1. ING. EN GESTION EMPRESARIAL
MATERIA:
Gestión de la Producción II
CATEDRATICO:
Ing. Brissa Roxana de León de los Santos
TRABAJO:
Unidad I
1.5 Planificación de recursos empresariales (ERP)
INTEGRANTES DEL EQUIPO:
Chable Ramírez Tania Ivonne
De la Cruz Castro José Manuel
Fuentes Castillo Stephanie
Gutiérrez Calao Sheila Rossana
Pérez Juárez Rubén Arturo
Ramón Pereyra Mayra Alejandra
Ruiz Villegas Trino Alberto
Villarreal Cornelio Miriam Guadalupe
Villahermosa, Tabasco, a 2 de Octubre 2012
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2. Índice
Introducción ............................................................................................................. 3
¿Qué es un ERP? ................................................................................................... 4
Historia del surgimiento de los sistemas ERP ......................................................... 5
Realidad de los ERP en las empresas .................................................................... 6
Características del ERP .......................................................................................... 7
Nociones del ERP (Enterprise Resource Planning) ................................................ 8
Estructura del ERP ................................................................................................ 10
Criterios para la elección de un ERP ..................................................................... 12
Porque invertir en un ERP ..................................................................................... 15
Ventajas y desventajas del ERP .......................................................................... 16
Implementación de los sistemas ERP ................................................................... 19
Conclusión............................................................................................................. 21
Glosario de términos ............................................................................................. 22
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3. Introducción
Es indudable que el ambiente competitivo en el que se vive en el ámbito
empresarial actualmente, requiere de promover los procesos y actividades de
negocio que generan las ventajas competitivas de las compañías ante sus más
fuertes competidores.
Por esto, desde hace ya varios años, se ha dado mayor importancia a las
Tecnologías de Información y su alineación con las estrategias del negocio para
mejorar sus procesos clave de negocio. Prueba de ello, es el incremento tan
sustancial de adquisiciones de paquetes de software empresariales tales como el
ERP (Enterprise Resource Planning), con el cual los directivos de las compañías
esperan tener integradas todas las áreas o departamentos de la compañía que
apoyan para la generación de sus productos y servicios.
Hoy mas que nunca las empresas requieren de herramientas que les proporcionan
control y centralización de su información, esto con el fin tomar las mejores
decisiones para sus procesos y estrategias de negocios. Los ERP son una
solución robusta para aquellas empresas que buscan una solución universal a la
centralización de su información.
La implementación de un sistema de ERP por lo general es largo y complejo, ya
que implica rediseñar los esquemas de trabajo. Su implementación es de
alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamaño, altos costos, un equipo
considerable de desarrollo, además de inversión de tiempo.
En la mayoría de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente,
lo que implica inversión de capital adicional, especialización y hasta la posibilidad
de parar el negocio temporalmente para la implementación: por otra parte es
importante señalar que el grado de experiencia de los proveedores es un factor
importante para el buen funcionamiento del sistema.
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4. ¿Qué es un ERP?
El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para
modelar y automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área definanzas,
comercial, logística, producción, etc.). Su misión es facilitar la planificación de
todos los recursos de la empresa (www.adpime.com).
Los ERP – Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos
Empresariales) se crearon con la finalidad de facilitar un sistema que cubriera
todas las áreas de una empresa de forma integrada.
O Debe de funcionar en entornos internacionales.
O La mayoría de los ERP’s adoptan una estructura modular.
O Los módulos están interconectados y comparten una base de datos común.
Esto posibilita la implantación del sistema por etapas. El primer modulo en
ponerse en marcha es el financiero, y después se integran los demás
dependiendo de la empresa y sus necesidades. Estos pueden:
- Cubrir casi todas las necesidades operativas, tácticas y estratégicas de
una empresa en casi todas sus áreas de actividad. Es integrado (encajado,
unido, sin repeticiones inútiles) y modular (encajan las partes y podemos
añadir más tarde módulos y trabajar con ellos).
- ERP es una Aplicación Integrada de Gestión, con altas prestaciones,
estándar, modular, multiplataforma, que cubre las necesidades de todas las
Áreas de Negocio, aporta conectividad, una metodología de implantación,
unas ciertas garantías de futuro y herramientas de desarrollo.
Lo más destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la información de la
empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de
forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma más rápida y
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5. segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo
control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos.
