Presupuestar proyectos

Presupuestar
proyectos
Diego Carbonell,

Temario
Historia del concepto de presupuesto
Aspectos básicos del presupuesto
Clasificación de los presupuestos
Gestión de los Costes del Proyecto PMBOK
Motivos de fracaso de los presupuestos
Conclusiones

“Presupuestar es innato
en los seres humanos”

Egipto
Para pronosticar sus cosechas y
prevenir sus años de escasez.

Parlamento Británico XVIII
A finales XVIII en el sector gubernamental
Ingles, presento los planes de GASTOS para
el Reino y se daban pautas para su
ejecución y control.

Francia 1820
El sector gubernamental de Francia
acoge el sistema presupuestal
.

EEUU 1821
Adopta un elemento de control del gasto
publico y herramientas para asegurar el
eficiente funcionamiento de las
funcionarios

Ginebra 1930
En 1930 se desarrolla en ginebra el 1
simposio Internacional de Control
Presupuestario.

EEUU 1948
Departamento de la Marina de
presenta un presupuesto de
programas y actividades.

EEUU 1965
creo el departamento de
Presupuesto e incluye
herramientas de planeación y
control

En la actualidad el sector privado ha desarrollado métodos
de planeación empresarial y de control presupuestal.
En sector publico ha colocado a la ADMON
PRESUPUESTARIA en las constituciones de los países,
desarrollando leyes, convirtiendo al Presupuesto General del
Estado en un instrumento fundamental de la política fiscal.

La palabra presupuesto
Proviene de dos raíces latinas:
PRE: que significa antes de, o delante de y SUPUESTO:
hecho, formado.
Por tanto presupuesto significa: antes de lo hecho
La palabra presupuesto desde el punto de vista técnico
se deriva del Frances Bougette (bolsa)
Dicha acepción intento perfeccionarse en el sistema
INGLES con el termino BUDGET (PRESUPUESTO)

El presupuesto es “Conjunto coordinado
de previsiones que permiten conocer con
anticipación algunos resultados
considerados básicos por la
administración de la empresa”
Jean Meyer

“Un presupuesto
es un método
sistemático y
formalizado para
lograr las
responsabilidades
directivas de
planificación,
coordinación y
control”
Welsch Glenn

“El presupuesto es un plan de acción
dirigido a cumplir una meta prevista,
expresada en valores y términos
financieros que, debe cumplirse en
determinado tiempo”

Antes de desarrollar un
presupuesto tener en
cuenta
•  Claridad del Propósito
•  Planificación Detallada

Objetivos del presupuesto
•  Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes
•  Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa
•  Coordinar y relacionar las actividades de la organización
•  Lograr los resultados de las operaciones periódicas

Elementos principales de un presupuesto
Integrar + Coordinar + Operar + Recursos =

Clasificación de
los presupuestos
Según su
flexibilidad
Según el
tiempo
Según el
campo de
aplicación
Según el
sector

RIGIDOS, ESTATICOS, FIJOS O ASIGNADOS
Un enfoque presupuestal fijo o estático estima los costos
relacionados con un solo volumen de actividades y no
ajusta el presupuesto cuando el volumen real resulta ser
diferente, los resultados reales se comparan
posteriormente con este presupuesto.
La preparación de un presupuesto estático solo es factible
cuando una empresa puede estimar su volumen de
producción dentro de limites estrechos y los costos se
están comportando de manera predecible.
PRESUPUESTO FLEXIBLE O VARIABLE
Este Presupuesto ajusta los ingresos, los costos y los
gastos, según los volúmenes básicos que se hayan
experimentado y compara estas cantidades con los
resultados reales.
Estos presupuestos incorporan los cambios observados en
el volumen para proporcionar una base valida de
comparación con los costos reales.
Según su
flexibilidad

A CORTO PLAZO
Estos presupuestos se planifican para cumplir el ciclo de
operaciones.
Estos presupuestos cubren periodos entre 6 meses y dos
años.
A LARGO PLAZO
Las grandes a empresas adoptan presupuestos de este tipo
cuando emprenden proyectos de inversión como:
actualización tecnológica, ampliación de la capacidad
instalada, expansión de mercados, etc.
Estos presupuestos cubren periodos entre dos y cinco
años.
Según su
tiempo

DE OPERACIÓN O ECONOMICOS
Contiene presupuestario de las actividades para el periodo
inmediatamente siguiente al que se preparan
a)  Presupuesto de ventas
b)  De producción
c)  De materiales
d)  De mano de obra
e)  De costos indirectos de fabricación
FINANCIEROS
Se relacionan directamente con rubros que tienen
Incidencia directa en el balance general.
a)  Presupuestos de caja: flujo monetario
B) Presupuestos de capital: controla las inversiones
Según su
Campo de
aplicación

HIS TORICO
DE
VENTAS
PRONOS TICO
DE
VENTAS
PRES UPUES TO
DE
COMPRA
DE
MATERIALES
PRES UPUES TO
DE
MANO
DE
OBRA
DIRECTA
PRES UPUES TO
DE
CIF
PRES UPUES TO
DE
COS TOS
DE
MANUFACTURA
PRES UPUES TO
DE
ARTICULOS
VENDIDOS
PRES UPUES TO
DE
INVENTARIOS
FINALES
ADMINIS TRACION
VENTAS
A.
PRESUPUESTO
OPERATIVO
1.

PRES UPUES TO
DE
VENTAS
2.

PRES UPUES TO
DE
PRODUCCION
4.

PRES UPUETO
DE
GAS TOS
3.

