Eine Veranstaltung braucht einen Ablauf - den man auch den Gästen mitteilen sollte. Ansonsten kommt Unmut auf. Weitere Beiträge zum Thema "Marketing aus Kundensicht" finden Sie direkt im Blog: http://blog.communi-care.at

1. C o m m u n i C a r e – Susanne Lohs PR-Beratung e.U.
Albert-Loacker-Straße 8 | A-6960 Wolfurt
Tel.: +43 (0)699 11 86 81 28 www.communi-care.at s.lohs@communi-care.at http://blog.communi-care.at
Eventprogramm
– was es zu beachten gilt
Bei einem Event sind immer alle gut drauf? Nicht unbedingt – wie der nachfolgende Beitrag zeigt. Das liegt im
konkreten Fall aber nicht an der grundsätzlichen Übellaunigkeit der Gäste, sondern an etlichen Verfehlungen
der Gastgeber im Vorfeld sowie während der Veranstaltung.
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Viel Vergnügen beim Lesen! ☺

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Eventprogramm
Wenn ich einem Event beiwohne, für dessen Teilnahme ich noch dazu bezahle, will ich wissen, was abgeht. Am liebsten erfahre
ich schon in der Einladung, was alles mich in welcher Reihenfolge erwartet. Oder nach Anmeldung. Spätestens aber vor Ort.
Planlos
Mitte Mai nahmen mein Mann und ich an einer Abendveranstaltung der Werbebranche teil. In der Einladung war erläutert
worden, wer warum feiert, wann und wo die Sause über die Bühne geht, wieviel eine Eintrittskarte kostet und welche
Leistungen dieser Preis beinhaltet.
Die einzigen “Details”, die angegeben waren, ließen der persönlichen Vorstellungskraft einiges an Spielraum: der Apéro war für
17 Uhr 30 angekündigt, der Beginn der eigentlichen Veranstaltung für 18 Uhr. Und dann stand da noch “inkl. großem Gala-
Dinner mit anschließender After-Party”. Hm.
Draußen
Gut. Kinderbeaufsichtigung (Babysitter darf ich nicht mehr sagen) ist organisiert. Los geht’s. Mein Mann ist erstaunt, dass
bereits derartig viele Menschen anwesend sind, als wir um 17 Uhr 35 eintreffen. Wir sind durstig und hungrig. In Anbetracht
böser Vorahnungen hatte ich mir daheim noch schnell ein Salamibrötchen gegönnt – Gott sei Dank, wie sich bald herausstellen
sollte.
Gezählte sieben Mal sind verschiedene Servicemitarbeiter mit getränkebeladenen Tabletts an uns vorbeigesprintet, bevor wir
auch nur den Arm nach einem der darauf befindlichen Durstlöscher ausstrecken konnten. Irgendwann gelingt es uns doch, ein
Bier und ein Glas Sekt zu ergattern (dafür musste ich mich aber fast auf die Kellnerin stürzen, die ihrerseits mit vor Schreck
geweiteten Augen zur Seite entfleuchen wollte …).

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Drinnen
Da sich beim Apéro im Außenbereich nichts Bahnbrechendes mehr zu ereignen scheint, es außerdem schon 18 Uhr 15 ist und
trotzdem noch niemand Anstalten macht, die Menge ins Innere zu lotsen, machen wir halt mal den Anfang.
Der Veranstaltungsraum ist sehr hübsch anzusehen, da hat man sich wirklich Mühe gegeben! Wir finden unsere Plätze an
einem der unzähligen großen runden Tische und setzen uns. Ein deutscher Kollege von mir gesellt sich zu uns und drückt seine
Verwunderung ob der österreichischen Unpünktlichkeit aus. Nach und nach, ganz langsam, kommen weitere Leute herein.
Einige davon gesellen sich zu uns an den Tisch und fragen ebenso: “Hätte es nicht um 18 Uhr schon beginnen sollen?” Jaaa,
ganz genau. Mittlerweile ist es 18 Uhr 45 – und jetzt scheint es, als würde jemand von draußen die “Herde” hereintreiben. Nun
füllen sich die Tische.
Eine Stunde zu spät …
Um Punkt 19 Uhr startet schlussendlich die Veranstaltung. Das Moderatorenpaar erklimmt die Bühne – und sagt viel,
verliert aber weder ein Wort bezüglich der immerhin einstündigen Verspätung, noch gibt’s einen Ausblick auf den
bevorstehenden Ablauf des Abends. Wir erfahren lediglich, dass in 18 unterschiedlichen Kategorien eine Trophäe verliehen
wird. Und wann gibt’s endlich was zu essen? Wir haben Huuuunger!!!
Endlich …
… nach sechs verliehenen Trophäen kündigt das Sprecherduo an, dass nun die Vorspeise serviert werde. Mehr erfahren wir
auch jetzt nicht, glauben aber dennoch, die Sache durchschaut zu haben: Wahrscheinlich ist der Abend programmtechnisch in
6er-Stücke zerlegt – nach den nächsten sechs Trophäen gibt’s den Hauptgang, nach den letzten sechs das Dessert. Hmmm,
hochgerechnet ist es dann … egal, jedenfalls alles andere als zufriedenstellend.

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Eigenes Programm
Wir sind einer der letzten Tische, die bedient werden. Es ist 20 Uhr 30, als die Vorspeise endlich vor uns steht: Blattsalat mit
drei spärlichen Hühnerbruststreifen. Wir essen. Dann warten wir wieder – wie schon von 17 Uhr 35 bis 19 Uhr -, ohne zu
wissen, wann es wie weitergehen wird. Ich merke, wie der Unmut meines Göttergatten steigt (zu seiner Entschuldigung sei
gesagt: Er ist Halbitaliener – gutes Essen hat einen sehr hohen Stellenwert in seinem Leben und wenn da irgendwas nicht zu
seiner Zufriedenheit abläuft …) und deshalb schlage ich ihm vor, dass wir doch einfach gehen könnten, sobald es wieder
dunkel im Saal ist und uns noch irgendwo anders einen Happen (oder auch mehr) zu essen gönnen sollten.
Die Minuten streichen dahin und kurz vor 21 Uhr streichen wir die Segel: Die Vorspeisenteller sind immer noch nicht
abgeräumt, das Loch in unserem Bauch ist dafür umso größer.
Wir verlassen die Veranstaltung (obwohl’s noch nicht wieder dunkel ist) und machen beim Wirt unseres Vertrauens unser
eigenes Programm: Ich esse eine Suppe, mein Mann einen Grillteller – und die Welt ist wieder in Ordnung!
Als wir um 22 Uhr nach Hause kommen überlegen wir schmunzelnd, ob wohl beim Event schon der Hauptgang serviert worden
ist. Wenn das bisherige Tempo eingehalten wurde, wohl eher nicht …
Was lernen wir daraus?
o Geben Sie den geplanten Programmablauf am besten schon in der Einladung bekannt – spätestens jedoch vor Ort. Alles
andere sorgt für Unmut bei den Gästen.
o Verspätungen sind unhöflich, können aber jedem mal passieren. Sie aber einfach völlig unkommentiert zu lassen, ist ein
Affront gegenüber Ihren Gästen.
o Es braucht einen Leader, der weiß wo’s langgeht, zielstrebig durch die Veranstaltung führt und eindeutig das Zepter in
der Hand hält. An seinen Handlungen und Aussagen können sich die Gäste orientieren. Das kann der eigentliche
Gastgeber sein, das kann ein Moderator sein, das kann der Hausherr sein. Nur scheinbar lose aneinandergereihte
Personen auf der Bühne wirken konzeptlos.
© Susanne Lohs