O documento descreve como o fluxograma é uma ferramenta útil para mapear processos e atividades em empresas. Ele apresenta os principais símbolos usados em fluxogramas e fornece um exemplo de fluxograma mostrando o processo de empréstimos em um fundo de pensão. O fluxograma ajuda a identificar gargalos e melhorar a comunicação entre as áreas da empresa.

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FLUXOGRAMA
*NILSON ZEFERINO RIBEIRO
1 - INTRODUÇÃO
Implantar melhorias exige um grau de organização apurado, para que as
modificações não causem complicações no momento em que forem introduzidas no
processo. Um plano suficientemente detalhado para garantir que todos os cuidados
tomados estejam sendo cumpridos e que todas as etapas da implantação tenham a
segurança que esse comportamento exige.
Estarei mostrando como o fluxograma é uma importante ferramenta que
ajudará o profissional a conhecer e a entender como determinadas tarefas,
processos ou atividades são realizados para que se possam propor quaisquer
mudanças e ou intervenções no sentido de trazer melhorias e benefícios aos
mesmos.
Demonstrarei através do fluxograma, conforme descrito por Tadeu Cruz
(1997, pág 114) “que ainda hoje é sem dúvida uma das maneiras mais usadas para
se descrever passo a passo como as pessoas interagem dentro da empresa, ou
entre o funcionamento interno e os clientes” todo o processo, procedimentos e
normatização desenvolvidos juntos aos mesmos.
Mostrarei, também, através de um fluxograma, um caso real de implantação
de um processo de carteira de empréstimos em um fundo de pensão que contratou
um profissional formado em administração de empresas, para “criar” todo o processo
da carteira de empréstimos para atender aos seus participantes, aposentados e
funcionários.

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2 . O FLUXOGRAMA COMO FORMA DE INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO NAS
EMPRESAS
Fluxograma é uma técnica de representação gráfica, em que são utilizados
símbolos que permitem a descrição clara e precisa da seqüência de um processo,
bem como sua análise e redesenho. É muito importante no processo de
comunicação tanto para processos internos e externos á empresa.
Os fluxogramas permitem a identificação de falhas; verificação e
aprimoramento dos processos de trabalho; definição de responsabilidades e
exposição de possíveis problemas de comunicação, de retrabalhos e redução de
custos operacionais.
2.1 - Etapas para criação de um fluxograma:
 Escolher a rotina a ser trabalhada
 Coletar os dados
 Desenhar a rotina
 Todo fluxo deve ter início e fim. Nenhuma simbologia pode ficar solta, sem
indicação da continuidade do processo ou com a simbologia de fim.
 Nunca esquecer das setas no fluxograma e do processo.
 Sempre que se for enviar um documento, utilizar a simbologia de
"documento".
 Antes do "arquivo", obrigatoriamente tem que haver a simbologia de
"documento", já que só se arquivam documentos.

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2.2 - Símbolos utilizados para a construção do fluxograma:
Terminal: é utilizado para representar o início ou o fim de um processo ou para
referir-se a outro processo que não seja objeto de estudo.
Operação: representa qualquer ação para criar, transformar, conferir ou analisar
uma operação ou procedimento. Dentro do símbolo, descreve-se o objeto da ação.
Decisão: indica um ponto no processo que apresenta ações condicionantes, onde há
caminhos alternativos, se acontecerem determinado evento (sim ou não).
Conector: indica onde continua a seqüência do fluxo (quando não há espaço
suficiente para a continuação do desenho).
Área/Cargo: indica o nome do cargo ou da área que executará determinada
atividade.
Documento: representa qualquer documento ou formulário.

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Arquivo: representa o arquivamento da documentação inerente ao processo.
Setas: indicam o sentido do fluxo.
2.3 - Simbologia dos Fluxogramas
Os símbolos utilizados nos fluxogramas têm por objetivo evidenciar a origem,
processo e destino da informação escrita ou verbal componente de um sistema.
Existe uma tendência cada vez mais generalizada para a padronização dos
símbolos convencionais que representam elementos ou situações correntes. A
utilização desses símbolos ampliou-se de tal forma que chegou a constituir uma
linguagem corrente entre os usuários.
É possível utilizar símbolos diferentes dos convencionais desde que não
ofereçam dificuldade de compreensão para o leitor e desde que sejam definidos
previamente. Esta situação é decorrente de características específicas de alguns
sistemas que exigem essa flexibilidade.
Para elaborar um fluxograma, existem alguns softwares indicados, tais
como: Aris; Visio; Flow Charting; Word; Excel; Power Point.
3. VANTAGENS DO USO DE FLUXOGRAMAS

