créer sa base de données clients - faire un publipostage - les règles de l'emailing

1. Ma base de données clients
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2. Créer sa base de donnée
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On garde les coordonnées clients !
On l’a vu, garder les coordonnées clients, ça
peut servir. Ca coûte moins cher de fidéliser son
client que d’aller en chercher un nouveau.

3. Créer sa base de donnée
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Mais avec son accord !
Penser à toujours demander à son client, soit à
l’oral soit via les formulaires de contact, la
permission de garder ses coordonnées.
Bien penser que s’il refuse, on ne pourra pas le
solliciter à nouveau.

4. Créer sa base de donnée
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Il peut changer d’avis à tout moment !
S’il a accepté un jour de laisser ses coordonnées
pour recevoir les offres promotionnelles ou
autres… à tout moment, il peut demander à être
retiré du fichier client.

5. Créer sa base de donnée
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Texte à noter obligatoirement sur vos sites
lors de collecte de coordonnées (formulaires
de contacts etc.) :
« Conformément à la loi du 6 janvier 1978 relative
à l'informatique et aux libertés, vous disposez
d'un droit d'accès et de rectification sur les
données vous concernant. Pour l'exercer, il vous
suffit de nous le signaler à notre adresse. »

6. Créer sa base de donnée
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Une fois l’accord du client obtenu pour utiliser
ses coordonnées, on peut créer sa base de
données.
Elle peut être sous forme d’ un fichier excel,
word ou access qui pourra servir pour du
publipostage* ou du mailing*.

7. Créer sa base de donnée
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Quels sont les éléments à demander ?
Tout dépend de ce que vous voulez faire par la
suite. Comment vous allez traiter ces éléments ?
Quelle pratique commerciale vous allez mettre
en place derrière ?

8. Créer sa base de donnée
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Au minimum, vous pouvez demander :
•le nom de la structure (société, association etc.),
•le titre (Monsieur, Madame),
•le nom,
•le prénom,
•l’adresse postale,
•le numéro de téléphone,
•l’email.

9. Créer sa base de donnée
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Vous pouvez demander également :
•les dates d’anniversaire,
•la catégorie socioprofessionnelle, etc.
Attention : ne demander ces éléments que si
vous êtes sûrs de les exploiter.

10. Créer sa base de donnée
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Ouvrir son document Excel et rentrer les
coordonnées de ses clients :

11. Créer sa base de donnée
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Penser à bien faire une première ligne avec les
titres génériques des éléments demandés.

12. Créer sa base de donnée
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Et maintenant qu’est-
ce que j’en fais de ma
base de données ?...

13. Publipostage* ou Mailing*
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Qu’entend-on par publipostage ?
« Le publipostage ou mailing (si par mail), est la technique légale
de marketing qui consiste à envoyer en nombre des informations ou prospectus
publicitaires, par voie postale ou électronique, pour assurer la promotion d’un
produit, d’un service ou d’une enseigne.
Des entreprises sont spécialisées dans le routage par voie postale. L’essor
d’Internet et la diffusion des logiciels de publipostage ont facilité le
développement des envois en nombre par voie électronique.
Le terme de publipostage désigne aussi une fonction des logiciels de traitement
de texte permettant de personnaliser automatiquement les termes d’une lettre-
type envoyée à un ensemble de clients ou de prospects. Les informations
individuelles contenues dans le fichier des clients sont intégrées (on dit aussi
fusionnées) dans la lettre-type, ce processus permettant d’éditer autant de lettres

14. Réaliser un publipostage
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Avec la fonction publipostage de votre logiciel,
vous pouvez donc envoyer une lettre type
personnalisée et sortir des étiquettes
personnalisées à partir de votre base client en
quelques clics.
Pas besoin de tout écrire de nouveau, de faire 50
courriers différents, ou d’écrire les adresses à la
main !

15. Réaliser un publipostage
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DEMONSTRATION !!

16. Réaliser un publipostage : la lettre
Ouvrir un document Word et taper son courrier type :
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17. Réaliser un publipostage
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Aller sur assistant Fusion et
Publipostage pas à pas…

18. Réaliser un publipostage
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19. Réaliser un publipostage
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20. Réaliser un publipostage
Aller sur « suivante : sélection des destinataires » en bas de l’onglet.
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21. Réaliser un publipostage
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22. Réaliser un publipostage
Après avoir fait suivante : écriture de vos lettres
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23. Réaliser un publipostage
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24. Réaliser un publipostage
Après faire étape suivante aperçu de vos lettres.
Vous pouvez supprimer un destinataire.
Etape suivante Fin de la fusion.
Et faire modifier les lettres individuelles et fusionner
tous les enregistrements.
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25. Réaliser un publipostage
Vous avez tous vos courriers personnalisés !
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26. Réaliser un publipostage
On passe aux étiquettes
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27. Réaliser un publipostage : les étiquettes
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•Ouvrir son document Word
•Aller dans l’onglet Publipostage
•Démarrer la fusion et le publipostage
•Assistant Fusion et publipostage pas à pas…
•Etiquettes
•Suivante document de base

