2. Оглавление
1 Назначение программы 5
2 Минимальные программно-аппаратные требования 6
3 Запуск программы 7
4 Настройки подключения 8
5 Интерфейс программы 12
1 Главное окно программы
.................................................................................................................................................. 12
1 Панель навигации
....................................................................................................................................... 12
2 Панель инструментов
....................................................................................................................................... 13
3 Панель фильтра
....................................................................................................................................... 13
4 Список последних действий
....................................................................................................................................... 14
5 Строка состояния
....................................................................................................................................... 14
2 Главное меню
.................................................................................................................................................. 14
1 Пункт меню ....................................................................................................................................... 14
«Сервис»
2 Пункт меню ....................................................................................................................................... 15
«Вид»
3 Пункт меню ....................................................................................................................................... 15
«Настройки»
4 Пункт меню ....................................................................................................................................... 23
«Помощь»
3 Функции значка программы
.................................................................................................................................................. 24
6 Статистика 26
7 Работа со списком объектов 27
1 Настройка внешнего вида списка объектов
.................................................................................................................................................. 27
2 Фильтрация списка объектов
.................................................................................................................................................. 28
8 Задачи 32
1 Создание задачи
.................................................................................................................................................. 32
1 Общее описание
....................................................................................................................................... 32
2 Вкладка «Описание»
....................................................................................................................................... 33
3 Вкладка «Атрибуты»
....................................................................................................................................... 38
1 Дополнительные атрибуты
....................................................................................................................................................... 39
2 Свойства задачи
....................................................................................................................................................... 42
3 Настройки задачи
....................................................................................................................................................... 43
4 Вкладка «Участники»....................................................................................................................................... 44
1 Участники задачи
....................................................................................................................................................... 44
2 Изолированные рабочие группы
....................................................................................................................................................... 46
5 Вкладка «Планирование»
....................................................................................................................................... 48
1 Контрольные точки
....................................................................................................................................................... 49
2 События
....................................................................................................................................................... 52
6 Вкладка «Контакты» ....................................................................................................................................... 53
7 Сохранение....................................................................................................................................... 55
задачи
2
3. 2 Работа .................................................................................................................................................. 55
со списком задач
1 Поля таблицы со списком задач
....................................................................................................................................... 55
2 Контекстное меню таблицы со списком задач
....................................................................................................................................... 57
3 Сортировка, фильтрация и группировка списка задач
....................................................................................................................................... 58
4 Контекстное меню списка задач
....................................................................................................................................... 59
5 Папки задач....................................................................................................................................... 63
3 Просмотр информации о задаче
.................................................................................................................................................. 66
1 Состав окна....................................................................................................................................... 66
2 Вкладка «Действия»
....................................................................................................................................... 67
1 Регистрация действий
....................................................................................................................................................... 68
2 Лента действий
....................................................................................................................................................... 70
3 Завершение задачи
....................................................................................................................................................... 73
3 Вкладка «Описание» ....................................................................................................................................... 75
4 Вкладка «Атрибуты» ....................................................................................................................................... 76
5 Вкладка «Файлы» ....................................................................................................................................... 78
6 Вкладка «Участники»....................................................................................................................................... 79
1 Участники задачи
....................................................................................................................................................... 80
2 Изолированные рабочие группы
....................................................................................................................................................... 81
7 Вкладка «Планирование»
....................................................................................................................................... 81
1 Контрольные точки
....................................................................................................................................................... 82
2 События
....................................................................................................................................................... 83
8 Вкладка «Контакты» ....................................................................................................................................... 85
9 Просмотр информации о пользователе 87
10 Документы 88
1 Создание документа
.................................................................................................................................................. 88
1 Общее описание
....................................................................................................................................... 88
2 Поля регистрационной карточки документа. Их типы и способы заполнения
....................................................................................................................................... 90
3 Выбор маршрута рассмотрения документа
....................................................................................................................................... 96
4 Прикрепление файла электронного документа
....................................................................................................................................... 98
5 Сохранение....................................................................................................................................... 99
документа
2 Просмотр документа в списке документов
.................................................................................................................................................. 100
3 Просмотр регистрационной карточки документа
.................................................................................................................................................. 101
4 Редактирование полей карточки документа
.................................................................................................................................................. 105
5 Документы мне на рассмотрение
.................................................................................................................................................. 106
1 Список документов на рассмотрение
....................................................................................................................................... 106
2 Просмотр задачи по рассмотрению документа. Рассмотрение документа
....................................................................................................................................... 107
6 Контроль рассмотрения моих документов
.................................................................................................................................................. 111
1 Список созданных пользователем документов
....................................................................................................................................... 111
2 Просмотр карточки документа автором
....................................................................................................................................... 111
3 Просмотр автором документа задачи по рассмотрению
....................................................................................................................................... 114
7 Документы мне на исполнение
.................................................................................................................................................. 115
1 Список переведённых на исполнение документов
....................................................................................................................................... 115
Оглавление 3
4. 2 Исполнение документа
....................................................................................................................................... 116
11 Мастер сканирования 117
12 Библиотека 120
13 Календарь 123
1 Назначение календаря. Состав окна календаря
.................................................................................................................................................. 123
2 Системные календари
.................................................................................................................................................. 124
3 Создание пользовательского календаря
.................................................................................................................................................. 125
4 Редактирование пользовательского календаря
.................................................................................................................................................. 126
5 Календари других пользователей
.................................................................................................................................................. 127
6 Создание события
.................................................................................................................................................. 128
7 Редактирование события
.................................................................................................................................................. 133
8 Просмотр событий в календаре
.................................................................................................................................................. 134
9 Режимы показа событий в календаре
.................................................................................................................................................. 136
14 Оповещения 141
1 Списки оповещений
.................................................................................................................................................. 141
2 Входящие оповещения
.................................................................................................................................................. 142
3 Исходящие оповещения
.................................................................................................................................................. 143
15 Адресная книга 146
1 Назначение и использование адресной книги
.................................................................................................................................................. 146
2 Дерево адресных книг
.................................................................................................................................................. 146
3 Доступ к контактам адресных книг
.................................................................................................................................................. 147
4 Добавление контакта
.................................................................................................................................................. 147
5 Поиск.................................................................................................................................................. 149
и просмотр контактов
6 Редактирование контакта
.................................................................................................................................................. 150
16 Работа в автономном режиме 151
17 Отложенные действия 154
18 Дополнительная информация 156
4
5. 1 Назначение программы
Программа «Информер» предназначена для оперативного получения информации
о состоянии задач пользователя «Мотив 4U 1.6».
