Consultoría y Formación especializada en incrementar el rendimiento, eficacia, proactividad, compromiso y formas óptimas de trabajar de las personas, con el fin de que contribuyan al máximo en los resultados de negocio de la organización.

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Convertimos el talento en acción
FASES DE LA
REUNIÓN EFICAZ
Fragmento …
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1.Preparación
2.Realización
3.Evaluación y seguimiento
Fases de la reunión

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Tener muy claro el tema
central de la misma.
Otros temas que se tratarán.
Acciones que se deben
realizar.
Timings previstos para
cada tema.
Resultados que se
pretenden conseguir.
Enviar la documentación
estrictamente necesaria.
Fases de la Reunión: Preparación
Objetivos y temas a tratar

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Fases de la Reunión: Preparación
Decidir que personas deben participar
En función de los temas a tratar y objetivos a lograr.
Nunca convocar a personas porqué “siempre vienen”
o “quizás los podemos necesitar”.
Con más de 8 ó 10 personas es complicado avanzar.

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Mejor convocar una fecha
consensuada.
Establecer 2 ó 3 fechas y
que se decida.
Si son reuniones periódicas,
establecer unas fechas para
todo el año.
Evitar convocarlas a última
hora de la jornada.
Mejor convocarlas a
última hora de la mañana
o al inicio de la tarde.
Fases de la Reunión: Preparación
Fecha y hora

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- Resultados que quiero
obtener con una reunión -
Ejercicio práctico no 16

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La clave es tratar todos los
temas establecidos dentro del
horario previsto.
Entre 45 min. y 90 min.
Al inicio de la reunión exponer
los temas a tratar:
Inicio y apertura.
Revisión rápida de temas
pendientes.
Tratamiento de los temas
importantes.
Pausas cada 60 min.
Fases de la Reunión: Preparación
Duración

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Sin factores de
distracción y molestias:
ruidos, tráfico, obras, etc.
Iluminación natural, si es
posible.
Ventilado y con la
temperatura templada.
Mesa espaciosa con
posibilidad de tomar notas.
Nunca en despachos para
evitar interrupciones.
Fases de la Reunión: Preparación
Lugar de la Reunión

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El orden del día debe incluir al inicio de la reunión, los
temas más importantes que requieran más atención.
Con 15 días de antelación a su fecha de realización
para reservar fechas y horas en su agenda.
Es conveniente enviar un recordatorio después.
Fases de la Reunión: Preparación
Envío de la Convocatoria

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- Nuestro balance pre y post
reunión -
Ejercicio práctico no 19

11. Reuniones eficaces hacia resultados - Página | 11 | 197
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REALIZACIÓN
DE LA REUNIÓN

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Comenzar puntual, a la hora
establecida, dejando como
máximo 5 minutos de margen.
Cerrar la puerta una vez
iniciada la reunión.
No volver a tratar temas que
se hayan perdido las personas
que llegaron tarde.
A la persona que ha llegado 15
min. tarde, solamente dar
breves indicaciones del tema.
Fases de la Reunión: Realización
Inicio de la Reunión

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La del coordinador: Imperdonable!!
La de los participantes:
Hora de inicio no adecuada.
Hábito arraigado de algún
participante.
Cultura de empresa.
Fases de la Reunión: Realización
Dar 3-5 minutos de cortesía.
Cerrar la puerta y empezar con la introducción de
los objetivos de la reunión.
¿Qué hacer?
Impuntualidad

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Siempre la realizará el
coordinador.
Revisar el orden del día.
Presentación de los
participantes.
Indicar el objetivos a
conseguir.
Dar agradecimientos a alguna
persona si es preciso.
Se asegurará que los móviles y
smartphones estén en silencio.
Fases de la Reunión: Realización
Apertura de la Reunión

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- Nuestras cualidades básicas
como moderador -
Ejercicio práctico no 32

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Explicar brevemente de que se va a hablar (porqué,
como nos afecta y qué se espera).
Dar paso a cada punto, siguiendo el orden establecido
en la convocatoria.
Primero aspectos más breves: “calentamiento mental”.
Posteriormente los temas que requieran mayos
atención y decisión por parte de todos.
Fases de la Reunión: Realización
Tratamiento de los temas

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“¿Os parece que en este punto
concreto estamos de acuerdo?”
“¿Podemos descartar esta opción?”
“¿Decidimos realizar esta acción?”
Fases de la Reunión: Realización
Ayudan a centrar los temas,
a tomar decisiones y avanzar.
Preguntas para avanzar

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A las reuniones iremos con los temas preparados.
Para realizar acciones, debemos establecer
responsables, finalidad y fechas límites acordadas.
Fases de la Reunión: Realización
Establecimiento de acciones

19. Reuniones eficaces hacia resultados - Página | 19 | 197
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- Como planifico mi reunión eficaz -
Ejercicio práctico no 25

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Resumir de una manera muy
breve y concisa lo que se
ha discutido y acordado
durante la reunión.
El resumen es clave para
enfatizar los temas y
clarificar los detalles que no
han quedado claros:
(Compromisos adoptados,
responsabilidades, plazos
establecidos, etc.)
Fases de la Reunión: Realización
Resumen de la reunión y nuevas fechas

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MUCHAS Y ETERNAS
REUNIONES
REUNIONES CONCRETAS
Y EFICACES
REUNIONES EFICACES HACIA RESULTADOS