Construction et déploiement d'une
communauté de partage de
meilleures pratiques @ Essilor
Olivier Aine & David Nowinsky
1 . Contexte et enjeux
2- Notre solution
3- Analyse de la réussite
Construction et déploiement d'une communauté
de partage...
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La situation empirique et sa problématique
La fabrication d'un verre ophtalmique
Lab Rx
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Le contexte d'Essilor
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50 000+ colaborateurs...
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Zone
Lab Rx
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La situation empirique et sa problématique
Organigramme des opérations Rx Essilor
Zone
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407 labs
env. 15 000 pers
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Les flux de communication dominants
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La situation empirique et sa problématique
Pourquoi ce projet ?
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Une "meilleure pratique"
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Géographique
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Hétérogénéité de la communauté
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En lecture
Les indicateurs de la communauté
Activité de la communauté
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1 . Contexte et enjeux
2- Notre solution
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Analyse de la réussite
Un problème généralisé
Source: Gartner
Comment motiver la contribution ?
Comment éviter le syndrome...
Analyse de la réussite
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● Le comité de pilotage
● Un maquettage rapide à coût minimal
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Comité de pilotage
L'équipe projet
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Organisationnel
Technologique
Cognitif
Économique
Top management
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Comité de pilotage
Compétences et rôles de l'équipe projet
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Un maquettage rapide à coût minimal
Low cost probe
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Idées:
● Réalisation d'une maquette à bas coût
● Accès interlocuteurs...
Un maquettage rapide à coût minimal
Stockage des données dans le cloud
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Un maquettage rapide à coût minimal
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Un processus de développement itératif
Interactions avec les utilisateurs
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Un processus de développement itératif
Capturer du contenu
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Quel rôle pour les services centraux?
Cycle de vie des idées
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Cycle de vie des idées
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Quel rôle pour les services centraux?
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Faire croître la communauté
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3
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Activité sur le forum
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place des idées
Nouveaux membres
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1 Week 1 Idea
ven 19 avril
Nombres de visites
Avril 2013
Faire croître la communauté
Impact de la newsletter
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Faire croître la communauté
Cercle vertueux de contribution
+15 inscrits
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sur le site
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collègues
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Intégration et communication
Diversification des portes d'entrées
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Cognitif
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Expérience utilisateur
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Technologique
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Étapes suivantes
Une nouvelle échelle
Études qualitatives
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Étapes suivantes
Élaboration du sondage
Questions :
● What is my use of LOFT BP?
● What are the main breaks that prevent y...
Étapes suivantes
Résultats du sondage
101 réponses /448 membres -> 23%
Indépendant de la
situation géographique
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Étapes suivantes
Le modèle VIST
Modèle de motivation :
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Étapes suivantes
Le modèle VIST
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Étapes suivantes
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● Faire comprendre à chacun sa valeur ajoutée à contribuer
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Cognitif
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Soutenance Essilor
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partage de meilleures pratiques @ Essilor
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Soutenance finale du projet LOFT Best Practices réalisé au sein d'Essilor dans le cadre du master PIC.