Работа в приложении осуществляется посредством одного из трёх модулей: Workflow,
Docflow или Complete. Модуль Workflow представляет собой работу с функционалом задач,
исключая возможность работы с документооборотом. Модуль Docflow подразумевает работу
с документами, исключая возможность создания задач, подзадач, изолированных рабочих
групп. Модуль Complete включает в себя функции обоих вышеназванных модулей и
предполагает как работу с задачами, так и работу с электронным документооборотом. Права
на использование модулей определяются администратором системы при создании или
редактировании пользователя.
В зависимости от используемых модулей, приложение в режиме реального времени
позволяет:
– отслеживать появление новых задач и действий по существующим задачам;
– загружать для просмотра прикреплённые к задачам и действиям файлы;
– регистрировать действия по задачам;
– создавать новые задачи;
– регистрировать документы и вести контроль их прохождения;
– осуществлять рассмотрение документов, а также перевод их на исполнение.
Функционал приложения позволяет одновременно работать с несколькими веб-серверами,
то есть оперативно получать информацию о состоянии задач и документов,
зарегистрированных в Системе, установленной на различных серверах.
Назначение программы 5
6. 2 Минимальные программно-аппаратные требования
Для корректной работы программы «Информер» пользовательский компьютер должен
соответствовать следующим минимальным программно-аппаратным требованиям:
- Операционная система: Windows XP/Vista.
- Тактовая частота процессора: не менее 1,5 ГГц.
- Оперативная память (ОЗУ): не менее 512 Мб.
- Жёсткий диск: не менее 200 Mb свободного дискового пространства.
- Наличие сетевой карты.
- Экран: разрешение не менее 1024x768.
6
7. 3 Запуск программы
После запуска программы появляется окно авторизации, в котором следует ввести имя и
пароль пользователя. При первом входе следует задать настройки подключения к серверу
Системы. Подробнее о настройках см. раздел 4 настоящего руководства. Для входа в
Систему после ввода логина и пароля следует нажать кнопку ОК (рис. 1).
Рис. 1. Окно входа в программу
Предупреждение – Зарегистрированные имена пользователей и пароли чувствительны к
регистру.
Запуск программы, настройки подключения к которой были заданы при последнем входе,
можно также осуществить, выполнив следующую команду:
SCInformer.exe –USER=<Имя пользователя> –PASSWORD=<Пароль>
В качестве параметров следует указать пользовательские данные. При этом окно
авторизации не появляется.
Запуск программы 7
8. 4 Настройки подключения
Для задания или изменения настроек программы следует нажать кнопку Настройки в окне
авторизации (см. рис. 1). При этом откроется окно настроек подключения (рис. 2).
Рис. 2. Окно настроек подключения
Для задания параметров сервера следует в окне настроек нажать кнопку Добавить. При
этом откроется окно добавления нового сервера, которое состоит из двух вкладок: «Общее»
и «Расширенные настройки».
Вкладка «Общее» (рис. 3) предназначена для задания основных параметров подключения:
Сервер системы «Мотив 4U» – для задания параметров подключения к серверу с
установленной Системой:
- Адрес, Порт – адрес и порт сервера с установленной Системой.
- Пользователь, Пароль – имя и пароль пользователя в системе «Мотив 4U 1.6»,
заданные администратором системы при создании/редактировании пользователя.
Для подключения к серверу Системы помимо задания основных параметров сервера следует
включить флажок Подключаться к данному серверу.
8
9. Пользователю также доступна возможность использования сжатия передаваемых данных в
формат *.zip, что позволит увеличить скорость передачи и сократить расход трафика. Для
этого следует включить флажок Использовать сжатие данных.
Имеется возможность подключения к серверу Системы с использованием протокола SSL,
обеспечивающего защиту передаваемых данных. Для этого в поле Адрес сервера следует
указать https://<адрес_сервера>.
Рис. 3. Окно добавления нового сервера. Вкладка «Общее»
Вкладка «Расширенные настройки» (рис. 4) предназначена для задания дополнительных
параметров подключения:
§ Сертификаты – для настройки безопасного обмена данными с сервером по протоколу
SSL посредством использования цифровых сертификатов:
Центры сертификации – указать путь к файлу, содержащему список доверенных
центров сертификации в формате PEM (обычно файл с расширением *.crt).
Ваш сертификат – указать путь к файлу, содержащему личный сертификат в
формате PEM (обычно файл с расширением *.crt, *.pem или *.cer).
Ваш секретный ключ – указать путь к файлу, содержащему секретный ключ к
личному сертификату (обычно файл с расширением *.key).
Настройки подключения 9
10. Замечания
1. Для использования возможности работы с сертификатами следует включить поддержку
протокола SSL при подключении к серверу Системы (см. выше).
2. Шифрование личного сертификата не поддерживается.
Указание пути к файлам осуществляется в окне выбора файла, для вызова которого следует
нажать кнопку , расположенную в конце соответствующего поля.
Для организации проверки подлинности сертификата сервера следует включить флажок
Проверять сертификат сервера. В данном случае сертификат должен быть выпущен
одним из доверенных центров, указанных в поле Центры сертификации.
§ Прокси-сервер – для задания параметров подключения к прокси-серверу:
- Адрес, Порт – адрес и порт прокси-сервера.
