1. Gerenciamento de comunicação
em projeto
Cláudia Assis

2. • “Quem não se comunica se trumbica”. Este
raciocínio é perfeitamente válido também
para o ambiente de projeto.
• A comunicação ajuda no planejamento...

4. O planejamento sempre existiu

5. E sempre existirá!

6. E para que não haja fracasso

7. Sempre é preciso planejar

8. E nada melhor do que criar um projeto
para isso!

9. • O gerenciamento da comunicação é uma das
funções essenciais na administração de projetos,
e pode influenciar dramaticamente em seus
resultados.
• Gestão ou Gerenciamento de Projetos é um tema
que trata da aplicação de conhecimento,
habilidades, técnicas e ferramentas para garantir
que as atividades executadas em um projeto
satisfaçam seus objetivos

10. • Um projeto pode ser definido como uma
iniciativa temporária (ou seja, que tem um
início e um fim definidos), que é executada
para gerar um produto ou serviço que de
alguma forma é único. A partir desta
definição, é fácil notar que pessoas vêm
planejando e executando projetos desde o
início dos tempos

11. Um desafio!!
• Imagine um projeto do qual você tenha
participado. Identifique como ele começou,
como foi desenvolvido e como terminou
(quais objetivos foram alcançados)?

12. • Os projetos diferem das operações regulares
de uma organização na medida em que as
operações da empresa têm como objetivo
produzir o mesmo produto ou serviço
continuamente, e não têm um momento para
terminar;

13. Mas...
• Qual a diferença entre projeto e processo??
• Estamos falando sobre projetos, mas que a
maioria de nós está cumprindo atividades em
processo (rotineiras) nas organizações nas
quais trabalhamos. Ou seja, processos são
atividades rotineiras, repetitivas e
padronizadas, com comportamentos que são
facilmente medidos e controlados. Fonte:
Menezes (2003).

15. Elaboração de um projeto
• O QUE É UM PROJETO?
• Instrumento de comunicação.
• Instrumento de intervenção em um ambiente ou
situação para mudanças.
• Instrumento para fazer algo inovador.

16. Onde você trabalha...
• O projeto tem começo, meio e fim
programados?;
• O projeto é diferente das atividades de rotina?;
• A solução do problema envolve muitas variáveis?;
• A solução do problema é desconhecida?;
• A solução deve ser apresentada dentro de um
prazo definido?;

17. • A solução do problema requer competências e
recursos multidisciplinares?;
• A solução do problema é importante para a
organização?;
• A solução do problema ou atividade envolve um
cliente importante da organização?

18. Exemplo de projeto
• A realização da Copa do mundo e dos Jogos
Olímpicos serve como exemplo de um projeto
sobre o qual todos nós estamos diariamente
sendo informados pelos jornais, rádio e televisão.
Neste exemplo, dá para perceber que tal projeto
combina elementos físicos (construções),
conceitos, planejamento, organização), serviços
(recepção, hospedagem, alimentação) e eventos
(jogos e competições).

19. ELEMENTOS BÁSICOS DE UM
PROJETO
• Problema
• Ideias de solução.
• Ações a serem realizadas.
• Recursos necessários para a realização.
• Valor financeiro.

20. ETAPAS DA ELABORAÇÃO DE UM PROJETO
• Definição do projeto
• O que vamos fazer?
• Definição do plano de trabalho
• Como vamos fazer?
• Definição do plano de acompanhamento
• Como vamos monitorar, avaliar e disseminar os
resultados?
• Definição do orçamento
• Quanto vai custar?

21. BRIEFING
Soma de conhecimentos que abrangem a situação
de mercado e o produto ou serviço em relação a
suas características intrínsecas, aos concorrentes e
aos objetivos gerais da empresa e do plano de
marketing, em termos de venda ou imagem.
(Dicionário de termos de marketing)

22. DEFINIÇÃO DO PROJETO
• NOME DO PROJETO
• Identifica, indica o que e onde será feito e
desperta curiosidade em quem vai ler.
• Temos exemplos???

23. 1º PASSO - DEFINIÇÃO DO PÚBLICO ALVO
• Que fatos incomodam e que demandam o
projeto?
• Que problemas existem e precisam ser
resolvidos?
• Quem identificou esses problemas?

24. • Quem está sendo incomodado com o problema?
• Onde o problema está localizado? (área física)
• Que evidências comprovam a existência do
problema? (dados)
• Quais são as pessoas/organizações envolvidas no
problema?

25. 2º PASSO - DEFINIÇÃO DA MISSÃO ou OBJETIVO GERAL
• Que efeito ou transformação se deseja ao
término do projeto?
• Mesmo que o efeito ou a transformação seja a
longo prazo é preciso que a missão fique
definida.
• Lembre- se:
“Ninguém faz projeto para nada e ninguém financia
projeto que não vai gerar resultado”

26. 3º PASSO - DEFINIÇÃO DOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS OU
RESULTADOS
Que mudanças ou transformação se deseja ao
término do projeto?
• De quanto será essa mudança?
• Quando elas ocorrerão?