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Soutenance Essilor - Master PIC

  1. 1. Construction et déploiement d'une communauté de partage de meilleures pratiques @ Essilor Olivier Aine & David Nowinsky
  2. 2. 1 . Contexte et enjeux 2- Notre solution 3- Analyse de la réussite Construction et déploiement d'une communauté de partage de meilleures pratiques @ Essilor
  3. 3. 1 La situation empirique et sa problématique La fabrication d'un verre ophtalmique Lab Rx
  4. 4. La situation empirique et sa problématique Le contexte d'Essilor 1 400+ laboratoires de prescription 50 000+ colaborateurs Effectif doublé en 7 ans Amérique du Nord AMERA Europe Amérique du Sud Données au 31 décembre 2012 Export labs
  5. 5. DG Ingénierie monde Zone Lab Rx 1 La situation empirique et sa problématique Organigramme des opérations Rx Essilor Zone PaysGE Rx LOFT Pays env. 100pers Lab Rx Lab Rx 5 pers ........ ........ Support tech. R&D env. 400pers env. 50pers env. 50pers
  6. 6. 407 labs env. 15 000 pers 1 La situation empirique et sa problématique Les flux de communication dominants Global Engineering - Rx Lab Rx Lab Rx Lab Rx Flux classiques Support Tech. Zone Support Tech. Zone env. 100pers 6 zones env. 50 pers / zone LOFT 5 pers Conception procédés Lab Rx Lab Rx Lab Rx
  7. 7. 1 "Nous sommes assis sur un trésor de meilleures pratiques" La situation empirique et sa problématique Pourquoi ce projet ? Global Engineering - Rx Lab Rx Lab Rx Lab Rx Flux classiques Zone Tech. Support Zone Tech. Support env. 100pers 6 zones env. 50 pers / zone 407 labs Rx env. 15 000 pers LOFT 5 pers Conception procédés Lab Rx Lab Rx Lab Rx
  8. 8. 1 La situation empirique et sa problématique Pourquoi ce projet ?
  9. 9. 1 Comment construire et déployer une communauté de partage de meilleures pratiques ? La situation empirique et sa problématique Problématique
  10. 10. 2 1 . Contexte et enjeux 2- Notre solution 3- Analyse de la réussite Construction et déploiement d'une communauté de partage de meilleures pratiques @ Essilor
  11. 11. Google Site Espace perso News Ajouter une idée Parcourir les idées Indicateurs Forum Autres sites S'inscrire 2 Présentation de l'outil Le site LOFT Best Practices
  12. 12. documentée illustréeorganisée écrite collaborativement Présentation de l'outil Une "meilleure pratique" 2
  13. 13. Profil perso Edition facile + images & docs + éditeurs Recherche puissante RechercheIndexation Forum Google group Cartes Communauté Suivi des idées Présentation de l'outil Les fonctionnalités 2 Profil Mes idées
  14. 14. 450+ membres 110+ idées publiées +5 nouvelles idées par mois +30 nouveaux membres par mois Les indicateurs de la communauté L'évolution de la communauté en 1 an 2
  15. 15. Géographique Carte des contributeurs Les indicateurs de la communauté Hétérogénéité de la communauté Organisationnelle Répartition dans les organisations 2
  16. 16. En lecture Les indicateurs de la communauté Activité de la communauté 988 visites / mois 309 visiteurs uniques / mois soit env. 75% du nombre total d'inscrits Données: avril 2013 109 personnes ont déjà contribué env. 25% de la communauté 25 ont déjà contribué min 5 fois env. 5% de la communauté En écriture 2
  17. 17. 1 . Contexte et enjeux 2- Notre solution 3- Analyse de la réussite Construction et déploiement d'une communauté de partage de meilleures pratiques @ Essilor 3
  18. 18. Analyse de la réussite Un problème généralisé Source: Gartner Comment motiver la contribution ? Comment éviter le syndrome de la boîte à idée non lue ? Comment calculer le ROI ? Réseaux sociaux d'entreprise Outils de réseautage Animation de communauté 3
  19. 19. Analyse de la réussite 3 ● Le comité de pilotage ● Un maquettage rapide à coût minimal ● Un processus de développement itératif ● Le rôle des services centraux ● Faire croître la communauté ● Rapport au top-management ● Expérience utilisateur ● Etapes suivantes