- Пользователь, Пароль – имя и пароль пользователя, необходимые для
подключения к прокси-серверу.
При подключении через прокси-сервер кроме указания параметров подключения следует
включить флажок Использовать для соединения с веб-сервером.
Рис. 4. Окно добавления нового сервера. Вкладка «Расширенные настройки»
10
11. Для проверки правильности введённых пользователем реквизитов и параметров
подключения следует нажать кнопку Проверить соединение. В случае успешной проверки
подключения будет выдано сообщение (рис. 5). При этом автоматически будет заполнено
поле Имя сервера, позволяющее при работе в программе идентифицировать задачи
каждого сервера (при условии, что «Информер» подключён к нескольким серверам).
Рис. 5. Сообщение об успешном соединении
Если выдано сообщение об ошибке, то следует внимательно проверить указанные для входа
данные.
Для сохранения указанных настроек подключения к серверу следует нажать кнопку ОК. При
этом окно добавления сервера закроется, а имя сервера отобразится в списке.
Удаление сервера осуществляется его выбором в списке и нажатием кнопки Удалить.
После задания всех параметров подключений в окне настроек следует нажать кнопку OK.
Редактирование параметров сервера осуществляется аналогично их заданию при
добавлении сервера. Вызов окна редактирования осуществляется двойным щелчком в
строке сервера.
Пользователю доступна возможность редактирования настройки подключений после запуска
программы. Для этого следует выбрать пункт «Настройки...» в контекстном меню,
вызываемом щелчком правой кнопки мыши по значку программы в системной области
панели задач. При этом откроется окно настроек подключения (см. рис. 2), в котором
пользователь может проверить соединение с сервером и внести изменения в его настройки.
Добавление или удаление серверов недоступно. Внесённые изменения в настройки сервера
вступят в силу после перезапуска программы «Информер».
Настройки подключения 11
12. 5 Интерфейс программы
После загрузки программы на экране появится главное окно программы (см. п. 5.1), а в
системной области панели задач отобразится значок программы (см. п. 5.3).
5.1 Главное окно программы
Главное окно программы (рис. 6) состоит из: панели навигации, панели инструментов,
панели фильтра, рабочего окна пункта меню, списка последних действий и строки
состояния.
Рис. 6. Главное окно программы
5.1.1 Панель навигации
Панель навигации содержит кнопки для перехода в следующие разделы Системы:
– Задачи;
– Д окументы;
– Библиотека;
– Календарь;
– Оповещения;
– Адресная книга.
Выбор пункта меню осуществляется нажатием соответствующей кнопки. При этом
открывается список объектов выбранного пункта.
12
13. Выделение полужирным шрифтом надписи раздела Задачи означает наличие у
пользователя новых задач или новых действий по задачам; раздела Д окументы – наличие
у пользователя документов, возвращённых на доработку.
5.1.2 Панель инструментов
Панель инструментов содержит кнопки:
– (Создать задачу) – предназначена для открытия окна создания задачи.
– (Сканировать) – предназначена для сканирования бумажных документов и
создания по ним задач или документов.
– (Создать документ) – предназначена для открытия окна создания документа.
Кнопка Создать задачу активна при открытом пункте меню «Задачи». Кнопка Создать
документ неактивна, если у пользователя нет права инициирования хотя бы одного типа
документа.
Замечание – Отображение кнопок Создать задачу и Создать документ зависит от
используемого модуля (см. раздел 1). При использовании модуля Complete отображаются
обе кнопки.
5.1.3 Панель фильтра
Панель фильтра предназначена для поиска задач по определённым значениям. Для
активации фильтра следует в поле ввода указать шаблон поиска, выбрать колонки, в
которых будет осуществляться поиск, и нажать кнопку или клавишу Enter. Выбор
колонки осуществляется в раскрывающемся списке при нажатии кнопки . В списке задач
после применения фильтра отображаются задачи, значения которых совпадают с шаблоном
поиска в выбранных колонках.
Введённые шаблоны запоминаются в поле фильтра. Их просмотр осуществляется
установлением курсора в поле фильтра и нажатием клавиши вниз. Для удаления истории
поиска следует выбрать одноимённый пункт в меню, вызываемом нажатием кнопки .
Для очистки поля фильтра следует установить курсор в поле и нажать кнопку ; для
выключения фильтра – .
При вводе в поле фильтра строки, начинающейся с «!», отображаются все задачи, не
содержащие строку фильтра.
Интерфейс программы 13
14. 5.1.4 Список последних действий
Список последних действий предназначен для отображения последних действий по задачам.
В данной версии программы в списке отображаются только сообщения о закрытии задач и
удалении из них пользователей.
5.1.5 Строка состояния
Предназначена для отображения:
– времени последнего обновления;
– количества новых задач;
– количества задач, по которым зарегистрированы новые действия;
– индикации соединения с сервером мгновенной доставки сообщений (СМДС);
– процесса отправки событий на сервер (в процентном соотношении и в байтах);
– наличия отложенных действий.
При появлении новых задач или действий по задачам в строке состояния отображается
значок .
Чёрный цвет индикатора СМДС говорит об удачном подключении к СМДС, красный цвет –
об отсутствии соединения.
5.2 Главное меню
Главное меню состоит из следующих пунктов:
– «Сервис»;
– «Вид»;
– «Настройки»;
– «Окна»;
– «Помощь».
Пункт меню «Окна» отображается, если кроме главного окна открыты ещё окна задач или
документов.
5.2.1 Пункт меню «Сервис»
Включает следующие пункты:
– «Открыть веб-интерфейс системы Мотив» – позволяет быстро перейти в веб-
интерфейс системы «Мотив 4U 1.6» (при установленной возможности быстрого
входа в пункте меню «Настройки» –> «Личные настройки» в веб-интерфейсе
Системы).
