Séminaire sur l'information structurée

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Formation sur les méthodes de création de contenu structuré pour des contrats, lois, documentation de produit, descriptions techniques et bien plus encore. En utilisant notre produit d'édition de document virtuel avec Word et SharePoint, vous pourrez reutiliser vos contenus, appliquer le multilingue, gérer des composantes de votre document.

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  • -Multitude de contenu-Réutilisation des contenus-Multilinguisme-Assemblage des contenus-Gestion des composantes-
  • Office application: pas collaboratif, pensée pour un usagerCollaboration Word et SharePoint demeurent fragile
  • Demonstrate the capabilities of Content Organizer, don’t go on the adminPresent the concept of Manage Metadata, show it in ACTIONDemo of Document SetDemo of Workflow with no tools and with Workflow in-a-box
  • Present the capabilities in the demonstrationCreate a Document Library and use or present the functionnality
  • Séminaire sur l'information structurée

    1. 1. Gestion de l'information structurée (composantes) avec Word et SharePoint Danny Boulanger Expert de solution Patrick Lemieux Développeur
    2. 2. Ordre du jour  Évolution du marché de l’information structurée  Défis et problématique  Besoins de gestion d’information structurée  Approche du marché et solution  Présentation d’une solution
    3. 3. Vos formateurs
    4. 4. Objectifs du séminaire  Découvrir le domaine de l’édition et de la gestion de l’information structurée  Identifier les meilleures approches  Connaître les différentes solutions du marché
    5. 5. Historique d’Alcero  Fondation d’InterDoc en 1995: Consultation et intégration  Fondation d’Alcero en 2007  Lancement d’Alexya en septembre 2008  InterDoc devient la division service d’Alcero en 2009  Alexya présent à l’international: Allemagne, Espagne, Caraïbes, États-Unis, Canada  Lancement de l’éditeur de document virtuel en 2014
    6. 6. Nos clients Chambre des communes
    7. 7. Évolution du marché de l’information structurée
    8. 8. Historique  Traitement de texte spécialisé  AES, MICOM, Xerox Star  Système de création d’information structurée  SGML: Arbortext, Softquad  Ventura  Front Page  Quark Express  Page Maker
    9. 9. Historique  1985 Avènement du PC  Application bureautique  Accès aux applications de création structurée  1993-2008  I4I Création de contenu structuré avec Word, 1993  Premier brouillon du XML, 14 novembre 1996  Black Blade Inc 2006
    10. 10. Historique  Joueurs clés dans la création d’information structurée  PTC Arbortext  JustSystems (XMetal)  Altova (Authentic)  oXygen  I4I (x40)
    11. 11. Évolution des besoins Dématérialisation • Mondialisation • Télé-Travail • Multi-disciplinaire Multi-Plateforme • Web • Tablette intelligente • Téléphone intelligent Collaboration • Édition concurrente • Gestion des sections ou composantes
    12. 12. Défis et problématique
    13. 13. Défis
    14. 14. Notre lecture des défis
    15. 15. Problématique d’affaires  Gestion de changement  Cibler les usagers sur la création
    16. 16. Problématique d’architecture d’information  Document élaboré dans un bloc  Culture d’édition  Sa méthode  Son style  Sa gestion  Structure virtuelle inexistante  Service de librairie mal compris
    17. 17. Problématique technologique
    18. 18. Besoins de gestion d’information structurée
    19. 19. Plateforme SharePoint Processus Production de Workflow Collaboration de Workflow Processus d’affaires système de gestion Tâches et activités Collaboration Blog, Wikki Outlook Réseau sociaux interne Information Système de gestion électronique de document Gestion contenu Web Portail Formulaires électroniques Gestion du cycle de vie de document Recherche Gestion d‘enregistrement Gestion des droits Imagerie 19
    20. 20. Applications d’affaires  Gestion de contrat  Publications techniques  Demandes et réponses de soumissions  Documentation produit  Proposition  Lois et règlements  Procédures et documentation
    21. 21. Quel sont les modules ou service requis pour supporter une solution d’affaires Réception de Receive RFP l’appel d’offre Faire une liste des List Requirements exigences Search past RFPs Rechercher parmi les appels d’offre antécédents Find Technical Expert Trouver un expert technique Talk to George Parler à Georges Meet with avec le groupe RencontreService Group de service Trouver Customer de donnée de clients Search une base Data Base Access pricing system détermination de prix Accéder au système de Draft Reportrapport Rédiger le Summarize exceptions Résumer les exceptions Besoin talk to Legal? Need to de parler au département légal? Rencontre avec Meet with Managerle gestionnaire Envoyer une Review Send Draft for ébauche pour révision Approuver la proposition Release Proposal Envoyer la proposition
    22. 22. APPROCHE DU MARCHÉ ET SOLUTION