  20. 20. Comité de pilotage L'équipe projet 3 Organisationnel Technologique Cognitif Économique Top management Sponsor 1 GE Rx Sponsor 2 LOFT Autres managers GE / Opérations Équipes GE David Équipe LOFT Olivier Équipes Équipe projet Réunions hebdomadaires
  21. 21. Comité de pilotage Compétences et rôles de l'équipe projet 3 Organisationnel Technologique Cognitif Économique David & OlivierSponsors LOFTGE Créativité organisationnelle Communication Connaissance métier Connaissance métier Leadership Créativité organisationnelle Développement Communication Soutiens hiérarchiques Initiateurs Innovation Concepteurs Promoteurs / Facilitateurs Développeurs Communication Animateurs techniques Promoteurs / Facilitateurs
  22. 22. Un maquettage rapide à coût minimal Low cost probe 3 Idées: ● Réalisation d'une maquette à bas coût ● Accès interlocuteurs clefs (GE, LTS, labs) ● Essai erreur, rester à petite échelle Visibilité sur le projet Pas de visibilité sur le projet Organisationnel Économique Cognitif Technologique Top management Sponsor 1 GE Sponsor 2 LOFT Autres managers GE / Opérations Équipes GE David Équipe LOFT Olivier Équipes Lab manager Middle manager Middle manager OpérateursOpérateurs
  23. 23. Un maquettage rapide à coût minimal Stockage des données dans le cloud 3 Données accessibles partout Organisationnel Économique Technologique Cognitif Authentification unique avec Google Nouveaux outils de communication (IM, forums, ...) Publication de contenus sans infrastructure dédiée rapide - léger - économique - moderne
  24. 24. Un maquettage rapide à coût minimal Amorcer la communauté (Séminaire technique) 3 Organisationnel Économique Technologique Cognitif Communauté physique Séminaire technique régulier Diversité géographique Amérique du Nord AMERA Europe Amérique du Sud Export labs Confiance S'appuyer sur l'existant Liens faibles
  25. 25. 3 Organisationnel Économique Cognitif Technologique Jan/Mars 2012 Avril/Septembre 2012 Octobre 2012/Février 2013 Mars/Mai 2013 Clean up Maquettage rapide Feedback Refonte Amélioration continue Maintenabilité Réunions hebdomadaires env. 1 mois Working increment Formulation primaire du besoin Sprint planning meeting User feedback Un processus de développement itératif Méthode de déploiement Méthode agile : Les méthodes agiles se veulent plus pragmatiques que les méthodes traditionnelles. Elles impliquent au maximum le demandeur (client) et permettent une grande réactivité à ses demandes. Elles visent la satisfaction réelle du client en priorité aux termes d'un contrat de développement. (Agile Manifesto, 2001)
  26. 26. Un processus de développement itératif Interactions avec les utilisateurs 3 Organisationnel Économique Technologique Cognitif S'appuyer sur les utilisateurs pour améliorer l'outil Idée Maquettage Présentation & utilisation Feedback utilisateur Priorisation implémentation Réunion hebdomadaire Réunion hebdomadaire Réunion hebdomadaire Réunion hebdomadaire Community
  27. 27. Un processus de développement itératif Capturer du contenu Organisationnel Économique Technologique Cognitif Création Édition Ajout de documents 3 Ajout d'images Mise en ligne d'une idée 2h+ Accompagnement nécessaire Complexité du processus
  28. 28. 3 Un processus de développement itératif Capturer du contenu Organisationnel Économique Technologique Cognitif Création Édition Formulaire unique Mise en ligne d'une idée 15 min Utilisateurs autonomes Retours utilisateurs :-)
  29. 29. 3 Organisationnel Économique Cognitif Technologique Un processus de développement itératif Itérations mensuelles Comment stocker et présenter les données efficacement ? Feuille de calcul Champs standardisés Intégration au site web Photo Liens au bases documentaires Meilleure intégration graphique Multiples illustrations Barre d'actions (edit, comment, "like"...) env. 1 mois User feedback env. 1 mois env. 1 mois User feedback User ideas Réponse au besoin