14
15. – «Распечатать список задач» – позволяет вывести на печать список выделенных
пользователем задач. Если не выделено ни одной задачи, то на печать будут
выведены все задачи открытой папки.
– «Показать статистику» – позволяет получить статистику по задачам пользователя,
а также информацию о состоянии соединений с серверами Системы и мгновенной
доставки сообщений. Подробнее см. раздел 6.
– «Синхронизировать» – позволяет синхронизировать данные рабочей станции с
данными на сервере, загрузив их с сервера на локальную машину. Подробнее о
применении синхронизации см. раздел 16.
– «Удалить локальную базу» – позволяет очистить локальную базу и осуществить
перезапуск «Информера» с чистой локальной базой.
– «Показать отложенные действия» – позволяет просмотреть действия,
осуществляемые пользователем с объектами Системы, а также текущее состояние
данных. Подробнее см. раздел 17.
– «Выйти» – позволяет завершить работу с программой.
5.2.2 Пункт меню «Вид»
Позволяет настроить отображение/скрытие в главном окне программы следующих
элементов:
– Панель инструментов;
– Панель навигации;
– Панель фильтра;
– Строка состояния;
– Cкрытые задачи.
Если напротив названия панели включён флажок, то она отображается в окне приложения.
Включение флажка в пункте «Cкрытые задачи» позволяет отображать скрытые задачи в
списке задач.
5.2.3 Пункт меню «Настройки»
Позволяет осуществлять настройку различных параметров приложения и включает
следующие пункты:
– «Язык интерфейса» – позволяет выбрать язык отображения программы: русский
(RU), английский (EN), украинский (UA).
– «Тема оформления» – позволяет выбрать тему оформления внешнего вида
программы. Каждая тема отличается цветовой гаммой и дизайном пиктограмм.
– «Визуальные настройки» – позволяет настраивать внешний вид задач и списка
задач.
Интерфейс программы 15
16. – «Маркеры» – позволяет настраивать маркеры задач.
– «Прочее» – позволяет задать дополнительные настройки программы.
Остановимся подробнее на некоторых пунктах.
«Визуальные настройки»
При выборе пункта меню «Визуальные настройки» открывается окно настроек (рис. 7).
Горячие клавиши
При выборе в списке пункта «Горячие клавиши» в правой части окна отобразятся список
настроек горячих клавиш пользователя для работы в программе (рис. 7).
Рис. 7. Окно настройки горячих клавиш
В окне настроек горячих клавиш отображаются основные операции, производимые
пользователями с программой и её объектами – задачами, документами, файлами
библиотеки и напоминаниями. Назначение комбинации клавиш для определённой операции
осуществляется щелчком в правой колонке строки операции, в результате чего отобразится
поле ввода. Предусмотрен список возможных комбинаций клавиш, просмотр которого
осуществляется щелчком в строке редактируемого поля и нажатием кнопки ,
16
17. расположенной в правом конце поля ввода. Выбор комбинации из списка осуществляется
щелчком её в строке. Недопустимо назначение одной комбинации клавиш на более чем одну
операцию. Для сохранения изменений следует нажать кнопку ОК.
Замечание – Команда «Обновить» используется, если требуется вручную синхронизировать
изменения с сервером Системы.
Звуки
При выборе в списке настроек пункта «Звуки» в правой части окна отобразится список
звуковых настроек (рис. 8).
При работе с программой возможна звуковая сигнализация таких событий, как:
– появление новой задачи;
– появление нового действия;
– возврат задачи на доработку.
Для применения звуковой сигнализации следует включить флажок Использовать звуки. При
этом используются звуковые файлы, которые загружаются с сервера при запуске
программы. Для использования в качестве сигналов другие звуковые файлы следует
щёлкнуть в поле Настройки звуков и нажать кнопку . При этом откроется стандартное
окно Windows для настройки звуковых схем.
Рис. 8. Окно настроек звуков
Интерфейс программы 17
18. Стили
При выборе пункта «Стили» в правой части окна отобразится список настроек стилей
(рис. 9), которые дают пользователю возможность выбрать наиболее подходящие для него
цвета и шрифты.
Рис. 9. Окно настроек стилей
Стили главного окна
При включённом флажке Использовать стандартные цвета список задач в главном окне
окрашивается в соответствии с текущей цветовой схемой Windows. Если же данный флажок
выключен, то используется цвет, выбранный в поле Цвет списка задач.
Стили окна задачи
При включённом флажке Показывать фотографии в ленте действий задачи отображается
фотография пользователя, зарегистрировавшего действие.
Поля Цвет фона описания задачи и действий и Цвет фона непрочитанных
сообщений предназначены для настройки цвета фона соответствующих элементов в окне
просмотра информации о задаче.
Поля Заголовок действия задачи, Текст описания задачи и действий,
Незагруженные ссылки, Ссылки и Таблицы предназначены для задания шрифтов
отображения соответствующих элементов в окне просмотра информации о задаче.
18
19. Стили всплывающего окна системной области панели задач
При включении флажка Использовать подсказку в системной области панели задач при
появлении новой задачи или нового действия по задаче будет появляться всплывающее
окно с указанием ссылки на задачу. При появлении нового действия во всплывающей
подсказке также отображается имя автора и текст действия (рис. 10). Количество символов
в действии не превышает 300. Закрытие всплывающего окна осуществляется нажатием
кнопки , располагающейся в верхнем левом углу окна.
Для всплывающего сообщения можно указать его цветовые настройки и параметры
отображения, при изменении которых в системной области панели задач отобразится
тестовое сообщение с новыми параметрами. Таким образом, можно осуществлять настройку
и одновременно просматривать результаты изменения настроек всплывающей подсказки.
Существует возможность задать следующие настройки для всплывающего окна:
Время задержки – время отображения всплывающего окна. Минимальное значение – 50 –
равно одной секунде. Значение вводится вручную или указывается с помощью стрелок:
и – уменьшает/увеличивает значение на 10 единиц.
и – увеличивает/уменьшает значение на 50 единиц.