Historia del surgimiento de los sistemas ERP
Los sistemas de Control y Planeación de Manufactura (MPC, Manufacturing
Planning and Control) existieron desde los primeros días de la revolución
industrial, para automatizar varias tareas y mejorar la exactitud, confiabilidad y
predicibilidad de la manufactura. Después se le dio importancia al punto de
reorden (ROP), estos sistemas se automatizaron con la introducción de los
mainframes a finales de 1950 e inicios de 1960 (Orlicky, 1975).
A mediados de los 60, los sistemas computarizados de Planeación de
Requerimiento de Materiales (MRP, Material Requirement Planning), empezaron
lentamente a reemplazar los sistemas ROP como sistema de control de
manufactura. Los sistemas MRP presentaron una clara ventaja ya que ofrecían
una búsqueda hacia delante, un enfoque basado en la demanda para la
planeación y orden de la manufactura de productos y del inventario.
Los sistemas MRP introdujeron herramientas de reportes de producción básicos
computarizados, que se podían usar para evaluar la viabilidad de la agenda
maestra contra la demanda de los materiales proyectada. A mediados de los 70,
los sistemas de Manufacturing Resource Planning (MRP II), gradualmente
empezaron a reemplazar los sistemas MRP como principal sistema de control de
manufactura. Estos sistemas desarrollados con las capacidades de administración
basados en la demanda de los MRP, agregando la capacidad de la planeación de
los requerimientos, (CRP), capacidades para crear una integración. Por primera
vez los sistemas MRP II hicieron lo posible para integrar ambos requerimientos de
materiales y capacidad de producción y las limitantes en el cálculo de todas las
capacidades de producción.
La Tecnología de Información que caracterizaba los ambientes de manufactura en
los 60,70 y 80 estaba enfocada principalmente en automatizar el poder de la
tecnología que pudiera ser usada para hacer las grandes operaciones de
manufactura más eficientes. Los sistemas ROP, MRP y MRP II que eventualmente
evolucionaron se caracterizaban por usar computadoras mainframe, bases de
datos jerárquicas y sistemas de procesamiento de transacciones complejas,
ajustándose principalmente hacia la administración de un ambiente de producción
de pocos productos, con altos volúmenes, bajo condiciones de demanda
constante. Aunque la eficiencia era alta, estos sistemas eran a menudo inflexibles
cuando venía la producción de cantidades variables de más productos del cliente
en órdenes cortas.
A finales de los 80 el crecimiento de la inestabilidad de la manufactura que
enfrentaba Estados Unidos, las empresas podían directamente ligarse al natural
cambio de tecnología de información y el advenimiento de la competencia basada
en el tiempo.
La Tecnología crea y transforma ambas opciones, la cual en turno transforma el
mercado a través de cambios revolucionarios hacia las capacidades de los
clientes y proveedores.
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6. Los avances rápidos de las tecnologías de información dejaron las viejas reglas de
competencia y el duradero entendimiento de la relación cliente-proveedor
obsoleto. Esta “nueva realidad” se traduce a la necesidad de un entorno de
producción dinámico en el cual los productos y procesos pueden cambiar
semanalmente y las agendas de la producción pueden cambiar diariamente. Los
sistemas MRP-II requieren un alto grado de intervención del humano, en hacer los
ajustes apropiados a las agendas y en la determinación de la secuencia óptima
de las órdenes de manufactura que se adapten mejor al entorno dinámico y a
menudo volátil. La solución a este problema vino durante los principios de los 90,
en la forma de ejecutar los sistemas de manufactura.
La salida de los MES (Manufacturing Execution Systems), representan el
desarrollo de una interfase crítica entre los sistemas MRP-II de las empresas y los
sistemas de control. La contribución más importante de los sistemas MES es que
unifica los procesos de manufactura centrales con un sistema de valor de entrega
enfocado a los requerimientos y demanda de los clientes. Provee para la
flexibilidad, la ejecución de tiempo real, la retroalimentación y control de un
extenso rango de procesos relacionados con la manufactura, un mejor encuentro
con los requerimientos futuros del mercado (Rondeau, Litteral; 2001).
A finales de los 90 el incremento de los niveles de competitividad global
combinados con los cambios del mercado y de la tecnología, causaron que
muchas empresas repensaran y reinventaran sus productos y servicios,
incluyendo su estructura organizacional y controles operacionales. Las empresas
que operan globalmente pronto se dieron cuenta que entre más flexible sea el
desarrollo de recursos y mejor sea el enfoque para la extracción del valor de su
información enriquecedora del entorno fueron necesitadas para alinear las
empresas con las necesidades de los clientes. (Reary, 2000).
