2. FUNDAMENTOS CONTABLES
CARLOS TULIO QUIROZ PEREZ
TRABAJO DE INVESTIGACIÓN APLICANDO REFERENCIAS EN WORD
CORPORACION UNIFICADA NACIONAL
CONTADURIA PÚBLICA
BOGOTÁ
2010
3. TABLA DE CONTENIDOi
RESUMEN.............................................................................................................................................4
INTRODUCCION ...................................................................................................................................5
CONTABILIDAD ....................................................................................................................................6
OBJETIVOS DE LA CONTABILIDA.................................................................................................6
CLASIFICACION DE LA CONTABILIDAD.................................................................................................7
LA EMPRESA ........................................................................................................................................8
SOCIEDADES ...........................................................................................................................11
SOCIEDADES POR ACCIONES S.A.....................................................................................................11
SOCIEDADES POR ACCIONES SIMPLIFICADAS S.A.S........................................................................11
SOCIEDAD COMANDITARIA (SIMPLE O POR ACCIONES) .................................................................13
SOCIEDAD COLECTIVA:......................................................................................................................14
Se disuelve: .......................................................................................................................................14
Respondes los socios: .......................................................................................................................15
MOVIMIENTOS DE LAS CUENTAS ......................................................................................................19
SOPORTES CONTABLES............................................................................................................19
GENERALIDADES................................................................................................................................20
CONCLUSIONES .................................................................................................................................24
BIBLIOGRAFIA.........................................................................................................................25
4. RESUMEN
Trabajo que brinda una breve introducción de los fundamentos de la contabilidad, describiendo su
concepto, los objetivos de la misma sus características y elementos. La contabilidad es una
herramienta aplicable en nuestro diario vivir y es exacta.
Se describe también las sociedades con sus características de organización y diferencias entre las
mismas, se realiza un u enfoque practico de la utilización de las cuentas con una descripción de los
grupos de cuentas que compone un balance general requerido por todas las empresas que
mínimo una vez en el año están obligadas a presentar este requisito y sus respectivos soportes de
contabilización
5. INTRODUCCION
El propósito está basado en el estudio de la contabilidad la implementación de un método
teórico-práctico que proporción los conceptos básicos e información contable.
Esta organizado en secuencia lógica en el desarrollo de cada tema según el plan único de cuentas,
al igual cuenta con sus objetivos generales y específicos que permite la información exacta y clara
de cada tema planteado, presentando la tabla de dinámica contable según sus cuentas y su
naturaleza
6. CONTABILIDAD
Es la técnica que nos permite controlar y cuantificar y medir los hechos económicos de todas las
transacciones de la empresa.
OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD
El objetivo más importante es proporcionarles información financiera de la empresa a las
personas y entidades interesadas en conocer los resultados operacionales y la verdadera situación
económica de la misma , con el fin de que se tomen decisiones.
Existe mucha gente interesada que toma decisiones en una empresa: la administración desea
conocer los resultados de su gestión ; los accionistas presentes o potenciales desean saber
conocer si su inversión es adecuada; los acreedores actuales o potenciales están interesados en
la capacidad e pago de la empresa ; el gobierno quiere conocer la recaudación de impuestos y la
recolección de la información con fines estadísticos ; y a los empleados les interesa conocer el
estado financiero de la empresa para fundamentar sus peticiones laborales.
La contabilidad es una fuente que suministra información a usuarios internos y externos:
Los usuarios externos son los que utilizan la información financiera, pero no tienen
injerencia directa en la administración.
Los usuarios internos son los accionistas, acreedores, empleados y el gobierno.
7. La administración también utiliza la información financiera de uso general; sin embargo, como
tiene injerencia directa en la gestión administrativa puede solicitar informes de aéreas especificas
de interés diseñados a su medida.
CLASIFICACION DE LA CONTABILIDAD
Según el origen del capital
PRIVADA O PARTICULAR: Si se ocupa del registro de transacciones y la preparación de
estados financieros de empresas particulares
OFICIAL O GUBERNAMENTAL: Si se ocupa del registro de información del Estado o de las
instituciones y los diferentes organismos estatales.
