Mettre en place la BDES

507 vues

Publié le

L'objectif est de permettre d’accélérer et de sécuriser la mise en place de la BDES dans l'entreprise, quel que soit le degré d’avancement de du projet.
Pour ce faire, nous nous proposons d'aider à :
− mieux comprendre la fi nalité de la BDES ;
− bien mesurer le chantier auquel s’atteler ;
− établir un plan d’action, c’est-à-dire agir en « mode projet » et suivre un plan de travail ;
− associer les représentants du personnel à la démarche;
− répondre aux questions les plus fréquemment posées.

Publié dans : Économie & finance
0 commentaire
0 j’aime
Statistiques
Remarques
  • Soyez le premier à commenter

  • Soyez le premier à aimer ceci

Aucun téléchargement
Vues
Nombre de vues
507
Sur SlideShare
0
Issues des intégrations
0
Intégrations
49
Actions
Partages
0
Téléchargements
4
Commentaires
0
J’aime
0
Intégrations 0
Aucune incorporation

Aucune remarque pour cette diapositive

Mettre en place la BDES

  1. 1. [ 2 ] MAI 2014 • LES CAHIERS LAMY DU DRH • Nº 209 Droit appliqué Mettre en place de la BDES d’ici le 14 juin N otre objectif est de vous per- mettre d’accélé- rer et de sécu- riser la mise en place de la BDES dans votre entre- prise, quel que soit le degré d’avancement de votre pro- jet. Pour ce faire, nous nous proposons de vous aider à : − mieux comprendre la finalité de la BDES ; − bien mesurer le chantier auquel s’atteler ; − établir un plan d’action, c’est-à-dire agir en « mode projet » et suivre un plan de travail ; − associer les représentants du personnel à la dé- marche ; − répondre aux questions les plus fréquemment posées. COMPRENDRE LA FINALITÉ DE LA BDES La BDES n’est pas une obligation juridique nouvelle et autonome. Elle se situe à la croisée de plusieurs lignes de force dont l’ambi- tion est de renforcer, voire refonder, le dialogue social en France. Favoriser un diagnostic partagé sur la situation économique de l’entreprise Comment dialoguer ensemble lorsque l’on ne par- tage pas ou, pire encore, lorsque l’on n’a pas été mis au courant des diagnostics économiques établis au sujet de l’entreprise et qui pourtant ont fondé la stratégie adoptée par son équipe de direction ? Comment dans ces conditions comprendre, et par- tant comment accepter, les choix qui ont pu être faits par la direction générale de l’entreprise ou du groupe, sans avoir le sentiment d’être mis devant le fait accompli, en dehors de toute concertation autre que de pure forme ? Le partage du diagnostic économique, via la BDES, a vocation à systématiser l’information Jean-Nicolas MOREAU Président de ResEuro Conseil Stéphane BELLANGER Expert-Comptable Associé Cabinet CBM Les entreprises de 300 salariés et plus doivent avoir mis en place la base de données économiques et sociales (BDES) au plus tard le 14 juin 2014. Que faire si vous avez pris du retard ? Éric POULIQUEN Avocat Associé Willway&Associés
  2. 2. Nº 209 • LES CAHIERS LAMY DU DRH • MAI 2014 [ 3 ] Droit appliqué économique au bénéfice, tant des actionnaires de l’entreprise que des partenaires sociaux, afin de leur permettre de mieux anticiper les évolu- tions de l’entreprise et de développer un débat plus fructueux et moins polémique sur ses fu- tures orientations stratégiques. Que ce soit sous la poussée des exigences environnementales et de développement durable. Ou que ce soit par la nécessité de prendre en compte la situation des sous-traitants et des prestataires dans la chaîne des interdépendances économiques qui lie les entreprises. La BDES n’est donc pas le fruit d’un soubresaut conjoncturel et par nature éphémère. Elle s’inscrit au contraire dans un mouvement de fond qui vise à faire évoluer les modes de gouvernance vers plus de « coproduction » responsable et moins d’affronte- ment idéologique. Compte tenu de ces enjeux, il paraît nécessaire que la réflexion sur le partage de la stratégie et la consti- tution de la BDES soit élaborée au niveau du comité de direction de l’entreprise, et pas simplement délé- guée au département RH, au titre des obligations formelles réglementaires nouvelles à réaliser dans l’urgence. Analyser le cycle de création et de partage de la valeur