27. • Lembre-se:
“Objetivos descrevem resultados concretos são
mensuráveis, alcançáveis num tempo limitado e
relacionados às necessidades do público alvo.
Serviços e atividades são meios para se chegar lá”.

28. 4º PASSO - DEFINIÇÃO DOS INDICADORES DE
RESULTADOS
• O que pode indicar que eu alcancei o resultado?
• Lembre-se:
“Para cada objetivo ou resultado deve-se associar
um indicador de resultado que deve ser claro e
expresso se possível em números ou percentuais”

29. 5º PASSO - O QUE FAZER ANTES DE REDIGIR?
• Colete o maior número de dados e informações
sobre o tema do projeto.
• Verifique a existência de experiências
semelhantes e analise o que deu certo e o que
deu errado.
• Verifique se os resultados alcançados foram os
previstos no projeto.

30. • Verifique os possíveis avanços técnicos e
tecnológicos ocorridos no âmbito do tema.
• Analise que possíveis diferenciais ou inovações
podem ser introduzidos no projeto.
• Analise o direcionamento estratégico da
organização ou dos parceiros do projeto

31. • Verifique como o público alvo estava sendo
atendido e o grau de satisfação dos mesmos.
• Analise porque sua organização é a melhor
instituição para realizar o projeto.
• Analise que associações, parcerias e alianças
estratégicas serão necessárias para a realização
do projeto.

32. • Verifique as condições de operacionalização do
projeto na organização e no parceiro e compare
com os resultados e indicadores estabelecidos.
• Verifique a existência e a disponibilidade dos
recursos (humanos, físicos, financeiros e
institucionais).

33. Algumas dicas
• Procure ser claro, direto e conciso.
• Um bom projeto não é avaliado por peso e nem
pelo número de palavras com significado pouco
conhecido.
• Verifique se o texto guarda coerência em todos
os pontos.
• Efeito colcha de retalhos, muito cuidado com o
recorta e cola.

34. PLANO DE AVALIAÇÃO E
DISSEMINAÇÃO

35. Processo de comunicação
• Planejamento da comunicação
• Distribuição da informação
• Relatórios de desempenho
• Fechamento administrativo

36. Planejamento da comunicação

37. • Permite com que o administrador estabeleça
meios de comunicação efetiva e eficiente para
todos os envolvidos;
• Envolve a definição das necessidades de
informação para cada stakeholder do projeto
bem como identifica quem irá fornecê-la, de que
forma e quando;

38. • Este plano também necessita ser regularmente
revisado, pois as necessidades de informação
podem variar à medida que o projeto avança.
Estas mudanças devem se refletir no plano
atualizado;

39. Como criar um plano de
comunicação

40. Identifique quem necessita de informação
• Stakeholders: cliente, usuários, fornecedores,
outros gerentes de projeto, etc. Primeiramente,
procure identificar quais pessoas ou grupos de
pessoas você irá colocar no seu plano de
comunicações;

41. Identifique as necessidades de informação
• Verifique quais informações precisam ser
formalmente comunicadas, a sua linguagem
adequada e a estrutura dos documentos.
• Exemplo: executivos necessitam de informação
permanente, assim como membros da diretoria
necessitam de relatórios de status e estratégia,
sendo que os clientes podem ainda necessitar de
determinado tipo de orientação, e os membros da
equipe de orientação e estímulo.

42. Identifique os meios para transmitir (Tecnologias de
comunicação)
• Defina os métodos usados para transmitir a
informação entre os envolvidos.
• Os fatores que podem afetar a tecnologia
utilizada para as comunicações do projeto
dependem da velocidade com que as
informações importantes devem ser
transmitidas, da disponibilidade de uso da
tecnologia, e dos recursos para coletar, formatar
e distribuir a informação do modo desejado;

43. Elaboração o Plano de Gerenciamento das Comunicações
• Documento de fácil leitura, incorporado ao plano
mestre do projeto e incluindo, no mínimo, uma
estrutura de distribuição que indique que
informações serão transmitidas (relatórios de
Status, cronogramas, documentos técnicos, etc) e
quais os métodos (e-mail, conferências, relatórios
escritos, atas de reuniões, etc) que serão
utilizados para distribuir os vários tipos de
informação;

44. • Uma descrição da estrutura para coleta e
compartilhamento da informação;
• Uma descrição da forma de atualização das
informações;
• Listas de distribuição, indicando quais informações
devem ser repassadas, a quem, por quem, quando e
de que forma;
• Um cronograma das reuniões ordinárias
agendadas;

46. Distribuição da informação

47. • O processo de distribuição da informação começa
quando os stakeholders solicitam determinadas
informações, e o administrador do projeto se
dispõe a transmiti-las, de maneira efetiva.
• Paralelamente à comunicação planejada, o
administrador do projeto deve estar atento a
solicitações não esperadas, as quais costumam
consumir muito de seu tempo.

