Formation Google Apps !
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Fev 2014
Architecture 
Client Serveur et donc client webmail ou client lourd 
Outlook ou Gmail en webmail
Sur chrome (mieux) 
Ou Mo...
ZERO INBOX 
Zero inbox = archivage systématique
ZERO INBOX
Zero inbox = archivage systématique 
Qu’est ce qu’archiver un mail ?
Aller voir le dossiers tous les messages 
...
ZERO INBOX
Boite de réception = lieu de stockage temporaire = boite au lettre 
Archives = va soit vers un dossier soit ver...
LIBELLES
Un libellé c’est un dossier 
on peut s’en servir exactement comme un dossier
Par exemple si vous continuez à util...
LIBELLES
Dessin boite de reception 

La boite de réception est un dossier 

UN nouveau mail arrive = il est dans la boite ...
LIBELLES
Créer un nouveau libellé
A la lecture d’un mail (en haut / créer)
Dans un sous dossier 
(ie ajouter un sous libel...
LIBELLES
Différentes manière d'appliquer un libellé :
•  Drag and drop du mail lui même 
•  Drag and drop depuis les libel...
FILTRES
Faire un filtre 
Soit à partir d’un mail 
Soit a partir de rien (aller dans paramètre/créer filtre)

Quand ???
pour ...
AUTRES BOITES
Boite AGO 
Boite DSI 
Boite JER 
Alias 
C’est quoi 
Comment s’en servir 
Me contacter si besoin
Paramétrage de l’interface 
Configurer la boite de réception 

 
Mise en place des onglet 


Ne pas utiliser le dernier soc...
Composer un mail

Destinataires 
ajouter cc cci et modifier 
 
Est ce que ma réponse est au dessus du texte.
Afficher les te...
CONTACTS
Ajouter l’expéditeur à ma liste de contact 
Option contact à la reception d’un mail (petite fleche) 
Je reçois un ...
CHROME
paramètres chrome = me demander 
si vous vous connectez à chrome vos favoris sont synchro sur toutes vos machines 
...
BEST PRACTICES #1
Vider ses brouillons souvent 

Des qu’on crée une réponse ou un mail pas besoin de sauver il crée
un bro...
BEST PRACTICES #2
Faire des macro dossiers et les ouvrir en fonction de ce qu’on fait 
 
Ne pas afficher tous les dossiers ...
DRIVE ??? #1
Qu’est ce que Drive 


un serveur de fichier 


Va remplacer les dossier perso et le serveur en
un seul endroi...
DRIVE ??? #2
Enregistrer les fichiers joints dans gmail 
Fleche vers le bas = télécharger sur son poste ou le vieux
serveur...
CAS PRATIQUES

Cas pratique 1 : je recois un nouveau candidat 
Je lis un nouveau mail. 
Je réponds sans archiver
je crée u...
CAS PRATIQUES

Je veux afficher tous les messages d'un label bien caché.
Je fais une recherche par mot clés, j'ouvre un des...
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Simple presentation to help IT guys to convert a low tech team from Microsoft Outlook to Google for work
Best practice, Migration, and simple case studies