Según la clase de actividad
Comercial: si registra las operaciones de empresas o negocios dedicados a la compra y
ventas de mercancía, sin ningún proceso adicional de transformación de estas.
Industrial o de costos: si registra las operaciones de empresas dedicadas a la fabricación o
elaboración de productos mediante la transformación de materias primas, permitiendo
determinar los costos unitarios de producción o de explotación.
Servicios: si registra las operaciones de empresas dedicadas a la venta y prestación de
servicios , o a la venta de capacidad profesional . en este grupo se tienen: entidades
bancarias , instituciones educativas , hospitales , clínicas , talleres de servicio, empresas de
turismo, servicio de transporte , empresas de asesoría profesional , etcétera
Agropecuarias: Aquellas que registra las operaciones de empresas dedicadas a las
actividades de agricultura o ganadería
8. LA EMPRESA
La Empresa: Es una unidad productiva dedicada y organizada para la explotación de una actividad
económica.
Las empresas se pueden clasificar de la siguiente manera:
Sectores Económicos
El origen de su capital.
Su Tamaño
Conformación de su capital
El pago de impuestos
El número de propietarios
La función social
La forma de explotación
Este curso hace parte de un conjunto que estarán a su disposición una vez haya finalizado
éste, cursado el paquete completo y realizada las practicas pertinentes usted desarrollará la
competencia de gestionar la Contabilidad en las Organizaciones Empresariales.
(DIAZ, 2006)
POR SECTORES ECONOMICOS
Ilustración 1
Extractivas: Dedicadas a explotar recursos naturales.
Ejemplo: Cerrejón, ECOPETROL, Minas de Oro del Chocó.
Servicios: Entregarle sus servicios o la prestación de estos a la comunidad.
Ejemplo: Clínicas, salones de belleza, transportes.
Comercial: Desarrolla la venta de los productos terminados en la fábrica.
Ejemplo: Cadenas de almacenes Ley, La 14, Carrefour etc.
9. Agropecuaria: Explotación del campo y sus recursos.
Ejemplo: Hacienda, agroindustria.
Industrial: Transforma la materia prima en un producto terminado.
Ejemplo: Acerías Paz del Río, Ingenio Risaralda.
2 POR SU TAMAÑO
Grande: Su constitución se soporta en grandes cantidades de capital, un gran número de
trabajadores y el volumen de ingresos al año, su número de trabajadores excede a 100 personas.
Ejemplo: Comestibles La Rosa, Postobón, Gino Pascalli, etc.).
Mediana: Su capital, el número de trabajadores y el volumen de ingresos son limitados y muy
regulares, número de trabajadores superior a 20 personas e inferior a 100.
Pequeñas: Se dividen a su vez en.
Pequeña: Su capital, número de trabajadores y sus ingresos son muy reducidos, el número de
trabajadores no excede de 20 personas.
Micro: Su capital, número de trabajadores y sus ingresos solo se establecen en cuantías muy
personales, el número de trabajadores no excede de 10 (trabajadores y empleados).
Famiempresa: Es un nuevo tipo de explotación en donde la familia es el motor del negocio
convirtiéndose en una unidad productiva.
3POR EL ORIGEN DEL CAPITAL
Público: Su capital proviene del Estado o Gobierno. Ejemplo: Alcaldía de Pereira, Gobernación de
Risaralda.
Privado: Son aquellas en que el capital proviene de particulares. Ejemplo: Sociedades comerciales.
Economía Mixta: El capital proviene una parte del estado y la otra de particulares. Ejemplo:
Bancafé, La Previsora S.A.
POR LA EXPLOTACIÓN Y CONFORMACIÓN DE SU CAPITAL.