48. • Dados do processo de distribuição : os resultados
de todas as atividades realizadas, os produtos
entregues, o nível de qualidade alcançado, os
custos, o plano do projeto e o plano das
comunicações, além dos relatórios de
performance.
• São recursos para guiar a distribuição da
informação: o cronograma, o orçamento, a
análise do risco, os níveis de responsabilidade, a
indicação da equipe e os controles a serem
executados.

49. Vemos como a habilidade de comunicação é uma
importante ferramenta para a disseminação clara e
completa das informações que atestam elementos
do projeto de forma com que o receptor possa
interpretar consistentemente todos os dados
apresentados

50. Tipos de comunicação
Verbal Eletrônica Impressa
- Apresentações
- Reunião de equipe
- Seminários/workshops
- Consulta a Stakeholders
- Eventos
- Encontros sociais
- Visitas
- E-mail pessoal para
stakeholders
- Lista de distribuição
- Fórum On Line
- Voice mail
- Vídeo conferência
- Newsletter
- Compartilhamento de
informação em diretórios
específicos
- Envio de documentação
impressa
- Anúncios
- Panfletos e cartazes
- Notícias em jornais e
revistas

51. Registros do projeto
• O que se espera da distribuição da informação é
que os registros do projeto cheguem no tempo
certo às pessoas que deles necessitam para
tomarem decisões acertadas.
• Desta forma, um sistema de controle da
documentação deve ser implementado, revisado
e monitorado a fim de garantir que continue a
atender às necessidades vitais do projeto;

52. Relatório de desempenho

53. • À medida que o projeto avançar, você deverá
coletar e disseminar informações de desempenho
para fornecer aos interessados as informações
relativas ao uso dos recursos alocados. Os
relatórios podem ser de vários tipos;

54. • Relatórios de Status - descrevem a posição atual
do projeto;
• Relatórios de progresso - descrevem o que a
equipe do projeto realizou até o momento;
• Previsões – em função do obtido até agora, você
irá prever a futura situação e progresso do
projeto.
• Deve fornecer um nível de detalhe em relação
ao escopo, cronograma, custo, qualidade, risco
e suprimentos, quando requeridos pelos
stakeholders;

55. Encerramento administrativo

56. • Depois de realizar as atividades previstas e
alcançar seus objetivos, ou ainda terminá-las
prematuramente, o projeto deve ser encerrado.
• Para realizar o encerramento administrativo, você
irá necessitar de toda documentação do projeto,
vale dizer: o plano do projeto, especificações,
plantas, desenhos, registros de testes e ensaios

57. Como avaliar o projeto

58. 1-MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO PERIÓDICADE RESULTADOS
• Como será feito o acompanhamento do projeto?
• Quais são os pontos críticos de cada objetivo e os
indicadores a serem verificados?
• Como serão coletados os dados?
• Qual será a frequência da coleta?

59. 2-DISSEMINAÇÃO
• O que deve ser comunicado com ênfase para
cada pessoa envolvida no projeto (formato,
frequência, responsáveis, canais de
comunicação...)?
• Que recursos serão necessários para
disseminar(quais são e quanto custam)?

60. 3-AVALIAÇÃO DE IMPACTO
• Como será medido o impacto do projeto?
• Que dados os indicadores mostram em um
determinado intervalo de tempo?
• Que conclusões posso tirar com relação ao
início(marco zero) e o final do projeto?
• Que diferença fez o projeto para o grupo
envolvido? Que mudanças ocorreram?

61. ROTEIRO - COMO APRESENTAR O
PROJETO

62. • 01. Capa
• 02. Sumário
• 03. Índice
• 04. Introdução
• 05. Justificativa
• 06. Impacto Social
• 07. Objetivos Gerais e Específicos
• 08. Plano de trabalho

63. • 09. Cronograma de Atividades
• 10. Justificativa sobre os Métodos de
Trabalho
• 11. Plano de Avaliação e Disseminação
• 12. Orçamentos e Desembolso
• 13. Síntese do Orçamento
• 14. Anexos
• 15. Bibliografia

64. Referências
• CLELAND David I.; IRELAND, Lewis R. Gerência de
projetos. Rio de Janeiro: Editora Reichmann e Affonso
Editores, 2002.
• HELDMAN, Kim. Gerência de Projetos: Guia para o
exame oficial do PMI. Rio de Janeiro, Editora Campus,
2005.
• KERZNER, H. Project Management: A Systems
Approach to Planning, Scheduling and Controlling. 6th
Edition. USA: John Wiley & sons, 2000.
• KEELING, Ralph. Gestão de projetos: uma abordagem
Global. São Paulo: Editora Saraiva, 2002.