Manuel gamao

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Manuel gamao

  1. 1. Guide dutilisation du logiciel GAMAO GAMAO Guide de lutilisateur Date de production: 01/10/20101 http://gmao.tunidev.net
  2. 2. Guide dutilisation du logiciel GAMAO Premier lancement , et configuration de la connexion:Au premier lancement du programme GAMAO, une fenêtre deparamétrage de connexion apparaît:Cette fenêtre vous permet de vous connecter à une base de données où setrouvent les données de votre société.Le champ serveur indique le nom où se trouve la base de donnéesLe champ port indique le port du serveur, par défaut cest 4900, ne pas lechanger sauf si vous lavez changé dans le serveur de base de donnéesLe champ utilisateur indique lutilisateur du serveur de la base dedonnées, par défaut cest adminLe champ mot de passe indique le mot de passe du serveur de données,par défaut cest vide.Le champ nom base indique le nom de votre base de données par défautcest GAMAO, vous pouvez utiliser le nom de votre sociétéLe champ type de connexion indique le type de connexion que vousutilisez : Internet, réseau local , wifi , ça permet dadapter le logiciel àvotre connexionSi vous entrez une configuration fausse, le logiciel va refuser defonctionner et vous indique une erreur.2 http://gmao.tunidev.net
  3. 3. Guide dutilisation du logiciel GAMAOSi vous utilisez un serveur qui contient un pare-feu pensez à ouvrir leport 4900 pour que le logiciel puisse fonctionnerSi vous utilisez le logiciel sur une connexion Internet pensez à ouvrir leport 4900 sur le routeur de votre connexion Internet côté serveur.3 http://gmao.tunidev.net
  4. 4. Guide dutilisation du logiciel GAMAOPremiers pas: configuration des paramètres de la société: La configuration des paramètres de la société est la première actionà faire; vous pouvez y accéder via le menu Fichier > fiche société Cette étape consiste à entrer les détails de votre société, ellecomporte 11 onglets : 1 : info général : vous pouvez entrez les infos générales de votre société 2 : info contact : les info de contact de votre société (téléphone, fax, etc…) 3 : entête et bas de page : les données qui seront inscrit à lentête et le bas de page de vos impressions, et ce pour bons dentrées et les bon dinterventions, vous pouvez choisir le format du texte. 4 : Fiscal: les données fiscales pour votre société 5 : Commercial : permet de paramétrer lunité de votre monnaie ainsi que le nombres de chiffres après la virgule des montant dargents, et si votre société exige un consigne à lentrée du matériel4 http://gmao.tunidev.net
  5. 5. Guide dutilisation du logiciel GAMAO à la société il permet dindique que vous devez prendre ce consigne. NB: selon la politique de votre société vous pouvez soit activer cette option soit la désactiver. 6 : Nomenclature : cette rubrique permet dentrer les numéros sur les quels démarre la numérotation des différents pièces dans le logiciel ; si vous comptez débuter à zéro ne pas changer les valeurs par défaut. 7 : Logo: permet de choisir une image qui contient le logo de votre société, ce logo va être intégré dans vos impressions. 8 : Couleur : permet de choisir la couleur des lignes des tableaux affichés. 9 : Impression : permet de paramétrer les impressions des Bons dintervention (BI) et les bons dentrée (BE), le logiciel comporte différents sortes de modèles à imprimer. 10 : Signature : permet de charger une image comportant votre signature et/ou cachet qui va être imprimé en bas des BE et BI , cette option est pratique si vous comptez envoyer des documents via email. 11 : Mots de passes : permet dindiquer si vous voulez forcer lutilisateur du logiciel à entrer un nom dutilisateur et un mot de passe à lutilisation du logiciel. Vous devez avant dutiliser le logiciel indiquer ces paramètres à finde pouvoir lutiliser dans des meilleurs conditions.5 http://gmao.tunidev.net
  6. 6. Guide dutilisation du logiciel GAMAOLes premiers pas avec le logiciel GAMAO: Le logiciel GAMAO permet de gérer votre service après vente déslarrivée du matériel jusquà sa sortie. Quand une machine entre dans votre atelier, elle doit êtrementionnée dans un bon dentrée (BE), qui décrit la machine et la naturede la panne. Un technicien doit prendre en charge cette machine et ladiagnostiquer , vous pouvez émettre un devis estimatif de la réparation ;ou directement produire un bon dintervention (BI) qui décritlintervention et les actions entrepris (changement pièce , maindœuvre…) Il faut noter que une fois le BE transféré en BI , il sera validé et nepourra pas être modifié à lavenir. Si vous devez envoyer une machine en dehors de votre atelier,vous pouvez utiliser la fonction expédition. Le matériel peut être non réparable donc il oit être retourné vers leclient, une indication sur le BE sera faite et si le client récupère sonmatériel une fiche de sortie sera produite. Quand un matériel réparé est récupéré par le client, le BI doit êtrevalidé et ne pourra pas être modifié à lavenir. Aussi GAMAO permet de produire une facture à partir du BI. GAMAO intègre plusieurs états et statistiques faisant du logicielun puissant outil de gestion de SAV.6 http://gmao.tunidev.net