dans l’entreprise La finalité de la BDES est de mieux faire comprendre le mécanisme de la création et de partage de la va- leur dans l’entreprise. La valeur se crée au moyen d’investissements, qu’il s’agisse de moyens humains, de besoin en fonds de roulement ou bien encore d’acquisitions matérielles et immatérielles. Ces investissements doivent être financés, soit par des capitaux propres, soit par l’endettement. Cette valeur ainsi dégagée va servir à rémunérer les différentes parties prenantes de l’entreprise, qu’il s’agisse des salariés, des actionnaires ou des ban- quiers, de l’État ou des collectivités publiques. Viennent enfin les relations de l’entreprise avec son environnement économique, qu’il s’agisse des sous- traitants ou des autres entités du groupe lorsqu’elles existent. Enfin, il ne faut pas oublier que le mécanisme de création de valeur dans l’entreprise doit être suffi- samment rentable, afin d’assurer sa pérennité éco- nomique à court, moyen et long terme.
  3. 3. [ 4 ] MAI 2014 • LES CAHIERS LAMY DU DRH • Nº 209 Droit appliqué Support à la consultation du CE sur la stratégie de l’entreprise La BDES sert d’appui à la nouvelle consultation du comité d’entreprise sur la stratégie de l’en- treprise. En effet, l’article L.  2323-7-1 du Code du travail indique que la base de données men- tionnée à l’article L. 2323-7-2 du Code du travail sert de support de préparation à cette nouvelle consultation. Cette consultation ré-architecture les attributions économiques et professionnelles du comité d’entre- prise en les ordonnant autour d’un échange construit avec l’employeur sur les orientations stratégiques de l’entreprise et sur l’impact de ces orientations sur l’emploi, la GPEC, les conditions de travail, la santé au travail, mais également sur la question du par- tage de la valeur. Il ne s’agit donc pas de faire de la BDES un « ob- jet isolé  », dont la seule finalité recherchée serait la conformité formelle aux textes réglementaires. La BDES s’inscrit dans un questionnement général, et doit devenir la pierre angulaire des relations avec les représentants du personnel. Socle incontournable de la négociation sociale La BDES se situe dans le mouvement général de la réforme de la négociation sociale, engagée depuis oc- tobre 2009, sur les risques psychosociaux d’abord, puis sur l’égalité professionnelle, la pénibilité, le contrat de génération, la qualité de vie au travail et bientôt sur la réforme de la représentation du personnel. Ce mouvement a pour objectif de remplacer progres- sivement l’accumulation des obligations formelles de négociation annuelle obligatoire (NAO) par une nouvelle méthode de négociation globale «  sur le fond » à partir d’un diagnostic commun et général et à partir de l’analyse des résultats des plans d’action. La BDES devient donc un véritable outil de diagnos- tic, c’est-à-dire un état des lieux qui met en évidence et qui révèle les difficultés qui vont devoir être réso- lues dans l’entreprise. En quelque sorte, la BDES peut constituer demain l’un des instruments d’analyse de la méthode SWOT, popu- larisée par les consultants de MacKinsey, laquelle posi- tionne les forces et les faiblesses d’une entreprise ou d’uneorganisation,selonleschémadesynthèsesuivant. MESURER LE CHANTIER AUQUEL IL FAUT S’ATTELER La mise en place de la BDES est un projet lourd qui risque de mobiliser à la fois du temps et des moyens financiers. À cet égard, la date butoir du 14 juin 2014 imposée aux entreprises de 300 salariés et plus ne doit pas les pousser à aller trop vite, sans prendre le recul nécessaire. Il convient de dépasser la contrainte formelle pour faire de la BDES un document de tra- vail qui soit utile au développement de l’entreprise. Mieux vaut, à notre sens, risquer de ne pas avoir terminé dans les délais que de se précipiter dans des choix qu’il faudra ensuite reprendre. L’option appa- remment la plus rapide peut donc au final se révéler beaucoup plus coûteuse en termes de moyens, de temps et de crispation du dialogue social. L’élaboration de la BDES est par ailleurs l’occasion pour le DRH de réfléchir à la mise en cohérence des données sociales de l’entreprise qui sont d’ores et déjà fournies aux représentants du personnel. Elle va également permettre de procéder de même, en les regroupant, s’agissant des différents diagnostics déjà réalisés dans l’entreprise, ainsi que l’y invite l’article 13 de l’ANI sur la qualité de vie au travail, repris par la loi sur la formation professionnelle du 5 mars 2014. Enfin, elle peut être l’occasion de faire comprendre aux représentants du personnel que la GPEC peut
