Sensibilisation dématique et archivage

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Sensibilisation dématique et archivage

  1. 1. La dématique*: élément essentiel de l’économie numérique Sensibilisation * Dématique : Contraction de dématérialisation et d’informatique, la dématique correspond à l’action de dématérialiser au sens large, elle traite ainsi la numérisation de documents papiers, la dématérialisation des échanges et des processus métier en y incluant la composante légale ainsi que la conservation sécurisée de l’ensemble des données/documents concernés. Jean-Marc Rietsch Ingénieur Civil des Mines Expert en dématique et en gouvernance de l’information Chargé de cours à Mines ParisTech et à l’université du Luxembourg Président de FEDISA (Fédération internationale de l’ILM du Stockage et de l’Archivage) Copyright JM Rietsch
  2. 2. 2Copyright JM Rietsch Des enjeux connus/classiques  Stratégique  Légaux et réglementaires  Techniques  Organisationnels  Financiers  Scientifique et historiques Avoir confiance quant aux documents numériques  identité numérique du document. Sécuriser et valoriser l’information pour innover et rester compétitif Introduction Sensibilisation
  3. 3. 3Copyright JM Rietsch Autres arguments:  diminution des coûts,  meilleure efficacité des processus,  gains de productivité,  amélioration des conditions de travail,  sécurisation,  ……environnement Au final disposer d’un système d’information performant, exploitable, valorisable Pourquoi la démat ?
  4. 4. 4 Prise de Conscience Eco Efficacité Green IT 1970 2010 20202000 ILM Datamining Grid Storage CAS – MAID Virtualisation Lois Règlements Doc électronique Big data Cloud IaaS PaaS SaaS Identité numérique : - personnes - documents Connaissance Centrale Numérique & Énergie IT Services de Confiance Mainframes Mini KM (ISCP) Data Warehouse (COJS) PC DAS Business Intelligence Client/serveur SAN NAS DAS TECHNOLOGIE 1980 1990 NORMESJURIDIQUEENVIRONNEMENT Un peu d’histoire Entreprise Industrielle ISO 14721 ISO 15489 RM ETSI TS 101 456 ETSI 101-533 ISO 30300 ISO 27001 Consolidation Cohérence NF Z42-013V1 DONNEES Stockage Données PDP ConfianceSécuritéPDP ECO Responsabilité Citoyenne Entreprise Numérique Cellulaire Entreprise Matricielle Conformité
  5. 5. Dématique* et archivage électronique * Dématique : Correspond à l’action de dématérialiser au sens large, touche à la fois la numérisation de documents papiers, la dématérialisation des échanges et des processus métier en y incluant la composante légale 1. Définitions 2. Concepts 3. Terminologie 4. 1er éléments de méthodologie Copyright JM Rietsch
  6. 6. 1. Définitions, concepts  Les 3 niveaux de la dématique  Numérisation de documents  Exemple des factures  Archivage électronique Copyright JM Rietsch
  7. 7. 7Copyright JM Rietsch Les 3 niveaux de la dématique Des supports : numérisation de documents existants ou documents numériques dès l’origine Des échanges : développement des e-mails, recommandés électronique, télé travail, … Des processus métier : (évolution de l’informatisation)  E-administration : téléTVA, téléIR, téléActe, appels d’offres, monservice-public.fr, …  Entreprises : factures, contrats, …  Europe : chronotachygraphe, … Attention à ne pas systématiquement calquer les processus dématérialisés sur les processus existants. Aller jusqu’au bout du processus Sensibilisation
  8. 8. 8Copyright JM Rietsch Numérisation documents Papier Numérisation LAD - RAD Saisie Numérique 1. Numérisation d’un document papier 2. Conservation de l’image numérique 3. Suppression de « l’original » papier ? Problématique: Valeur juridique de la copie numérique ? Sensibilisation
  9. 9. Démat des factures Copyright JM Rietsch La démat des factures CAS PRATIQUE Jean-Marc Rietsch Ingénieur Civil des Mines Expert en dématique et en gouvernance de l’information Chargé de cours à Mines ParisTech et à l’université du Luxembourg Président de FEDISA (Fédération internationale de l’ILM du Stockage et de l’Archivage) Copyright JM Rietsch
  10. 10. 10Copyright JM Rietsch L’archivage électronique N’est pas : une simple transposition de l’archivage traditionnel papier en électronique Correspond à : une nouvelle organisation des données dans l’entreprise Traite essentiellement : des données d’origine électronique Ne doit pas être vécu comme une contrainte. Doit favoriser une nouvelle organisation de l’information pour une meilleure efficacité. Archivage sur support électronique de données numériques Sensibilisation
  11. 11. 11Copyright JM Rietsch OrigineS de l’archivage ARCHIVAGE ELECTRONIQUE Dématique Rationalisation Obligations Sécurisation Patrimoine Sensibilisation
  12. 12. 12Copyright JM Rietsch Grands processus de l’archivage Système d’Archivage Electronique (SAE) 2- Conserver l’intégrité jusqu’à la destruction !4- Tracer l’ensemble des opérations effectuées 3- Mettre l’information à disposition des utilisateurs 1- Identifier et capturer ce qui ne doit plus être modifié Sensibilisation
