Concours Régional de  l’ Innovation Territoriale Application web pour la gestion  administrative des stages  ANTOINE SANTO...
Objectifs de l’application <ul><li>Faciliter la gestion administrative des stages </li></ul><ul><ul><li>aux étudiants </li...
Sommaire <ul><li>Réalisation </li></ul><ul><li>Le « front office » </li></ul><ul><li>Le « back office » </li></ul><ul><li>...
Réalisation <ul><li>Chef de projet </li></ul><ul><ul><li>Christophe PAOLI  </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>MCF informatique...
Application web pour la gestion  administrative des stages  Réalisation Le « front office » Le « back office » Bilan d’uti...
Utilisation (i)  <ul><li>Accès sécurisé grâce au campus numérique </li></ul><ul><ul><li>http://campus.univ-corse.fr   </li...
Utilisation (ii)  <ul><li>Problème de connexion, obtention d’un identifiant et d’un mot de passe </li></ul><ul><ul><li>CRI...
Utilisation (iii) <ul><li>Accès à l’application dans un volet dédié </li></ul><ul><ul><li>Outils   </li></ul></ul>
Utilisation (iv) <ul><li>Dans le volet  Outils   </li></ul><ul><ul><li>Cliquer sur Convention de Stage (beta test) </li></...
Utilisation (v)  <ul><li>Version Bêta Test optimisée pour IE  </li></ul><ul><ul><li>Cliquer sur  Entrez </li></ul></ul>
Page d’accueil <ul><li>1 ère  connexion : 1 seul choix </li></ul><ul><ul><li>Remplir une convention/attestation de stage <...
Remplir une convention de stage <ul><li>Information  </li></ul><ul><ul><li>Convention à  remplir , à  imprimer  et à  sign...
Choisir le type de convention <ul><li>Cinq types </li></ul><ul><ul><li>obligatoire en  </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Fran...
Étape 1: L'entreprise  Possibilité d’obtenir de l’aide
Étape 2: Données Personnelles  <ul><li>Les champs concernant les données de l’étudiant sont pré-remplis </li></ul><ul><li>...
Étape 3: Les Articles 1 ère  partie
Étape 3: Les Articles 2 ème  partie
Valider les données <ul><li>Base de données déclarée à la CNIL </li></ul><ul><ul><li>Avertissement  </li></ul></ul>Sauvega...
Avertissement et engagement du stagiaire Cocher la case pour accepter les termes
Édition  du .pdf  à imprimer en 3 exemplaires !!
Résultat  <ul><li>Affichage du .pdf  </li></ul><ul><ul><li>Il doit être imprimé </li></ul></ul><ul><ul><li>Il peut être sa...
Retour à la page d’accueil <ul><li>à partir de la 2 ième  connexion : Plusieurs choix </li></ul><ul><ul><li>Modifier votre...
Faire une demande d’avenant <ul><li>En cas de prolongation de stage  </li></ul><ul><li>En cas modification des dates de st...
Faire une demande d’avenant <ul><li>Télécharger l'avenant adapté </li></ul><ul><ul><li>L’avenant est pré rempli </li></ul>...
Faire une demande de confidentialité <ul><li>pour la soutenance de stage </li></ul><ul><ul><li>demande de huis clos  </li>...
Faire une demande de confidentialité <ul><li>Un formulaire pré rempli à compléter sera envoyé au secrétariat de la composa...
Application web pour la gestion  administrative des stages  Réalisation Le « front office » Le « back office » Bilan d’uti...
Le « back office » (i) <ul><li>Connexion indépendante du LDAP </li></ul><ul><ul><li>accès aux informations sur </li></ul><...
Le « back office » (ii) 4 opérations disponibles  Choix des tables
Le « back office » (iii) <ul><li>Possibilité d’exportation pour analyse/statistique </li></ul>
Le « back office » (iv)
Analyses et statistiques <ul><li>Données concernant nos stagiaires, partenaires </li></ul><ul><ul><li>Organisation des ora...
Application web pour la gestion  administrative des stages  Réalisation Le « front office » Le « back office » Bilan d’uti...
Bilan de la dématérialisation des  conventions de stage <ul><li>Service ouvert en septembre 2005 </li></ul><ul><ul><li>751...
Catégories des entreprises
Domaines des entreprises les plus représentatifs
Application web pour la gestion  administrative des stages  Réalisation Le « front office » Le « back office » Bilan d’uti...