  4. 4. Nº 209 • LES CAHIERS LAMY DU DRH • MAI 2014 [ 5 ] Droit appliqué servir à autre chose qu’à la planification des futures restructurations. ÉTABLIR UN PLAN D’ACTION Pour établir un plan d’action, il convient d’agir en « mode projet », de suivre un plan de travail et d’asso- cier les représentants du personnel à la démarche. Agir en « mode projet » Agir en « mode projet », c’est constituer l’équipe pro- jet et choisir un chef de projet, se fixer des objectifs en termes de coûts/délais/qualité, et enfin arrêter et codifier le plan de la BDES. Constituer l’équipe projet et choisir un chef de projet Il est de notre point de vue important qu’un membre du comité de direction participe au groupe projet, même s’il n’en est pas le pilote. À tout le moins, le chef de projet doit dépendre directement d’un membre du comité de direction. En effet, comme nous l’avons expliqué, la stratégie de l’entreprise va être appréciée par les représentants du personnel à l’aune de la BDES. L’équipe projet doit regrouper au minimum les com- pétences suivantes : les relations sociales (à la fois juridiques et stratégiques), le service informatique, le SIRH, mais pas seulement. Il convient d’y asso- cier : la gestion/finance, un ou plusieurs représen- tants selon le cas du ou des cœurs de métier de l’entreprise (« core business ») et la communication. Fixer des objectifs en termes de coûts/ délais/qualité Sur le marché des solutions informatiques, les so- ciétés de services proposent des outils dont le prix oscille dans une fourchette comprise entre 30 000 et 100 000 € HT. Il reste possible de négocier des réa- lisations moins coûteuses avec son prestataire SIRH, ou bien encore de choisir de faire réaliser les déve- loppements informatiques par son service interne. Une fois que les travaux sont engagés, le groupe de travail doit évaluer si le dimensionnement du projet correspond bien à ce que l’on en attend. Il semble raisonnable de faire monter la qualité de la BDES en puissance sur plusieurs années et de ne pas vouloir atteindre la perfection tout de suite. Arrêter et codifier le plan de la BDES Chacune des étapes est indispensable. Mais si vous n’avez encore rien entrepris, lancez-vous immédiate- ment dans la codification du plan de la BDES. Nous vous proposons le modèle suivant qui nous paraît plus commode que la codification par lettre figurant dans l’article R. 2323-1-3 du Code du travail pour les entreprises d’au moins 300 salariés. Présentation de la situation de l’entreprise, no- tamment le chiffre d’affaires, la valeur ajoutée, le résultat d’exploitation, le résultat net. Investissements : – investissement social : • évolution des effectifs par type de contrat, • évolution des emplois par catégorie profes- sionnelle, • situation en matière d’égalité professionnelle entre les femmes et des hommes et mesures prises en ce sens, • évolution de l’emploi des personnes handica- pées et mesures prises pour le développer, • évolution du nombre de stagiaires, • formation professionnelle (investissements en formation, publics concernés), • conditions de travail (durée du travail dont travail à temps partiel et aménagement du temps de travail) ; − investissement matériel et immatériel : • évolution des actifs nets d’amortissement et de dépréciations éventuelles (immobilisations), • le cas échéant, dépenses de recherche et dé- veloppement ; − pour les entreprises soumises aux dispositions de l’alinéa  5 de l’article L.  225-102-1 du Code de commerce, informations environnementales. Fonds propres, endettement et impôts : − capitaux propres de l’entreprise ; − emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières ; − impôts et taxes.
