Wie Sie Ihren SharePoint zum vollwertigen ECM System erweitern zeigt diese Präsentation anhand der Lösung ecspand Vertragsmanagement. Präsentation im Rahmen des pentadoc ECM Tag 2011 in Wien

1. SharePoint zum vollwertigen
ECM System erweitern
ECM Tag Wien 2011
d.velop GmbH
Josef Gemeri, Christian Kiesewetter

2. Herzlich
willkommen

3. Microsoft SharePoint

8. Enterprise Content Management

9. Long Tail
Präsentationen, Kalkulationen, Planungen, Strategien,
Vorlagen, Budget-Pläne, Organigramme, Vorschläge,
Entwicklungsdokumente, Spezifikationen, Notizen, Berichte, Umsatz-
Reports, Reisedokumente, Abrechnungen, Wikis, Blogs, Info-Texte,
Kantinenplan, Gebäudepläne, Vertragsentwürfe, Angebotstexte,
Preisinformationen, Business Pläne mit externen Partnern, Web-Texte,
Mitbewerbs-Analysen, Grafiken, Agenturkommunikation, Event-
Agenda, Vortragsbeschreibiungen, Prozess-Definitionen, Projekt-
Unterlagen, externe Kommunikation, etc.
Rechnungen, Verträge,
Mitarbeiterakten,
Lieferscheine, etc.

10. Long Tail
Rechnungen, Verträge,
Mitarbeiterakten,
Lieferscheine, etc.
Präsentationen, Kalkulationen, Planungen, Strategien,
Vorlagen, Budget-Pläne, Organigramme, Vorschläge,
Entwicklungsdokumente, Spezifikationen, Notizen, Berichte, Umsatz-
Reports, Reisedokumente, Abrechnungen, Wikis, Blogs, Info-Texte,
Kantinenplan, Gebäudepläne, Vertragsentwürfe, Angebotstexte,
Preisinformationen, Business Pläne mit externen Partnern, Web-Texte,
Mitbewerbs-Analysen, Grafiken, Agenturkommunikation, Event-
Agenda, Vortragsbeschreibiungen, Prozess-Definitionen, Projekt-
Unterlagen, externe Kommunikation, etc.

11. PC Browser
Phone
Social
Traditionelles Networking and
Content Collaboration
Management

12. PC Browser
Phone
Traditionelles
ECM mit
Collaboration

13. Rückblick MOSS 2007

15. Medienberichte
Sharepoint: Ohne
Zusatzhilfe keine
Lösung ...... muss
meist eine DMS-
oder ECM-Anbin-
dung über Drittan-
bieter einkalkuliert
werden.
.....vielmehr öffnet
MOSS den Markt und
bietet Raum für
zahlreiche Adaptionen
und Lösungen. Diese
kommen vor allem
von den etablierten
DMS- und ECM-
Größen.

16. TOP-8 der neuen ECM
Funktionen in SharePoint 2010

17. Aktenverwaltung (Document Sets)

18. Eindeutige Document ID

19. Zentrales Metadatenmanagement

20. Auditierungs-Funktionalitäten

21. Business Data Connectivity (R/W)

22. Enterprise Search

23. Remote Blob Storage
META

24. Optimierung für sehr große Listen

25. Alles gut?

28. konkrete Lösungen

29. ecspand your SharePoint
SharePoint als „Single Point of Service“
einheitliche Oberfläche
prozessgesteuert
Integration Umsysteme & Papier
Aktenplan, Rendition & Compliance
fertige Lösungen

30. Unterschied klassisches DMS
Link zu
Capture Link zu ERP ….
SP 2010
DMS Server
Storage

31. ... zu ecspand your SharePoint
Capture Link zu ERP ….
Storage

33. Das Gold liegt in den Prozessen
Die Herausforderung:
Prozesse automatisieren,
standardisieren und flexibilisieren

38. Archiv

39. Archiv

43. ?

46. €
Kosten Aufgaben
Dokumente
Notizen
Anmerkungen
Emails
Fristen / Vorlagen
Laufzeiten
Vertragsakte
vollständig in SharePoint integriert, standardisiertes und konfigurierbares Produkt,
vordefinierte Workflows, intuitive Bedienung, rechtssichere Ablage
Erstellen Archivierung Verwaltung Controlling

47. Erstellen Archivierung Controlling
Vertragsvorlagen / Vertragsakte
Digitalisierung / Vertragsstammdaten-
Verwaltung
Genehmigungsverfahren erfassung
Fristenüberwachung Reporting
Aufgaben/Wiedervorlagen
Suche / Recherche

48. Erstellen Vertragsakt
Kopf- und vertragsspezifische Metadaten
Stammdaten aus ERP Systemen übernommen
flexibel anpassbar
mehrfachabhängige Wertemengen
intuitives Bedienkonzept
zusätzliche Vertragsinformationen
Frist- und Aufgabenverwaltung
Dokumentablage
Office Integration