Version 2.0 (i) <ul><li>Idée de  workflow   </li></ul><ul><ul><li>L’étudiant remplit sa convention </li></ul></ul><ul><ul>...
Version 2.0 (ii) <ul><li>L’application web reste connectée au LDAP de l’UC mais les utilisateurs se retrouvent sur un espa...
Espace administrateur <ul><li>Gérer les utilisateurs </li></ul><ul><li>Accéder aux tables </li></ul><ul><li>Afficher, extr...
Espace étudiant <ul><li>Remplir et modifier une convention </li></ul><ul><li>Si convention  validée   </li></ul><ul><ul><l...
Espace responsable de formation <ul><li>Initialiser les dates de stage </li></ul><ul><li>Valider le sujet de stage  </li><...
Espace secrétaire <ul><li>Lister tous les stagiaires de sa composante </li></ul><ul><ul><li>Selon des critères (filière, é...
Application web pour la gestion  administrative des stages  Réalisation Le « front office » Le « back office » Bilan d’uti...
Conclusion <ul><li>Difficultés d’acceptabilité par les usagers la 1 ère  année </li></ul><ul><ul><li>Réunions d’informatio...
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  1. 1. Concours Régional de l’ Innovation Territoriale Application web pour la gestion administrative des stages ANTOINE SANTONI Thierry - PAOLI Christophe Faculté des Sciences et Techniques - Université de Corse http://fst.univ-corse.fr
  2. 2. Objectifs de l’application <ul><li>Faciliter la gestion administrative des stages </li></ul><ul><ul><li>aux étudiants </li></ul></ul><ul><ul><li>aux personnels de l’université </li></ul></ul><ul><ul><li>aux entreprises </li></ul></ul><ul><li>Disposer de données concernant l’insertion professionnelle de nos étudiants </li></ul><ul><li>Éditer chaque année des statistiques concernant nos partenaires </li></ul>
  3. 3. Sommaire <ul><li>Réalisation </li></ul><ul><li>Le « front office » </li></ul><ul><li>Le « back office » </li></ul><ul><li>Bilan d’utilisation </li></ul><ul><li>Perspectives </li></ul><ul><li>Conclusion </li></ul>
  4. 4. Réalisation <ul><li>Chef de projet </li></ul><ul><ul><li>Christophe PAOLI </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>MCF informatique </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>vice doyen de la FST chargé de l’insertion professionnelle </li></ul></ul></ul><ul><li>Cahier des charges </li></ul><ul><ul><li>SCUIO de l’UC </li></ul></ul><ul><li>Développement </li></ul><ul><ul><li>Deux étudiants de master de la FST </li></ul></ul><ul><li>Installation </li></ul><ul><ul><li>Christophe PAOLI </li></ul></ul><ul><ul><li>Équipe Montecristo </li></ul></ul><ul><ul><li>CRI </li></ul></ul>
  5. 5. Application web pour la gestion administrative des stages Réalisation Le « front office » Le « back office » Bilan d’utilisation Perspectives Conclusion
  6. 6. Utilisation (i) <ul><li>Accès sécurisé grâce au campus numérique </li></ul><ul><ul><li>http://campus.univ-corse.fr </li></ul></ul>
  7. 7. Utilisation (ii) <ul><li>Problème de connexion, obtention d’un identifiant et d’un mot de passe </li></ul><ul><ul><li>CRI de l’UC </li></ul></ul><ul><li>Possibilité d’utiliser le compte test du campus pour démonstration uniquement </li></ul><ul><ul><li>login : studentUNR </li></ul></ul><ul><ul><li>mot de passe : studentUNR </li></ul></ul><ul><ul><li>Résultat non significatif et version bridée </li></ul></ul>
  8. 8. Utilisation (iii) <ul><li>Accès à l’application dans un volet dédié </li></ul><ul><ul><li>Outils </li></ul></ul>
  9. 9. Utilisation (iv) <ul><li>Dans le volet Outils </li></ul><ul><ul><li>Cliquer sur Convention de Stage (beta test) </li></ul></ul>
  10. 10. Utilisation (v) <ul><li>Version Bêta Test optimisée pour IE </li></ul><ul><ul><li>Cliquer sur Entrez </li></ul></ul>
  11. 11. Page d’accueil <ul><li>1 ère connexion : 1 seul choix </li></ul><ul><ul><li>Remplir une convention/attestation de stage </li></ul></ul>Remplir une convention
  12. 12. Remplir une convention de stage <ul><li>Information </li></ul><ul><ul><li>Convention à remplir , à imprimer et à signer en 3 exemplaires (4 pour les conventions à l'Étranger) destinés respectivement </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>A l'université, à l'entreprise, au stagiaire (et à la CPAM de Haute-Corse pour les conventions à l'Étranger) </li></ul></ul></ul>Accès aux Types de Conventions