Multinacionales: En su gran mayoría el capital es extranjero y explotan la actividad en diferentes
países del mundo ( globalización). Ejemplo: Nicole
Grupos Económicos: Estas empresas explotan uno o varios sectores pero pertenecen al mismo
grupo de personas o dueños. Ejemplo: Alejandro Echavarría, Manuel Mejía Jaramillo, Carlos Ardilla
10. Lulle, Manuel Carvajal , Jimmy Mayer, Eduardo Santos, Hernando Caicedo Caicedo, Fernando
Mazuela, Julio Mario Santo Domingo y Luis Carlos Sarmiento Angulo.
Nacionales: El radio de atenciones dentro del país normalmente tienen su principal en una ciudad
y sucursales en otras.
Locales: Son aquellas en que su radio de atención es dentro de la misma localidad.
4POR EL PAGO DE IMPUESTOS
Personas Naturales: El empresario como Persona Natural es aquel individuo que
profesionalmente se ocupa de algunas de las actividades mercantiles, la Persona Natural se
inscribe en la Cámara de Comercio, igualmente se debe hacer con la Matrícula del Establecimiento
Comercial.
Están obligados a pagar impuestos, su declaración de renta aquí le corresponde a trabajadores
profesionales independientes y algunos que ejercen el comercio.
Los libros que se deben inscribir ante Cámara y Comercio son: Libro de Registro de Operaciones
Diarias, Libro de Inventario y de Balances y Libro Mayor y de Balances. ·
Sucesiones Ilíquidas: En este grupo corresponde a las herencias o legados que se encuentran en
proceso de liquidación.
Régimen Simplificado: Pertenecen los comerciantes que no llenan requisitos que
Exige la DIAN. Ejemplo: Las pequeñas tiendas, no están obligados a llevar contabilidad.
Régimen Común: Empresas legalmente constituidas y sobrepasan las limitaciones del régimen
simplificado, deben llevar organizadamente su contabilidad.
Gran Contribuyente: Agrupa el mayor número de empresas con capitales e ingresos compuestos
en cuantías superiores a los miles de millones de pesos. Son las más grandes del país.
5POR EL NÚMERO DE PROPIETARIOS
Individuales: Su dueño es la empresa, por lo general es él solo quien tiene el peso del negocio.
Unipersonales: Se conforma con la presencia de una sola Persona Natural o Jurídica, que destina
parte de sus activos para la realización de una o varias actividades mercantiles.
Su nombre debe ser una denominación o razón social, seguida de la expresión "Empresa
Unipersonal" o de la sigla "E.U", si no se usa la expresión o su sigla, el contribuyente responde con
todos sus bienes aunque no estén vinculados a la citada empresa.
Sociedades: Todas para su constitución exigen la participación como dueño de más de una
persona lo que indica que mínimo son dos (2) por lo general corresponden al régimen común.
11. 6POR LA FUNCIÓN SOCIAL
Con Ánimo de Lucro: Se constituye la empresa con el propósito de explotar y ganar más dinero.
Trabajo Asociado: Grupo organizado como empresa para beneficio de los integrantes E.A.T.
Sin Ánimo de Lucro: Aparentemente son empresas que lo más importante para ellas es el factor
social de ayuda y apoyo a la comunidad.
Economía Solidaria: En este grupo pertenecen todas las cooperativas sin importar a que actividad
se dedican lo más importante es el bienestar de los asociados y su familia.
SOCIEDADES
SOCIEDADES POR ACCIONES S.A.
Constitución, transformación y Disolución: A través de Escritura Pública ante Notario.
Número de accionistas: Mínimo 5 accionistas y no tiene un límite máximo.
Su capital social se divide: en acciones. Las acciones son libremente negociables, con las
excepciones previstas en el artículo 403 y 381 C.Co.
Formación del Capital:
1. Autorizado: Cuantía fija que determina el tope máximo de capitalización de la sociedad
2. Suscrito: La parte del capital autorizado que los accionistas se comprometen a pagar a plazo
(máximo 1 año) y debe ser al momento de su constitución no menos de la mitad del
autorizado.
3. Pagado: La parte del suscrito que los accionistas efectivamente han pagado y que ha
ingresado a la sociedad.
