1. Microsoft Word 2007 – Opciones de Referencia
ÍNDICES Y TABLAS DE CONTENIDOS
Los índices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que está buscando.
Word llama tabla de contenido a lo que conocemos simplemente como índice y Word llama índice a
lo que nosotros llamamos índice alfabético.
Los índices y tablas de contenidos son muy útiles cuando estamos trabajando con documentos
extensos. De un documento bien planificado y estructurado podemos extraer una tabla de
contenidos que facilite enormemente la localización rápida de algún punto importante del
documento.
Al crear los índices debemos intentar reflejar la estrucura del documento y colocar todos los términos
importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan encontrarlos.
Índice: Un índice es una lista de palabras y el número de página donde se encuentra dicha
palabra. El índice está ordenado alfabéticamente. Como ya dijimos, Word llama a índice lo que
normalmente nosotros llamamos índice alfabético. El índice se suele colocar al final de un libro para
encontrar términos importantes de manera rápida y sencilla. En la imagen de la derecha podemos
ver un trozo de de un índice.
Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y
contiene los títulos de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos
puede contener o no el número de página y puede establecerse un enlace directo a los puntos
contenidos en la tabla. La tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero
que miramos cuando queremos saber de que temas trata el libro.
TABLAS DE CONTENIDOS
Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los títulos de los
temas y subtemas que forman el documento. Suele figurar al principio de un libro y es lo primero
que se consulta para saber de qué temas trata un libro o documento.
Word llama tabla de contenido a lo que se conoce como índice. Las tablas de contenidos son útiles
para trabajar con documentos extensos, ya que facilita la localización rápida de algún punto
importante del documento.
Crear tabla de contenidos
Para crear una tabla de contenidos es necesario seguir dos pasos:
1. Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los títulos que aparecerán en la tabla de
contenidos.
2. Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).
1. Preparar la tabla de contenidos
Para preparar una tabla de contenidos, se puede construir el documento en vista esquema, y crear,
aumentar o disminuir los niveles de esquema de los títulos del documento usando las herramientas de
esquema. De este modo Word aplicará automáticamente el estilo de título apropiado.
Se puede entrar en el modo vista esquema desde la pestaña Vista - Esquema.
Aumentar nivel Disminuir nivel Disminuir a texto
Promover
a título 1
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2. Generar la tabla de contenidos
Colocar el cursor en el lugar donde se desea insertar la tabla de
contenidos e ir a la pestaña Referencias, desplegar el
menú Tabla de contenido:
Tablas automáticas: Word dispone de dos modelos de tablas
automáticas, eligiendo uno de ellos se generará una tabla de
contenidos de forma instantánea, con el estilo que tiene
predefinido.
Tabla manual: genera una tabla con datos de muestra, que se
deberá sustituir, aprovechando la estructura que ofrece.
Para crear una tabla de contenidos personalizada, seleccionar
la opción Insertar tabla de contenido..., donde aparecerá el
siguiente cuadro de diálogo.
En la opción Formatos es posible elegir diversos estilos y en vista
preliminar se mostrará la presentación que tendrá el estilo seleccionado.
Se pueden seleccionar varias opciones como Mostrar números de
página, Alinear números de página a la derecha y si queremos sustituir
los números de página por hiperenlaces marcaremos la opción Usar
hipervínculos en lugar de número de página.
Eliminar TDC
Para eliminar la tabla, primero hay que seleccionarla, luego desplegar el menú Tabla de contenido
y pulsar en .
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Actualizar la TDC
Si una vez creada la TDC se modifica el documento añadiendo o eliminando títulos, se puede
actualizar la TDC.
Existen dos opciones posibles para actualizar la TDC:
- Hacer clic en el botón de la pestaña Referencias.
- Acceder al menú contextual que aparece al hacer clic con el botón
derecho del mouse sobre la TDC y acceder a la opción Actualizar campos.
En ambos casos, aparecerá el cuadro de diálogo Actualizar la tabla de contenido que vemos en la
imagen de abajo para seleccionar si deseamos actualizar solo los números de página o toda la
tabla.
INDICE
Para crear un índice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que deseemos
que posteriormente aparezcan en nuestro índice.
Para crear las marcas manualmente debemos seguir los siguientes pasos:
1. Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o palabras que vayas a
añadir al índice o sitúate en el punto donde vayas a insertar una marca.
2. Acceder a Referencias à Índice y haz clic sobre Marcar entrada...
3. Aparece el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice, si habiamos seleccionado el texto, en
el recuadro Entrada estará ya escrito ese texto, en caso contrario debemos introducir el texto
ahora. Este recuadro Entrada es el que posteriormente aparecerá en el índice.
4. Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas aparecerán debajo de la
entrada principal y sangradas a la derecha. Por defecto el marcador se refiere a la página
actual, podemos crear una referencia cruzada o hacer referencia a un intervalo de
páginas.Podemos hacer que el número de página tenga el formato de negrita y cursiva.
5. Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.
Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este diálogo.
Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o palabra que
deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al diálogo de Marcar entrada de índice, en el
momento en que esté activo el diálogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y así
con todas las marcas.
