Técnicas de gestión del tiempo para Administradores de Sistemas

SysAdmins

“ Técnicas de gestión
del tiempo para
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Administradores

”
de Sistemas

por Alba Ferrer
Systems Engineer
capside.com
architects of the digital society www.capside.com

La gestión del tiempo

 Hay miles de métodos y consejos sobre cómo
gestionar el tiempo para mejorar la productividad

 Muchos administradores de sistemas han intentado
aplicarlos sin éxito

¿Por qué los sistemas de
gestión de tiempo no funcionan
del todo con los SysAdmins?



 Tenemos interrupciones continuamente
• Usuarios • Alertas
• Teléfono • El jefe

“ There cannot be a crisis next week.
My schedule is already full.
Henry Kissinger
”

http://www.flickr.com/photos/arjanrichter/5780482453/



Jueves, 29 de Septiembre de 2011

Hola José,
¿estás por aquí?
¡Era por si podías agilizar un
caso que os he abierto!
El número #412315.



 Tenemos demasiados puntos de
entrada de información
• Correo electrónico
• Chat
• Sistema de gestión de incidencias
• Teléfono
• …



 Tenemos muchos proyectos
concurrentes

• Reorganización de la política de backups
• Instalación del nuevo servidor de correo
• Virtualización de las máquinas físicas
• Instalación de una wiki externa para la
documentación de los usuarios
•…



 Tenemos prioridades impuestas
y contradictorias

• Superiores
– exigen que los proyectos se finalicen

• Clientes:
– exigen atención y disponibilidad constante

•…



 Podemos…
• Limitar las interrupciones
• Manejar mejor los puntos de entrada
• Gestionar a los superiores y educar a los usuarios

 Utilicemos algunas herramientas y
conceptos básicos basados en nuestras
prácticas habituales de trabajo…



Una base de datos para
la gestión del tiempo

Un único organizador



Conservar memoria RAM

Guardar el brain-power para lo que
realmente es importante ahora



Sustituir cálculos en tiempo de ejecución
por decisiones pre-computadas

Crear rutinas y hábitos de trabajo



La vida social no es una feature opcional

Organizar la vida social con las mismas
herramientas que la vida laboral


Interrupciones

 Las interrupciones son inevitables

 Implican que otras personas
están gestionando tu tiempo

 Atrasan el trabajo


Interrupciones

En un equipo, limitamos las
interrupciones con “escudos humanos”

 Si eres el escudo…  Si te escudan…
• teléfono • máxima concentración
• e-mail en lo que estés
• visitas haciendo
• sistema de
gestión de tickets
• alertas


Interrupciones

 Da autonomía a los usuarios con documentación
pública:
• Políticas del departamento
• FAQ
• Procedimientos
• Información de los servicios
• Solicitudes online

 Si van en persona:
• Organización del mobiliario, que siempre
encuentren primero al primer nivel de soporte


Interrupciones

 Delega la tarea…
… y olvídala

 Apunta la nueva tarea…
… y planifícala

 Haz la tarea…
… a veces es inevitable


Interrupciones

Los usuarios…

 estarán satisfechos si
sienten que se les hace caso

 tienen que estar informados

 se molestarán si se sienten ignorados

 prefieren ver acción
antes que recibir acción


Mantener la concentración

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 Limpia tu escritorio de posibles distracciones
• Escritorios físicos y virtuales

 Encuentra tu ciclo de trabajo y planifica el trabajo
teniéndolo en cuenta
• ¿Trabajas mejor a primera hora?
• ¿o eres más productivo
entrada la tarde?



 Aprovecha la primera hora de la mañana
• Menos interrupciones de usuarios/compañeros/superiores
• Buen momento para proyectos

 No confíes en tu cerebro: apúntalo todo!
• Cualquier cosa que tengas en la cabeza y no tenga que ver con lo
que haces en ese momento te está distrayendo:
¡Apúntalo y olvídate!

• “No hace falta que apunte esto,
seguro que me acuerdo…”


Rutinas


Rutinas
Una buena rutina…

ahorra trabajo porque …

ahorra problemas y …

ahorra decisiones porque …

permite pensar una vez pero…
¡hacer muchas veces!


Rutinas

¡La rutina más importante!
Llevar siempre contigo
un organizador
y apuntarlo todo.

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Rutinas

 Qué se puede convertir en rutina?