  13. 13. 2. Concepts et terminologie  Aspect pluridisciplinaire et transverse de la dématique  Rupture du document numérique avec son support physique  Evolution du processus archivage Copyright JM Rietsch
  14. 14. 14Copyright JM Rietsch Aspect pluridisciplinaire dématique Technique : Répondre au paradoxe de devoir utiliser pour de longues périodes des technologies à l’obsolescence rapide. Organisationnel : Bien définir ses besoins très en amont afin d’avoir la garantie de pouvoir retrouver l’information désirée ultérieurement. Mettre en œuvre une véritable gestion de projet. Juridique : Tenir compte des obligations légales et réglementaires afin de pouvoir faire valoir des documents numériques en cas de besoin. Sensibilisation
  15. 15. 15Copyright JM Rietsch Aspect transverse de la dématique Complétude des processus : Traiter les processus dans leur ensemble. Ne pas négliger l’amont ou l’aval d’un processus sous prétexte qu’il se déroule en dehors de l’organisation. Transversalité des projets d’AE : Aborder le projet de façon transverse, éviter de raisonner en silo, à prendre très en amont de tout projet. Vision globale : Réunir dès le départ l’ensemble des compétences nécessaires, avoir une vision globale pour ensuite planifier une mise en œuvre progressive. Sensibilisation
  16. 16. 16Copyright JM Rietsch La rupture du document numérique avec son support Document traditionnel = support + inscription (indissociable)  directement perceptible (intelligible) par la lecture à l’œil Document numérique = structure + données + mise en forme  on a toujours besoin d’un objet (support)  mais plus suffisant pour la lecture directe (cf. dispositifs spécifiques / disque, bande, vidéo, film) Perte de stabilité du document comme objet matériel et transformation en un processus construit à la demande. La conservation concerne le contenu informationnel Sensibilisation
  17. 17. 17Copyright JM Rietsch Processus construit à la demande Structure + données + mise en forme Construire des documents (numériques) en remontant pas à pas leur logique pour déboucher sur une représentation lisible à l’écran. Doc. numérique  lisible  intelligible Codage ASCII, EBCDIC Format de fichiers: Word, Excel, PDF, … Compréhension, interprétation Sensibilisation
  18. 18. 18Copyright JM Rietsch Évolution du processus d’archivage  Papier o Création et mise à jour réduite o Archivage avec rupture (déplacement physique des cartons) o Recherches possibles mais longue, procédures lourdes  GED/GEIDE (Numérisation de document)  l’ILM (information lifecycle management)  Big data Sensibilisation
  19. 19. 3. Derrière les termes  GED  Editique  Sauvegarde  Archivage  Records Management  ILM Copyright JM Rietsch
  20. 20. 20Copyright JM Rietsch GED - archivage Des objectifs différents:  GED = mise à disposition  o Accès rapides et nombreux o Sécurité « normale »  Archivage électronique = conserver et retrouver + aspect légal  o Sécurité forte o Confidentialité  accès limités ! Sensibilisation
  21. 21. 21Copyright JM Rietsch GED et archivage électronique Un système de GED Un système d’archivage  permet la modification des documents et la production de plusieurs versions ;  peut permettre la destruction des documents par leurs auteurs ;  peut comporter la gestion de durées de conservation ;  peut comprendre une structure organisée de stockage, sous le contrôle des utilisateurs ;  est a priori dédié à la gestion quotidienne des documents pour la conduite des affaires.  interdit la modification des documents ;  interdit la destruction de documents en dehors d’un contrôle strict ;  comprend obligatoirement un contrôle rigoureux des durées de conservation ;  comprend obligatoirement une structure rigoureuse de classement (le plan de classement), gérée et contrôlée par l’administrateur ;  peut faciliter les tâches quotidiennes mais est aussi destiné à la constitution d’un fonds sécurisé des documents probants de l’entreprise. Tableau comparatif origine MoreQ Sensibilisation
  22. 22. 22Copyright JM Rietsch Editique versus GED ? Spool Impression Conservation Interrogation Archivage ? GED ? Sensibilisation
  23. 23. 23Copyright JM Rietsch Relevés de banque Sensibilisation Spool AFP Advanced Function Presentation ≠
  24. 24. 24Copyright JM Rietsch La sauvegarde  Copie de sécurité destinée à éviter l'effacement de données  Eléments nécessaires pour continuer à travailler: o matériel, o système d’exploitation, o fichiers de configuration, o programmes applicatifs, o données.  Procédures,  Locaux, … PCA/PRA Sensibilisation
  25. 25. 25Copyright JM Rietsch Sauvegarde et archivage Système de sauvegarde Système d’archivage  concerne les données modifiables, en cours d’évolution ;  permet la restauration de données perdues dans le cadre d’un plan de reprise d’activité ;  est généralement organisé off line et sur un autre site ;  doit permettre une restauration rapide et donc un accès suffisamment performant mais à fréquence très imprévisible.  s’adresse aux données figées, validées ;  concerne la conservation de données afin de respecter ses obligations légales, réglementaires auxquels s’ajoutent éventuellement les besoins historiques, patrimoniaux ;  permet la consultation en ligne et peut également prévoir une notion off line, voire near line ;  offre un accès avec une fréquence relativement régulière mais en général décroissante avec le temps. Sensibilisation