Aunque la introducción de los sistemas MES mejoraron grandemente el grado de
integración vertical con las funciones de producción de los 90, los sistemas ERP
(Enterprise Resource Planning) generan un mejor grado de integración horizontal
de las empresas ahora. Los sistemas ERP marcan un punto significante en el
desarrollo de los sistemas MPC ya que habilitan a las empresas hacia la directriz
global de la mejora continua de los procesos de cadena con el proveedor a través
de una administración flexible con el cliente.
El éxito de la implementación de un sistema ERP permite la identificación e
implementación de un conjunto de las mejores prácticas, procedimientos y
herramientas diseñadas para lograr la excelencia organizacional a través de la
integración funcional. (Mabert, Ashok, Venkataramanan; 2000).
Los sistemas ERP prometen entregar un incremento en las ventas sobre sus
predecesores MPR-II en la forma de una suite de productos integrados corriendo
bajo una arquitectura común de Tecnologías de Información que pueda ser
altamente acoplada e integrada con cualquier otra aplicación de los sistemas
heredados (legacy). (Tetu, 1998).
Realidad de los ERP en las empresas
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7. Este tipo de software ha comenzado a tener un lugar relevante en el mundo de la
gran empresa desde hace relativamente escaso tiempo. De hecho se han
conocido fallos en la puesta en marcha en compañías que lo adoptaron. Pero a
pesar de esto fallos la gran mayoría de las compañías que lo han integrado están
obteniendo resultados satisfactorios.
Características del ERP
El sistema posee algunas de las siguientes características fundamentales:
- Flexibilidad Un sistema ERP es flexible de tal manera que responde a las
constantes transformaciones de las empresas. La tecnología cliente/servidor
permite al sistema ERP operar sobre diferentes bases de datos por las conexiones
de bases de datos abiertas, pues es muy probable que el mismo producto migre
de un área de producción para otra durante el ciclo total de producción.
- Modularidad El sistema ERP es un sistema de arquitectura abierta, es decir,
puede usar un módulo libremente sin que este afecte los restantes. El sistema
soporta plataformas múltiples de hardware pues muchas empresas poseen
sistemas heterogéneos. Debe también facilitar la expansión y o/adaptabilidad de
otros módulos posteriormente.
- Comprensivo El sistema debe estar apto a soportar las diferentes estructuras
organizacionales de las empresas, así como una vasta área negocios.
- Conectividad El sistema no se debe confinar al espacio físico de la empresa y
permitir la conexión con otras entidades pertenecientes al mismo grupo
empresarial.
- Selección de diferentes formas de negocio debe contener una selección de las
mejores prácticas de negocios en todo el planeta.
- Simulación de la Realidad debe permitir la simulación de la realidad de la
empresa en el ordenador. De forma alguna el control del sistema debe estar fuera
del proceso negocial y debe ser posible la elaboración de informes para los
usuarios que controlan el sistema.
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8. Nociones del ERP (Enterprise Resource Planning)
ERP es un término genérico para un conjunto de actividades ejecutadas por
un software multi-modular, que tiene por objetivo ayudar a los administradores de
una empresa en las fases importantes de su negocio, incluyendo el desarrollo de
productos, compra ventas de ítems, mantenimiento de stocks, interacción con los
proveedores, servicios a clientes y seguimiento de órdenes de producción.
El ERP puede también incluir módulos aplicativos para los aspectos
financieros e incluso para la gestión de recursos humanos. Típicamente, un
sistema ERP usa o está integrado a una base de datos relacional.
ERP
El ERP tiene su raíces en el MRP, - se trata de un proceso evolutivo
natural. Posee algunas funciones básicas de un ERP (proveer datos integrados y
fidedignos) y ejemplos de módulos que pueden componer un ERP (fabricación,
finanzas, RH, etc).
Los sistemas ERP son proyectados para que sean independientes de la
plataforma, con interfaz GUI y arquitectura cliente/servidor.
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9. Podemos definir al ERP como una arquitectura de software que facilita el
flujo de informacion entre todas las actividades de una empresa, como produccion,
logística, finanzas y recursos humanos. Normalmente, esta compuesto por una
base de datos único, operando en una plataforma común que interacciona con un
conjunto de aplicaciones.
