1. Jeste li spremi za e-poslovanje?
Studija slučaja u Državnom
zavodu za mjeriteljstvo
Tomislav Jagić
Specijalist za razvoj ECM rješenja
COMBIS
Zagreb, 13.04.2010.

2. Sadržaj
• Zatečeno stanje
• Korisnički zahtjevi
• Prijedlog rješenja
• Izvedba projekta
• Pitanja i odgovori

3. Zatečeno stanje
• Svaka vanjska podružnica vodi svoj
urudžbeni zapisnik
• Nema digitalizacije ulazne dokumentacije
• Nema točnog podatka o svim primljenim i
riješenim predmetima
• Problem praćenja poslovnih procesa i
mjerenje trajanja istih
• …

4. Korisnički zahtjevi
• Sustav mora pratiti uredbu o uredskom
poslovanju
• Integracija s drugim aplikacijama
• Neovisnost o bazi podataka
• Rad i unos na više vanjskih lokacija
• Podrška svim poslovnim procesima

7. Cilj ….

8. Prijedlog riješenja
ComDigitalOffice

9. Sustav za uredsko poslovanje
• Termin koji opisuje set tehnologija i aplikacija
koji se koriste za obuhvat, spremanje, zaštitu i
distribuciju poslovnih sadržaja kroz poslovne
procese organizacije.
• Jedinstveni integrirani proizvod upravljanja
pismenima (podnesci, akti), prilozima,
predmetima, dosjeima, elektroničkim
dokumentima, poslovnim procesima te
procesima timskog rada i kolaboracije.

10. Sustav za uredsko poslovanje -
- zašto implementirati?
• Brže i efikasnije upravljanje dokumentima i
poslovnim procesima
• Uštede vremena i materijalnih resursa
• Povećanje točnosti i ažurnosti
• Bolja iskoristivost informacija -> povećanje
organizacijskog znanja
• Podizanje organizacijske sposobnosti
• Podizanje zadovoljstva javnosti, poslovnih
partnera i vlastitih zaposlenika

11. Izvedba projekta
FAZA 1: Detaljna snimka stanja
• Razgovor s korisnicima
• Analiza poslovnih procesa
• Izrada idejnog projekta
• Usvajanje idejnog projekta

12. Izvedba projekta
FAZA 2: Instalacija sustava
• Instalacija web servera
• Instalacija sustava
• Instalacija dodatnih komponenti (pdf watermark, diskusije, pdf
converter)

13. Izvedba projekta
FAZA 3: Razvoj modula za uredsko poslovanje
• Generiranje klasifikacijskih oznaka na predmetima
• Generiranje urudžbenih brojeva na aktima
• Stavljanje vodenog žiga na ulaznim i izlaznim aktima
• Ispis podataka na akte i na košuljice
• Izlazna pošta
• Knjiga pismohrane
• Export u excel
• Izvještaji
• Parafiranje i potpisivanje

14. Izgled aplikacije

15. Izgled aplikacije

16. Izgled aplikacije

17. Izgled aplikacije

18. Izgled aplikacije

19. Izgled aplikacije

20. Izgled aplikacije

21. Izgled aplikacije

22. Izgled aplikacije

23. Izvedba projekta
FAZA 4: Podešavanje sustava i obuka korisnika
• Podešavanje sigurnosnih grupa i uloga
• Unos korisnika
• Kreiranje potrebnih metapolja u sustavu
• Podešavanje servera za korisničko okruženje
• Obuka korisnika

24. Moduli sustava
• Urudžbeni zapisnik
• Upravljanje dokumentacijom
• Elektroničko potpisivanje akata
• Upravljanje poslovnim
procesima i zadacima
• Upravljanje arhivom i
rokovima čuvanja

25. PISARNICA PISARNICA
PISARNICA
MJERITELJI
Načelnik
službe
Voditelj odjela

26. Benefiti implementacije (1/2)
• Upravljanje
• Planiranje i praćenje poslovanja
• Dnevni uvid u radne zadatke
• Podloga za podršku odlučivanju
• Planiranje i praćenje dostupnosti informacija korisnicima
• Točnost
• Obavljanje aktivnosti na vrijeme i u predviñenom roku
• Raspolaganje aktualnim i ažurnim dokumentima i
podacima

27. Benefiti implementacije (2/2)
• Optimizacija
• Smanjivanje vremena nužnog za obavljanje pojedine
aktivnosti
• Prilagodba sustava poslovnim zahtjevima
• Optimizacija poslovnih procesa
• Kvaliteta
• Definirani i jasni poslovni procesi
• Automatizacija manualnih poslova
• Unificirana i uredna obrada predmeta i dokumenata
• Fleksibilno pretraživanje podataka i dokumenata

28. Pitanja?
Hvala na pažnji!
tomislav.jagic@combis.hr