Palestra do VII Congresso Brasileiro de Gerenciamento de Projetos em Goias sobre aplicação de Microsoft EPM 2013 (Project 2013, Project Server 2013 e Project Online) de forma que as pessoas avaliem além da ferramenta
Pensando PPM "fora da caixa" do desktop a nuvem - Boas praticas, dicas e aplicabilidade
1. Pensando PPM "fora da
caixa" do desktop a
nuvem - Boas praticas,
dicas e aplicabilidade
Adm. Eduardo Freire
PPM/PM Specialist
eduardo@eduardo-freire.com
@eduardofreire
2. AGENDA
• Cenário Atual do Gerenciamento de Projetos
• Contextualização da “antes” da Plataforma
• Cenários e aplicabilidades
• Ciclo de PPM
• - Gerenciamento de Demandas
• - Gerenciamento de Portfólios
- Gerenciamento de Recursos
- Etc.
• Dúvidas
3. 1910
s
1950s 1960s 1970s 1980s 1990s 2000s
(1861–1919)
The Gantt Chart
developed
by Henry
Laurence Gantt
(1950s)
The Critical path
method
(CPM) invented
(1958)
The Program
Evaluation and
Review Technique
(PERT)
method invented
(1969)
Project Management
Institute (PMI) established
(1975)
PROMPTII
methodology
created by Simpact
Systems
(1986)
Six Sigma
Methodology
(1987)
First PMBOK
Guide published
(1989)
PRINCE method derived from
PROMPTII is published by the
U.K. Government
(2000) Portfolio
Management
Techniques
(1995)
Agile Project
Management
(1960s)
Earned Value
Management
(EVM)
Evolução do Gerenciamento de
Projetos
Mantendo-se atualizando nos tempos
7. Pessoas
Tecnologia
Organizaçao
Alimentam o SI
com novos dados
que geram
informações.
Unidades que
exercem diferentes
funções, tais como:
PMO.
Meio pelo qual os
dados são
transformados em
informação
Componentes elementares de SIG
8. Interessante você lembrar que...
Saiba vender seu projeto para os Stakeholders
(envolvidos/impactados).
Quem faz a diferenças são as pessoas e não os
processos.
Confome o PMBOK v.4 Sistemas de Informação são
fatores ambientais que podem ter influência positiva ou
negativa.
Qualquer SIGP é binário, portanto sua “inteligência” é
limitada.
9. Gestão de
Portfólio Fazer as
coisas certas
Gestão de
Projetos
Fazer certo as
coisas
Criar
Selecionar
Planejar
Gerenciar
Não há ordem específica
Começar de cima para baixo ou de baixo para cima
9
10. Gestão de Projetos e
Programa
Análise de PortfólioConstruir
/ Atulizar
Inventário
Derivar
Scores de
Avaliação
Finalizar
Decisões de
Transformaçã
o
Analisar
Portfolio
Product
Lifecycle
Management
(PLM)
Construir
/ Atulizar
Inventário
Derivar
Scores de
Avaliação
Finalizar
Decisões de
Transformaçã
o
Analisar
Portfolio
Desenvolver
Caso de
Negócios
Priorização
Portfolio
Otimização
Portfolio
Planejamento
Capacidade
Seleção
Portfolio
Planejamento
Detalhado
Execução /
Entrega
Atualizar
Inventário de
Portfólio
Application
Lifecycle
Management
(ALM)
Tecnologicamente
Produção ≠ Projetos
11. Escolha a solução correta que pode evoluir com
você
NíveldeMaturidade
Project Online
12. Versões do produto Project 2010/13
12
Audiência alvo Uso individual e para
gerentes de projeto
(part-time )
Gerentes de projeto CIO, PMO, Operations,
R&D, Desenvolvimento de
produto
CAL CAL não requerida Incluída CAL Project
Server
CAL requerida
Mudanças chave
Interface intuitiva
Agendamento controlado
pelo usuário
Visão de linha de tempo
(Timeline View)
Project Standard PLUS
Agendamento aprimorado
Planejador de equipe
Sincronismo do Project
para SharePoint
Agendamento baseado na
Web
Gerenciamento unificado
do Project e Portfolio
Aprimoramento de BI e
Relatórios
Dependências
chave
Windows XP, Vista,
ou Windows 7
Windows XP, Vista,
ou Windows 7
SharePoint Server 2010
SharePoint Enterprise CAL
64-bit Windows Server 2008
Project On-line
Office 365+ Project PPM PPM+Project
Gerente de Projeto e Gerente de
Recursos
Todos os envolvidos Gerente de Projeto e Gerente de
Recursos
US$ 25,00 – 34,00/mês US$ 33,00 - 45,00/mês US$ 58,00/mês
16. Fase de Iniciação
Fase de Planejamento
(MS Office
Project 2010)
Fase de Execução
Fase de Encerramento
Fase de Controle
(MS Office
Project 2010)
O MS-Project no ciclo de
vida do projeto #ficaadica
20. Melhore a comunicação
Compartilhe documentos, acompanhe
pessoas e sites ou mantenha o controle
do que as pessoas estão trabalhando.