El ERP emplea tecnología cliente/servidor. Esto significa que el usuario del
sistema (cliente) corre una aplicación (rutina de un módulo del sistema) que
accede a la informacion de una base de datos única (servidor). El banco de datos
interacciona con todos los aplicativos del sistema. De esta forma, se elimina la
redundancia de informacion y redigitación de datos, lo que asegura la integridad
de la informacion obtenida. Es montado sobre una base de datos central
interaccionando con los distintos módulos de una arquitectura ERP, dentro de una
visión logística de administración de recursos, estando en un extremo los clientes
y en el otro los proveedores.
De entre los motivos que llevan una empresa a usar ERP, pueden ser
citados:
. Ser competitivas
. Mejorar la productividad
. Mejorar la calidad
. Mejorar los servicios prestados a los clientes
. Reducir costos, stocks
. Mejorar la planificación y utilización de recursos
Los componentes típicos de un ERP:
. Finanzas
. Contabilidad
. Planificación y Control de la Producción
. Recursos Humanos
. Costos
. Ventas
. Marketing
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10. Estructura del ERP
Cuando hablamos de modularidad, estamos hablando de una ventaja estratégica
en la implementación de aplicaciones de gran complejidad, esto hace que nuestra
solución tipo ERP muestre su versatilidad al momento de implementarla ya que
permite optimizar los recursos de la empresa (personal y tiempo). Esta ventaja de
implementación permite definir y enfocar los esfuerzos por modulo y asegura el
éxito de cada uno de estos.
El ERP, cuenta con los siguientes módulos:
Producción:
Este módulo es el encargado de la gestión de los códigos de los productos, de los
materiales, concretamente de la lista de materiales, llamada BOM (Bill Of
Materials), las órdenes de producción, las compras de materias primas etc.
Este módulo integra todos los procesos que estén relacionados con la producción
con los módulos de inventario y ventas, evitando así la duplicidad de información
Las personas que se ven afectadas por la organización de este módulo son los
proveedores
Finanzas
Es uno de los principales en el núcleo de un ERP, ya que todos los movimientos
que se realicen en la empresa se tienen que traducir en un movimiento financiero.
Integra toda la información del resto de los módulos y a la vez proporciona la
información necesaria para una gestión fiscal de la empresa generando así
informes contables y financieros.
Las personas afectadas por este módulo son los clientes de la empresa.
Recursos Humanos
Este módulo es uno de los básicos, ya que se encarga de gestionar la
planificación dentro de la empresa y a las personas que trabajen en ella,
proporcionando así información sobre el empleo y la productividad del empleado
en cuestión.
Las funciones principales que lleva a cabo este módulo son: la contratación de
nuevos empleados, la planificación de los recursos a corto y largo plazo, gestionar
los gastos etc.
Las personas afectadas por este módulo son los accionistas de la empresa.
Ventas y Marketing
Este módulo enfoca la relación clientes-empresa. Tanto los clientes como la
empresa utilizan este módulo para gestionar sus estrategias o modos de venta y
su rentabilidad.
Las funciones básicas de este módulo son: recepción y tratamiento de órdenes de
venta, organizar las promociones de la empresa y la mejora de la relación cliente-
empresa.
Las personas afectadas por este módulo son la empresa en sí y sus clientes.
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11. Inventario y Logística
Este módulo es el encargado de la gestión de los stocks de la empresa y se
responsabiliza de distribuir los productos que realice la empresa.
Dentro del módulo el área logística es la encargada de las actividades
relacionadas con el flujo de materiales
Este mismo apartado da a conocer información de los costos del proceso e
información importante para tomar decisiones de abastecimientos.
Las personas o movimientos que se ven afectados por este módulo son los
servicios externos de la empresa.
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12. Criterios para la elección de un ERP
Funcionalidad del ERP: módulos que ofrece el sistema para dar soporte a las
necesidades de las distintas áreas funcionales de la empresa. Si el ERP presenta
carencias en alguna de estas áreas, es importante que pueda integrarse con otros
productos que suplan dichas carencias, o bien, que facilite la realización de
desarrollos a medida.
Criterios técnicos: plataformas técnicas
soportadas por el ERP, bases de datos
utilizadas, lenguajes de programación
incorporados, herramientas de desarrollo,
facilidad de comunicación con otros
sistemas y aplicaciones, soporte a los
estándares de las tecnologías Internet
(XML, EDI-Web…), etc.