  13. 13. Choisir le type de convention <ul><li>Cinq types </li></ul><ul><ul><li>obligatoire en </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>France </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>à l’étranger </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>dans une composante ou un laboratoire </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>conseillé en </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>France </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>dans une composante ou un laboratoire </li></ul></ul></ul>
  14. 14. Étape 1: L'entreprise Possibilité d’obtenir de l’aide
  15. 15. Étape 2: Données Personnelles <ul><li>Les champs concernant les données de l’étudiant sont pré-remplis </li></ul><ul><li>Connexion annuaire unifié </li></ul><ul><ul><li>LDAP </li></ul></ul><ul><li>L’étudiant doit être inscrit </li></ul>
  16. 16. Étape 3: Les Articles 1 ère partie
  17. 17. Étape 3: Les Articles 2 ème partie
  18. 18. Valider les données <ul><li>Base de données déclarée à la CNIL </li></ul><ul><ul><li>Avertissement </li></ul></ul>Sauvegarde des données dans la base
  19. 19. Avertissement et engagement du stagiaire Cocher la case pour accepter les termes
  20. 20. Édition du .pdf à imprimer en 3 exemplaires !!
  21. 21. Résultat <ul><li>Affichage du .pdf </li></ul><ul><ul><li>Il doit être imprimé </li></ul></ul><ul><ul><li>Il peut être sauvegardé </li></ul></ul>
  22. 22. Retour à la page d’accueil <ul><li>à partir de la 2 ième connexion : Plusieurs choix </li></ul><ul><ul><li>Modifier votre convention de stage </li></ul></ul><ul><ul><li>Remplir une nouvelle convention de stage </li></ul></ul><ul><ul><li>Réafficher la convention de stage </li></ul></ul><ul><ul><li>Faire une demande d’avenant </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>En cas de prolongation ou de modification des dates de stages </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Faire une demande d’annexe </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Stage en alternance </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Faire une demande de confidentialité pour la soutenance de stage </li></ul></ul>
  23. 23. Faire une demande d’avenant <ul><li>En cas de prolongation de stage </li></ul><ul><li>En cas modification des dates de stages </li></ul>
  24. 24. Faire une demande d’avenant <ul><li>Télécharger l'avenant adapté </li></ul><ul><ul><li>L’avenant est pré rempli </li></ul></ul><ul><ul><li>Remplissez les nouvelles dates, le lieu du stage </li></ul></ul><ul><ul><li>Datez et signez </li></ul></ul>
  25. 25. Faire une demande de confidentialité <ul><li>pour la soutenance de stage </li></ul><ul><ul><li>demande de huis clos </li></ul></ul><ul><li>pour la diffusion du rapport de stage </li></ul>
  26. 26. Faire une demande de confidentialité <ul><li>Un formulaire pré rempli à compléter sera envoyé au secrétariat de la composante </li></ul>
  27. 27. Application web pour la gestion administrative des stages Réalisation Le « front office » Le « back office » Bilan d’utilisation Perspectives Conclusion
  28. 28. Le « back office » (i) <ul><li>Connexion indépendante du LDAP </li></ul><ul><ul><li>accès aux informations sur </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>les stagiaires </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>les entreprises </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>les conventions </li></ul></ul></ul>
  29. 29. Le « back office » (ii) 4 opérations disponibles Choix des tables
  30. 30. Le « back office » (iii) <ul><li>Possibilité d’exportation pour analyse/statistique </li></ul>
  31. 31. Le « back office » (iv)
  32. 32. Analyses et statistiques <ul><li>Données concernant nos stagiaires, partenaires </li></ul><ul><ul><li>Organisation des oraux de stage, localisation des étudiants </li></ul></ul><ul><ul><li>Présentées au recteur de l’AC lors du débat national université emploi du 09 juin 2006 </li></ul></ul><ul><ul><li>Analyse pour démarcher les partenaires </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>TA, Job Campus, etc </li></ul></ul></ul>
  33. 33. Application web pour la gestion administrative des stages Réalisation Le « front office » Le « back office » Bilan d’utilisation Perspectives Conclusion
