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Vertriebsleiter IBM PSC Nord
BAW Herbst 2012
Smarter Work - eine integrierte Lösung zur Bewältigung der Info-Flut
Oder: Tipps & Tricks am Notes Client & IBM Notes 9 steht vor der Tür.
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2. Agenda
Was ist smarter work?
• Wie geht man vor?
• Was sind Anforderungen an die IT?
Gewußt wie: Einfache Tipps mit IBM Notes, die das (elektronische) Leben einfacher machen
Mail
Kalender
Collaboration für Fortgeschrittene
Widgets
Sametime Unified Telephony
Live Beispiel Unified Communication and Collaboration am IBM System
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3. Was versteht IBM unter Smarter Work?
„When you inspire your workforce to
innovate and collaborate more
productively, you create business value.“
Eigentlich geht es darum, den Esprit, den
Enthusiasmus, den Ideenreichtum, die
Leistungsbereitschaft, die Motivation, den
Unternehmergeist eines Startups in beliebige
Organisationen zu bringen. (frei nach Dr. Buhse, doubleyuu.com)
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5. Wie geht man vor?
Je nach Unternehmenskultur wählt man einen überschaubaren Startpunkt oder
einen Fachbereich als Startpunkt. Beispiele sind zB. die Auszubildenden des
Unternehmens oder ein Fachbereich wie Marketing / Presse / PR oder Forschung und
Entwicklung.
Auch auf der Technologie Seite entscheiden, ob ich Module oder Produktfeatures
aufsparen bzw. weglassen kann.
Die Mitbestimmung frühzeitig einbinden oder bereits dort den Startpunkt setzen.
Je nach Zielgruppe sind Trainings einzuplanen. Der Umfang reicht von minimal bis
umfangreich.
Klar definieren, wie lange der Pilotzeitraum dauern soll, wie Ergebnisse festgehalten
werden und was danach passiert. Was sind die Erfolgskriterien?
Die Rolle des Projektleiters klar definieren und diesen offiziell ernennen.
IBM bietet interessierten Kunden und Partnern einen strukturierten Workshop (Social
Business Agenda), in dem ROIs, mögliche Startpunkte, Kosten sowie Peer-Group-
Vergleiche enthalten sind.
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6. Was sind Anforderungen an die IT?
Smarter Work ist mehr als die Nutzung von Social Tools. Es bedeutet vor Allem
eine veränderte Unternehmens- und Kommunikationskultur nach den Prinzipien des
Web 2: Transparenz, Offenheit und Respekt.
Die IT steht also erst an zweiter Stelle. Die Unternehmensführung muss als Erstes
hinter der Idee der effektiveren Zusammenarbeit stehen. Dies ist ein Leadership
Thema!
Mit Projekten rund um Enterprise 2.0, Smarter Work, Social Business rücken sofort die
Themen Sicherheit, Device Strategy, BYOD ect. auf den Plan. Mittlerweile gibt es zu
allen Punkten Best-Practices via vielen Partnern und IBM selbst.
Mit Blick auf geeignete Tools stellen sich dann Fragen wie:
Personalisierbarkeit,
Wiedererkennungswert,
Arbeiten mit Dokumenten,
Informationsstrukturierung, Informationsfilterung, Weiterleiten von Informationen,
Social Analytics,
Integration in IT-Landschaft, inkrementelle Funktionserweiterung, customized Extensions,
Berechtigungsmanagement,
Unterstützung (teil-) standardisierter Interaktion ect. ect.
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7. Es ist ein Leadership Thema!
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8. Doch man kann auch ganz einfach starten.
Ohne Projekt und Budget.
Basics → Mail
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9. Basics – Mail
Don't let your inbox ruin your day
eMails von wichtigen Personen farblich hervorheben
Auf eMails fokussieren, in denen ich direkt angesprochen werde
Mail rules helfen die Inbox zu strukturieren
Did you ever forget to answer an e-mail?