Criterios económicos: coste de las licencias, del proceso de implantación y de los
servicios de consultoría asociados, así como de las posteriores revisiones y
actualizaciones. En este apartado conviene realizar un análisis del retorno de la
inversión, teniendo en cuenta tanto los beneficios tangibles, como los intangibles,
que puede generar para la organización la implantación del sistema ERP.
Criterios organizativos: evaluación del impacto y de los cambios en los procesos y
en la organización necesarios para la correcta implantación del ERP.
Facilidad de uso de las herramientas del sistema.
Proveedores: es necesario conocer tanto al fabricante del ERP como a las
empresas de consultoría encargadas de su implantación.
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13. Así mismo, es importante constatar su experiencia real en empresas del mismo
sector y con características similares (volumen de negocio, dispersión geográfica,
número de empleados, etc.). Por otra parte, es conveniente tener en cuenta todos
los servicios ofrecidos para dar soporte a su correcta implantación: formación,
desarrollo de aplicaciones a medida, integración con otros sistemas,
actualizaciones futuras, etc.
Referencias de implantación, tanto del producto como de la empresa consultora
encargada del proyecto, siendo de especial importancia el nivel de referencias en
el propio sector de actividad.
Además de considerar los criterios anteriores, es importante seguir un proceso
adecuado a la hora de seleccionar tanto el producto a implantar como la empresa
que llevará a cabo dicha implantación, es decir, se necesita definir el binomio
producto - proveedor.
En la selección del producto y del proveedor se suele hacer un análisis de la oferta
disponible, siguiendo para ello un proceso más o menos formalizado. Con
frecuencia las empresas identifican posibles soluciones, a las que solicitan
documentación sobre el producto, referencias, o cualquiera de los aspectos
recogidos anteriormente, para identificar los posibles candidatos, restringiendo la
selección final a una lista corta (short list), que habitualmente incluye entre 3 y 5
candidatos.
En el proceso de selección se suele hacer partícipe a las áreas más implicadas de
la organización, ya que la decisión tendrá una gran repercusión, pues se trata de
un proyecto que además de ser complejo en lo que se refiere a la implantación,
suele orientarse como una solución a largo plazo o de futuro.
Para reducir la dedicación que supone el análisis de toda la información de los
productos y proveedores del mercado, lo más habitual es establecer una “comisión
de selección del producto” y un responsable de la misma, que habitualmente será
el responsable de Sistemas de Información de la empresa.
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14. Esta comisión es la que participa en las reuniones de presentación de los
proveedores, la que debe encargarse de trasladar todos los requisitos y la que
finalmente realiza la valoración de las alternativas planteadas, elaborando un
informe para la dirección general, que tomará la decisión final.
En el proceso es importante partir de unas especificaciones o descripción de las
necesidades funcionales a cubrir en los distintos procesos, como base de trabajo
para los proveedores, a la hora de diseñar sus presentaciones o demostraciones y
también para la realización de sus ofertas.
Así mismo también es importante establecer otros requisitos, como el número de
usuarios que accederán a los sistemas, las ubicaciones de estos usuarios (para
poder definir el esquema de comunicaciones necesario), las necesidades de
migración de datos, etc.
Uno de los aspectos que suele ser muy importante en los procesos de selección
de una solución ERP para la empresa es la identificación de los desarrollos a
medida que pueden necesitarse, es decir, aquellas funcionalidades que no puedan
realizarse con el ERP. Los desarrollos a medida suelen ser un elemento de riesgo
importante.
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15. Porque invertir en un ERP
Se reduce la incertidumbre con respecto a la veracidad de la información,
es decir todas las áreas de la empresa manejan la misma información
integrada, no existen diferentes sistemas departamentales que hacen que
pueda haber datos corruptos y que ponen en duda la veracidad de la
información y por lo tanto ponen en peligro la toma de decisiones.
Mejora considerable en la comunicación interdepartamental permitiendo
tener un mayor conocimiento de lo que está sucediendo en la empresa.
Se elimina la duplicidad de información, se cuentan con datos más robustos
produciendo información más confiable.
Se hace más eficiente la integración de los procesos comerciales.
El acceso a
tecnología de clase
mundial.
El aumento de la
productividad es
inminente gracias a la
automatización de los
procesos y la
integración del
negocio.