Responsabilidad de los accionistas: Responden hasta el monto de sus aportes por las obligaciones
sociales (Artículo 373 del Código de Comercio 794 E.T. Inciso 2).
Revisor Fiscal: Es obligatorio tenerlo, sin importar sus patrimonio.
SOCIEDADES POR ACCIONES SIMPLIFICADAS S.A.S.
12. Constitución, transformación y Disolución: A través de Documento Privado, a menos que ingrese
un bien sujeto a registro, caso en el cual la constitución se debe hacer mediante Escritura Pública
ante Notario.
Número de accionistas: Mínimo 1 accionista y no tiene un límite máximo.
Su capital social se divide: En acciones. Las acciones son libremente negociables, pero puede por
estatutos restringirse hasta por 10 años su negociación, (por eso se dice que es un modelo ideal
para sociedades de familias)
Formación del Capital:
Autorizado: Cuantía fija que determina el tope máximo de capitalización de la sociedad
1. Suscrito: La parte del capital autorizado que los accionistas se comprometen a pagar a plazo
(máximo en 2 años), al momento de su constitución no es necesario pagar, pues se puede
pagar hasta en 2 años, la totalidad suscrita.
2. Pagado: La parte del suscrito que los accionistas efectivamente han pagado y que ha
ingresado a la sociedad.
Responsabilidad de los accionistas: Responden hasta el monto de sus aportes por las obligaciones
sociales. Si la SAS es utilizada para defraudar a la ley o en perjuicio de terceros, los accionistas y los
administradores que hubieren realizado, participado o facilitado los actos defrauda torios,
responderán solidariamente por las obligaciones nacidas de tales actos y por los perjuicios
causados, más allá del monto de sus aportes.
Revisor Fiscal: Es Voluntario, pero si tiene Activos Brutos a 31 de diciembre del año anterior
iguales o superiores a 5.000 s.m.m.l.v. y/o cuyos ingresos brutos sean o excedan a 3.000
s.m.m.l.v., será obligatorio tenerlo.
SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA –LTDA-
Constitución, transformación y Disolución: Mediante Escritura Pública.
Número de Socios: Mínimo de socios 2, máximo 25.
Formación del Capital:
13. 1. El capital se divide en cuotas o partes de igual valor.
2. El capital debe pagarse totalmente al momento de constituirse.
3. La cesión de cuotas implica una reforma estatutaria.
4. En caso de muerte de uno de un socio, continuará con sus herederos, salvo estipulación en
contrario.
5. La representación está en cabeza de todos los socios, salvo que éstos la deleguen en un
tercero.
Responsabilidad de los Socios: Responden solamente hasta el monto de sus aportes. No obstante,
en los estatutos podrá estipularse para todos o algunos de los socios una mayor responsabilidad
(Naturaleza, cuantía, duración y modalidad de responsabilidad adicional), sin comprometer una
responsabilidad indefinida o ilimitada (artículo 353 C.Co.).
Nota: La excepción en la responsabilidad en las “Ltda” es la solidaridad respecto de las
obligaciones laborales y fiscales a cargo de la compañía, por lo que se perseguirá solidariamente
los bienes del patrimonio de cada socio.
Revisor Fiscal: Es Voluntario, pero si tiene Activos Brutos a 31 de diciembre del año anterior
iguales o superiores a 5.000 s.m.m.l.v. y/o cuyos ingresos brutos sean o excedan a 3.000
s.m.m.l.v., será obligatorio tenerlo.
SOCIEDAD COMANDITARIA (SIMPLE O POR ACCIONES)
Constitución, transformación y Disolución: A través de Escritura Pública ante Notario.
Número de socios en la C. Simple: Mínimo 2, no tiene un límite máximo.
Número de accionistas en la C. por Acciones: Mínimo 5, no tiene un límite máximo.
Se integra con 2 categorías de socios, Gestores/Colectivos y los Comanditarios.
1. Gestores administran, NO es necesario que den algún tipo de aporte.
2. Comanditarios hacen los aportes.
14. 3. La Razón Social se forma con el nombre completo o el solo apellido de uno o más socios
colectivos, acompañado de “& Cía.”, y seguida siempre con las abreviaturas “S. en C.” para las
simples y si es por acciones “S. C. A.”