  5. 5. [ 6 ] MAI 2014 • LES CAHIERS LAMY DU DRH • Nº 209 Droit appliqué Rémunération des salariés et des dirigeants : − évolution des rémunérations salariales : • frais de personnel, y compris cotisations so- ciales, • évolutions salariales par catégorie et par sexe, • salaire de base minimum, • salaire moyen ou médian, par sexe et par ca- tégorie professionnelle, • pour les entreprises soumises aux disposi- tions de l’article L. 225-115 du Code de com- merce, montant global des rémunérations visées au 4° de cet article ; − accessoires de salaires (primes par catégorie et par sexe, avantages en nature, prévoyance, re- traites complémentaires) ; − épargne salariale (intéressement, participation, etc.) ; − activités sociales et culturelles (montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise, mécénat) ; − rémunérations des dirigeants mandataires so- ciaux. Rémunération des financeurs : − rémunération des actionnaires (revenus distri- bués) ; − rémunération de l’actionnariat salarié (mon- tant des actions détenues dans le cadre de l’épargne salariale, part dans le capital, divi- dendes reçus). Flux financiers à destination de l’entreprise : − aides publiques ; − réductions d’impôts ; − exonérations et réductions de cotisations so- ciales ; − crédits d’impôts ; − mécénat. Sous-traitance : − sous-traitance utilisée par l’entreprise ; − sous-traitance réalisée par l’entreprise. Pour les entreprises appartenant à un groupe, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe : − transferts de capitaux tels qu’ils figurent dans les comptes individuels des sociétés du groupe lorsqu’ils présentent une importance significative ; − cessions, fusions et acquisitions réalisées. Ce plan doit être pour vous une véritable table des matières. Il va servir d’architecture à la BDES, que vous la conceviez via un support informatique ou via un support papier. En quelque sorte, et pour réaliser un parallèle, il va correspondre au plan comptable général suivi dans votre entreprise. Par ailleurs, il constitue le socle des informations obliga- toires à fournir aux représentants du personnel pour le 14 juin 2014 (entreprises d’au moins 300 salariés). Chaque partie et sous-partie pourra être enrichie ul- térieurement d’indicateurs et de tableaux de chiffres, complétés d’introductions, de commentaires, de syn- thèses, d’illustrations pédagogiques et de renvois à d’autres éléments. Ce point nous paraît fondamental. Selon les entre- prises, toutes les données prévues dans la BDES n’inté- resseront pas de la même manière les représentants du personnel et l’on peut facilement aboutir à un effet de saturation et de désintérêt de la part des représentants du personnel. Ce serait un comble au vu du temps consacré à son élaboration et aux moyens mobilisés pour mettre en place cette nouvelle obligation. En effet, et si l’on reprend le parallèle avec la comp- tabilité, à l’état brut, la BDES n’est pas très diffé- rente du Grand livre qui constitue l’accumulation de données comptables brutes. Ce sont les tableaux de synthèse (et en particulier, mais pas seulement, le bilan et le compte de résultats, qui permettent une lecture compréhensible et ordonnée de l’activité économique et patrimoniale de l’entreprise). Il ne faut pas perdre de vue que l’objectif de la BDES est de permettre un échange sur les orientations stra- tégiques de l’entreprise. Pour chacune des rubriques, il convient donc de se demander quelles sont les données qui font le plus sens dans cette perspective et s’attacher à élaborer des tableaux à vocation suf- fisamment pédagogique de façon à ce qu’ils soient les plus éclairants, afin de susciter un partage de ré- flexion avec les représentants du personnel.