  30. 30. 3 Un processus de développement itératif Formalisation des objets de connaissance Canevas d'une idée d'amélioration Vue données Feuille de calcul Champs standardisés organisée Organisationnel Technologique Cognitif Économique env. 1 mois
  31. 31. 3 Un processus de développement itératif Formalisation des objets de connaissance Canevas d'une idée Vue web v1 Intégration au site web Photo Liens au bases documentaires illustrée documentée organisée Organisationnel Technologique Cognitif Économique env. 1 mois
  32. 32. 3 Un processus de développement itératif Formalisation des objets de connaissance Canevas d'une idée Vue web v2 Meilleure intégration graphique Multiples illustrations Barre d'actions (edit, comment, "like"...) Organisationnel Technologique Cognitif Économique documentée illustrée organisée écrite collaborativementenv. 1 mois
  33. 33. 3 Quel rôle pour les services centraux? Cycle de vie des idées Organisationnel Technologique Cognitif Économique Candidate BP Validated BP M aturation ProcessValidator Organization Validate Creator Subm ission Update Discussion Community Obsolete BPDeletionPublished BP
  34. 34. 3 Quel rôle pour les services centraux? Cycle de vie des idées Organisationnel Technologique Cognitif Économique Best practice Validated BP M aturation Process Deletion Approver Organization Approval Creator Editors Add Editors Edition Discussion Community Subm ission Collaboration 1 unique étape
  35. 35. 3 Quel rôle pour les services centraux? Cycle de vie des idées Organisationnel Technologique Cognitif Économique Improvement idea Best practice M aturation Process Deletion Endorser Organization Endorsem ent Creator Editors Add Editors Edition Discussion Community Subm ission Rassurer Rassurer
  36. 36. 3 Quel rôle pour les services centraux? Cycle de vie des idées Improvement idea Best practice M aturation Process Endorser Organization Endorsem ent Creator Editors Add Editors Edition Discussion Community Interesting Implemented Tracking Popularity Subm ission Engager Reconnaissance Organisationnel Technologique Cognitif Économique
  37. 37. Faire croître la communauté Cartographie des acteurs 3 Matrice sociodynamique Organisationnel Technologique Cognitif Économique Cibler les "hésitants" et "donnants-donnants" Isoler les "révoltés" Jean-Christian Fauvet 1996
  38. 38. Faire croître la communauté Propagation virale 3 Propagation virale Exploiter la motivation intrinsèque Ne pas se restreindre aux partenaires habituels David & Olivier Je n'ai pas le temps Ma hiérarchie ne m'encourage pas Économique Cognitif Technologique Organisationnel
  39. 39. Annonces Nouvelles idées Activité sur le forum Suivi de la mise en place des idées Nouveaux membres 3 Toutes les 2 semaines Faire croître la communauté La newsletter Newsletter Organisationnel Technologique Cognitif Économique
  40. 40. 1 Week 1 Idea ven 19 avril Nombres de visites Avril 2013 Faire croître la communauté Impact de la newsletter Newsletter ven 29 mars Newsletter jeu 11 avril Newsletter jeu 25 avril 50 visites 100 visites 988 visites 309 visiteurs uniques soit env. 75% du nombre total d'inscrits 3
  41. 41. Faire croître la communauté Cercle vertueux de contribution +15 inscrits Trafic sur le site Transfert aux collègues + Contributions+ + Newsletter 200 visiteurs uniques +3 BPs +7 participations au forum Tous les 15 jours +20 idées trackées Reconnaissance des personnes Intérêt du contenu Autres sites 3 Organisationnel Technologique Cognitif Économique Animation
  42. 42. 3 Intégration et communication Diversification des portes d'entrées Organisationnel Économique Technologique Cognitif Autres portails
  43. 43. 3 Expérience utilisateur Unifier l'image de marque des web apps LOFT Organisationnel Économique Technologique Cognitif