Responsabilidad de los Socios: Los socios Gestores comprometen solidaria e ilimitadamente su
responsabilidad por las operaciones sociales (No tienen que hacer aportes)
Los socios Comanditarios limitan su responsabilidad hasta el monto de sus aportes (Artículo 323
C.Co.)
Responsabilidad de los Accionistas en la Comandita por Acciones siguen las reglas que se
establecen para las Sociedades Anónimas.
Revisor Fiscal: Es Voluntario en las COMANDITAS SIMPLES, pero si tiene Activos Brutos a 31 de
diciembre del año anterior iguales o superiores a 5.000 s.m.m.l.v. y/o cuyos ingresos brutos sean o
excedan a 3.000 s.m.m.l.v., será obligatorio tenerlo.
En las COMANDITAS POR ACCIONES, será obligatorio tenerlo, sin importar su patrimonio.
SOCIEDAD COLECTIVA:
Constitución, transformación y Disolución: Mediante Escritura Pública
Número de socios: Mínimo 2 socios, no tiene límite de máximo.
1. El capital se paga todo al momento de constituirse.
2. El capital social se divide en partes de interés social.
3. La Razón Social: nombre completo o el solo apellido de alguno o algunos de los socios:
Mockus “& Cia.”, Petro “y hermanos”, Pardo “e hijos”
4. La administración corresponde a todos y a c/u uno de los socios, aunque se puede delegar en
uno o en un 3º.
Se disuelve:
15. 1. Muerte/incapacidad en socio y no se ha previsto en estatutos la continuidad con herederos o
los demás socios.
2. La declaración de quiebra de un socio, si los demás no adquieren su interés social o no
aceptan la cesión a un tercero.
3. Embargo y remate del interés de un socio en favor de un 3º, si los demás asociados no
aceptan al adquirente.
4. Renuncia/retiro justificado de un socio, y los demás no adquieren su interés o no aceptan su
cesión a un tercero.
Respondes los socios:
1. Responden solidaria e ilimitadamente por operaciones sociales. 294 Código de Comercio
2. En lo laboral Artículo 36 C.S.T: son solidariamente responsables de las obligaciones laborales y
sólo hasta el límite de la responsabilidad de cada socio (No Confundir)
3. En lo tributario Artículo 794, inc 1º E.T.: los socios responderán solidariamente por impuestos,
actualizaciones e intereses a prorrata de su aporte durante el respectivo periodo gravable.
4. Cuando hay cesión, el cedente NO queda liberado de las obligaciones anteriores, sino 1 año
después de la inscripción de cesión. (artículo 301 Código Comercio)
Revisor Fiscal: Es Voluntario, pero si tiene Activos Brutos a 31 de diciembre del año anterior
iguales o superiores a 5.000 s.m.m.l.v. y/o cuyos ingresos brutos sean o excedan a 3.000
s.m.m.l.v., será obligatorio tenerlo.
(CORAL, 2008)
CUENTA
Código de la cuenta: es el conjunto números que identifica un elemento de la ecuación
patrimonial o un hecho económico.
En nuestro plan de cuentas el primer digito representa la clase de la cuenta (activo, pasivo,
patrimonio, ingresos, gastos, costos de venta, costos de producción o cuentas de orden).
16. El segundo digito representa el grupo de la respectiva clase. Cada clase, para mayor claridad y
puntualidad, se divide en varios grupos. Tenemos que en la clase 1 (activo), se tiene el grupo 1 que
hace referencia al disponible, el grupo 2 que hace referencia a las inversiones, etc.
Los dígitos 3 y 4 identifican la cuenta como tal, y es el nombre general de un concepto o hecho
económico.
Los dígitos 5 y 6, son la subcuenta y especifican más la cuenta, como por ejemplo la cuenta “flota y
equipo de transporte” es muy general, por lo que se requiere de la subcuenta autos, camionetas y
camperos, para identificar uno de los muchos tipos posibles de flota y equipo de transporte.