  6. 6. Nº 209 • LES CAHIERS LAMY DU DRH • MAI 2014 [ 7 ] Droit appliqué Enfin, il convient de rappeler que, au-delà de ces pre- miers indicateurs à fournir pour le 14 juin 2014, les entreprises disposeront d’un délai supplémentaire fixé au 31 décembre 2016 (délai identique quel que soit l’effectif de l’entreprise) pour compléter la BDES de l’ensemble des rapports et informations transmis de manière récurrente au comité d’entreprise. Suivre un plan de travail Suivre un plan de travail, c’est tout d’abord partir de l’existant pour ensuite définir des supports et des modes de présentations. Partir de l’existant La BDES ne va pas être créée à partir de rien. Il convient donc d’utiliser les données déjà construites, afin de procéder à leur regroupement au sein de la BDES, après avoir procédé à leur inventaire exhaustif. Beaucoup d’informations existent déjà dans les bases de données de l’entreprise et ont été déjà fournies aux partenaires sociaux, comme le bilan social, le rap- port annuel d’hygiène et de sécurité, les informations fournies aux partenaires sociaux lors des négociations obligatoires annuelles ou triennales, les informations économiques et sociales périodiquement transmises. Ce nécessaire inventaire de l’existant peut être réuni dans des tableaux de synthèse reprenant la codifica- tion proposée. Ceux-ci doivent permettre d’identifier la source juridique de l’obligation préexistante (information, consultation ou négociation) et d’identifier plus faci- lement où sont les informations disponibles et les outils qui ont déjà été utilisés pour y satisfaire. Choisir les supports et le mode de présentation Support numérique ou support papier ? Beaucoup d’entreprises de 300 salariés et plus vont choisir de s’orienter vers un support informatique, le plus souvent dans un but de simplification et de gain de temps dans le traitement des données de- vant être périodiquement actualisées. Cela étant, un certain nombre d’entre elles ne dis- posent pas, loin s’en faut, de postes informatiques dédiés à chaque salarié, et tous les représentants du personnel ne maîtrisent pas nécessairement cet outil. Enfin, le support papier, d’accès plus facile au plus grand nombre, peut rester quelquefois néces- saire. Cette option entre le support informatique et le support papier est d’ailleurs expressément prévue par l’article R. 2323-1-7, alinéa 1, du Code du travail. Quoi qu’il en soit, c’est l’architecture de la BDES qui primera au final sur le choix du support. Il va falloir regrouper, articuler, fédérer des textes de nature et de format différents. La BDES n’est pas un simple recueil de données chiffrées, elle doit fournir égale- ment les outils qui vont permettre d’interpréter les données qu’elle fournit. Quels tableaux mettre en place ? Dans la mesure où il convient de présenter aux représentants du personnel la situation des deux années écoulées, celle de l’année en cours et celle des trois années à venir, les tableaux de base auront l’allure suivante. N-2 N-1 N N+1 N+2 N+3 Présentation de la situation de l’entreprise (notamment le chiffre d’affaires, la valeur ajou- tée, le résultat d’exploitation, le résultat net) Chiffre d’affaires (en €) 25 M€ 25,5 M€ Objectif 26 M€ + 2 % + 3 % + 4 % Il serait présomptueux d’envisager d’être en mesure de renseigner avec des données chiffrées toutes les cases liées aux perspectives des trois années à venir. Il est possible d’y mentionner une estimation en pour- centage ou une tendance sous forme graphique. Il sera alors d’autant plus nécessaire d’expliquer sur quelles hypothèses se fondent les indications données. Par ailleurs, il deviendra incontournable d’être en mesure d’expliquer les écarts qui pourront s’être
