20 40 60 80 100 Analyse des besoins Rédaction du schéma directeur Présentations internes Définition du système cibleRédaction du CCTP Aide au choix de la solution Assistance à la mise en oeuvre Offre 2

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