Los dígitos 7 y 8 son los auxiliares y permiten especificar aun más en un determinado concepto.
Una cuenta con 8 dígitos sería 154005. El primer digito nos dice que se trata de un activo, el
segundo que se trata de una propiedad plante y equipo, los dos siguientes dígitos nos dice que se
trata de una flota y equipo de transporte, y los dos últimos dígitos dicen que específicamente se
refiere a autos camionetas y camperos. Si aun queremos se mas específicos, le agregamos dos
dígitos mas 15400501, ya que es posible que existan diferentes tipos de autos, como por ejemplo
un auto de una u otra marca.
Nombre de la cuenta. Es el nombre que identifica el hecho económico codificado, por ejemplo
caja general, bancos, proveedores, clientes, arrendamiento, etc.
Debito. Es el lado izquierdo de la cuenta
Crédito. Es el lado derecho de la cuenta
Otra forma de explicar el tema sería:
Cuenta contable es una representación numérica (código) que identifica y representa un concepto
o hecho económico de la empresa, como por ejemplo la compra de una mercancía, la venta de la
mercancía, un pago a un tercero, la consignación de un dinero en el banco, etc.
La estructura de una cuenta es la siguiente:
Clase El primer dígito.
Grupo Los dos primeros dígitos.
Cuenta Los cuatro primeros dígitos.
Subcuenta Los seis primeros dígitos.
Las clases que identifica el primer dígito son:
17. Clase 1: Activo.
Clase 2 : Pasivo.
Clase 3: Patrimonio.
Clase 4 : Ingresos.
Clase 5 : Gastos.
Clase 6 : Costos de Ventas.
Clase 7 :
Costos de Producción o de
Operación.
Clase 8 : Cuentas de Orden Deudoras.
Clase 9 : Cuentas de Orden Acreedoras.
Cada clase a su vez se divide en grupos, y cada grupo se divide en cuenta, y esta en subcuentas:
Clase 1, grupo 1 genera el código 11
Clase 1, grupo 1, cuenta 05 genera el código 1105
Clase 1, grupo 1, cuenta 05 y subcuenta 05 genera el código 110505
La cuenta se compone de los siguientes elementos:
Código, Concepto, Debito, Crédito
Código es el número de dígitos que contiene cada cuenta, ejemplo 110505
Concepto es el nombre de la cuenta, que en este caso sería “Caja General” para el código 110505
Débito es lado debito o lado izquierdo de la cuenta, conocido también como el debe
Crédito es el lado derecho de la cuenta, que se conoce también como el haber
Gráficamente una cuenta se puede representar de la siguiente forma:
18. Lo anterior es lo que se conoce como cuenta T, la cual representa los dos lados que tiene toda
cuenta, puesto que una cuenta tiene un debito como un crédito, esto debido a que toda cuenta
pueda dar (débito) y recibir (debito) [recordar la partida doble]
(www.actualicese.com)
1 ACTIVO 2 PASIVO 3 PATRIMONIO
11 DISPONIBLE
12 INVERSIONES
13 DEUDORES
14 INVENTARIOS
15 PROPIEDAD,
PLANTA Y EQUIPO
16 INTANGIBLES
17 DIFERIDOS
18 OTROS ACTIVOS
19
VALORIZACIONES
21 OBLIGACIONES
FINANCIERAS
22 PROVEEDORES
23 CUENTAS POR
PAGAR
24 IMPUESTOS POR
PAGAR
25 OBLIGACIONES
LABORALES
26 PROVISIONES
27 DIFEREIDOS
28 OTROS PASIVOS
31 CAPITAL SOCIAL
32 SUPERAVIT DE CAPITAL
33 RESERVAS
34 REVALORIZACIONES DEL
PATRIMONIO
35 DIVIDENDOS O PARTICIPACIONES
DECRETADOS EN ACCIONES, CUOTAS O
PERTES DE INTERES SOCIAL
36 RESULTADO DEL EJERCICIO
37 RESULTADOS DE EJERCICIO
ANTERIORES
38 SUPERAVIT POR VALORIZACIONES
19. MOVIMIENTOS DE LAS CUENTAS
CLASE CUENTA DEBITO CREDITO
1 ACTIVO + -
2 PASIVO - +
3 PATRIMONIO - +
4 INGRESOS - +
5 GASTOS + -
6 COSTOS VENTA + -
7 COSTOS DE
PRODUCCION
+ -
SOPORTES CONTABLES
Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de
elaborarlos
Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de
contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben
soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación
se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el
ciclo contable, su definición y sus principales características.