Cuando terminemos presionamos sobre el botón Cancelar.
· INSERTAR INDICE
Una vez tenemos todas las marcas ya definidas podemos crear el índice. Para insertar el índice
debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al inicio del documento, al final o donde
deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del documento.
Accedemos al menú Referencia à Índice à Insertar índice y aparecerá el cuadro de diálogo Índice
como el que vemos en la imagen.
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Si tenemos subentradas podemos
elegir Tipo, Con sangría, si queremos
que aparezcan debajo de la entrada
principal o Continuo si preferimos que
las subentradas aparezcan a la
derecha.
En formatos podemos seleccionar el
estilo que tendrá el índice.
Una vez definidas las opciones del
cuadro de diálogo pulsamos Aceptar y
se generará el índice.
NOTAS AL PIE Y NOTAS AL FINAL
Las notas al pie suelen utilizarse para añadir información o dejar constancia de alguna
aclaración con respecto al texto desarrollado en la página. Por ejemplo una nota al pie se usa
cuando se ha hecho una cita de algún autor, en la nota al pie se pondrá quien es el autor de esa
cita.
En las imágenes de la derecha se muestra una palabra que tiene un superíndice
con el número 1, esto indica que esa palabra tiene una
nota al pie. La segunda imagen muestra la nota al pie
referente al superíndice 1.
Las notas al final son similares a notas al pie y tienen el mismo tratamiento, la nota al final se suele
poner al final de un capítulo o bien al final del documento.
Crear una nota al pie
Para crear una nota al pie se deben seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota.
- Acceder a la pestaña Referencias.
Si se selecciona la opción Insertar nota al pie, la nota se insertará automáticamente, si se desea
configurar las notas se debe abrir el cuadro de diálogo de Notas al pie y notas al final haciendo
clic en la flecha al pie del grupo Notas al pie.
Se puede seleccionar la posición para Notas al pie o Notas al
final.
Si se selecciona Notas al pie se puede elegir entre:
- Incluir la nota al final de la página o Debajo de la selección.
Si se selecciona Notas al final se puede elegir entre:
- Incluir la nota al Final del documento o al Final de la sección.
Además en el cuadro de diálogo se puede seleccionar el formato del número que se mostrará como
subíndice.
Es posible incluir una marca personal pulsando en Símbolo...
Se puede indicar a partir de qué número, letra, símbolo comienza la primera nota al pie.
Seleccionar si la numeración es continua, si reinicia en cada nueva sección o si reinicia en cada nueva
página.
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Es posible intercalar entre distintos formatos a lo
largo del documento o cambiar de formato a mitad
del documento y aplicar los cambios después
seleccionando Aplicar cambios a Todo el documento.
Una vez configuradas las opciones deseadas para
las Notas al pie, o las Notas al final, seleccionar el
botón Aplicar.
Una vez que la nota al pie/nota al final ha sido
creada, al situar el puntero del mouse sobre el
superíndice, aparecerá una leyenda con el texto
referente a esa nota al pie/nota al final. Al hacer
doble clic sobre el superíndice este llevará a la nota
al pie/nota al final referente al superíndice.
CITAS Y BIBLIOGRAFÍA
Una bibliografía es una lista de fuentes de información, que normalmente se incluye al final de los
documentos, consultadas o citadas durante la creación de los documentos. En Word es posible
generar bibliografías automáticamente tomando como base la información de origen
proporcionada para el documento.
Agregar cita
Cuando se agrega una nueva cita a un documento, también se crea una nueva fuente de
información que aparecerá en la bibliografía. Para agregar una cita:
1. En el grupo Citas y bibliografía de la ficha Referencias, hacer
clic en la flecha situada junto a Estilo.
2. Seleccionar el estilo1 que desea utilizar para la cita y la
fuente de información
3. Posicionar el cursor al final de la frase o el fragmento de texto que desea citar.
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Existen numerosas normas para la inserción de citas bibliográficas en documentos, sin embargo la norma más
utilizada es la publicada por la APA (American Psychological Association)
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4. En el grupo Citas y bibliografía de la ficha Referencias, haga clic en Insertar cita.
5. Para agregar la información de origen, hacer clic en Agregar nueva fuente.
6. Completar la información de origen haciendo clic en la flecha que aparece junto a Tipo de
fuente bibliográfica. Por ejemplo, la fuente de información podría ser un libro, un informe o un
sitio Web.
7. Completar la información bibliográfica referente a la fuente de información.
8. Para agregar más información acerca de una fuente de información, activar la casilla de
verificación Mostrar todos los campos bibliográficos.
Crear bibliografía
Se puede crear una bibliografía en cualquier momento después de insertar una o más fuentes en un
documento. Para esto es necesario hacer clic en el lugar donde desee insertar la bibliografía,
normalmente es al final del documento.
1. En el grupo Citas y bibliografía de la ficha Referencias, hacer
clic en Bibliografía.
2. Hacer clic en un formato bibliográfico
prediseñado para insertar la bibliografía
en el documento.
Luego la sección bibliográfica con todas las
referencias utilizadas dentro del documento
serán colocadas en la ubicación seleccionada.
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