1. Персонализация контента в системах
электронного документооборота
Вадим Ипатов
ИнтерТраст
+7 (495) 956 7928
Vipatov@inttrust.ru

2. Почему мы говорим о необходимости
персонализации контента

3. Объемы документов
Число участников
Жизненный путь СЭД
Номенклатура
документов Предприятие
Сложность системы
Производительность Сложность поиска  Распредленная архитектура
Масштабируемость Нагрузка на систему  Сквозной документооборот
Удовлетворенность  Юридическая значимость
пользователей
 «Сквозной» контроль
 Сквозные процессы уровня
предприятия
Линейные
подразделения
 Общие и локальные хранилища
 Прямое электронное взаимодействие
подразделений
 Сквозные процессы подразделений
 Электронные оригиналы
Рабочие группы  Единые нормы и правила
 Прямой доступ к содержанию
 Коллективная подготовка
 Собственные модули
 Поиск по множеству баз данных
 Управление доступом
Управление делами
 Регистрация документов. •Информирование заинтересованных лиц
 Постановка на контроль. • Подготовка аналитических справок и построение отчетов

4. Проблемы производительности
•Большие объемы
слабоструктурированного
контента в «громоздких» базах
данных общего пользования
•Сотни одновременно открытых
пользовательских сессий,
десятки одновременных
обращений к одним и тем же
документам
•Высокое время отклика
системы
•Перегруженность и низкая
производительность
информационных систем

5. Проблемы удобства и
удовлетворенности пользователей
•Множественность мест
нахождения документов
•Сложность поиска требуемых
документов (низкая
«находимость»)
•Сложность извлечения
информации, необходимой для
принятия решений
•Информационная перегрузка:
пользователь получает из системы
слишком много нерелевантной
информации
•Неудовлетворенность
сотрудников
При этом большинству пользователей требуется
малое подмножество всех документов системы
(единицы %)

6. Реакция пользователя
•Нежелание работать с •Потеря
документами в системе актуальной
•Хранение документов на информации
локальных дисках •Дублирование и
•Отслеживание задач, повторное
коллективная работа – в создание
электронной почте •…
•…
Если мы не приблизим контент к пользователю,
он сам приблизит контент к себе

7. Персональные коллекции документов как
основа персонализации контента
•Базы индивидуального
пользования
•Динамическое
наполнение
•Облегченные копии
документов из всего
множества баз данных
системы
•Индивидуальные
справочники
•Вычисление прав доступа
-однократное

8. Преимущества персональных коллекций
документов
•Персонализация
информационного окружения
•Единая точка доступа ко всей
информации в СЭД
•Парадигма управления своими
задачами, делами, временем
•Фокусирование интерфейса на
пользовательских задачах
•Возможности для персонализации
дизайна

9. •К
Формирование персональных коллекций
ор
ре
сп
•С о н
Корпоративные
Процессы лу дБД е
пе ж нц
•Э •О •С р е и
тч иг е п б н я
Должностные обязанности ле п н и а
кт еты ро ал ск я
ы а
ро
нн и цес о
с т
ая во сов
к о •З д
Исполнение заданий
•С мм ам по ки
ен етк чта
Информация ин пр т и
ф ав ар и
Регламентированные о р о ч ии
ма на
Персональные
процессы
ци я коллекции
я
документов
б о ая
ла е р нт ада а
Плановые задачи
ра вн
т
и
ч
ат
Активности
ле ов ни ь
ци
ол нир ше ол
з
ни
й
р
•К е
Проекты (кейсы)
и
•И
е
ен
ив ни
о
лн
ая
а
е
та
ра н
по
бо
ы
Поисковые запросы ти
кт
•В
ня
ри
•П
•П
•К

10. Взаимодействие ПКД с корпоративными базами в
ходе деловых активностей

11. Персонализация и категории
пользователей

12. Ключевые категории потребителей ЕСМ/СЭД
•Топ менеджер
Эффективное принятие решений,
ответственность за достижение результатов
•Управляющий документами
Документирование всей значимой
для организации информации
•Бизнес специалисты
Создание ценностей для конечного потребителя