Use the Follow-up-Flag to get a reminder
Look at the inline threaded view to remember what was going on
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10. Basics – Mail – Farben in die Inbox bringen
Farbige Zeilen weisen auf emails Ihrer Kunden oder Ihrer Vorgesetzten hin
How to enable colored rows:
Click on “More” > “Preferences...”
Select the Tabs “Mail” > “Sender Colors”
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11. Basics – Mail – Farben in die Inbox bringen
Then enter Sender Names
(or parts of it like “/IBM” or “/Germany” or “@de.ibm.com”)
and give them a nice fore- and background color
When you close the Preferences dialog, the Inbox
(and most other views) will immediately start to colorize the view entries.
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12. Gewußt wie! – Mail – Nur ich?!
Manchmal ist es wichtig zu wissen, wie groß der Verteiler ist:
Many recipients –
and I was mentioned
by name
Just me
Me and
just one
other
recipient
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13. Gewußt wie! – Mail – Just me?!
How to enable these indicators:
Open “More” > “Preferences...”
Tabs “Mail” > “Recipient Icons”
Don't forget to add special IDs or mail addresses that refer to you
in order to improve the capability of this function
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14. Gewußt wie! – Mail – Rules arbeiten für Dich
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15. Gewußt wie! – Mail
Don't let your inbox ruin your day
Mark e-mails from important people with appropriate colors
Focus on e-mails for which you are the only recipient
Use mail rules to get annoying system messages out of your inbox
Did you ever forget to answer an e-mail?
Use the Follow-up-Flag to get a reminder
Look at the inline threaded view to remember what was going on
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16. Gewußt wie! – Mail – Nachverfolgung
Select a document in your Inbox
Click on Quick-Flag
or set detailed alarm options
Use the mini-view
(it's located in the lower left
corner) to track these mails
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17. Gewußt wie! – Mail – Email Ping-Pong in Diskussions Ansicht
Easily find the conversation which belongs to the selected mail:
Click on the twistie next to the subject to open the mail-thread.
The subject will be replaced by the first words of each e-mail within
this conversation to provide a quick overview.
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19. Gewußt wie! - Kalender
Find available times for your meetings
Add external calendars to your calendar view
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20. Gewußt wie! – Kalender – Meetings
Find a date and time that's good for all required attendees
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21. Gewußt wie! - Kalender – externe Kalender einblenden
Colleague's Notes Calendar
Google Calendars
(private and public)
Private Appointments
are kept private
iCal – Calendar Feeds
Public Holidays
...
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23. Extending IBM Notes and
the embedded IBM Sametime using Widgets
Go to “File” > “Preferences” - select “Widgets” on the left menu column
Enable and browse the Widget-Catalog widgets.nsf on
WIDGETS/WTF/A/Lotus (address: widgets.edc.lotus.com)
See also: http://ibmurl.hursley.ibm.com/22TI
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24. Recommended Widgets
People Pad
provides a detailed list of people mentioned in an e-mail or calendar entry
Wildfire
provides access to your IBM Connections,
Facebook, twitter, and many more accounts right from your IBM Lotus Notes client.
Quick Response for Sametime
lets you pre-define text-messages for quick answering within IBM Sametime
(for example: „Please call me: +1-212-555-1234“)
IBM Connections
This widget shows your status-updates and files in the sidebar.
It is available from the Greenhouse Plug-In-Catalog: http://ibmurl.hursley.ibm.com/3AEB
Hint: There is also a small utility which gives you access to your files and folders in Connections
from Windows Explorer, Outlook and MS Office (see: http://ibmurl.hursley.ibm.com/2OOK )
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25. Telefonieren aus IBM Notes
You need to run SUT
SUT provides one telephone number for all your devices
Workstation – soft phone
Mobile Phone
Office
Dial directly from e-mails or Sametime Contacts
Transfer calls between your devices
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26. DANKE!
Marco Schrader IBM Deutschland GmbH
Partnership Solution Center Nord Beim Strohhause 17
Vertriebsleiter 20097 Hamburg
Phone +49-175 4364 786
Marco.Schrader@de.ibm.com
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27. 27 © 2012 IBM Corporation
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