1. 2.1. Definición e Importancia de la Planeación. Antes de iniciar cualquier acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social,así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que este funcione eficazmente. Esto solo se puede lograr a traves de la planeación. Por estas razones es que la planeación precede a las demás etapas del proceso administrativo, ya que planear implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro.

2. 2.1. Definición e Importancia de la Planeación. La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizar, y la determinación de tiempo y número necesarios para su realización.

3. ELEMENTOS DEL CONCEPTO OBJETIVO: El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados deseados(recordar la pregunta. Que es lo que se quiere? CURSOS ALTERNOS DE ACCION: Al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de acción o estrategias, para conseguir los objetivos. ELECCION: La planeación implica la determinación, el análisis y la selección de la decisión más adecuada. FUTURO: La planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.

6. Principios Son verdades fundamentales de aplicación general que sirven como las guías de conducta a observarse en la acción administrativa. FACTIBILIDAD: Lo que planea debe ser realizable, es inoperante elaborar planes demasiados ambiciosos u optimistas que sean imposibles lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente. OBJETIVIDAD Y CUANTIFICACION: Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones, corazonadas, o cálculos arbitrarios. Se le conoce también como principio de precisión y establece que deben utilizarse estadísticas, estudios de mercado, estudio de factibilidad, modelos matemáticos, etc; al elaborar los planes para reducir riesgos.

7. Principios FLEXIBILIDAD: Es conveniente utilizar márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones. El no establecer “colchones de seguridad” puede ocasionar resultados desastrosos. UNIDAD: Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general, y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales. PLAN DE PRODUCCION PLAN INTEGRAL PLAN FINANCIERO PLAN DE VENTAS

8. Principios DEL CAMBIO DE ESTRATEGIAS: Cuando un plan se extiende en relación al tiempo (largo plazo), será necesario rehacerlo completamente, o sea, modificar sus cursos de acción (estrategias), así como sus políticas, procedimientos, programas y presupuestos para lograrlos. Este principio implica el establecimiento de márgenes para ciertos ajustes.

10. Tipología de la Planeación. b) Mediano plazo: Su delimitación es por un período de 1 a 3 años. c) Largo plazo: Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de 3 años. La Planeación dentro de la organización debe de desarrollarse en todas los ni veles y áreas de la empresa, es por eso que existe una clasificación de acuerdo a su nivel donde se aplique: ESTRATEGICA: Establece los lineamientos generales de la planeación, sirve de base de los demás planes, esta ubicada por los miembros de mayor jerarquía de la empresa y su función es de obtener los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales De la empresa, son a largo plazo y comprende toda la empresa.

11. Tipología de la Planeación. TACTICA O FUNCIONAL: Determina planes más específicos, que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratégicos, son establecidos por los gerentes funcionales o departamentales, con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa. Estos planes se dan a mediano y a corto plazo y abarcan un área específica. OPERATIVA: Se rige de acuerdo a los lineamientos de la planeación táctica y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas que deben ser ejecutadas por los niveles más bajos de la empresa. Por lo general, determina las actividades que debe desarrollar el elemento humano. Estos planes son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades que se divide un área de actividad.

12. 2.2. Propósitos. La planeación se inicia a partir de la definición de los propósitos, los cuales pueden ser conceptualizados así: Los propósitos son los fines esenciales que definen la razón de ser, naturaleza y carácter de cualquier grupo social. La mayoria de los propósitos tienden a existir durante todo el ciclo de vida de la empresa, sin embargo, algunos pueden sufrir modificaciones alteraciones debido a los retos cambiantes que implica la operación de cualquier grupo social. Toda organización debe establecer los propósitos como base para la formulación de un plan. De los propósitos parte la acción inicial de un organismo social; las siguientes 4 características lo diferencian de los objetivos:

16. Etapas del Proceso de Investigación Científica DEFINICION DEL PROBLEMA: En esta fase se determina y analiza el problema que se desa resolver. La no definición exacta del problema implica esfuerzos inútiles y pérdida innecesarias. OBTENCION DE LA INFORMACION: Consiste en recopilar al mayor número posible de datos a fin de visualizar el problema y promover su posible solución. De la obtención de la información adecuada depende el éxito de la resolución del problema. La obtención de la información se realiza a través de las siguientes técnicas:

17. Técnicas para la obtención de la información OBSERVACION : Estas técnicas no se limitan solo a la observación de hechos, sino que también pueden ser: de tipo documental, cuando se refiere al análisis de registros, informes, estadísticas, etc. EXPERIMENTACION : Consiste en la reproducción de un hecho o un fenómeno con el fin de observar sus características y modificarlas a voluntad. ENCUESTA : Es la recopilación de datos a través de la aplicación del cuestionario y de la entrevista, herramientas que son de gran ayuda para el administrador. MUESTREO : Aplicación de técnicas probabilísticas a una parte de la población o universo, para determinar el resultado representativo o comunes.