  7. 7. [ 8 ] MAI 2014 • LES CAHIERS LAMY DU DRH • Nº 209 Droit appliqué creusés entre le réalisé et les prévisions, tout autant que les écarts entre deux prévisions, d’une année sur l’autre (le n+3 de l’année n devenant le n+2 l’an- née suivante, et le n+1 l’année d’après). Il convient toutefois de ne pas multiplier plus que nécessaire les indications prévisionnelles en ten- dance, afin de se prémunir de toute critique et de donner l’impression que l’entreprise ne joue pas le jeu de la transparence imposée. Rappelons qu’à ces premiers tableaux descriptifs il conviendra d’ajouter des tableaux de synthèse, en particulier par thème, afin d’en faciliter la lisibilité. Enfin, tout comme en matière comptable, les change- ments de méthode de comptabilisation d’une année sur l’autre devront être clairement explicités, afin de ne pas risquer de fausser l’analyse des indicateurs. Par ailleurs, l’Administration (1) rappelle que les entre- prises d’au moins 300 salariés ne sont pas tenues de mentionner en 2014 les informations relatives aux an- nées 2012 et 2013. En revanche, il conviendra d’indi- quer en 2015 les informations 2013 (n-2) et 2014 (n-1). Enfin, il ne faut pas négliger l’opportunité que repré- sente la BDES, pour l’entreprise, de mieux travailler les messages qu’elle souhaite faire passer aux repré- sentants du personnel, dans le but d’arriver à réaliser ce diagnostic commun sur sa situation économique et sociale, base de toute discussion apaisée. Associer les représentants du personnel à la démarche Il convient de rappeler que la BDES a vocation à consti- tuer le socle futur du dialogue social en interne. Par ail- leurs, tout au long de sa création, l’entreprise va devoir procéder à un certain nombre d’arbitrages afin d’identi- fier et de formaliser les informations qui seront mises à la disposition des représentants du personnel, ainsi que leurs modalités pratiques de mise à disposition. Si, à proprement parler, l’employeur n’a pas à consulter les représentants du personnel sur cette mise en œuvre, autant associer à tout le moins le comité d’entreprise à la démarche. Il peut par exemple être utile de créer une commis- sion ad hoc au sein du comité d’entreprise qui sera en charge de suivre la mise en place de la BDES, en (1) Circ. DGT nº 2014/1, 18 mars 2014, Fiche nº 1, § 1.1. lien avec le groupe projet et de relayer cette infor- mation au sein du comité d’entreprise. À cet égard, et ainsi que nous l’avons vu, la mise en place de la BDES ne s’arrête pas, pour les entre- prises d’au moins 300 salariés, à la date butoir du 14 juin 2014. On pourrait même dire au contraire que c’est là que tout commence… Le chantier aura mis en place les fondations, les murs et le toit, mais bien d’autres tâches resteront à réaliser avant de prendre possession de la maison commune… En tout état de cause, la démarche entreprise à l’égard des partenaires sociaux va être déterminée par la qualité préexistante du dialogue social. Il n’existe pas de solution idéale en la matière. Dans sa forme la plus aboutie, on peut imaginer de s’accorder sur une sorte d’accord de méthode avec les syndicats, sur la construction de la BDES. En- core faudra-t-il se garder de fixer de façon définitive des variables telles que la structure des tableaux, les informations à fournir, tout un ensemble de pa- ramètres qui ont probablement vocation à évoluer dans le temps. Il reste utile de partager avec les partenaires sociaux, lorsque cela est possible, les orientations du projet et les méthodes à mettre en œuvre pour le finaliser, étant précisé que la voie de l’accord collectif risque le plus souvent de paraître trop contraignante à l’en- semble des parties, en ce qui concerne une matière nouvelle et en devenir. Enfin, il n’est pas inutile de rappeler que la consulta- tion sur les orientations stratégiques de l’entreprise, qui a pour fondement la BDES, aura également pour conséquence, dans les entreprises et groupes d’au moins 300 salariés, ainsi que dans les entreprises et groupes de dimension communautaire ayant au moins 150 salariés en France, d’entraîner l’obliga- tion de négocier tous les trois ans, notamment sur la GPEC. QUESTIONS LES PLUS FRÉQUEMMENT POSÉES À quel niveau faut-il établir la BDES ? L’article R.  2323-1-2 du Code du travail est clair à ce sujet. La BDES doit être établie au niveau de l’entreprise.