13. Управляющий документами
•Регистрация документов
•Ввод образа документа
•Соотнесение и контроль связанных
документов
•Направление адресату (отметка о
доставке)
•Постановка на контроль, контроль
исполнения
•Формирование дел
(отношение к делу)
•Контроль движения экземпляров и
копий
•Ведение архивов
•Построение отчетов

14. Картотека – основной принцип организации
рабочего места документоведа
•Вспомогательные базы "Картотеки"
содержат дубликаты основных документов
исходных прикладных баз, но не "один к
одному", а в агрегируемом виде из
несколько прикладных БД разных
последовательных периодов в одну
Картотеку

15. Картотека – основной принцип организации
рабочего места документоведа
•Картотеки делятся прежде всего по типам
отображаемых документов: ВхД, ИсхД, ВнД.
ОРД.

16. Картотека – основной принцип организации
рабочего места документоведа
•На стартовой странице базы Картотеки
показываются:
•краткое описание правил, по которым
в ней отображаются документы.
•список ссылок на ресурсы (базы),
документы которых "релевантны" для
этой Картотеки. В том числе те, которые
могли бы быть представлены, в ней, но
вышли за рамки ее временного
интервала.

17. Картотека – основной принцип организации
рабочего места документоведа
•В Картотеке дублируются
элементы управления,
существующие в представлениях
соответствующей прикладной базы:
•вызов поиска
•создание регистрационной
карточки («пустой» и по
шаблону)
•открытие Центра отчетов и
построение отчета по
выбранным документам
•открытие базы Контроль
заданий

18. Персонализация контента, контекста и
интерфейса для бизнес специалиста

19. Персонализация контента
•Основа - Персональные коллекции документов для
работы с уведомлениями и задачами. Очереди
полученных, созданных, открытых, отправленных…

20. Персонализация контента
•Каталог папок как инструмент
настройки рабочего места

21. Персонализация контента
•Вывод в отдельном окне
незапланированных и
просроченных задач

22. Персонализация контента и контекста
•Использование шаблонов
поиска
•Сохранение поисковых
запросов
•просмотр профиля субъекта
документооборота при работе
в документе
•Шаблоны резолюций,
поручений

23. Персонализация контента и контекста
•«Стикер бокс»

24. Персонализация интерфейса
•Индивидуальный, настраиваемый внешний вид рабочего места.
•Доступ ко всем текущим активностям
•Единая точка входа:
•к поручениям, заданиями, состоянию дел, результатам работ
•приближение пользователя к его данным
•Атрибутный поиск выполнен по столбцам представлений
•Создание шаблона документа из текущего открытого

25. Персонализация интерфейса
•Список выводимых атрибутов
для всех представлений

26. Персонализация интерфейса
•Горизонтальная или
вертикальная ориентация
вывода

27. Персонализация контента, контекста и интерфейса
руководителя
Требования к рабочему месту руководителя
•Все необходимые возможности для удалённой и оперативной
работы с документами.
•Возможность работать вне своего рабочего места и в режиме
offline.
•Простой, удобный, «нативный» интерфейс
•Высокая оперативность принятия решений
•Доступ к необходимой информации в любой момент времени
•Непрерывная включенность в бизнес-процессы организации.

28. Персонализация контента, контекста и интерфейса
руководителя
При работе с документами руководитель выполняет следующие
задачи:
•Просмотр поступивших на его имя документов и принятие
решений по ним:
•Наложение резолюций
•Утверждение или отказ в подписи
•Согласование проектов документов или перенаправление
на "согласование до визы"
•Исполнение поступивших от вышестоящего руководителя
документов или делегирование исполнения

29. Рабочее место руководителя

30. Аналитика контента

31. Заключение:
Ожидаемый эффект от персонализации
•Снижение средней нагрузки на систему, повышение
производительности
•Рост масштабируемости системы, возможность компенсации
роста нагрузки (числа пользователей и объема данных)
наращиванием оборудования.
•Повышение продуктивности работы пользователей
за счет:
•применения интерфейсов, сфокусированных на задачах;
•снижения информационной перегрузки;
•повышения юзабилити системы;
•применения элементов управления временем.

32. Вопросы
Вадим Ипатов
ИнтерТраст
+7 (495) 956 7928
Vipatov@inttrust.ru