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T.P. Computación "ACCESS" - Carolina Ponce  - Sofía Silva
¿Qué es Microsoft Access? Microsoft Access es una herramienta de Microsoft para la definición y manipulación de bases de datos.
Base de Datos: Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Para crear una nueva base de datos se debe hacer clic  sobre la opción  Base de datos en blanco  del panel de tareas que aparece a la derecha de la pantalla.  Luego aparecerá un cuadro de diálogo donde se debe indicar el nombre de la base de datos a crear  y el lugar donde  será guardada. En el cuadro Guardar en se debe  seleccionar la carpeta donde se guardará  la base de datos.  A la base de datos se  le asignará la extensión .MDB (Microsoft Data Base)  y aparecerá la ventana Base de datos. Se puede cerrar una base de datos  yendo al menú Archivo y eligiendo la opción Cerrar. O bien haciendo clic sobre el botón Cerrar de la ventana Base de datos.
Access: base de datos relacional ,[object Object]
Componentes del Access ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Tablas: Son los elementos principales de una base de datos, ya que todos los demás objetos se crean a partir de estas. Las mismas se utilizan para guardar datos.  Podemos tener más de una tabla en la base de datos para guardar información relacionada. Por ejemplo, en una tabla podemos tener la información de clientes, en la otra la información del producto y en la tercera podemos enlazar los datos de dos tablas anteriores, por ejemplo los pedidos que hicieron clientes de cada producto.  Para crear una tabla de datos se tiene que posicionar en la ventana base de datos con el objeto tablas seleccionado, si se hace clic en el icono “Nuevo” se abre una ventana con las distintas formas que existen para crear una tabla.
Campos y registros ,[object Object]
Formas para crear tabla: •  Vista Hoja de datos consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que se introduzca en la columna se determinará el tipo de datos que esta tiene. •  Vista diseño permite crear los campos manualmente, y configurar el diseño de la tabla. •  Asistente para tablas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación de la tabla utilizando un juego de tablas que tiene ya predefinidas. •  Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir de otra existente en otra base de datos. •  Vincular tabla consiste en crear una referencia a otra tabla almacenada en otra base de datos.
Crear tabla en Vista Diseño: Para crear una tabla en vista diseño, desde la ventana Base de datos con el objeto tablas seleccionado, se debe  hacer doble clic en la opción “Crear una tabla en vista Diseño”.  En la barra de titulo de la nueva tabla aparecerá el nombre de la misma. Luego esta tendrá el contenido que ocupará cada columna de dicha tabla, y así en la primera fila se definirá a la primera columna, en la segunda fila a la segunda columna y así sucesivamente.  En la primera fila se debe escribir el nombre del primer campo, luego se pasa a los tipos de datos. Para cambiar el tipo de dato seleccionado, que por defecto Access siempre pone dato de tipo texto, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.
Tipo de Datos: Texto:  Se utiliza para texto o combinaciones de texto y números, como direcciones, o para números que no requieren cálculo, como números de teléfono. Almacena hasta 255 caracteres. Memo:  Se utiliza para texto de gran longitud y números, como notas o descripciones. Almacena hasta 65.536 caracteres. Numérico:  Se utiliza para los datos que se van a incluir en cálculos matemáticos, exceptuando los cálculos monetarios.  Fecha/Hora:  Se utiliza para fechas y horas.  Moneda:  Se utiliza para valores de moneda y para evitar el redondeo durante los cálculos. Auto numérico:  Se utiliza para números secuenciales exclusivos (con incremento de una unidad) o números aleatorios que se insertan automáticamente cuando se agrega un registro. Sí/No:  Se utiliza para datos que pueden ser uno de dos valores posibles, como Sí/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado. Objeto OLE:  Se utiliza para objetos OLE (como documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios) que se crearon en otros programas mediante el protocolo OLE. Hipervínculo:  Se utiliza para hipervínculos (ej: texto con color y subrayado o gráfico en el que se hace clic para ir a un archivo, página Web, etc.) Almacena hasta 64.000 caracteres. Asistente para búsquedas:  Se utiliza para crear un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. La elección de esta opción en la lista de tipos de datos inicia un asistente que realiza la definición automáticamente. Requiere el mismo tamaño de almacenamiento que la clave principal  que corresponde al campo de búsqueda.