49. Vertragsakte
Stammdaten ERP
Metadaten
Fristen, Aufgaben

50. Vertragsakte
Stammdaten
Metadaten
Dokumente

51. Vertragsakte
Stammdaten
Metadaten
Dokumente

52. Erstellen Erstellung: Metadaten

53. Erstellen Erstellung: Metadaten
1) Stammdatenerfassung

54. Erstellen Erstellung: Metadaten
1) Stammdatenerfassung
2) Detaildatenerfassung

55. Erstellen Erstellung: Metadaten
1) Stammdatenerfassung
2) Detaildatenerfassung
3) Laufzeiterfassung

56. Erstellen Erstellung: Metadaten
1) Stammdatenerfassung
2) Detaildatenerfassung
3) Laufzeiterfassung
4) Kündigungsstichtagsbenachrichtigung

57. Erstellen Fristen
Fristen /
Laufzeiten

58. Erstellen Kostenverwaltung
€
Fristen / Kosten
Laufzeiten

59. Erstellen Aufgabenverwaltung
€
Fristen / Kosten Aufgaben
Laufzeiten

60. Erstellen Notizen
€
Fristen / Kosten Aufgaben Notizen
Laufzeiten

61. Erstellen Dokumentablage
€
Fristen / Kosten Aufgaben Notizen Emails Dokumente Scannen
Laufzeiten

62. Erstellen Vertragsdokument anlegen
Templates für Vorlagenverwaltung Mehrere
Verträge Vertragstypen

63. Erstellen Berechtigungen setzen
Verwaltung auf Ebene Vertragsakt
automatische Vererbung
Benutzer- / Gruppenebene
Standardkonzept SharePoint

64. Erstellen Berechtigungen setzen
Berechtigungsprofile
auf Basis von Metadaten
Kombination mit klassischer Regelung

65. Erstellen Prüfen und Freigeben
Vertragsakte
Stammdaten
Metadaten
Aufgaben
Fristen
Dokumente

66. Erstellen Prüfen und Freigeben
Vertragsakte
Stammdaten
Metadaten
Aufgaben
Fristen
Dokumente

67. Erstellen Prüfen und Freigeben
Vertragsakte
Stammdaten
Metadaten
Aufgaben
Fristen
Dokumente

68. Erstellen Prüfen und Freigeben
Manuell oder Automatisch bei Erreichen von Fristen
Vertretungsregelung
Eskalationsmanagement
Dokumentation der Ergebnisse

69. Erstellen Prüfen und Freigeben
Manuell oder Automatisch bei Erreichen von Fristen
Vertretungsregelung
Eskalationsmanagement
Dokumentation der Ergebnisse

70. Erstellen Abwesenheitsassistent

71. Archivierung Archivieren & Ablegen
Revisionssichere Archivierung
vertragsrelevanter Daten und
Dokumente
Auditing
Auslagerung auf Langzeitstorage
Zugriff über SharePoint
Aufbau einer Vertragsakte

72. Archivierung Archivieren & Ablegen
Ablage von Papierdokumenten
Scannen direkt in den Vertragsakt
Ablage in SharePointbibliothek

73. Archivierung Archivieren & Ablegen
ecspand Sidebar
Drag & Drop Ablage direkt aus Windows
Recherche über Client

74. Verwaltung Suche & Recherche
Standard SharePoint Volltextsuche
ecspand Metadatensuche
aktenspezifische Suchmaske

75. Verwaltung Suche & Recherche
Volltextsuche

76. Verwaltung Suche & Recherche
ecspand Suche

77. Verwaltung Suche & Recherche
ecspand Suche

78. Verwaltung Suche & Recherche

79. Verwaltung Vertragscockpit

80. Verwaltung Metadatensuche

81. Controlling Reporting
SharePoint Standard
• Listenansichten
• Gruppierungen und Filter
ecspand Features
• Recherche in den Vertragsinfos
• vertragsspezifisch und -übergreifend

82. Controlling Stichtage

83. Controlling Überblick

84. Controlling Kosten

85. Fazit

86. Archiv

87. Archiv

88. Archiv

89. Archiv

90. Archiv

91. Archiv

92. Archiv

93. Archiv
ERP
LOB/DB

94. Archiv
ERP
LOB/DB

98. Fragen?

99. Josef Gemeri Christian Kiesewetter
General Manager Sales & Partner Manager
josef.gemeri@d-velop.ch christian.kiesewetter@d-velop.at
d.velop GmbH
EURO PLAZA, Technologiestraße 5, 1120 Wien
T: +43 1 908 08 96
W: www.d-velop.at | www.ecspand.com