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Visão de conjunto e integrada de todo o processo; visualização dos
detalhes críticos do processo; identificação dos pontos de controle potenciais;
verificação e aprimoramento do processo decisório; identificação das inconsistências
e pontos frágeis, como falhas processuais, problemas de comunicação e retrabalho;
verificação de etapas burocratizadas em excesso; detecção da utilização incorreta
de recursos; inserção de metodologia para melhoria contínua nos processos;
integração dos objetivos da organização com os objetivos individuais de cada área;
identificação das responsabilidades individuais; desenvolvimento de sistemas
informatizados para integração de todas as áreas da empresa; geração de
instrumentos de formação para todos os colaboradores da organização.
Representam, ainda, um eficaz sistema de Gestão de Documentação, de fácil
utilização e necessário à Certificação ISO e de Sistemas de Gestão da Qualidade.
4. FLUXOGRAMA DENTRO DE UMA ORGANIZAÇÃO
Mostrarei, a seguir, através de um fluxograma, como ficou a implantação de
um processo da Carteira de Empréstimos Pessoais em um fundo de pensão.
Estamos falando de um caso real em que foi contratado um profissional da área de
OSM, formado em administração de empresas, e que partiu de um ponto zero, ou
seja, esta organização, um fundo de previdência privada, estava “criando” uma
carteira de empréstimos para atender aos seus participantes, beneficiários
aposentados e aos funcionários da mesma. O objetivo era, dentro da abertura legal
e incentivos proporcionados pelo governo Lula às diversas empresas do ramo
financeiro, de “competir” fazendo pressão para baixar as taxas de empréstimos aos
aposentados de maneira geral com desconto em folha de pagamento.
Através do fluxograma, conforme descrito por Tadeu Cruz (1997, pág. 114)
“que ainda hoje é sem dúvida uma das maneiras mais usadas para se descrever
passo a passo como as pessoas interagem dentro da empresa, ou entre o
funcionamento interno e os clientes” todo o processo, procedimentos e normatização
desenvolvidos juntos dos mesmos.

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PARTICIPANTE PATROCINADORA BANCO
Início
Verifica as Verifica as
condições do condições do
empréstimo empréstimo
Participante solicita
empréstimos
Prepara a Prepara a
Autorização Autorização
Desconto Desconto
Assistido
Preenche
Solicitação de
Empréstimo
Coleta assinatura Coleta assinatura
Assistid
o ou
Prepara o contrato Prepara o contrato
Ativo
CONTRATO CONTRATO
FI 2ª 2ª
M via via
Recebe o
empréstimo Envia ordem de Credita a conta
crédito para corrente
participante
Envia ordem
de crédito

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5 - CONCLUSÃO
Atualmente é vital entender a empresa como um conjunto de processos
interligados entre si. Esta visão possibilita maior clareza de análise e profundidade
na visão organizacional do que a departamentalizada.
Em termos de planejamento, igualmente é mais importante revermos os
processos para depois então pensarmos e repensarmos na estrutura organizacional
ideal para suportá-los.
Coerência nas ações e transparência nas comunicações internas como
lastro para qualquer ação de organização, sistemas e métodos são essenciais.
Hoje, o que vale é a criatividade aliada á capacidade de trabalho da empresa
através do uso adequado das ferramentas e tecnologias de informação existentes.
No caso da correta utilização do fluxograma, verificamos as inúmeras
vantagens para que as organizações possam ganhar tempo nas implantações de
atividades, nas reorganizações de atividades existentes.
No âmbito da gestão dos empreendedores podemos ver as facilitações na
criação dos pontos de controle e de qualidade necessários ao melhor
acompanhamento do desempenho dos funcionários e melhor clareza e visão nas
tomadas de decisões, pois se tem um “mapa” abrangente de todos os processos
com seus “gargalos” e possíveis soluções com um ganho bastante expressivo de
tempo que não se teria com a ausência dos fluxogramas.

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6 – REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Cruz, Tadeu – Sistemas, Organização & Métodos – Estudo Integrado das Novas
Tecnologias de Informação. Ed Atlas, São Paulo, 1997.
Oliveira, Djalma de Pinho Rebouças – Sistemas, Organização e Métodos: uma
abordagem sistêmica. Ed Atlas, São Paulo, 1992.
Ballestero – Alvarez, Maria Esmeralda – Manual de OSM: abordagem teórica e
prática da engenharia da informação. Ed Atlas, São Paulo, 1997.
*Trabalho apresentado no 4º período de Administração de Empresas.