20. GENERALIDADES
Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general: Nombre o razón
social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción del
contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar
los comprobantes. Los principales soportes de contabilidad son:
1. Recibo de caja
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo
recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el
archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su
contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o
totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para
ellas el soporte es la factura.
1. Recibo de consignación bancaria
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo
diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre
de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro
para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes de
contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exija
2. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros
Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes,
en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este
soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales
y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.
21. 3. Factura de compra-venta
La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los
soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e
impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de
compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el
archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como
factura de venta. (Preimpreso). Numeración en orden consecutivo. (Preimpreso). Apellidos y
nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (Preimpreso). Apellidos y
nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha de expedición. Descripción
específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. El nombre o razón social y NIT
del impresor de la factura. (preimpreso). Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las
ventas.
4. Cheque
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado
"girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado
"beneficiario".
5. Comprobante de pago
Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que
respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente,
en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de
contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.
Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se
entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida,
expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa
22. 6. Letra de cambio
Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona
llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de
dinero, a la vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito.
El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el
comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.
7. Pagaré
Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una
fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.
8. Nota Débito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor
por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por
financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
9. Nota Crédito
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando
los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se
utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos
copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.
10. Recibo de caja menor
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que
no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.
23. 11. Nota de contabilidad
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte
contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.
12. Comprobante diario de contabilidad
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual
se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas
afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo
justifiquen.
Procedimiento contable Clasificación, análisis y codificación de los soportes Elaboración de
asientos en borrador Preparación del comprobante diario de contabilidad.
(www.actualicese.com)
24. CONCLUSIONES
La contabilidad, quizás es el elemento más importante en toda empresa o negocio, por cuanto
permite conocer la realidad económica y financiera de la empresa, su evolución, sus tendencias y
lo que se puede esperar de ella.
La contabilidad no sólo permite conocer el pasado y el presente de una empresa, sino el futuro, lo
que viene a ser lo más interesante.
La contabilidad permite tener un conocimiento y control absoluto de la empresa. Permite tomar
decisiones con precisión. Permite conocer de antemano lo que puede suceder. Todo está
plasmado en la contabilidad.
La contabilidad es mucho más que unos libros y estados financieros que se tienen para
presentárselos a las diferentes autoridades administrativas que lo pueden solicitar.
Para el pequeño empresario, la contabilidad no es más que un gasto que tratan de evitar por
todos los medios. Hasta pretenden llevarla ellos mismos.
Pero ignoran la herramienta que les permitirá administrar correctamente su efectivo, sus
inventarios, sus cuentas por cobrar y por pagar, sus pasivos, sus costos y gastos y hasta sus
ingresos.
Tener el conocimiento global la empresa, y de cómo funciona, permite el empresario tomar
mejores decisiones, anticiparse a situaciones difíciles, o poder prever grandes oportunidades que
de otra manera no puede avizorar, y por consiguiente no podrá aprovechar.
La contabilidad, es sin duda la mejor herramienta que se puede tener para conocer a fondo su
empresa; no darle importancia es simplemente tirar a la basura posibilidades de mejoramiento o
hasta la posibilidad de detectar falencias que luego resulta demasiado tarde detectarlas.
25. BIBLIOGRAFIA
CORAL, L. (2008). CONTABILIDAD UNIVERSITARIA. En L. CORAL, CONTABILIDAD UNIVERSITARIA.
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