18. Etapas del Proceso de Investigación Científica DETERMINACION DE LA HIPOTESIS : Es la proporción o respuesta tentativa que se establece como solución de un problema, misma que debe ser sometida a prueba para determinar su efectividad. COMPROBACION O DESAPROBACION DE LA HIPOTESIS : Consiste en someter a prueba la hipotésis mediante la aplicación de las técnicas anteriormente enunciadas, a fin de comprobar su validez o rechazarla. También se establecen hipótesis alternativas en el caso de que la primera no fuera correcta. PRESENTACION DEL INFORME : Una vez comprobada la hipóteis se procede a elaborar un informe de resultados, de tal manera que con base en el análisis del mismo, se cuente con bases objetivas para la toma de decisiones.

19. PREMISAS Todo aquel que participa en la elaboración de un plan puede tener la certeza sobre la existencia de determinados eventos, mas no así de otros que afectaran su desarrollo; es necesario para ello, hacer uso de diversas suposiciones que permitan reducir la incertidumbre inherente al futuro. Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va desarrollarse el plan. Se establecen al inicio del proceso de planeación, aunque tambien pueden ser desarrolladas a lo largo del mismo.

20. PREMISAS Las premisas de acuerdo a su naturaleza pueden ser: INTERNAS : Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propósitos, algunas de ellas son: variaciones en el capital, ausentismo, rotación del personal, accidentes, siniestros, emplazamiento a huelga, innovaciones. EXTERNAS : Son factores o condiciones cuyo orígen es ajeno a la empresa, pero pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que por lo mismo, deben tomarse en cuenta al planear. Estas pueden ser a su vez de carácter político, legal, económicas, sociales, técnicas y de otros factores.

21. OBJETIVOS Una vez que se han establecido los própositos y las premisas que pueden afectar su relación, se determinan los objetivos, que indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado y que proporciona las pautas o directrices básicas hacia donde dirigir los esfuerzos y recursos.

23. OBJETIVOS Los objetivos también pueden ser: Estratégicos o generales : que comprenden a toda la empresa y se establecen a largo plazo. Tácticos y departamentales : Se refieren a un área o departamento de la empresa, se subordinan a los objetivos generales y se establecen a corto y mediano plazo. Operaciones o específicos . Se establecen en niveles o secciones mas específicas de la empresa. Se refieren a actividades mas detalladas e invariablemente son a corto plazo.

25. ESTRATEGIAS Las estrategias son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones mas ventajosas. Contar con una amplia gama de estrategias o alternativas por seleccionar, ayuda a elegir la mas adecuada para minimizar dificultades en el logro de los objetivos.

33. POLITICAS Las políticas son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización. En este sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian el logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias, habiendo sido establecidas en función de éstas.

35. Clasificación de las políticas En cuanto a su orígen pueden ser: Externas . Cuando se originan por factores externos a la empresa, por ejemplo: la competencia, el gobierno, los sindicatos, las asociaciones comerciales e industriales, asociaciones profesionales, proveedores, clientes, etc. Consultadas . Normalmente, dentro de una empresa existen actos esporádicos que dan lugar a que el personal tenga que recurrir a su jefe inmediato para poder solucionar un problema, originándose así, esta política.

36. Clasificación de las políticas Formuladas . Son emitidas por diversos niveles superiores, con el propósito de guiar la correcta acción y decisión del personal en sus actividades. Implícitas . En las actividades diarias de una empresa el personal se enfrenta a situaciones de decisión en donde no exista una política previamente establecida, lo que origina ciertos lineamientos que sin estar escritos se aceptan por costumbre en la organización, ejemplo: una empresa no ha determinado cual será el límite de entrada de su personal, si a este se le acepta con 15 minutos de retraso; esto puede originar una política implícita. Lo ideal es que a partir de esta situación, se formule la política por escrito y se de a conocer a todo el personal.