Расположение – расположение окна относительно углов экрана монитора.
Цвет фона, цвет ссылки, цвет текста – цветовые настройки отображения цвета фона
окна, текста действий и ссылок.
Прозрачность окна подсказки. Максимальное значение для этого показателя – 255. Чем
ниже значение, тем выше прозрачность окна.
Рис. 10. Окно всплывающей подсказки
Список задач
При выборе в списке настроек пункта «Список задач» в правой части окна отобразятся
настройки списка задач (рис. 11), которые дают пользователю возможность выбрать
удобные для него параметры отображения списка задач.
Интерфейс программы 19
20. Рис. 11. Окно настроек списка задач
Список задач
Включение флажка Показывать панель группировки позволяет использовать группировку
списка задач по различным колонкам путём перетаскивания их заголовков на панель
группировки.
Включение флажка Сохранять текущую задачу после просмотра позволяет после
закрытия окна просмотра задачи сохранить в списке задач выделение контура строки,
содержащей эту задачу. При выключенном флажке выделяется первая строка.
Видимые колонки
Данная группа настроек позволяет скрыть или отобразить определённые колонки в списке
задач для выбранной папки задач.
Цветовая индикация
Применение данных настроек позволяет пользователю дифференцировать свои задачи по
времени их активности с возможностью назначения цвета каждой временной группе.
Цветовые настройки задач программы «Информер» синхронизированы с цветовыми
настройками задач в веб-интерфейсе Системы. Если произведено подключение
одновременно к нескольким серверам, то применяются цветовые настройки первого в
списке сервера.
20
21. По умолчанию для каждого пользователя создаётся два профиля. Настройка цвета для
интервала активности осуществляется выбором цвета из палитры. Задание длительности
интервала активности осуществляется в колонке с названием временного отрезка (месяц,
день, час, минута). После внесения изменений в профиль следует нажать кнопку OK
(рис. 12).
Рис. 12. Окно цветовых настроек
Для создания нового профиля следует указать его название в поле Профиль и нажать
кнопку Создать профиль. Затем при необходимости можно указать новые названия для
цветовых групп, интервалы активности и цвета.
Удаление профиля осуществляется выбором его из раскрывающегося списка и нажатием
кнопки Удалить профиль. При этом профиль, удалённый из программы «Информер», будет
также удалён из списка профилей в веб-интерфейсе Системы.
При нажатии кнопки Восстановить исходный профиль созданные пользователем
профили будут удалены, а профили по умолчанию будут восстановлены. Кроме того, даже
если профили по умолчанию были ранее удалены пользователем, то они автоматически
восстановятся.
«Маркеры»
Для дополнительного выделения задач в общем списке используются маркеры.
Интерфейс программы 21
22. Рис. 13. Окно настройки маркеров
С помощью пункта меню «Маркеры» (см. рис. 13) задаются всплывающие подсказки,
появляющиеся при наведении курсора на маркер в списке задач. По умолчанию названия
маркеров соответствуют их цвету.
«Прочее»
При выборе пункта «Прочее» откроется окно задания различных настроек программы
(рис. 14).
Рис. 14. Окно прочих настроек
22
23. Подтверждать выход из программы – при включённом флажке при выходе из программы
появляется запрос о подтверждении выхода.
Минимизировать при нажатии кнопки «Закрыть» – при включённом флажке программа
минимизируется в системную область при нажатии кнопки Закрыть в заголовке главного
окна. При выключенном флажке будет происходить выход из программы.
При минимизации отображать «Информер» на панели задач – при включённом флажке
программа минимизируется в панель задач при нажатии кнопки Свернуть или Закрыть в
заголовке главного окна.
Скрывать окна задач при активации главного окна – при включённом флажке активация
главного окна приводит к сворачиванию окон открытых задач.
Закрывать задачу при нажатии кнопки «Сохранить» – при включённом флажке задача
закрывается при нажатии в окне просмотра информации по задаче кнопки Сохранить.
Всплывать при приходе новой задачи – при включённом флажке главное окно программы
всплывает перед другими окнами при появлении новой задачи.
Всплывать при приходе нового сообщения – при включённом флажке главное окно
программы всплывает перед другими окнами при появлении нового действия.
Не уведомлять о системных сообщениях – при включённом флажке системные действия
не будут отображаться в лентах действий по задачам, и уведомления по ним приходить не
будут.
Обновлять полномочия на сотрудников – при включённом флажке изменения полномочий
на других пользователей проверяются непосредственно при входе в задачу и при выборе
пользователей (при создании и редактировании задачи). Если флажок выключен, то
обновление полномочий происходит только после перезагрузки программы.
Загружать библиотеку – при включённом флажке библиотека пользователя загружается
во время входа в программу. Если библиотека содержит большой объём файлов, то не
рекомендуется включать этот флажок.
Не показывать оповещения – при включённом флажке не будут показываться отдельные
окна оповещений по задачам и документам (сообщения, напоминания, напоминания о
приближении контрольной точки и т.д.), а при появлении нового сообщения пункт меню
«Оповещения» будет отображаться с пиктограммой .
Количество загружаемых сообщений – задаёт количество действий, загружаемых за одно
обращение к серверу при открытии окна с информацией по задаче.
5.2.4 Пункт меню «Помощь»
Позволяет просмотреть информацию о текущей версии программы и включает пункты:
– «История изменений» – позволяет проследить историю изменений программы;
– «Загрузить новую версию» – позволяет произвести обновление текущей версии;
Интерфейс программы 23
24. – «О программе» – позволяет просмотреть информацию о текущей версии
программы.
Для обновления версии непосредственно из программы следует выбрать пункт меню
«Загрузить новую версию». Появится запрос подтверждения загрузки (рис. 15), в котором
следует нажать кнопку Да.
Рис. 15. Окно подтверждения загрузки новой версии
При этом автоматически произойдёт загрузка последней версии программы.