Los puntos anteriores son ventajas consideradas al momento de adquirir un
sistema ERP, sin embargo, la implementación de dichos sistemas no es una tarea
fácil.
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16. Ventajas y desventajas del ERP
Las principales ventajas de este tipo de sistema son las siguientes:
· Integración de la cadena de suministro, producción y proceso administrativo.
· Creación de una base de datos común.
· Se pueden incorporar mejoras, rediseñando mejor los procesos.
Reducción de costos.
Agilización en las operaciones del Negocio.
Mejor administración de la información.
Incrementa la comunicación y la colaboración mundial.
Ayuda a integrar múltiples sitios y unidades de negocio.
Puede proveer una ventaja estratégica sobre los competidores.
El mayor beneficio que un sistema ERP puede brindar a una empresa, por
supuesto tomando en cuenta que se ha implementado efectivamente es que un
sistema ERP en la principal fuente de información para otros sistemas críticos del
negocio. En otras palabras un ERP sirve como base o plataforma para
implementar otros sistemas que se alimentarán de la adecuada información que
un ERP administre.
Además sirve de plataforma o base para la implementación de otros sistemas que
permitan que la empresa evolucione a un negocio electrónico. Entre los sistemas
que están sobre un ERP podemos mencionar:
Datawarehouses
Sistemas de Soporte a las Decisiones
CRM
SCM
E-Procurement
Sistemas Expertos
Sistemas de Información Ejecutivos
Otros
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17. Otra ventaja que hay que tener muy en cuenta es que los directivos de las
empresas pueden conocer la situación en la planta de producción, en el almacén
de productos terminados y de materias primas, por mencionar algunos, con lo cual
pueden tomar decisiones más acertadas y en menos tiempo.
Los ERP otorgan a la empresa la posibilidad de reducir sus costos y de ser más
competitivas además de tomar ventaja con respecto a su competencia si ésta no
cuenta con un sistema como este
El resultado final de tener un sistema ERP dentro de la empresa es el que
incrementa las utilidades de la compañía por medio de la reducción de inventarios,
más rápida recolección de efectivo y entrega de pedidos en el tiempo establecido.
10. VENTAJAS SISTEMAS ERP PARA CADA ÁREA DE LA EMPRESA
Las ventajas que ofrece un sistema ERP a cada departamento y a la empresa son:
 CONTABILIDAD Y FINANZAS:
Permite a los encargados de este departamento tener un mejor control de costos y
de horas trabajadas, administrar mejor el efectivo y las cuentas bancarias, generar
cheques electrónicos, aceptar pagos y pagar cuentas en diferentes monedas,
manejar los estados de cuenta, analizar los flujos de efectivo, producir reportes y
cerrar los periodos contables de manera más rápido.
CONTROL DE INVENTARIOS:
Optimiza la inversión en inventarios ayudando a reducir los niveles de inventarios
y ordenar los productos por número de serie y lote
MANUFACTURA:
En lo que respecta a las operaciones administra la producción en cualquier
ambiente estandarizando la producción de altos volúmenes con gran control de la
planta de producción, el sistema también ayuda a crear pronósticos de producción
y una mejor calendarización para la producción.
DECISIONES EJECUTIVAS:
Un sistema ERP provee una visión más clara de los instrumentos de medición
más importantes para una empresa como son el flujo de efectivo, producción y
reportes, ayuda a corregir errores que se presenten de manera inmediata.
Herramientas adicionales permiten monitorear el funcionamiento interno como:
ventas por región o periodo.
COMPRAS:
Actividad de la empresa altamente relacionada con el plan de producción, un
programa ERP ayuda a los encargados de compras puedan comprar los
materiales correctos a los proveedores correctos en el tiempo correcto y al precio
correcto.
EMBARQUE:
Administra el almacén y herramientas de embarque lo cual permite controlar todos
los embarques de productos terminados ayudando a entregar los pedidos en el
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18. tiempo establecido a los clientes por lo tanto reducen las fallas en las entregas y
además incrementa la satisfacción del cliente.
DESVENTAJAS SISTEMAS ERP
Una desventaja por la que muchas empresas se detienen para obtener un sistema
como este, es el alto costo de estos programas ya que por ser tan complejos se
necesita de capacitación para los empleados, además de que este tipo de
programas deben ser específicos para cada empresa y deben tener personal
capacitado y que solo se dedique a manejar el programa del servidor.
Otras desventajas son:
La implementación puede requerir importantes cambios en la empresa y los
procesos.