40. PROGRAMAS Un programa es un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

45. PRESUPUESTOS Los presupuestos, son programas en los que se les asigna cifras a las actividades, refiriéndose básicamente al flujo de dinero dentro de la organización, implica una estimación del capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos, requeridos para lograr los objetivos. Son un elemento indispensable al planear , ya que a través de ellos se proyectan en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir con sus objetivos; sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos a la vez, que controlar las actividades de la organización en términos financieros.

47. Clasificación de los presupuestos Los presupuestos, en relación con el nivel jerárquico para el que se deteminen, pueden ser: Estratégicos o corporativos . Cuando se establecen en el mas alto nivel jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda la organización. Ejemplo: el presupuesto de resultados. Tácticos o departamentales . Aquellos que son formulados para cada una de las áreas de actividad de la empresa. Ejemplo: el presupuesto de ventas. Operativos. Se calculan para secciones de los departamentos. Ejemplo: presupuesto de la sección de mantenimiento.

53. PLANES 2.Objetividad. Debe fundamentarse en datos y elementos científicos. 3. Actualización . La aplicación de los planes requiere de su adaptación constante a los cambios de la empresa. 4. De naturaleza confidencial. Existen ciertas situaciones en el contenido del plan que no debe ser conocidas por todos los integrantes de la empresa. 5. Sencillez .Cualquier plan debe ser fácilmente comprensible. 6. Adecuación . Debe adaptarse a las necesidades de quienes lo pondrán en práctica. 7. Complemento. Que abarque todas las actividades necesarias para el logro de los objetivos. 8. Ventajosos. Que proporcione ventajas visibles a cada uno de los participantes en su realización.

54. Planeación Estratégica La Planeación Estratégica es el proceso organizacional de desarrollo y análisis, de la misión, la visión de metas y tácticas generales y de asignación de recursos. El propósito general de la planeación estratégica es enfrentar eficazmente las oportunidades y amenazas del entorno a partir de las fortalezas y debilidades de la organización. En algunas organizaciones el proceso de planeación estratégica incluye una planeación de contingencias. Un plan de contingencias podría ser desarrollo para la respuesta a un desastre o el manejo de una crisis.

56. Planeación Estratégica Una visión expresa las aspiraciones y valores fundamentales de una organización, apelando por los general a las emociones e inteligencia de sus miembros. Metas . Las metas de una organización las constituyen todo aquello a lo que se compromete a lograr. Estrategias . Los principales cursos de acción que sigue una organización para cumplir sus metas. Asignación de recursos . Al asignar los recursos, una organización asigna dinero, personas, instalaciones y equipo, terrenos y otros recursos a varias funciones y tareas.

57. Visión ¿ Dónde veo a mi organización en 1,3, 5, y 10 años ? Provee una perspectiva motivacional al establecer una meta compromiso permanente en todos dentro de la organización. Ideología central - Valores - Propósito o misión Futuro previsto - Compromiso de largo plazo - Descripción vívida

61. Para generar la Misión Qué hago? Para quién lo hago? Cómo lo hago? Por qué lo hago? En donde lo hago?

62. Puede ser insuficiente y restringir las oportunidades de la empresa al no reconocer explícitamente nuevos enfoques McCormick & Co. “ La misión principal de McCormick consiste en expander nuestro liderazgo y posicionamiento mundial en los mercados de especies, sazonadores y saborizantes”

63. “ Nuestra misión consiste en proveer a cualquiera de nuestros clientes de un concepto de movimiento de personas; hacia abajo, hacia arriba o hacia los lados; para distancias cortas; y con la más alta confiabilidad en comparación con cualquier empresa similar en el mundo.” Elevadores OTIS “ Nuestro propósito es ofrecer a nuestros clientes, a nuestros empleados, a nuestros accionistas y a las comunidades donde trabajamos beneficios económicos superiores, a largo plazo. Lograremos lo anterior viviendo a la altura de los valores de nuestra corporación” Corning, Inc.

66. “ La Visión debe inspirar el esfuerzo” . Misión: que retos tengo para llegar a ser lo que quiero ser. Lo que hoy tengo que hacer. Cuál es el problema de mañana es lo que me interesa, no el problema de hoy.