  26. 26. 26Copyright JM Rietsch Notions importantes de l’archivage  Intégrité: il s’agit ici de la stabilité du contenu informationnel des documents afin de s’assurer qu’il n’a pas été altéré.  Origine: doit permettre de savoir qui ou quelle(s) entité(s) sont les auteurs du document  Intelligibilité: capacité à comprendre un contenu informationnel, dépend essentiellement du format logique des fichiers conservés  Suppression: importance de prévoir de supprimer des données/documents (droit à l’oubli) Sensibilisation
  27. 27. 27Copyright JM Rietsch Archivage et archivage Les mots La réalité sauvegarde stockage ILM patrimoine informationnel GED records management archivage légal politique / charte identification sélection capture intégrité / sécurité pérennisation destruction repérage de l’information mise à disposition Sensibilisation
  28. 28. 28Copyright JM Rietsch Records management  Organiser la traçabilité des documents produits ou reçus par tout organisme dans le cadre de ses activités.  Faire en sorte que l’organisme soit en mesure de respecter la législation et la réglementation tant au niveau de ses obligations légales que de ses collaborateurs ou de ses partenaires.  Etre certain que les solutions retenues et les procédures élaborées produisent et conservent des documents fiables (respect notamment des normes qualité iso 9001, iso 9002 et iso 14000).  Rationaliser et gérer la production documentaire par l’adéquation : risques, coûts et besoins. Sensibilisation
  29. 29. 29Copyright JM Rietsch Les 8 étapes du RM/norme 1. Enquête préliminaire. 2. Analyse des activités. 3. Identification des exigences archivistiques. 4. Évaluation des systèmes existants. 5. Identification de la stratégie pour la satisfaction des exigences archivistiques. 6. Conception d’un système d’archivage. 7. Mise en œuvre d’un système d’archivage. 8. Contrôle (audit, certification…). Sensibilisation
  30. 30. 30Copyright JM Rietsch L’ILM, information lifecycle management I comme Information L comme Lifecycle M pour Management Sensibilisation
  31. 31. 31Copyright JM Rietsch I comme information fsd glo rru n° nom âge adresse 1 Paul 23 Anvers 2 Magali 42 Rome 3 Serge 19 Varsovie 4 Claude 50 Montréal 5 Peggy 37 Londres 56 fsd 25 glo 68 rru 56 25 68 document données dossier Sensibilisation
  32. 32. 32Copyright JM Rietsch mémoire historique (1-5%) V1 discutée V2 diffusée V3 annule et remplace V2 court terme de 1 an à 100 ans… figé chaîne de confiance Document management Records management Patrimoine L comme Life Cycle (Cycle de vie) Enterprise content management et au delà Sensibilisation
  33. 33. 33Copyright JM Rietsch M comme management  Avoir une vue d’ensemble de l’information produite et archivée o volumes o approche qualitative  Évaluer les risques o par rapport à la conformité en interne  Maîtriser les coûts o rapport coût/efficacité Sensibilisation
  34. 34. 34Copyright JM Rietsch M comme management (suite)  Aspect qualitatif o toutes les données n’ont pas la même « importance », d’où la nécessité de pouvoir les classifier afin de leur attribuer un niveau de sécurité/service adapté o (une analyse qualitative des données conservées/archivées peut être riche d’enseignement)  Différence de besoins par rapport aux données gérées o toutes les architectures, si elles se ressemblent n’assurent pas la même qualité de service en terme de pérennité, disponibilité, intégrité, accessibilité et n’ont pas les mêmes coûts o possibilité de définir des niveaux de sécurité/service (en fonction du type de données à traiter) Sensibilisation
  35. 35. 4. Premières briques méthodologiques de l’AE  Relier données/documents et systèmes  Politique d’archivage  Les trois couches d’un SAE Copyright JM Rietsch
  36. 36. 36Copyright JM Rietsch Un document n’est pas seul ! Méta données d’informations Véritable identité numérique  Index  Format  Origine… Méta données de gestion  Durée de conservation  Protection  Migration, conversion… Document (contenu informationnel) Sensibilisation
  37. 37. 37Copyright JM Rietsch Savoir relier : données/documents - systèmes Sécurité  Disponibilité  Intégrité  Confidentialité  Preuve/traçabilité D O N N E E S S Y S T E M E Service  Ouverture service  Dispo verst, interro  Durée  Destruction  SE Sensibilisation
  38. 38. 38Copyright JM Rietsch La politique d’archivage (outil de gouvernance):  élément charnière,  interface indispensable entre :  lois,  réglementations,  systèmes informatiques (techniques et sécurité adaptée) La politique d’archivage Sensibilisation
  39. 39. 39 Les trois couches d’un SAE Le coffre numérique : le socle Les couches métier : l’opérationnel La couche gouvernance : les règles L’infra avec différentes solutions techniques/niveaux sécurité-service Copyright JM Rietsch

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