Você pode conectar as experiências
sociais do SharePoint Online e do
Project Online para facilitar a discussão
e informação compartilhada para
ajudar as pessoas a fazer seu trabalho.
Fortaleçaacolaboraçãodiária
Asincronizaçãoavançadaentreo Projecte o
SharePointajudaasequipesa compartilharem
osdetalhes.
22. Desafios corporativos
Nossos funcionários querem trabalhar juntos
em praticamente qualquer lugar.
Eu preciso de flexibilidade para gerenciar, sem
os custos iniciais de infraestrutura.
Nossaempresasomentepodesercompetitivasealinharmoso
investimento com as prioridades corporativas.
Queremos mais visibilidade e controle sobre aquilo
em que as pessoas estão trabalhando.
25. Tome uma atitude
Comece rapidamente
Construído no SharePoint Online e
projetado para funcionar com o
Office 365, o Project Online oferece
uma experiência familiar que
melhora a colaboração e ajuda na
produtividade.
Uma interface intuitiva, juntamente
com indicações visuais para começar
(ou aprimorar) as suas capacidades
de PPM.
Passosimportantespara
começarsãoidentificados
27. Tenha acesso a partir de
praticamente qualquer lugar.
Mantenha-se atualizado em mais
locais e mais dispositivos.
Você pode facilmente reiniciar de
onde tenha parado no Project
Online.
Inicieaçõesatravésde
dispositivosWindows
Phone,iPhonee Android.
Tome uma atitude
Acesseseu sitedo
projetoparatrabalhara
partirdepraticamente
qualquerlugar.
28. Gestão de Portfólio
“Um portfólio existe de uma organização e consiste em um conjunto de
componentes ativos e iniciativas planejas e futuras. Portanto, portfólios
não são temporários como projeto e/ou programas.” Padrão de
Gerenciamento de Portfólio – 2 Ed. PMI
29. Alguns métodos e técnicas de
Gerenciamento de Portfólio
• Métodos de Seleção de Portfólio
• Ferramentas e modelos de suporte de decisão, como por
exemplo(retorno sobre o investimento(ROI), taxa interna de
retorno(IRR), etc.
• Algoritmos de priorização.
30. O Analytic Hierarchy Process
(AHP) é um método para auxiliar
as pessoas na tomada de
decisões complexas. Mais do que
determinar qual a decisão
correta, o AHP ajuda as pessoas a
escolher e a justificar a sua
escolha. Baseado em matemática
e psicologia, ele foi desenvolvido
na década de 1970 pelo Prof.
Thomas Saaty,então, na Escola
Wharton da Universidade da
Pensilvânia
AHP
43. Dicas que valem ouro para
PPM
Comece Simples
Simples ≠ Simplório
Aposte nas pessoas!
44. Solução EPM: Alguns
Benefícios
1. Padronização e Automatização dos processos de governança.
2. Capture todos os investimentos num repositorio central.
3. Objetivamente priorizar a estratégia de ngócios e
investimentos concorrentes.
4. Alinhar a seleção de portfolio com a estratégia de negócios.
5. Efetivamente gerenciar recursos.
6. Colaborar e coordenar com facilidade
7. Rápido retorno sobre o investimento
46. Recado Final
Adm. Eduardo Freire
PPM/PM Specialist
eduardo@interfaceit.com.br
@eduardofreire
Não há saber mais ou saber menos: Há saberes diferentes.