• Tareas repetitivas que no están programadas
• Tareas de mantenimiento de sistemas periódicas
• Relaciones laborales:
reuniones con superiores, compañeros y clientes

• Tareas que ”no nos gustan”
• Pequeñas tareas o de baja prioridad que se olvidan a
menudo
• Tiempo para aprender cosas nuevas y mantenerse al día


Planificación diaria

 Seguimiento diario de incidencias

• Asegurarse que todas las peticiones se gestionan de
una forma u otra

• Un buen seguimiento es clave de cara al usuario y a
los superiores

• No pueden quedar peticiones olvidadas



 La planificación diaria se crea a partir de:

• El calendario:
Tareas programadas, citas, deadlines, …

• Lista de proyectos a medio o largo plazo

• ToDo-list y horario del día



 ¿Cómo se crea el plan del día?

1. Añadir en el horario del día las citas sacadas de
calendario
2. Crear la ToDo-list del día
3. Priorizar las tareas de la lista y completar el horario
con las más prioritarias
4. Trabajar
5. Al final del día, las tareas que han quedado
pendientes se mueven al día siguiente
6. Al día siguiente repetir el ciclo...


1. Añadir en el horario del día las citas sacadas
del calendario

Hora Cita
09:00 Reunión de seguimiento con el jefe
15:00 Conferencia con un cliente


2. Crear la ToDo-list del día

Tarea Descripción Tiempo
A Cambiar password usuario FTP 10 minutos
B Crear nuevo usuario 20 minutos
C Instalación del nuevo servidor 4 horas
frontal
D Encargar nuevos servidores de
bases de datos


3. Priorizar las tareas de la lista y completar el
horario con las más prioritarias
Hora Tarea
08:00 Cambiar password usuario FTP
Crear nuevo usuario
09:00 Reunión de seguimiento con el jefe
10:00
11:00
Instalación del nuevo servidor frontal
12:00
13:00
14:00 Comer
15:00 Conferencia con un cliente
16:00 Encargar nuevos servidores de bases de
datos

4. Trabajar


5. Al final del día, las tareas que han quedado
pendientes se mueven al día siguiente
Lunes
Tarea A Hecho
Tarea B Hecho
Tarea C Hecho
Tarea D
Tarea E Martes
Tarea D
Tarea E


 A tener en cuenta
1. Calcula siempre que tardarás más de lo que crees

2. Reduce el tamaño de la tarea: divide y vencerás

3. Delega la tarea si puedes

4. ¿Dudas? Pide ayuda a tu supervisor para priorizar las tareas

5. Marca cada tarea finalizada

6. Si acabas antes, cuídate

7. Las tareas que entran durante el día se priorizan y planifican igual

8. El mismo sistema sirve para las tareas personales

9. Es importante tener un sistema (cualquiera que te funcione, pero uno)


 Utiliza herramientas
• El sistema de gestión de tickets puede ayudar a organizar

• Generación automática de tickets para tareas periódicas
(P.Ej.: aplicación de parches de seguridad)

• División en trabajo…
• para hoy
• para mañana
• para la semana
• para el mes


Planificación del calendario

“ Un calendario para

”
gobernarlos a todos.

Es importante tener un
calendario único y seguirlo.



 Qué se apunta en el calendario?

• Citas (laborales y sociales)
• Hitos de proyectos
• Deadlines
• Aniversarios
• Tareas periódicas
• Los partidos de básquet
de tus hijos



 Hay que tener en cuenta…

• tu ritmo
• el ritmo de la empresa


Correo electrónico


Correo electrónico
 Qué hacer con el correo?
• La bandeja de entrada no es un buen sistema de
gestión de tareas

• Mantener la bandeja de entrada al mínimo

• Todos los correos tienen que tratarse de una forma u
otra

• Ningún correo debería leerse dos veces
Significa que no ha sido tratado convenientemente la 1ª vez


Correo electrónico
¿Cómo se procesa un correo electrónico?
• Filtrar a carpetas específicas
• Si no se ha leído una carpeta en dos semanas, eliminar los correos

• Borrar sin leer
• Hay correos que recibimos pero que no nos aportan información ni
nos interesan
• Leer y…
• Borrar, archivar, …
• Responder/reenviar y borrar/archivar
• Planificar y borrar/archivar (si es una tarea, pasarla al organizador)

• Delegar y borrar/archivar
• Hacer ahora y borrar/archivar

Metas en la vida

No se puede confiar
en la suerte ni en el
destino.

Si se quiere conseguir
algo, hay que trabajar
para que se haga
realidad.