PRES UPUES TO
DE
COS TOS
Según su
Campo de
aplicación

PRONOSTICO
DE
RECAUDO
DE
CARTERA
PRONOSTICO
DE
PAGO
A
PROVEEDORES
FLUJO
DE
CAJA
ESTADO
DE
RESULTADOS
PRESUPUESTADO
BALANCE
GENERAL
PRESUPUESTADO

ESTADO
DE
FUENTE
Y
USOS
FLUJO
DE
CAJA
POR
EL
METODO
DIRECTO
FLUJO
DE
CAJA
POR
EL
METODO
INDIRECTO
B.
PRESUPUESTO
FINANCIERO
PRESUPUESTO
DE
CAJA
Según su
Campo de
aplicación

PRESUPUESTO PUBLICO
Se realizan en los gobiernos, Estados, empresas
descentralizadas, para controlar las diferentes
dependencias.
El presupuesto General del Estado es el instrumento para
la determinación y gestión de los ingresos y egresos del
estado,
PRESUPUESTO PRIVADO
Se realiza en compañías de naturaleza independiente y
lucrativa para socios e inversionistas
Según el
sector

Gestión de los Costes del Proyecto
La Gestión de los Costes del Proyecto incluye los procesos involucrados en la
planificación, estimación, preparación del presupuesto y control de costes de forma
que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado.
La Gestión de los Costes del Proyecto se ocupa principalmente del coste de los recursos
necesarios para completar las actividades del cronograma. Sin embargo, la Gestión de
los Costes del Proyecto también debería considerar el efecto de las decisiones del
proyecto sobre los costes del uso, mantenimiento y soporte del producto, servicio o
resultado del proyecto.

EDT
Estructura de
Descomposición
del Trabajo
WBS
Work
Breakdown
Structure
=

Descripción
General de
la Gestión de
los Costes
del Proyecto
Guía de los Fundamentos de la Dirección de
Proyectos(Guía del PMBOK®) Tercera Edición

Descripción general de la Gestión de los Costes del
Proyecto
Influir sobre factores
que crean
variaciones y
Controlar los
cambios.
Desarrollar
aproximación de los
costes de los
recursos
Estimar necesarios
para completar las
los costos
actividades.
Sumar los costes
estimados de
Preparación,
actividades o
paquetes de del
trabajo
(línea base)
presupuesto

Procesos para gestionar los costos
Aunque los procesos aquí se
presentan como distintos, en
proyectos pequeños, estimar
costos y desarrollar presupuesto
pueden ser considerados como un
sólo proceso
Costos y tiempos están
estrechamente ligados

En el plan de gestión de costes se establece
•  Nivel de precisión: Las estimaciones de costes de las actividades del cronograma
se ajustaran a un redondeo de los datos
•  Unidades de medida: Por ejemplo, las horas o días de trabajo, la semana de
trabajo, la suma global, etc.
•  Enlaces con los procedimientos de la organización. A cada cuenta de control se
le asigna un código o un número de cuenta que está vinculado de forma directa
con el sistema de contabilidad de la organización ejecutante.

Plan de gestión de costes puede establecer
•  Umbrales de control. Puntos de tiempo designados durante el proyecto, para indicar
la cantidad acordada de variación permitida.
•  Reglas de valor ganado. Tres ejemplos son:
•  1) Se define el computo de gestión del valor ganado hasta la conclusión,
•  2) Se establecen los criterios de crédito del valor ganado (por ejemplo, 0-100, 0-50-100, etc.)
•  3) Se define el nivel de la EDT al cual se realizará el análisis de la técnica del valor ganado.
•  Formatos de informe. Se definen los formatos para los diferentes informes de costes.
•  Descripciones del proceso. Se documentan las descripciones de cada uno de los tres
procesos de gestión de costes.

Diagrama de Flujo
de Procesos de
Gestión de los
Costes del Proyecto
Nota: No se muestran todas las interacciones
ni todo el flujo de datos entre los procesos.
Guía de los Fundamentos de la Dirección de
Proyectos(Guía del PMBOK®) Tercera Edición

Tipos de estimaciones de costos
•  Utilizar costos reales de proyectos similares anteriores
Estimación
analógica
•  Relación estadística entre datos históricos y otra variables Ej.
Mts2
Estimación
paramétrica
•  Calculo de costos de paquetes de trabajo con mayor detalle y
se acumula luego
Estimación
ascendente

Determinar presupuesto
Proceso que consiste en sumar los costos
estimados de las actividades individuales o
paquetes de trabajo para establecer una línea
base de costo autorizada
Hay que tener en cuenta las
reservas de Gestión y las
de contingencia

Estimación de Costes: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas
Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) Tercera Edición

Motivos de fracaso de presupuesto
Cuando sólo se estudian las cifras convencionales y los cuadros
demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las
causas de los resultados.
Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de
cada área de la organización y sus responsables no comprenden su papel
en el logro de las metas.
Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos niveles jerárquicos
de la organización

Motivos de fracaso de presupuesto
Cuando no hay buen nivel de comunicación y por lo tanto, se presentan
resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para
el logro de las metas presupuestadas.
Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad.
Cuando se tiene la "ilusión del control" es decir, que los directivos se
confían de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de
actuar en pro de los resultados.

Conclusiones
•  Presupuestar es un instrumento de planificación y control expresado en
términos económico – financieros dentro del marco de un plan
estratégico.
•  Ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización
•  Facilita la toma de decisiones por parte de la alta Gerencia
•  Es una herramienta que cuantifica financieramente todos los
componentes de un plan de acción.

Conclusiones
•  Es una herramienta de control de las estrategias y políticas de la empresa
y permite replantearlas con el fin de alcanzar metas
•  Sirve como una norma de comparación a medida que se van ejecutando
las operaciones
•  Es un medio de integración de todas las áreas de la organización
•  Sirven como medio de comunicación entre los responsables de las
distintas áreas de la entidad.

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