  34. 34. Bilan de la dématérialisation des conventions de stage <ul><li>Service ouvert en septembre 2005 </li></ul><ul><ul><li>751 conventions traitées </li></ul></ul><ul><ul><li>96% de stages obligatoires </li></ul></ul><ul><ul><li>12% des stages à l’étranger </li></ul></ul><ul><ul><li>2% de stages dans une composante ou un laboratoire de l’université de Corse </li></ul></ul>
  35. 35. Catégories des entreprises
  36. 36. Domaines des entreprises les plus représentatifs
  37. 37. Application web pour la gestion administrative des stages Réalisation Le « front office » Le « back office » Bilan d’utilisation Perspectives Conclusion
  38. 38. Version 2.0 (i) <ul><li>Idée de workflow </li></ul><ul><ul><li>L’étudiant remplit sa convention </li></ul></ul><ul><ul><li>Le responsable de filière reçoit un courriel afin de valider le projet </li></ul></ul><ul><ul><li>L’étudiant peut imprimer le dossier de stage </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Convention </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Fiches d’évaluation </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Etats de la convention </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>en cours, en attente de validation, validée, archivée </li></ul></ul></ul><ul><li>À moyen terme </li></ul><ul><ul><li>Signature Numérique </li></ul></ul><ul><ul><li>Développement d’un plugin pour WM </li></ul></ul>
  39. 39. Version 2.0 (ii) <ul><li>L’application web reste connectée au LDAP de l’UC mais les utilisateurs se retrouvent sur un espace dédié </li></ul><ul><ul><li>Espace administrateur </li></ul></ul><ul><ul><li>Espace étudiant </li></ul></ul><ul><ul><li>Espace responsable filière </li></ul></ul><ul><ul><li>Espace secrétaire composante </li></ul></ul>
  40. 40. Espace administrateur <ul><li>Gérer les utilisateurs </li></ul><ul><li>Accéder aux tables </li></ul><ul><li>Afficher, extraire les données sur les conventions de stage, les stagiaires, les partenaires </li></ul><ul><ul><li>csv, XML </li></ul></ul>
  41. 41. Espace étudiant <ul><li>Remplir et modifier une convention </li></ul><ul><li>Si convention validée </li></ul><ul><ul><li>Afficher la convention </li></ul></ul><ul><ul><li>Remplir un avenant </li></ul></ul><ul><ul><li>Effectuer une demande de confidentialité </li></ul></ul><ul><ul><li>Répondre à l’enquête </li></ul></ul><ul><li>Archivage de toutes ses conventions </li></ul>
  42. 42. Espace responsable de formation <ul><li>Initialiser les dates de stage </li></ul><ul><li>Valider le sujet de stage </li></ul><ul><ul><li>Changement de l’état des conventions </li></ul></ul><ul><li>Lister ses stagiaires selon divers critères </li></ul><ul><ul><li>Géolocalisation via l’API googleMaps </li></ul></ul><ul><ul><li>Aide à l’organisation des oraux de stage </li></ul></ul><ul><li>Afficher, extraire les données sur </li></ul><ul><ul><li>les conventions de stage </li></ul></ul><ul><ul><li>les stagiaires </li></ul></ul><ul><ul><li>les partenaires </li></ul></ul>
  43. 43. Espace secrétaire <ul><li>Lister tous les stagiaires de sa composante </li></ul><ul><ul><li>Selon des critères (filière, état de la convention, nom, prénom) </li></ul></ul><ul><ul><li>Afficher les données d’un étudiant </li></ul></ul><ul><ul><li>Afficher les conventions </li></ul></ul><ul><ul><li>Changer l’état d’une convention </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>validée, archivée </li></ul></ul></ul>
  44. 44. Application web pour la gestion administrative des stages Réalisation Le « front office » Le « back office » Bilan d’utilisation Perspectives Conclusion
  45. 45. Conclusion <ul><li>Difficultés d’acceptabilité par les usagers la 1 ère année </li></ul><ul><ul><li>Réunions d’information </li></ul></ul><ul><ul><li>Création d’un guide d’utilisation et d’un diaporama </li></ul></ul><ul><ul><li>Recueil des bugs, remarques pour la version 2.0 </li></ul></ul><ul><li>À ce jour, l’UC est la seule université à disposer d’une a pplication web pour la gestion administrative des stages </li></ul><ul><ul><li>3 universités françaises nous ont contacté pour collaborer </li></ul></ul><ul><li>Participation au 1 er concours de l’innovation territoriale </li></ul>
  46. 46. Questions

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