  7. 7. Guide dutilisation du logiciel GAMAOClients: Cette option permet dentrer les données des clients , un par un. Pour créer un nouveau client cliquez sur le bouton nouveau ( ouF2) une fiche du client saffiche:7 http://gmao.tunidev.net
  8. 8. Guide dutilisation du logiciel GAMAO Elle comporte les informations de base du client , il est préférablede renseigner tout les champs dans cette fenêtre . Si vous avez une liste de votre clients dans un fichier excel vouspouvez limporter via loption outils > import export. Vous pouvez modifie et supprimer des clients , aussi imprimer laliste totale ou partielle des clients. Vous pouvez aussi faire une recherche sur les clients par nom oupar contact , il suffit de taper une ou plusieurs lettres pour filtrer la listedes clients.8 http://gmao.tunidev.net
  9. 9. Guide dutilisation du logiciel GAMAOTypes de machines: Cette option permet de renseigner des types de machine exemple :ordinateur, imprimante,photocopieur …Liste des produits: Permet de renseigner les produits (pièces de rechanges ) fournispar la société ,Liste des fournisseurs:Permet de renseigner les informations sur vos fournisseurs ,indispensable pour gérer les machines sous garantie.Pannes: Permet de saisir les pannes qui peuvent parvenir sur les appareils ;cela permet de standardiser les notations au sein de la société.Gestion des techniciens: Cette option permet de saisir les détails de vos techniciens.9 http://gmao.tunidev.net
  10. 10. Guide dutilisation du logiciel GAMAOMachines: Permet dentrer les détails des machines qui entrent dans votreservice après vente. Vous pouvez créer une machine , modifier ces données, faire unerecherche selon plusieurs critères (nom,numéro de série , client,fournisseur), ainsi quimprimer la liste des machines. Lors de la création dune machine vous devez renseigner toutes lesdonnées nécessaires à son identification.10 http://gmao.tunidev.net
  11. 11. Guide dutilisation du logiciel GAMAO A chaque machine est associé un code unique qui lidentifie , et unnuméro de série , vous pouvez indiquer la marque et le type de lamachine. A chaque machine est associé un client , vous devez choisir leclient parmi la liste des clients déjà entré . Si la machine est sous garantie vous pouvez lindiquer , ainsi que ladate dachat , date de fin de garantie et date de fin de garantie fournisseur(la date de garantie donnée par votre société peut différer de celle dufournisseur) , vous devez aussi entrer les détails du fournisseur.11 http://gmao.tunidev.net
  12. 12. Guide dutilisation du logiciel GAMAOBon dentrée Cest la première pièce à établir pour une machine qui vient chezvous pour réparation ; le logiciel affiche la liste des BE: . 1- Prise en charge: permet dindiquer le technicien qui va prendre en charge la machine. 2- Expédition matériel : créer un évènement dexpédition du matériel vers un tiers (fournisseur , sous-traitant de réparation…) 3- Créer devis : permet de créer un devis lié cette machine. 4- Vers BI : permet de transférer le BE vers le BI , avec tout ces détails. Attention un BE validé ne peut pas être modifié. Lorsque vous créer un nouveau BE , la fiche suivante saffiche:12 http://gmao.tunidev.net
  13. 13. Guide dutilisation du logiciel GAMAO CeCette fiche permet de renseigner tous les détails de lentrée de lamachine à votre service SAV.Si vous avez effectué une intervention externe vous pouvez lindiquersur le bon et entrer le numéro de votre fiche dintervention.Longlet pannes permet dentrer la panne constatée sur lappareil ;longlet détail dintervention externe permet dentrer les données horairesde lintervention, longlet technicien affiche le nom du technicien quiprend en charge lappareil.Au sein de cette fenêtre vous pouvez imprimer le BE , créer un devis àpartir de ce BE , indiquer que lappareil nest pas réparable par vosservices, vous pouvez aussi le transférer vers un BI , ou produire unefiche de sortie du matériel (vers le client).Ainsi cette fiche contient toutes les informations nécessaires àlidentification de lappareil.13 http://gmao.tunidev.net
  14. 14. Guide dutilisation du logiciel GAMAOBon dintervention:Après examen de lappareil et réparation il faut remplir un BI quicomptabilise tous les interventions sur lappareil.Le premier onglet Bon intervention reprend les informations déjà entréessur le BE correspondant.Vous pouvez compléter les autres informations indispensables.Ainsi quelques informations sont obligatoires (date dintervention , détailde lintervention …)Pour entrer les détails de lintervention vous devez cliquer sur le boutonnouveau (ou F2)14 http://gmao.tunidev.net