28. Réaliser un publipostage
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29. Réaliser un publipostage
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30. Réaliser un publipostage
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31. Réaliser un publipostage
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32. Réaliser un publipostage
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33. Réaliser un publipostage
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34. Réaliser un publipostage
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35. Réaliser un publipostage
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36. Réaliser un publipostage
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37. Réaliser un publipostage
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38. Réaliser un publipostage
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Normaliser selon la norme Afnor
Cette étape permet de construire une adresse selon la norme Afnor XPZ 10-
011 pour bénéficier du tarif Tem'Post. Pour cela, l'adresse doit être structurée,
chaque ligne ayant un rôle précis. Parmi les éléments importants, l'adresse
doit comporter six lignes maximum (nom, prénom, voie et numéro de voie,
code postal et ville), la dernière ligne étant réservée au nom du pays de
destination. Chaque ligne comprend 38 caractères maximum. Le recours aux
abréviations ne doit intervenir que lorsque le libellé de la voie dépasse 32
caractères. L'adresse ne doit pas comporter de signe de ponctuation, d'italique
ou de souligné. La norme Afnor précise que la dernière ligne doit être
imprimée en majuscules. Des tests de lecture optique effectués par le centre
de recherche de La Poste, ont démontré un gain de reconnaissance supérieur
lorsque les trois dernières lignes sont imprimées en majuscules (+ 16% avec la
police Verdana et + 44% avec la police Lucida Console). En outre, le pavé
adresse doit être aligné à gauche. Les lecteurs optiques détectent l'adresse du
destinataire par l'alignement à gauche des lignes qui composent l'adresse. Si
celle-ci est centrée ou alignée à droite, elle ne sera pas détectée.
Source www.e-marketing.fr

39. Réaliser un publipostage
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En résumé :
• On écrit en majuscule son adresse,
• On laisse son adresse alignée à gauche,
• On note bien le numéro de la voie plus la voie,
• On ne met des abréviations que quand
l’adresse est trop longue,
• On essaie dans la mesure du possible d’écrire
sur 3 lignes.

40. Réaliser un mailing
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Quelques règles pour réaliser un bon mailing :
• Vérifier et mettre à jour sa base client
• Aller se créer son groupe de contacts dans son répertoire
mail
• Mettre ses contacts en CCI (les autres destinataires ne
doivent pas voir les adresses mails de tous les
destinataires)
• Ne pas dépasser environ 100 adresses mails dans un
seul envoi (on serait alors considéré comme robot voulant
envoyer des spams)

41. Réaliser un mailing
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Quelques règles pour réaliser un bon mailing :
•Soyez identifiable dans votre email, il faut que la personne
qui reçoive votre email sache très vite de qui il provient
• Votre texte doit être court
• Laissez leur la possibilité de se désabonner de vos
emailings : mettre une phrase qui leur permet de vous dire qu’il ne
souhaite plus recevoir vos offres

42. Réaliser un mailing
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• On va ouvrir sa boite de messagerie Gmail, Orange,
Outlook…
• Nouveau message et on écrit son message en
pensant que c’est le même message pour tous donc
attention à la rédaction du message et aux formules
de politesse
• On pense à mettre les pièces jointes (penser à
transformer vos documents en PDF pour que les gens
ne puissent pas les modifier)
• et on va choisir nos destinataires dans nos contacts
que l’on mettra dans la partie CCI

43. Réaliser un mailing
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Créer un nouveau groupe de contacts sur Gmail :

44. Réaliser un mailing
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45. Réaliser un mailing
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Rentrer le nom de votre nouveau groupe :
exemples clients 2016

46. Réaliser un mailing
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47. Réaliser un mailing
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48. Réaliser un mailing
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Une fois vos contacts rentrés, allez sur messagerie et nouveau
message :

49. Réaliser un mailing
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Créer un nouveau groupe de contacts sur Orange :

50. Réaliser un mailing
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51. Réaliser un mailing
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52. Réaliser un mailing
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53. FIDELISER SA CLIENTELE
Merci de votre participation.
Votre base client est créée et
vous maîtrisez le publipostage
et les règles du mailing.
A vous de jouer !
N’hésitez pas à me joindre si vous avez des questions.
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 celine.pasquet@gueret-tourisme.fr  05 55 52 14 29
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