5.3 Функции значка программы
С помощью значка программы пользователь может отслеживать появление новых задач и
действий, а также получать информацию о состоянии соединения с сервером.
Значок программы представляет собой круглый значок со стрелочкой . Цвет значка
зависит от наличия новых задач и действий. Красный цвет означает появление у
пользователя новых задач, оранжевый – новых действий, синий – отсутствие обновлений по
задачам. При наведении курсора на значок появляется всплывающая подсказка,
содержащая информацию о количестве: новых задач; задач, в которых зарегистрированы
новые действия; документов, возвращённых пользователю на доработку.
Замечание – Если для папки задач, в которой появилась новая задача или новое действие
по задаче, установлен признак Не уведомлять об изменениях, то цвет значка не изменится
(см. п. 8.2.5).
Значок программы меняется на в двух случаях:
1. При временном отсутствии соединения с сервером с установленным сервисом мгновенной
доставки сообщений;
2. При временном отсутствии соединения с серверами Системы за исключением хотя бы
одного (если у пользователя в настройках подключения задано несколько серверов).
24
25. При отсутствии соединения со всеми серверами Системы, указанными у пользователя в
настройках подключения, значок программы приобретает вид .
Контекстное меню, вызываемое щелчком правой кнопки по значку программы, состоит из
следующих пунктов:
- «О программе» – позволяет просмотреть информацию о текущей версии
программы;
- «Открыть» – позволяет развернуть главное окно программы;
– «Открыть веб-интерфейс системы Мотив» – позволяет быстро перейти в веб-
интерфейс системы «Мотив 4U 1.6» (при установленной возможности быстрого
входа в пункте меню «Настройки» –> «Личные настройки» в веб-интерфейсе
Системы).
- «Настройки» – позволяет просмотреть текущие настройки подключения, внести в
них изменения и проверить соединение с сервером. Добавление или удаление
серверов недоступно. Внесённые изменения в настройки сервера вступят в силу
после перезапуска программы «Информер». Подробнее о настройках подключения
см. п. 4;
– «Выйти» – позволяет завершить работу с программой.
Интерфейс программы 25
26. 6 Статистика
Получение статистики по задачам и информации о состоянии соединений с серверами
осуществляется выбором пункта меню «Сервис» –> «Показать статистику». В
открывшемся окне отображаются две таблицы – «Статистика по задачам» и «Состояние
соединений» (рис. 16).
В таблице «Статистика по задачам» отображается информация о количестве задач и
проектов пользователя, а также важных и просроченных задач из общего числа.
Рис. 16. Окно просмотра статистики задач
В таблице «Состояние соединений» отображается информация о текущем состоянии
соединения с серверами Системы и серверами с установленным сервисом мгновенной
доставки сообщений (СМДС); а также об объёме данных и файлов, получаемых/
отправляемых с сервера Системы (входящий/исходящий трафик). Трафик указывается в
килобитах, в скобках – в битах.
26
27. 7 Работа со списком объектов
В программе «Информер» объекты разделов Задачи, Д окументы, Библиотека,
Оповещения и Отложенные действия отображаются в виде списков. Пользователю
доступна возможность настройки их отображения, а именно: сортировка, группировка,
изменение последовательности колонок и фильтрация. Рассмотрим подробнее принцип
осуществления этих операций.
7.1 Настройка внешнего вида списка объектов
Сортировка списка объектов возможна по возрастанию или убыванию значений полей и
осуществляется щелчком по заголовку колонки.
При необходимости объекты можно сгруппировать по одному или нескольким полям,
переместив заголовок колонки на панель группировки (рис. 17).
Замечания
1. Панель группировки в разделе Задачи отображается, если у пользователя включён
флажок Показывать панель группировки в пункте «Настройки» –> «Визуальные
настройки» –> «Список задач».
2. Группировка списка контактов не предусмотрена в Системе.
Рис. 17. Группировка списка задач по названию и ответственному руководителю
Работа со списком объектов 27
28. Последовательность столбцов таблицы со списком объектов может быть изменена
пользователем путём перемещения столбца в другое место. Для этого следует щёлкнуть
левой кнопкой мыши по заголовку столбца и, удерживая её нажатой, переместить столбец в
нужное место.
7.2 Фильтрация списка объектов
Пользователю доступна фильтрация списка объектов по значениям полей. Существует два
основных способа фильтрации:
1. Выбором значения из раскрывающегося списка заголовка колонки.
Для этого следует навести курсор мыши на заголовок колонки и нажать кнопку . При этом
раскроется список значений колонки. Для фильтрации списка следует включить флажок
напротив требуемого значения. Отмена фильтрации по какому-либо значению
осуществляется выключением флажка напротив требуемого значения. Отмена фильтра по
колонке осуществляется включением флажка (Все).
2. Применением пользовательского фильтра.
Для этого следует навести курсор мыши на заголовок колонки, нажать кнопку и в
раскрывающемся списке выбрать пункт «(Настроить...)». В открывшемся окне настройки
пользовательского фильтра (рис. 18) следует задать шаблон фильтра. Создание шаблона
осуществляется выбором в раскрывающемся списке оператора сравнения (равно, не равно
и т.д.) и задания значения поля. В зависимости от формата поля («Строка», «Дата»,
«Целое» и т.д.) указываются различные операторы сравнения. Если значениями поля
являются пиктограммы, то условие выбирается из раскрывающегося списка. Для текстовых
полей можно использовать подстановочные знаки:
– «_» – один любой символ. Например, условию «ка_ат» соответствуют результаты
«карат» и «канат»;
– «%» – последовательность символов. Например, условию «с%ма» соответствуют
результаты «система», «солома» и «сумма».
В шаблоне фильтрации доступно задание двух условий, которые могут быть соединены
следующими логическими операторами:
– И – оператор предназначен для отображения задач, для которых значение колонки
удовлетворяет оба условия;
– ИЛИ – оператор предназначен для отображения задач, для которых значение
колонки удовлетворяет одно из заданных условий.