  44. 44. 3 Expérience utilisateur Diminuer le nombre de clics Organisationnel Économique Technologique Cognitif Feedback immédiat Actions directement sur les pages d'idées Autoriser l'erreur
  45. 45. 3 Expérience utilisateur Diminuer le nombre de clics Organisationnel Économique Technologique Cognitif Accueil personnalisé Profil personnel Meilleurs contributeurs Barre d'outil
  46. 46. Rapport au top-management Présentations de l'outil 3 Organisationnel Économique Cognitif Technologique Top-management Vidéos "parole aux utilisateurs" Valorisation des idées Équipes GE Technical breakfast Dépliant de présentation
  47. 47. Étapes suivantes Une nouvelle échelle Études qualitatives Téléphone, machine à café, ... Études quantitatives Sondage Taille de la communauté 3
  48. 48. Étapes suivantes Élaboration du sondage Questions : ● What is my use of LOFT BP? ● What are the main breaks that prevent you from contributing to LOFT BP? ● I have already contributed to/visited LOFT BP, what were my main motivations? ● What is my location? ● Ideas/suggestions 3
  49. 49. Étapes suivantes Résultats du sondage 101 réponses /448 membres -> 23% Indépendant de la situation géographique 3
  50. 50. Étapes suivantes Le modèle VIST Modèle de motivation : VIST Typologie des motivations internes aux équipiers d'un projet, en collaboration virtuelle ● Valence Adéquation aux objectifs du groupe ● Instrumentality Importance perçue de soi-même dans l'équipe ● Self-efficacy Capacité à réaliser les tâches demandées ● Trust Confiance en la communauté Hertel, G. (2002). Management virtueller Teams auf der Basis sozialpsychologischer Theorien: Das VIST Modell [Managing virtual teams based on models from social psychology: The VIST model]. In E.H. Witte (Hrsg.), Sozialpsychologie wirtschaftlicher Prozesse (S. 172-202). Lengerich, Germany: Pabst Publishers. 3 Organisationnel Technologique Cognitif Économique
  51. 51. Étapes suivantes Le modèle VIST Freins à la contribution V T S I Les personnes ne se sentent pas suffisamment importantes/irremplaçables dans la communauté Les personnes ne se sentent pas suffisamment compétentes pour contribuer 3 Organisationnel Technologique Cognitif Économique
  52. 52. Étapes suivantes Le modèle VIST Motivations des contributeurs V T S I Adéquation au but et à la philosophie de partage Confiance en le potentiel de la communauté 3 Organisationnel Technologique Cognitif Économique
  53. 53. Étapes suivantes Actions à prendre ● Faire comprendre à chacun sa valeur ajoutée à contribuer ● Continuer à personnaliser l'expérience ● Promouvoir le site auprès d'un public encore plus large 3 Organisationnel Technologique Cognitif Économique
  54. 54. ContexteContexte Organisationnel Cognitif Technologique Économique Points de vue... Communauté Stratégie de management des connaissances
  55. 55. 3 Conclusion Dimensions clefs ContexteContexte Organisationnel Cognitif Technologique Économique Points de vue... Communauté Stratégie de management des connaissances
  56. 56. 3 Conclusion Dimensions clefs ContexteContexte Organisationnel Cognitif Technologique Économique Points de vue... Communauté Stratégie de management des connaissances Maquettage rapide Expérience utilisateur Rapport au top-management Valorisation du contenu Objets de connaissance Processus d'apprentissage Comité de pilotage Processus itératif Rôle des services centraux
  57. 57. Soutenance Essilor Construction et déploiement d'une communauté de partage de meilleures pratiques @ Essilor Olivier Aine & David Nowinsky Merci de votre attention Remerciements : Mme Florence Charue-Duboc, M. Christophe Midler (Master PIC) M. Pierrre Bercher, M. Sébastien Chailley, M. Frédéric Leconte (Maîtres de stage) M. César Awad, M. François Jousset, M. Benoit Nesme, Mme Elisabeth Ruby, Mme Muriel Séménéri (Essilor) 1 . Contexte et enjeux 2- Notre solution 3- Analyse de la réussite

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