Guardar tabla: Antes de guardar una tabla se debe crear una “ clave principal ” que proporciona un valor único para cada fila de la tabla y sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. Esta se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.  Para asignar una clave principal  se debe hacer clic sobre el nombre del campo que elegiremos para que cumpla esta función, y luego hacer clic sobre el icono Clave Principal de la Barra de Herramientas. Para guardar una tabla se puede dirigir uno hacia el menú Archivo y elegir la opción Guardar. O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas. Cerrar tabla: Para Cerrar una tabla se puede ir al menú Archivo y elegir la opción Cerrar. O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la tabla de datos.
Propiedades del campo: Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la ventana Diseño de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.  Las propiedades se agrupan en dos fichas, la ficha   General  donde se indica las características generales del campo y la ficha  Búsqueda  en la que se puede definir una lista de valores válidos para el campo.  Las propiedades de la ficha General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la ficha Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo. Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos. Se controla la apariencia de los datos y se puede evitar su incorrecta introducción.
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Formato ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],El formato solo afecta a la presentación de los datos, nunca al valor almacenado de una   tabla.
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Formato
Formato ,[object Object],[object Object],[object Object]
Formato ,[object Object],Presentará todos los caracteres en mayúsculas >: Presentará todos los caracteres en minúsculas <: Muestra los datos con el color especificado entre los corchetes. Colores disponibles: Negro,  Azul, Verde,  Aguamarina, Rojo,  Fucsia, Amarillo,  Blanco. [color] Muestra el siguiente carácter como un carácter literal. También puede mostrar caracteres literales incluyéndolos entre comillas tipográficas. Rellena el espacio disponible con el siguiente carácter. * Realiza la alineación a la izquierda en lugar de la alineación a la derecha. ! Muestra todo el contenido de las comillas tipográficas como caracteres literales. “ ABC” Muestra espacios como caracteres literales. (espacio) Significado Símbolo
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
[object Object],[object Object],En (“Brasil”, “Argentina”, “Perú”, “Bolivia”) Determina sí el dato pertenece a ciertos valores En (lista) Como “AX” Como “SI??” Verifica que un cambio de tipo texto o memo coincida con un contenido – se usa con comodines Como “contenido” >2000 Menor, menor igual, mayor igual, mayor, distinto, igual <, <=, >=, >, <>, = Entre 12 y 18 Establece sí el dato se encuentra entre los límites inferior (LI) y superior (LS), conectados con el operador Y Entre LI y LS >5000 y <9000 Consunción, disyunción Y, O EJEMPLOS SIGNIFICADO OPERADORES
Texto de Validación: ,[object Object],Requerido: Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor  Sí, en caso contrario el valor será el de No.  Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumérico. Permitir longitud cero: Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.
indexado ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

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  • 1. T.P. Computación &quot;ACCESS&quot; - Carolina Ponce - Sofía Silva
  • 2. ¿Qué es Microsoft Access? Microsoft Access es una herramienta de Microsoft para la definición y manipulación de bases de datos.
  • 3. Base de Datos: Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Para crear una nueva base de datos se debe hacer clic sobre la opción Base de datos en blanco del panel de tareas que aparece a la derecha de la pantalla. Luego aparecerá un cuadro de diálogo donde se debe indicar el nombre de la base de datos a crear y el lugar donde será guardada. En el cuadro Guardar en se debe seleccionar la carpeta donde se guardará la base de datos. A la base de datos se le asignará la extensión .MDB (Microsoft Data Base) y aparecerá la ventana Base de datos. Se puede cerrar una base de datos yendo al menú Archivo y eligiendo la opción Cerrar. O bien haciendo clic sobre el botón Cerrar de la ventana Base de datos.
  • 4.
  • 5.