  8. 8. Nº 209 • LES CAHIERS LAMY DU DRH • MAI 2014 [ 9 ] Droit appliqué Il n’y a donc pas lieu d’établir de BDES au niveau de chaque établissement. Pour autant, il faut s’assurer qu’il sera aisé d’extraire les données nécessaires à l’information des établissements, lorsque ces don- nées sont obligatoires. Une convention ou un accord de groupe peut pré- voir la constitution d’une base de données au niveau du groupe, sans que cela ne soit obligatoire (2) . Toutefois, lorsque plusieurs entreprises, juridique- ment indépendantes, sont considérées comme ca- ractérisant une seule et même unité économique et sociale, elles sont alors de fait réputées ne faire qu’une seule et même entreprise au regard du droit du travail. Il nous semble dès lors que la BDES devra être établie au niveau de l’UES et non pas de cha- cune des entreprises qui la compose. C’est en l’oc- currence la position retenue par l’Administration (3) . Le RSS a-t-il le droit d’accéder à la BDES ? Selon l’article L.  2323-7-2 du Code du travail, ont accès à la BDES les membres du comité d’entre- prise (comité central et comités d’établissement, le cas échéant), les délégués syndicaux, les membres du CHSCT, ainsi que les délégués du personnel uni- quement lorsqu’ils exercent les attributions écono- miques du comité d’entreprise. L’article précité n’établit pas de distinction entre les élus titulaires ou leurs suppléants. Il y a donc lieu de considérer que les suppléants, lorsqu’ils existent dans les instances concernées, doivent également avoir accès à la BDES. En revanche, les représentants de sections syndicales ne sont pas visés par l’article L. 2323-7-2 du Code du travail, de sorte qu’il n’y a pas lieu de prévoir, de notre point de vue, leur accès à la BDES, sauf accord plus favorable conclu au niveau de l’entreprise. Faut-il donner aux représentants du CHSCT ou aux délégués syndicaux accès à l’ensemble de la BDES ? L’article R.  2323-1-7, alinéa  3, du Code du travail répond très clairement à cette question. L’accès à la BDES doit permettre aux représentants du personnel d’exercer utilement leurs compétences respectives. (2) C. trav., art. R. 2323-1-10 (3) Circ. DGT nº 2014/1, 18 mars 2014, Fiche nº 1, § 2.2. Il ne nous semble donc pas possible de limiter l’ac- cès des membres du comité d’entreprise aux infor- mations contenues dans la BDES, dans la mesure où ils disposent d’un droit général à l’information et à la consultation. Et il est de notre point de vue par- ticulièrement déconseillé de réduire cet accès aux membres des différents comités d’établissement. Inversement, il est envisageable de réduire l’ac- cès des délégués syndicaux et des membres du CHSCT aux seules informations utiles à l’exercice de leur mandat. Encore faut-il que cela fasse sens dans l’entreprise et ne crée pas de frustrations et une conflictualité inu- tiles, au vu des enjeux en cause, d’autant qu’un cer- tain nombre de représentants du personnel peuvent cumuler différents mandats. Comment s’y prendre pour préserver la confidentialité des informations mises à disposition ? À cette question, les spécialistes de l’intelligence économique répondent par une boutade  : «  Pour s’assurer qu’une information reste confidentielle, le plus sûr moyen est encore de ne pas la transmettre. » Il reste qu’au cas particulier cela va être compliqué. La question n’est pas nouvelle, et les juridictions y apportent aujourd’hui en matière sociale des ré- ponses pour le moins peu satisfaisantes et peu opé- rationnelles. Ainsi est-il proposé de classifier feuille par feuille ce qui ressort de la confidentialité et ce qui ne l’est pas. En d’autres termes, dans un docu- ment, un certain nombre d’informations sont com- muniquées au grand public et d’autres pas. Parmi celles qui ne le sont pas, les magistrats vont recher- cher celles dont la diffusion pourrait nuire à l’entre- prise et autoriser à frapper du sceau de la confi- dentialité uniquement celles-là. Encore faut-il que l’entreprise ait bien pris soin d’indiquer la date de péremption de la confidentialité, un peu comme au rayon « produits frais » du supermarché. Autant dire que le travail demandé risque d’être proprement titanesque et d’un résultat exacte- ment inverse à l’objectif recherché, puisque par la même occasion l’entreprise aura elle-même indiqué aux « espions » en tous genres les infor- mations stratégiques qu’il leur faudra impérative- ment se procurer…