Metas en la vida
 Primero hay que saber qué se quiere
conseguir dentro de
• 1 mes
• 1 año
• 5 años


Metas en la vida

1. Prioriza los proyectos que quieres realizar
2. Divídelos en tareas o sub-proyectos manejables
3. Planifica la primera tarea de cada proyecto como
cualquier otra tarea

 Repasa los proyectos periódicamente
(planifica una tarea para hacerlo )

• Algunos proyectos ya se han conseguido
• Algunos proyectos ya no interesan
• Algunas circunstancias han cambiado que afectan a los
proyectos


Priorizar


Priorizar

 Para empezar:
únicamente 3 categorías de prioridades

Prioridad ¿Qué y cuándo?

A Se tiene que hacer hoy

Se tiene que hacer pronto,
B pero no necesariamente hoy

C Cualquier otra cosa


Priorizar
 Tareas diarias
• Por orden de entrada
Tarea Tiempo
Asignar IP a nuevo equipo de usuario 5 min

Crear nuevo usuario 20 min

Instalar servidor 4h

Configurar módulo http_proxy en servidor web 30 min

Encargar nuevo software 1h

Corregir bug en servidor de correo 25 min

Cambiar password usuario 10 min

• No necesita más priorización
• No cumple las expectativas del usuario
Se tarda todo el día en hacer un cambio que afecta a su trabajo y
que él sabe que lleva poco tiempo…

Priorizar
 Tareas diarias
• Por expectativas del usuario

Tarea Tiempo
Cambiar password usuario 10 minutos

Asignar IP a nuevo equipo de usuario 5 minutos

Encargar nuevo software 1 hora

Configurar modulo http_proxy en servidor web 30 minutos

Crear nuevo usuario 20 minutos

Instalar servidor 4 horas

Corregir bug en servidor de correo 25 minutos

• Se hace el mismo trabajo en el mismo tiempo

• Se cumplen las expectativas del usuario


Priorizar

Si hay demasiadas tareas para el día…

1. Se puede negociar con los usuarios

2. El supervisor puede ayudar a priorizar


Priorizar

 Proyectos
• Según esfuerzo e impacto

Fácil Difícil
Impacto
A B
importante
Impacto
C D
superficial

• A: escasos / máxima priorización
• B: apreciados por los superiores / retos personales
• C: para hacer periódicamente pero sin ser prioritarios
• D: descartables


Priorizar

Peticiones de los superiores

• Prioridades especiales

• No conoces toda la información que tienen

• Es posible que su trabajo dependa de la tarea que
han asignado

Comunicación para entender sus objetivos y los
de la empresa


Gestión del estrés


Gestión del estrés
Causan estrés…
• La administración de sistemas es estresante de por sí
• Sobrecarga de trabajo
• Presiones provenientes de diferentes direcciones
• Prioridades conflictivas

Recuerda…
• Relajación: diversas técnicas, infórmate y encuentra la tuya
• Vacaciones: esenciales, no dejes de hacerlas
• Cuando no estés… “la empresa seguirá sin ti”
• “Al final del día… sólo son 0s y 1s.”


Documentación y automatización

 Cuanta más documentación y automatización ,
menos tiempo y recursos dedicados
• Tareas repetitivas
• Procedimientos
• Descripciones técnicas de los sistemas
• Información de proveedores y procedimientos de
contacto/escalado

 Herramientas
• Documentación: Wiki
• Automatización:
aliases, make, sudo, shell-scripting, scripts,…


Bibliografía

 “Time Management for
System Administrators”
de Thomas A. Limoncelli

 “Getting Things Done”
de David Allen

 “Being Geek”
de Michael Lopp

http://www.flickr.com/photos/shutterhacks/4474421855/in/photostream/

¿Quiénes somos?

 CAPSiDE es una empresa de ingeniería de sistemas
especializada en consultoría tecnológica y servicios
profesionales.

 Fundada en 2001, en CAPSiDE tenemos amplia experiencia
en el diseño, despliegue y operación de plataformas de
alojamiento para aplicaciones complejas y sistemas de
misión crítica.

 Contamos en nuestra plantilla con ingenieros expertos en
sistemas de alta disponibilidad, redes y desarrollo de
software.
http://capside.com
http://www.flickr.com/photos/shutterhacks/4474421855/in/photostream/

“ The ultimate
time management technique
for a systems administrator is

”
a good IT infrastructure.

Thomas A. Limoncelli
del “Time Management for System Administrators”


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