    23. 23. La gestion documentaire Avertissement Une chambre à coucher ne doit jamais refléter la façon dont une entreprise classifie son information.
    24. 24. Processus documentaire Développement de produits Marketing Commercialisation Service à la clientèle Opération Processus horizontaux Plans Rapports Projections Courriel Contrats Autre système Spécifications Fichier Ordinateur Propositions Liste de prix Présentations Budgets Développeme nt Stratégies Marketing Vente Project Gestion de l’information dans SharePoint Discussions Support Révisions
    25. 25. La gestion composite de l’information Diviser pour régner C’est bien de gérer ses documents. C’est encore mieux de gérer son contenu.
    26. 26. Contexte d’une solution Non structuré • Applications Office • Imagerie • Base de données Créer et saisir Structuré Organiser • Type de contenu • Taxonomie • Metadonnées • Plan de classification Semi structuré Rechercher • Actif • Semi-actif • Archive Gérer • Taxonomie de navigation • Contextuel • Langage naturel • Intelligence d’affaires • Rapports • KPI Analyser Publier • Impression • Intranet • Extranet
    27. 27. Composantes Gestion structurée d’information Édition Gestion Publication
    28. 28. ÉDITION
    29. 29. Cadre d’un contenu  Formats  .doc, .pdf, .html  Structure  XML Schema, Proprietary structure, DTD,  Contenu  Texte, image, vocal, vidéo, données  Présentation  XSLT, CSS,  Formatage  XSL  Métadonnées  Règles d’affaires, Description du contenu
    30. 30. Besoin de gestion du cycle de vie des contenus
    31. 31. XML  Le langage XML (eXtended Markup Language) est un format général de documents orienté texte.  XML est devenu omniprésent dans le monde de l'informatique.  Une des idées directrices de XML est la séparation entre contenu et présentation.
    32. 32. XML
    33. 33. Les structures de contenu : DTD / Schema  Les DTD (Document Type Definition) héritent du format SGML.  Les schémas ont été introduits pour remplacer les DTD  L'intérêt principal de ces modèles de documents est de pouvoir décrire explicitement les règles à respecter pour un document et de pouvoir vérifier si un document donné les respecte effectivement.
    34. 34. Les structures de contenu : DTD / Schema
    35. 35. Présentation – Feuilles de style  Une feuille de style contient des règles qui décrivent des transformations.  Ces règles sont appliquées à un document source XML pour obtenir un nouveau document. Démonstration!
    36. 36. Présentation – Feuilles de style
    37. 37. Présentation – Feuilles de style
    38. 38. MICROSOFT ET LE STANDARD OPEN XML
    39. 39. La petite histoire d’Office Open XML  Office Open XML (aussi connu sous le nom de OOXML ou OpenXml) est un format de fichier developpé par Microsoft pour représenter des chiffriers, des graphiques, des presentations ainsi que des documents. Ce standard fit son apparition dans la version 2007 de Microsoft Office.
    40. 40. La structure d’un document Y a-t-il un lien entre le format OpenXml et Sharepoint? Démo
    41. 41. L’édition simultanée d’un document  La co-rédaction, ou le coauthoring, est maintenant quelque chose de possible.  Ainsi, si deux utilisateurs éditent un même document depuis Word, le document sur le serveur sera mis à jour, par les différentes modifications faites par nos deux contributeurs.
    42. 42. Joueurs clés  Black Blade: docBlock Ascend (word + SharePoint)  Dita Exchange (Dita+SharePoint)  Ixiasoft (CMS)  Oxygen (Éditeur XML)  SiberSafe  SiberLogic ( CMS XML)
    43. 43. GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENT
    44. 44. Éléments clés pour gérer votre contenu  Gérer les métadonnées (gestion des termes) • Collection des termes relatifs • Les termes et ensembles de termes peuvent être créés et gérés indépendamment des colonnes  Type de contenu  “Document Set” • Réplication de métadonnées de base • Workflow et Gestion de politique d’information  Workflow  Plan de classification (File Plan)
    45. 45. Librairie ou bibliothèque  Bibliothèque de documents • Gestion des entrées et des sorties • Gestion des versions • • Version majeure Majeure et mineure • Audience ciblée • Workflow • • • • • Approbation Recueillir les commentaires Recueillir les signatures Approbation de destruction Trois états • Gestion de type de contenu • Politique de gestion de l’information
    46. 46. Librairie ou bibliothèque  Bibliothèque de documents • Sécurité • • • • • • • • • • • Plein contrôle Conception Gérer la hiérarchie Approbation Contribuer Lire Accès limité Centre d’achèvement des dossiers de soumission Contribution limitée Lecture seule Gabarit de bibliothèque de documents
    47. 47. Publication
    48. 48. DÉMONSTRATION D’UNE SOLUTION PERSONNALISÉE
    49. 49. Contact Danny Boulanger Expert en solutions 514.762.1370 dboulanger@alcero.com www.alcero.com http://blog.alcero.com www.twitter.com/alcerosolution
    50. 50. Références  http://www.cmprofessionals.org/

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