Es tan complejo que muchas compañías no pueden ajustarse a él.
Requiere de procesos actuales (en curso), por lo cual la implementación puede
nunca ser completada.
En el mercado los expertos en Sistemas ERP son limitados, por lo cual se pueden
presentar problemas en la contratación.
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19. Implementación de los sistemas ERP
En los últimos años ha habido una serie de avances en las diferentes tecnologías
de información, esto ha permitido crear sistemas de información más sofisticados
y por supuesto más integrados. Los ERPs son uno de estos sistemas, integrando
las grandes áreas de información de una empresa en un solo sistema. Sin
embargo se han establecido varios sabores de sistemas ERPs, cada uno con sus
respectivas particularidades. Esto ha permitido tener una gran variedad de
sistemas ERPs, para que las diferentes empresas tengan varias opciones a
seleccionar.
A. ORGANIZAR EL PROYECTO
Los sistemas ERP se podrían catalogar como sistemas selectos que solo pueden
ser implementados por algunas empresas, ya que los costos que éstos
representan son muy altos. Es decir, cuando las empresas cuentan con el dinero,
los equipos, la infraestructura y la disposición de personal para la implementación
de este tipo de sistema, se puede decir que se debe dar el primer paso, organizar
como es que va a funcionar y desarrollar el proyecto que dará una nueva
funcionalidad y visión de los recursos y procesos de la organización a cada área
de la empresa.
B. DEFINIR LAS MEDIDAS DE DESEMPEÑO:
Cuando el proyecto ya se planteado, se debe definir las actividades que se deben
realizar para poder llevarlo a cabo. Se debe tener en cuenta hasta el más mínimo
detalle para la implementación del sistema ERP.
C. CREAR UN PLAN INICIAL DETALLADO DEL PROYECTO:
Como todo proyecto, la implementación de un Sistema ERP implica una adecuada
distribución de tiempo, empleados, funciones y recursos; por lo cual es de vital
importancia que se planifiquen cada una de las actividades que se van a llevar a
cabo, que se construya una bitácora que guíe cada uno de los pasos a seguir.
D. CAPACITAR AL EQUIPO PARA EL PROYECTO:
Como los Sistemas ERP son nuevos, se debe de hacer una capacitación en la
cual se incluyan cada uno de los empleados que posteriormente ante éste se van
a desenvolver. Esta implantación se torna en una situación nueva que revoluciona
el quehacer diario del talento humano.
Para la implementación de sistemas tan avanzados como éste, muchas veces se
debe enseñar a algunos empleados hasta como prender un computador, ya que
en algunas empresas y sobre todo, en algunos puestos de trabajo específico, este
tipo de tareas no son muy conocidas por las personas.
E. REVISAR LA INTEGRIDAD DE LA BASE DE DATOS:
La integridad de la base de datos, constituye uno de los pasos más importantes en
la implementación de cualquier sistema de información, pero en especial de los
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20. sistemas ERP. La base de datos se convierte en el eje central del proceso, es la
encargada de almacenar, distribuir y reportar la información que se va a manejar
en los distintos niveles de la organización.
F. INSTALAR EL NUEVO HARDWARE:
El hardware o parte dura del proceso es una de las mayores inversiones de la
empresa. Se deben abolir la vieja tecnología utilizada por la empresa, para instalar
nuevos equipos que puedan dar soporte al desarrollo de este sistema.
G. INSTALAR EL NUEVO SOFTWARE (MONTAR SALA PILOTO):
El nuevo software a instalar, se convierte en una sala piloto o una sala de prueba,
la cual será utilizada en todo el proceso de instalación del sistema. Se debe tener
un continuo cuidado de cada uno de los pasos realizados, ya que el software es la
medula espinal del sistema.
H. CAPACITAR MASA CRÍTICA:
La masa crítica se refiere al personal de la empresa. Se define como crítica ya que
se refiere al personal que va a estar directamente relacionado con el nuevo
sistema, es decir, el que va a estar en continuo contacto y el encargado de la
manipulación del mismo.
I. ENTRENAMIENTO SALA PILOTO:
Una vez instalada la sala piloto, se debe pasar a la utilización de la misma, por
medio del entrenamiento que al personal se le dará en ella.
J. INTEGRACIÓN DE DATOS:
La integración de datos consiste en la recopilación de la información proveniente
de diferentes fuentes o áreas organizacionales, que hasta el momento no han sido
organizados. Esto se convierte en la base del funcionamiento del sistema.