A humildade exprime, uma das raras certezas de
que estou certo: a de que ninguém é superior a
ninguém
Notes de l'éditeur
Portfolio management is traditionally about doing things right
The current trend is to look beyond the executional part of management, but to make sure you’re also working on the right projects in the first place. This is Project Management (Do the right things)
The arrows indicate that once you’ve selected the project doesn’t mean that you’re married to it. You can go back to the portfolio and reassess given changes in priorities of the business, changes in the marketplace, etc. The portfolio of projects needs to be continually reevaluated. Some projects might get completely dropped, new ones will crop up, resources may be reallocated from one to the other.
Create, Select, Plan, Manage – These are the four governance phases of Project Management.
1. Standardize and automate the governance processes.
Define multiple workflows to subject each project to the appropriate governance controls throughout its life cycle — from proposal to post-implementation — resulting in lowered costs, faster cycle times, and increased quality.
2. Capture all investments within a central repository.
Consolidate business and information technology (IT) investments within an enterprise repository to improve visibility, insight, and control. The Office EPM Solution enables you to implement repeatable processes as templates to standardize and streamline data collection across the organization. Centralized data facilitates cross project analysis of finances, resources, schedules as well as other data trends and status for informative reports.
3. Objectively prioritize business strategy and competing investments.
Employ proven techniques to define and prioritize your organization’s business strategy for the upcoming planning period, and automatically derive objective prioritization scores to effectively evaluate the competing investments from multiple dimensions.
4. Align the selected portfolios with the business strategy.
Run optimization what-if scenarios to identify tradeoffs and select the optimal portfolio under varying budgetary and business constraints that best align with your organization’s business strategy. Take advantage of advanced portfolio analytical techniques to identify and break the constraints prohibiting the portfolio from reaching the Efficient Frontier.
5. Effectively manage resources.
Without understanding long-term workloads and capacity, companies can experience inefficient hire-fire cycles, resulting in higher overhead, lost knowledge, and poor employee morale. By providing visibility into overall work commitments, actual timesheets, and resource capabilities, the Office EPM Solution helps you create resource plans to align your strategic recruiting and outsourcing with your long-term business objectives.
6. Collaborate and coordinate easily.
Helping to ensure that teams share common goals and work together effectively becomes more vital as organizations become more geographically and culturally diverse. Web-based access to timely, business-critical project information stored by the Office EPM Solution means teams can share knowledge, collaborate smoothly to complete tasks and deliverables, and adjust activities quickly to accommodate project changes and updates.
7. Measure and track portfolio performance.
Effectively measure and track projects, programs, and applications throughout their life cycle, giving you the visibility to proactively identify potential issues, make decisions, and help ensure that your portfolios maximize return on investment (ROI) and improve operational efficiencies.
8. Get more from existing technology investments.
The Office EPM Solution is built on Microsoft Windows Server, Microsoft SQL Server, and Microsoft Windows SharePoint Services so you can get the most out of your organization’s skills in these Microsoft technologies. The Office EPM Solution also includes pre-built integration with the Microsoft Office system, ERP applications, and the Microsoft collaboration platform. This enables users to contribute data to the Office EPM Solution while working in familiar applications such as Outlook or SharePoint.
9. Tightly integrate with line of business applications.
The well defined Project Server Interface API, the Eventing Model supporting the Windows Workflow Foundation, the SDK with reference samples, and other tools make the Office EPM Solution a flexible and extensible platform to manage your work. Utilize the Project Server Interface, a Web services based API, to seamlessly integrate the Office EPM Solution with General Ledger, HR, ERP, CRM and other line of business applications.
10. Quickly realize a return on investment.
The Office EPM Solution provides organizations with an end-to-end project portfolio management solution. By enabling increased employee productivity, faster cycle times, reduced costs, and improved time management, the Office EPM Solution provides a positive and sustainable return on your investment. In IT portfolio management, software can cut costs 2-5 percent, improve productivity 20-25 percent, and shift 10-15 percent of budgets to more strategic projects. In developing and bringing new products to market, the best performers — those who have applied rigorous process and technology to their research and development and go-to-market activities — can reduce time to market by more than 30 percent.