  9. 9. [ 10 ] MAI 2014 • LES CAHIERS LAMY DU DRH • Nº 209 Droit appliqué Il existe des moyens techniques de tracer les consul- tations opérées sur les banques de données infor- matiques, afin d’identifier les utilisateurs. Encore faudra-t-il veiller à passer sous les fourches caudines de la Cnil et à ne pas entraver l’action des représen- tants du personnel. La consultation de documents papiers dans un lieu clos et sans possibilité d’établir des copies est éga- lement un axe de sécurisation qui sera envisagé par certaines entreprises. Sauf qu’il est désormais pos- sible, avec n’importe quel téléphone portable, de photographier des documents papiers, et il n’est pas envisageable de procéder à la fouille des représen- tants du personnel, à l’entrée et à la sortie du local où ils auront accès à la BDES. Comme on peut le constater, la question de la confidentialité des informations est un sujet à ne pas négliger. Au demeurant, son télescopage pos- sible avec la réglementation des marchés financiers pour les sociétés cotées va entraîner une nécessaire évolution. La loi attendue sur la confidentialité des affaires et les problématiques d’intelligence écono- mique devrait également alimenter le débat, qui ne fait donc que commencer. À l’heure actuelle, il convient de rappeler que les représentants du personnel ne sont tenus qu’à une obligation générale de discrétion, sauf à l’égard des secrets de fabrication de l’entreprise, pour lesquels ils sont tenus à une véritable obligation de secret professionnel. Dans ces conditions, la meilleure solution consiste encore à entamer auprès d’eux une action de sen- sibilisation sur les conséquences potentiellement dommageables pour l’entreprise d’une divulgation d’informations sensibles auprès de tiers. Enfin, à l’occasion de la mise en place d’une base de données informatique, il peut être intéressant de faire signer à ses utilisateurs une charte d’utilisation et de bonne conduite, à mettre en harmonie avec la charte informatique qui peut déjà exister à l’inté- rieur de l’entreprise. Que risque-t-on si l’on n’a pas terminé la BDES pour le 14 juin 2014 ? Le Code du travail ne prévoit pas de sanction spé- cifique. En revanche, des poursuites pénales sur le fondement du délit d’entrave au bon fonctionne- ment des institutions représentatives du personnel pourraient être envisagées. De façon plus opérationnelle, les membres du comité d’entreprise pourraient, sur le fondement de l’article L.  2323-4 du Code du travail, intenter une action civile à l’encontre de l’entreprise, afin d’obtenir en référé les éléments d’information qui leur manquent. Le risque est alors que l’entreprise se voit contrainte de fournir au comité d’entreprise, dans le plus grand désordre, des informations brutes en grande quan- tité, sans explications, ni accompagnement. Faut-il déclarer la BDES à la Cnil ? Il convient de déclarer à la Cnil les fichiers qui contiennent des informations nominatives, d’en indiquer l’utilisation ainsi que les utilisateurs. En principe, la BDES n’a pas à contenir d’informations nominatives, encore faut-il s’en assurer. De la même façon, si la BDES contient des infor- mations nominatives préexistantes ayant déjà fait l’objet d’une déclaration à la Cnil, c’est peut-être le périmètre des utilisateurs de ces fichiers qui peut être amené à changer. Il en va de même si, dans la préparation de la BDES, de nouveaux opérateurs sont amenés à traiter d’informations nominatives. Enfin, si l’entreprise a décidé de « tracer » l’utilisa- tion qui est faite de la BDES par les représentants du personnel, de sorte qu’il est possible de savoir qui a consulté quoi, une déclaration à la Cnil de ce type d’informations conservées dans l’entreprise, devra également être envisagée. u

×