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Formation google apps

  1. 1. Formation Google Apps ! ! ! Fev 2014
  2. 2. Architecture Client Serveur et donc client webmail ou client lourd Outlook ou Gmail en webmail Sur chrome (mieux) Ou Mozilla Firefox Ou ie (pas une super idée)
  3. 3. ZERO INBOX Zero inbox = archivage systématique
  4. 4. ZERO INBOX Zero inbox = archivage systématique Qu’est ce qu’archiver un mail ? Aller voir le dossiers tous les messages Archiver tous vos messages qui ne vont pas donner lieu à une action. Si besoin : Il existe des outils pour les faire disparaitre puis réapparaitre après.
  5. 5. ZERO INBOX Boite de réception = lieu de stockage temporaire = boite au lettre Archives = va soit vers un dossier soit vers tous les messages Poubelle = Poubelle (dif de spam) Dossier = Ranger Libellés = Dossier augmenté Archiver ce n'est pas jeter, c'est dire que ce mail ne va plus donner lieu à une action de ma part
  6. 6. LIBELLES Un libellé c’est un dossier on peut s’en servir exactement comme un dossier Par exemple si vous continuez à utiliser outlook tout marche pareil Mais il y a aussi possibilité de rajouter des fonctionnalités
  7. 7. LIBELLES Dessin boite de reception La boite de réception est un dossier UN nouveau mail arrive = il est dans la boite de réception Je lui ajoute un libellé = il va être aussi dans le dossier ET dans tous les message Je l’archive = il n’apparaît plus dans la boite de reception mais est dans le dossier et tous les messages, si je n’ai pas appliqué de libellé il est dans tous les messages Je peux appliquer X libellés, dans ce cas là le message est vu dans tous les dossiers
  8. 8. LIBELLES Créer un nouveau libellé A la lecture d’un mail (en haut / créer) Dans un sous dossier (ie ajouter un sous libellé) Modifier un libellé Nom Position / déplacer Archiver
  9. 9. LIBELLES Différentes manière d'appliquer un libellé : •  Drag and drop du mail lui même •  Drag and drop depuis les libellés •  Bouton libellés puis taper un bout du nom
  10. 10. FILTRES Faire un filtre Soit à partir d’un mail Soit a partir de rien (aller dans paramètre/créer filtre) Quand ??? pour un nouveau candidat ou incubes ou prestataire ou réseau Dans ce cas le faire à partir du nom de la boite ou du domaine mail
  11. 11. AUTRES BOITES Boite AGO Boite DSI Boite JER Alias C’est quoi Comment s’en servir Me contacter si besoin
  12. 12. Paramétrage de l’interface Configurer la boite de réception Mise en place des onglet Ne pas utiliser le dernier social (groupe equipe) Replacer un mail dans principale   Modifier affichage Vue séparée Densité affichage Themes Chat
  13. 13. Composer un mail Destinataires ajouter cc cci et modifier   Est ce que ma réponse est au dessus du texte. Afficher les texte précédent pour le supprimer Modifier l’objet de ma réponse de mail Options de mise en forme outils attaché image fichier mise en page Insertion réponse ou non Verifier orthographe Appliquer directement un libellé
  14. 14. CONTACTS Ajouter l’expéditeur à ma liste de contact Option contact à la reception d’un mail (petite fleche) Je reçois un mail de quelqu'un, je vous voir tous les mails de cette personne je vais voir à droite et je clique derniers messages     voulez vous ? http://www.evercontact.com/   un fois sur le contact cliquer direct sur la petite enveloppe   Contact communs = boite ago pour l’instant
  15. 15. CHROME paramètres chrome = me demander si vous vous connectez à chrome vos favoris sont synchro sur toutes vos machines   Page au démarrage Moteur de recherche affichage police OU vont les téléchargements fait via gmail!   Parametrage Chrome : Afficher les favoris Enregistrer les mots de passe Se logger dans chrome Ne pas afficher la barre de lancement rapide Liens vers gmail drive et agenda Cloud Print
  16. 16. BEST PRACTICES #1 Vider ses brouillons souvent Des qu’on crée une réponse ou un mail pas besoin de sauver il crée un brouillon On peut donc assez vite avoir beaucoup de brouillons, il faut les effacer souvent pour y voir clair   Utiliser la todo list de gmail et créer une tache associée à un mail   Lire ces Spams et les effacer ! ZERO inbox   Utiliser l’agenda et les invitations de rdv
  17. 17. BEST PRACTICES #2 Faire des macro dossiers et les ouvrir en fonction de ce qu’on fait   Ne pas afficher tous les dossiers Aller dans les options d’affichages pour se faire un dossier archive Demander à david un export partiel de sa boite mail avant d’effacer ses mail   Utiliser les réponses types   lancer Outlook de temps en temps au cas ou si vous voulez vous en servir de temps en temps (laisser les synchro se faire le soir)   language de requette de recherche from: to: OR niland has:attachment regarder la ligne de recherche et la modifier label:1---incubes-niland pia has:attachment  
  18. 18. DRIVE ??? #1 Qu’est ce que Drive un serveur de fichier Va remplacer les dossier perso et le serveur en un seul endroit Concept de partage dossier communs ago test drive = le vieux serveur communs le reste est le vieux dossier perso
  19. 19. DRIVE ??? #2 Enregistrer les fichiers joints dans gmail Fleche vers le bas = télécharger sur son poste ou le vieux serveur sinon enregistrer dans drive = futur serveur Cliquer sur l’image pour ouvrir sur gmail sans télécharger Si on double clique sur le fichier joint il s'ouvre dans une fenetre de previsualisation, on peut alors avec les fleches passer en revus les différents fichiers attachés.   On peut aussi cliquer en haut à droit pout TOUT ENREGISTRER en une fois
  20. 20. CAS PRATIQUES Cas pratique 1 : je recois un nouveau candidat Je lis un nouveau mail. Je réponds sans archiver je crée un libbélé je le tire sur le mail j'archive Sinon on peut aussi créer d’abord le libellés puis l’appliquer avant de lire le mail
  21. 21. CAS PRATIQUES Je veux afficher tous les messages d'un label bien caché. Je fais une recherche par mot clés, j'ouvre un des messages, je clique sur le libbelés, tous les messages s'affichent.   je veux déplacer les mails qui arrivent dans les mauvais onlget   Je veux changer ma signature   Je veux mettre un message d’abscence   Je veux enregistrer une ensemble de pièces jointes dans un nouveau dossier de drive

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