  15. 15. Guide dutilisation du logiciel GAMAOVous pouvez choisir un produit de la liste des produits déjà entrée ousaisir le produit directement.Quand un BI est terminé vous pouvez limprimer.Vous pouvez aussi indiquer que lintervention est effectuée sous garantieen cliquant sur le bouton Sous garantie.Vous pouvez aussi créer une facture à partir de ce BI.Pour quun BI ne soit plus modifiable il faut le valider.Attention : Un BI validé ne pourra plus être modifié. On ne peut créer un BI qua partir dun BE15 http://gmao.tunidev.net
  16. 16. Guide dutilisation du logiciel GAMAOCommande dune pièce: Cette option permet de produire un bon de commande interne surlequel on introduit les pièces à utiliser dans BI , le but de ce bon decommande est de permettre à un technicien de commander des piècesqui ne sont pas disponibles.Il faut choisir le BE lié à cette commande , qui doit être non validé.Vous pouvez entrer les détails de cette commande en y ajoutant lespièces à commander.16 http://gmao.tunidev.net
  17. 17. Guide dutilisation du logiciel GAMAORelation fournisseur:Permet de décrire lenvoi dune pièce vers un fournisseur, et suivre létatde cet envoi soit le retour,le remplacement ou la facturationVous pouvez imprimer la liste de vos envois.17 http://gmao.tunidev.net
  18. 18. Guide dutilisation du logiciel GAMAOListe expédition:Permet dafficher et modifier la liste des expéditions du matériel vers untiers.Vous pouvez modifier les détails via la fiche dexpédition18 http://gmao.tunidev.net
  19. 19. Guide dutilisation du logiciel GAMAOCeci permet de choisir le tiers et choisir le type denvoi du matériel, etpermet –dans le cas de retour- de renseigner les détails du retour dumatériel.19 http://gmao.tunidev.net
  20. 20. Guide dutilisation du logiciel GAMAOListe des maintenances préventives:Permet de planifier des opérations de maintenance préventives.Si vous avez des clients avec des contrats de maintenance, vous pouvezentrer les détails de ces opérations de maintenance, le logiciel sechargera de vous prévenir chaque jour des opérations que vous devezfaire.Dans cette fiche vous devez entrer les détails de votre intervention, etnotamment la date de lintervention et la périodicité en jours.A chaque démarrage du logiciel il va vous informer sil y a desopérations de maintenance préventives.Vous pouvez aussi voir cette liste via loption Maintenance préventivesdu jour.Loption Etats > liste MP dans une période permet de rechercher lesopérations de maintenance préventives dans une période donnée.20 http://gmao.tunidev.net
  21. 21. Guide dutilisation du logiciel GAMAOCommerciale: Contient les opérations commerciales simples que permet lelogiciel GAMAO.NB: le logiciel GAMAO implante des fonctions commerciales basiques ,car ça vocation est la gestion du service de réparation et service aprèsvente et pas une solution commerciale complète.Devis:Permet dafficher et modifier la liste des devis que vous avez crées àpartir des BE.Facture:Permet dafficher et modifier la liste des devis que vous avez crées àpartir des BI.21 http://gmao.tunidev.net
  22. 22. Guide dutilisation du logiciel GAMAOStock > Alimentation stock :Permet dalimenter la base des produits et ajouter les produits au stockCliquez sur le bouton Nouveau cette fenêtre apparaît:Veuillez remplir la date et le nom du fournisseur et cliquer sur Ok , lafenêtre suivante apparaît :22 http://gmao.tunidev.net
  23. 23. Guide dutilisation du logiciel GAMAOVous devez cliquer sur le bouton nouveau pour alimenter Ainsi à la fin de votre alimentation du stock vous devez validercette fiche pour intégrer les nouvelles quantités dans le stock.23 http://gmao.tunidev.net
  24. 24. Guide dutilisation du logiciel GAMAOETATS :Ce menu permet de produire divers états et rapports sur le matériel et lesclients.24 http://gmao.tunidev.net
  25. 25. Guide dutilisation du logiciel GAMAOOUTILS > Import /export:Permet dimporter et exporter la liste des clients et des produits.OUTILS > ré indexation données:Permet de réorganiser les données du logiciel , à utiliser dans le cas oùvous remarquez une lenteur saffichage des informations.OUTILS > Recalculs:Permet de faire les calculs des pièces sommerciales.OUTILS > sauvegarde des données:Permet de sauvegarder les données dans un fichier compresséPensez à faire des sauvegardes périodiques de vos données.OUTILS > restaurer une base:Permet de reprendre les données dune base sauvegardée par loption desauvegarde de données.Il faut toujours faire attention pour ne pas écraser vos données actuelspar des anciennes données.OUTILS > Outils:Permet de dé valider un BI déjà validé ; à utiliser avec précaution.25 http://gmao.tunidev.net
  26. 26. Guide dutilisation du logiciel GAMAO26 http://gmao.tunidev.net

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