K. EJECUCIÓN:
Poner en marcha el Sistema ERP no es fácil, se debe pasar por todas las etapas
anteriores teniendo en cuenta que el éxito o fracaso en cualquiera de ellas puede
limitar la ejecución del sistema.
L. MEJORAMIENTO CONTINÚO:
Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer una continua retroalimentación
de éste e implementar un mejoramiento continuo son las características de las
compañías que han sido victoriosas en la implementación de este tipo de
sistemas.
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21. Conclusión
En la actualidad las tecnologías de información juegan un papel importante en las
estrategias de negocios, ya que están cambiando la forma en que las empresas
realizan sus procesos. Los sistemas de información permiten a las compañías
lograr ventajas competitivas de diferentes maneras: coordinando actividades
de valor en localidades que se encuentran en una amplia geografía, o también
mediante la creación de nuevas interrelaciones entre los negocios, ampliando el
alcance de las industrias.
Asimismo le sirve a las empresas para soportar sus estrategias competitivas, ya
sea para ir un paso delante de la competencia o reducir las ventajas que la misma
pueda presentar.
El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para
modelar y automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área de finanzas,
comercial, logística, producción, etc.). Su misión es facilitar la planificación de
todos los recursos de la empresa.
Como todo sistema, tiene sus ventajas y sus desventajas, de los beneficios más
comunes e importantes podemos mencionar:
Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales
Integración entre las funciones de las aplicaciones
Reduce los costos de gerencia
Incrementa el retorno de inversión
Fuente de Infraestructura abierta
De las desventajas podemos mencionar:
Son muy caros.
Requiere cambios en la compañía y procesos para su instalación.
Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos.
Hay pocos expertos en ERPs.
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22. Glosario de términos
Administración de las Relaciones con el Cliente: Es la respuesta de la tecnología a
la creciente necesidad de las empresas de fortalecer las relaciones con sus
clientes, estableciendo la estrategia de negocio centrada en anticipar, conocer y
satisfacer las necesidades y los deseos presentes y previsibles de los clientes.
Administración total de la calidad (TQM): Manejo y control de la calidad a través de
análisis y estudios para toma de decisiones que mejores las empresas.
Comercio Electrónico: Es el uso de las tecnologías computacional y de
telecomunicaciones que se realiza entre empresas o bien entre vendedores y
compradores, para apoyar el comercio de bienes y servicios.
Funcionalidad: los mecanismos o secuencia de eventos que hacen que el objeto
realice cierta operación o forma de hacer las cosas.
Globalización: cambios en las sociedades y la economía mundial que resultan en
un incremento sustancial del comercio internacional y el intercambio cultural.
Justo a Tiempo (JIT): Es una filosofía industrial que considera a la reducción o
eliminación de todo lo que implique desperdicio en las actividades de compras,
fabricación, distribución y apoyo a la fabricación en un negocio.
Milestones: Lista de actividades a desarrollar para cumplir con un objetivo o plan.
Planeación de los Recursos de la Empresa: es un sistema estructurado que busca
satisfacer la demanda de soluciones de gestión empresarial, basado en el
concepto de una solución completa que permita a las empresas unificar las
diferentes áreas de productividad de la misma. Es un proceso gerencial para la
efectiva planeación de los recursos que una empresa requiere para satisfacer las
necesidades de sus clientes.
Planeación de los Requerimientos de Manufactura: planear y monitorear todos los
recursos del departamento encargado de producir (manufacturar), incluyendo los
departamentos de mercadeo, las finanzas e ingeniería de procesos, permitiendo
una simulación de los procesos.
Planeación de los Requerimientos de Materiales (MRP): es un sistema de
planificación de la producción y de administración de inventarios que responde a
las preguntas: qué, cuánto, cuándo.
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23. Proyección Mundial: Planificación de actividades posibles de desarrollarse en
cualquier parte del mundo, utilizando diferentes formas de comunicación para
difundirlo.
Sistemas incompatibles: Sistemas "aislados" que manejan información de forma
independiente y no pueden relacionarse, es decir no comparten datos en común.
Supply Chain (Cadena de Abastecimiento): Conocimiento y control sobre las
operaciones de una empresa, incluyendo Proveedores y líneas de producción,
Clientes y líneas de producción, Entregas, Inventarios, Compras, Ventas.
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