  • 6. Tablas: Son los elementos principales de una base de datos, ya que todos los demás objetos se crean a partir de estas. Las mismas se utilizan para guardar datos. Podemos tener más de una tabla en la base de datos para guardar información relacionada. Por ejemplo, en una tabla podemos tener la información de clientes, en la otra la información del producto y en la tercera podemos enlazar los datos de dos tablas anteriores, por ejemplo los pedidos que hicieron clientes de cada producto. Para crear una tabla de datos se tiene que posicionar en la ventana base de datos con el objeto tablas seleccionado, si se hace clic en el icono “Nuevo” se abre una ventana con las distintas formas que existen para crear una tabla.
  • 7.
  • 8. Formas para crear tabla: • Vista Hoja de datos consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que se introduzca en la columna se determinará el tipo de datos que esta tiene. • Vista diseño permite crear los campos manualmente, y configurar el diseño de la tabla. • Asistente para tablas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación de la tabla utilizando un juego de tablas que tiene ya predefinidas. • Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir de otra existente en otra base de datos. • Vincular tabla consiste en crear una referencia a otra tabla almacenada en otra base de datos.
  • 9. Crear tabla en Vista Diseño: Para crear una tabla en vista diseño, desde la ventana Base de datos con el objeto tablas seleccionado, se debe hacer doble clic en la opción “Crear una tabla en vista Diseño”. En la barra de titulo de la nueva tabla aparecerá el nombre de la misma. Luego esta tendrá el contenido que ocupará cada columna de dicha tabla, y así en la primera fila se definirá a la primera columna, en la segunda fila a la segunda columna y así sucesivamente. En la primera fila se debe escribir el nombre del primer campo, luego se pasa a los tipos de datos. Para cambiar el tipo de dato seleccionado, que por defecto Access siempre pone dato de tipo texto, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.
  • 10. Tipo de Datos: Texto: Se utiliza para texto o combinaciones de texto y números, como direcciones, o para números que no requieren cálculo, como números de teléfono. Almacena hasta 255 caracteres. Memo: Se utiliza para texto de gran longitud y números, como notas o descripciones. Almacena hasta 65.536 caracteres. Numérico: Se utiliza para los datos que se van a incluir en cálculos matemáticos, exceptuando los cálculos monetarios. Fecha/Hora: Se utiliza para fechas y horas. Moneda: Se utiliza para valores de moneda y para evitar el redondeo durante los cálculos. Auto numérico: Se utiliza para números secuenciales exclusivos (con incremento de una unidad) o números aleatorios que se insertan automáticamente cuando se agrega un registro. Sí/No: Se utiliza para datos que pueden ser uno de dos valores posibles, como Sí/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado. Objeto OLE: Se utiliza para objetos OLE (como documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios) que se crearon en otros programas mediante el protocolo OLE. Hipervínculo: Se utiliza para hipervínculos (ej: texto con color y subrayado o gráfico en el que se hace clic para ir a un archivo, página Web, etc.) Almacena hasta 64.000 caracteres. Asistente para búsquedas: Se utiliza para crear un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. La elección de esta opción en la lista de tipos de datos inicia un asistente que realiza la definición automáticamente. Requiere el mismo tamaño de almacenamiento que la clave principal que corresponde al campo de búsqueda.
  • 11. Guardar tabla: Antes de guardar una tabla se debe crear una “ clave principal ” que proporciona un valor único para cada fila de la tabla y sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. Esta se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas. Para asignar una clave principal se debe hacer clic sobre el nombre del campo que elegiremos para que cumpla esta función, y luego hacer clic sobre el icono Clave Principal de la Barra de Herramientas. Para guardar una tabla se puede dirigir uno hacia el menú Archivo y elegir la opción Guardar. O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas. Cerrar tabla: Para Cerrar una tabla se puede ir al menú Archivo y elegir la opción Cerrar. O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la tabla de datos.
  • 12. Propiedades del campo: Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la ventana Diseño de tabla cuando tenemos un campo seleccionado. Las propiedades se agrupan en dos fichas, la ficha General donde se indica las características generales del campo y la ficha Búsqueda en la que se puede definir una lista de valores válidos para el campo. Las propiedades de la ficha General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la ficha Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo. Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos. Se controla la apariencia de los datos y se puede evitar su incorrecta introducción.
  • 13.
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