2. Protocolo para el cambio de habitación
Documentos utilizados para la consulta
Registro de información
Servicios especiales
3. Cuando un cliente nos pide un cambio de
habitación intentamos satisfacer sus
exigencias y necesidades, siempre y cuando
dispongamos de habitaciones libres.
Un cambio de habitación genera una serie de
costes ya que hay una habitación más que
limpiar y unos trámites que realizar.
En estos casos tenemos que comprobar la
disponibilidad de habitaciones libres y si las
hay, procederemos al cambio, realizando una
serie de cambios en el sistema informático y
en la documentación y comunicándolo a los
departamentos implicados.
4. ¿Dónde controlamos si disponemos de
habitaciones libres?
Controlaremos la disponibilidad de
habitaciones libres en el planning que nos
mostrará las que tenemos libres, las que
están ocupadas, las reservadas y las
bloqueadas para los días requeridos.
Y posteriormente accederemos al rack para
contrastar la información del estado de la
habitación con la gobernanta, lo que nos
podrá decir si ya está inspeccionada o está
aún por limpiar.
5. El siguiente paso será modificarlo en el
sistema informático y rellenar una nueva
tarjeta de registro cumplimentándola con los
nuevos datos.
Y por último comunicaremos al
departamento de Pisos de que hay una
habitación más que se debe limpiar y al
departamento de Conserjería para ayudar a
trasladar el equipaje.
6. Para este caso en concreto el Señor Gutiérrez
está hospedado en el hotel en una habitación
individual sin vistas y nos pide un cambio de
habitación a una doble con vistas para el fin
de semana y para dos personas ya que van a
vivir unos momentos especiales.
Lo primero que hacemos es controlar el
planning, si hay alguna habitación doble con
vistas y vemos que está la habitación 304,
que es una de las más amplias y acogedoras,
de salida con lo que iremos al rack para ver
si ya ha sido limpiada e inspeccionada.
7. Procederemos a modificar el cambio en el
sistema informático, cambiando también el
tipo de tarifa, al Señor Gutiérrez le
aplicaremos la tarifa Oferta Fin de Semana y
rellenaremos una nueva tarjeta de registro
con los datos.
Por último, controlaremos si el Señor
Gutiérrez tenía algún cargo, como había
consumido en el mini-bar, lo cargaremos a la
nueva habitación y así cuando se realice el
check-out lo pagará todo junto.
8. Por último, avisaremos al Departamento de
Conserjería para que ayude a trasladar el
equipaje, al departamento de Pisos para que
limpie la habitación individual que deja y
también para comunicarle que suba a la
nueva habitación unos ramos de
flores, champán francés y nuestro menú
especial para dos que hemos encargado al
departamento de Restauración.
9. Como he mencionado en el apartado anterior
el documento que se utilizará para consultar
la disponibilidad de habitaciones es:
Planning
10. Para controlar el estado de las habitaciones
si se encuentran sucias, o ya inspeccionadas
o si están ocupadas, libres, controlamos:
Rack
11. Toda la nueva información (nombre del
huésped, nº de pax, nº de habitación, fecha
de entrada, fecha de salida) la registramos
en la:
Tarjeta de Registro
12. Para registrar la nueva información
accederemos directamente desde el
programa informático a una ventana donde
cambiaremos los datos y el número de la
habitación y automáticamente la nueva
información se trasladará a las distintas
aplicaciones.
13. Finalmente, los cargos pendientes serán
cargados a la nueva habitación en el sistema
informático.
14. Nuestro hotel ofrece a nuestros clientes la
posibilidad de reservar algunos servicios
externos, como taxi, entradas a museos,
alquiler de coches, etc, en la propia
Recepción.
Nosotros gestionamos y tramitamos la
reserva o compra de algún servicio
ocupándose a posteriori el cliente del
pagamento.
El señor Gutierrez nos ha pedido si podemos
contratar a unos mariachis y comprar unos
ramos de flores en su nombre para la
habitación y nosotros amablemente le hemos
gestionado los servicios.