После окончания формирования шаблона следует нажать кнопку OK. При этом окно
настройки пользовательского фильтра закроется, а список объектов будет отображаться в
соответствии с заданным шаблоном.
28
29. Рис. 18. Окно настройки пользовательского фильтра
После того как к списку был применён фильтр, в нижней части окна отобразится панель
управлением фильтрации списка объектов (рис. 19). На данной панели отображается
текущий шаблон фильтра в формате «((<Название колонки><оператор
сравнения><значение поля>) <логичеческий оператор> (<Название колонки><оператор
сравнения><значение поля>)...)». Отмена фильтрации осуществляется выключением
флажка, расположенного на панели управлением фильтрации.
Рис. 19. Список задач, к которому применён фильтр
Просмотр списка шаблонов фильтра, которые применялись к списку объектов,
осуществляется нажатием кнопки . При этом отобразится раскрывающийся список
шаблонов. Смена шаблона осуществляется щелчком левой кнопки мыши по названию
шаблона.
Работа со списком объектов 29
30. Замечание – Кнопка отображается, если к списку объектов для фильтрации
применялось более одного шаблона фильтрации.
Скрытие панели управлением фильтрации осуществляется нажатием кнопки . При этом
произойдёт отмена фильтрации списка объектов.
Пользователю доступна возможность на основе шаблона фильтрации, который применён к
списку объектов, построить более сложный шаблон. Для этого следует нажать кнопку
Настройка..., расположенную в правом конце панели управлением фильтрации. В
открывшемся окне отображается дерево условий (рис. 20). В корне дерева указывается
логический оператор, который будет применяться для соединения нижерасположенных
условий. По умолчанию указан оператор ИЛИ. Для смены логического оператора следует
щёлкнуть левой кнопкой мыши по названию оператора и выбрать требуемый в
раскрывшемся списке. Помимо вышерассмотренных двух логических операторов (И, ИЛИ)
пользователю доступны для выбора следующие логические операторы:
– И НЕ – оператор предназначен для отображения задач, значения полей которых не
удовлетворяют хотя бы одному из заданных условий;
– ИЛИ НЕ – оператор предназначен для отображения задач, значения полей которых
не удовлетворяют ни одному из заданных условий.
Рис. 20. Окно конструктора фильтра
Добавление нового условия осуществляется следующими способами:
– выбором пункта «Добавить условие» в меню, вызываемом нажатием кнопки
Фильтр;
– выбором пункта «Добавить условие» в меню, вызываемом нажатием кнопки
;
– нажатием кнопки Нажмите кнопку для добавления нового условия.
30
31. Добавленное условие отобразится последним в списке условий. Формат условия
соответствует формату условия в пользовательском фильтре. Смена колонки или оператора
сравнения осуществляется щелчком по названию колонки или оператора и выбором
требуемого значения из раскрывающегося списка.
Добавление новой группы условий, соединённых другим логическим оператором,
осуществляется следующими способами:
– выбором пункта «Добавить группу» в меню, вызываемом при нажатии кнопки
Фильтр;
– выбором пункта «Добавить группу» в меню, вызываемом при нажатии кнопки .
Удаление условия осуществляется выбором пункта «Удалить ряд» в меню, вызываемом
при нажатии кнопки рядом с удаляемым условием.
Для применения шаблона фильтра к списку объектов следует нажать кнопку Применить.
Для выгрузки созданного шаблона в файл следует нажать кнопку Сохранить как.... В
появившемся окне следует указать директорию, название файла и нажать кнопку
Сохранить. Шаблон будет сохранён в файл формата *.flt. Сохранённый в файл шаблон
впоследствии можно загружать в Систему.
Для загрузки шаблона из файла следует нажать кнопку Открыть.... При этом откроется окно
для указания пути к файлу. Файл должен быть формата *.flt. После нажатия кнопки
Открыть откроется окно редактирования шаблона.
Работа со списком объектов 31
32. 8 Задачи
8.1 Создание задачи
8.1.1 Общее описание
Для создания новой задачи следует нажать кнопку (Создать задачу) на панели
инструментов. Также можно воспользоваться горячими клавишами, если они назначены для
операции «Создать задачу» (см. п. 5.2.3).
Если произведено подключение на несколько серверов, то предварительно будет
предложено выбрать сервер (рис. 21).
Рис. 21. Окно выбора сервера
После выбора сервера откроется окно создания задачи (рис. 22), в заголовке которого
отобразится его адрес.
Окно создания задачи состоит из следующих вкладок:
– «Описание» – предназначена для заполнения основных полей задачи.
– «Атрибуты» – предназначена для определения набора дополнительных атрибутов,
свойств и настроек задачи.
– «Участники» – предназначена для определения состава участников и
изолированных рабочих групп задачи.
– «Планирование» – предназначена для определения набора контрольных точек и
событий задачи.
– «Контакты» – предназначена для определения набора контактов задачи.
32
33. Рис. 22. Окно создания задачи. Вкладка «Описание»
Переход к вкладке осуществляется щелчком по её названию. Перемещение по вкладкам
можно осуществить с помощью клавиш со стрелками (влево и вправо). Для этого
предварительно следует установить фокус на заголовке вкладки, а затем нажать на
клавишу навигации.
При открытии окна создания задачи открывается вкладка «Описание».
8.1.2 Вкладка «Описание»
Вкладка «Описание» (см. рис. 22) включает следующие поля:
– Шаблон – шаблон задачи.
– Проект – проект, в рамках которого будет выполняться задача.
Задачи 33
34. – Задача – название задачи.
– № – номер задачи.
– Срок – сроки выполнения задачи.
– Приоритет – приоритет задачи.
– Описание – описание задачи.