67. “ El Director es aquel que está resolviendo los problemas que se van a tener mañana” . Quiero Puedo Necesito Cuando hay crisis las necesidades son el faro de las decisiones. Imaginar un estado de armonía de mi empresa. Pensar por que se puede perder esa armonía.

69. 2.4. Importancia de la Organización y Estructura Organizacional Desde siempre, el ser humano ha estado consciente de que la obtención de eficiencia solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte del grupo social; esta actividad corresponde a la etapa del proceso administrativo denomindado organización. Organización es la estructuración de las relaciones que deben de existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. Agustín Reyes Ponce

70. Elementos de Concepto Analizando la anterior definición se obtiene los elementos básicos del concepto. Estructura . La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos. Sistematización. Todas las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia. Asignación y agrupación de actividades y responsabilidades. Organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.

71. Elementos de Concepto Jerarquía. La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa. Simplificación de las funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos mas sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible. Con estos elementos se pueden definir a la organización como: El establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición y correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

74. Niveles Organizacionales Al hablar de un nivel, estamos hablando de una posición dentro de la jerarquía organizacional de la empresa y esto tiene relación con el rol o el papel que juega la persona involucrada en la empresa. Desde el punto de vista administrativo: Jerarquización es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia. Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.

76. Comunicación Comunicación es la acción de hacer y/o poner en común algo Communis = Común Ción = Acción

79. Principios de la Organización Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organización racional, se encuentran íntimamente relacionados y son: 1. Del Objetivo. Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. Es decir, la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos . Este principio a primera vista parece obvio, sin embargo, la realidad muestra que muchas veces se crean puestos con la consecuente implicación de costos y esfuerzos inútiles, que en nada contribuyen a lograr los objetivos, sino que, al contrario solo ocasionan gastos innecesarios. Al organizar es necesario tener presente que la finalidad primordial de la organización es promover la eficiencia, simplificar el trabajo y no complicarlos.

80. Principios de la Organización 2. Especialización. Este principio fue establecido por Adam Smith hace mas de 200 años; afirma que el trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una solo actividad. 3. Jerarquía. Es necesario establecer centro de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e interrumpida, desde el mas alto ejecutivo hasta el mas bajo. Este principio establece que la organización es una jerarquía.

81. Principios de la Organización 4. Paridad de autoridad y responsabilidad . A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesaria para cumplir dicha responsabilidad. No tiene objeto hacer responsable a una persona por determinado trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo. De la misma manera que resulta absurda conceder autoridad para realizar una función, a un empleado, si no se le hace responsable por los resultados. 5. Unidad de mando . Este principio establece que el determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe y que los subordinados no deberán reportar a más de un supervisor, pues el hecho de que un empleado reciba órdenes de dos o mas jefes solo ocasionarán fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.

82. Principios de la Organización 6. Difusión. Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas. Por otra parte, la descripción de labores no debe hacerse con demasiado detalle. 7. Amplitud o tramo de control. Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que este pueda realizar todas sus funciones eficientemente.

83. Principios de la Organización 8. De la Coordinación . Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. Un ejemplo de esto puede ser de que servirá contar con departamentos de mercadotecnia y finanzas muy eficientes, si la transportación es tan mala que la compañía difícilmente desplaza sus mercancías. En otras palabras, el administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa, ya que cualquier fuente de deficiencia puede ocasionar serios problemas; la empresa es un sistema que para funcionar con eficacia, necesita que todas sus partes, a su vez, funcionen correctamente.

84. Principios de la Organización 9. Continuidad. Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a a las condiciones del medio ambiente. La organización que es apropiada para la empresa en un momento dado, puede no serlo posteriormente; por lo mismo, alguien debe tener asignada la responsabilidad de observar la estructura organizacional y seguir los ajustes y modificaciones necesarios.

85. 2.5. Coordinación y tramo de control Los niveles jerárquicos constituyen una escala de posiciones de mando dispuestas por orden de importancia, según sea el grado de autoridad, responsabilidad y/o facultad para tomar decisiones, que se establecen en un organismo social. El tramo de control equivale al número de subordinados que dependen directamente de un jefe. En todo organismo social se presenta el problema de decidir cuantos niveles jerárquicos y la cantidad de personas que un administrador puede supervisar eficazmente. LYNDALL URWICK , establece que un jefe de nivel superior no debe supervisar a mas de cinco subordinados y en los niveles inferiores el tramo de control debe estar entre 8 y 12.