Для создания задачи по шаблону следует нажать кнопку в поле Шаблон задачи и
выбрать шаблон в раскрывшемся списке. Список шаблонов включает шаблоны, созданные
пользователем, и шаблоны, на которые пользователю назначены права. При выборе
шаблона в окне создания задачи автоматически подставятся все значения полей, заданные
в шаблоне. Значения полей при необходимости можно изменить.
В поле Проект отображается название выбранного при создании предыдущей задачи
проекта. Для указания проекта задачи следует нажать кнопку в строке поля Проект.
При этом откроется окно со списком доступных пользователю проектов (рис. 23).
Рис. 23. Окно просмотра списка доступных проектов
34
35. Предусмотрена возможность фильтрации списка проектов. Для этого следует ввести шаблон
поиска в поле фильтра и нажать кнопку или клавишу Enter. При этом отобразится
список найденных проектов. При вводе шаблона поиска отображаются совпадающие с ним
значения из списка проектов.
Введённые шаблоны запоминаются в поле фильтра. Их просмотр осуществляется
установлением курсора в поле поиска и нажатием клавиши вниз. Для удаления истории
поиска следует выбрать одноимённый пункт в меню, открывающемся при нажатии кнопки
. Для очистки поля фильтра следует установить курсор в поле и нажать кнопку .
Отмена фильтра осуществляется нажатием кнопки .
Для создания нового проекта следует нажать кнопку Новый проект. В открывшемся окне
создания нового проекта (рис. 24) следует ввести информацию о проекте и нажать кнопку
ОК. Новый проект отобразится в списке проектов.
Рис. 24. Окно создания нового проекта
Для прикрепления задачи к проекту следует выделить его в списке и нажать кнопку ОК.
Название проекта отобразится в поле Проект.
Если при создании задачи проект не указывается, то задача автоматически прикрепляется к
проекту «Задачи вне проектов» подразделения ответственного руководителя или автора
(при отсутствии ответственного руководителя). Если в задачу добавлено несколько
Задачи 35
36. ответственных руководителей (авторов), то задача прикрепляется к проекту «Задачи вне
проектов» подразделения, выбранного в поле Подразделение нумератора вкладки
«Участники» (см. п. 8.1.4).
Если пользователь перед созданием текущей задачи создал ещё одну и указал в ней проект,
то по умолчанию создаваемая задача будет прикреплена к выбранному проекту.
Для указания названия задачи следует ввести текст в поле Задача.
Номер задачи по умолчанию формируется автоматически в соответствии со счётчиком
подразделения постановщика (автора) задачи. Номер задачи может формироваться по
определённому шаблону, который задаётся для подразделения. Подробнее о шаблонах см.
«Руководство администратора системы». Если для подразделения пользователя задан такой
шаблон, то он отобразится в поле Номер. При выборе для задачи ответственного
руководителя содержимое поля Номер изменится на новый шаблон, если для
подразделения ответственного руководителя он задан, или на пустое поле, если шаблон не
задан. Если в задачу добавлено несколько ответственных руководителей (авторов), то
номер задачи будет формироваться в соответствии со счётчиком (шаблоном)
подразделения, выбранного в поле Подразделение нумератора вкладки «Участники»
(см. п. 8.1.4).
Для просмотра значения номера задачи по шаблону следует нажать кнопку поля Номер.
Если в шаблоне присутствуют поля для заполнения пользователем, то при нажатии кнопки
откроется окно редактирования номера. Обязательные для заполнения поля помечены
звёздочкой. После ввода значения следует нажать кнопку ОК.
Замечание – В автономном режиме обновление этого поля при изменении ответственного
руководителя (автора) задачи невозможно, о чём будет выдано соответствующее
сообщение, однако обязательные для заполнения поля шаблона должны быть заполнены.
Указание сроков выполнения задачи осуществляется в поле Срок вручную в формате
«ДД.ММ.ГГГГ» или с помощью календаря (рис. 25), который вызывается нажатием
кнопки в конце строки редактируемого поля.
Рис. 25. Окно выбора даты
36
37. По умолчанию датой начала задачи считаются текущие дата и время. Если установлена
дата, более поздняя, чем текущая, то участникам поставленная задача станет доступной в
момент её наступления. Автору задача доступна с момента постановки. Задача, не
выполненная в срок, считается просроченной. При наступлении этого срока дата окончания
задачи окрашивается в красный цвет. Если дата окончания явно не задана, то задача будет
считаться без срока окончания.
Для задачи предусмотрено два приоритета: Обычная задача и Важная задача. Важные
задачи помечаются пиктограммой в колонке «Приоритет» списка задач. Для установки
приоритета для задачи следует нажать кнопку в поле Приоритет и выбрать его в
раскрывшемся списке. По умолчанию задача имеет приоритет Обычная задача.
Для указания описания задачи следует ввести текст в одноимённом поле. Редактирование
текста осуществляется с помощью панели форматирования.
Прикрепление к задаче файлов осуществляется нажатием кнопки . В открывшемся окне
выбора файла следует указать нужный. Для выбора нескольких файлов следует
воспользоваться клавишами Ctrl или Shift. После выбора файлов следует нажать кнопку
Открыть. Добавленные файлы отобразятся в поле списка файлов в левой части окна.
Рядом с названием файла также отобразится информация о его размере. Для файла можно
указать комментарий, щёлкнув по названию файла. При этом отобразится курсор для ввода.
Удаление файла осуществляется выбором пункта «Удалить файл» в контекстном меню,
вызываемом щелчком правой кнопки мыши по названию файла. К задаче может быть
прикреплено неограниченное количество файлов.
Предупреждение – Допустимая длина полного имени прикрепляемого файла (названия
файла и пути к нему) составляет 255 символов.
Описание задачи может быть подписано с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Для этого после ввода описания следует нажать кнопку на панели форматирования и в
появившемся стандартном диалоге выбора доступных сертификатов ЭЦП (рис. 26) выбрать
нужный сертификат.
Рис. 26. Окно выбора доступных сертификатов ЭЦП
Задачи 37
