Tratamiento de los documentos electrónicos Objetivos Responsables Expediente electrónico Expediente Mixto ò Hibrido Proceso de gestión documental Organización del espacio de trabajo Organización de los documentos electrónicos

1. FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA Expositoras: Éibar Milena Valencia T.Luz Nidia ArizaDiana Angélica Pulido S. Profesor: JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO Eje Temático No.5 Tratamiento de Documentos Electrónicos Marzo 19 / 2011

2. FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA Objetivos Responsables Expedientes Electrónicos Expediente Mixto o Híbrido Proceso de Gestión Documental Organización del espacio de Trabajo Organización de los Documentos Electrónicos Tratamiento de Documentos Electrónicos

3. INTRODUCCIÓN La Gestión Documental consiste en el adecuado tratamiento de la información para optimizar su aprovechamiento, lo cual se obtiene mediante la aplicación de la tecnología y procedimientos oportunos en cada caso. La Gestión de la Documentación permite a las organizaciones disponer de toda la información existente en la misma, de forma sencilla, y recuperarla de forma precisa e inmediata. La gestión documental consistiría pues en la organización de los archivos físicos y electrónicos de su entidad, y su posterior referenciación y/o almacenamiento en un Sistema Electrónico de Gestión Documental, que puede ser diseñado especialmente según las necesidades propias de la entidad. El Sistema Electrónico de Gestión Documental permitiría combinar las imágenes textuales de los documentos con la información asociada a ellos, y su posterior almacenamiento, recuperación, reproducción y distribución automática.

5. Todo documento electrónico o no, es susceptible de ser conservado por cierto tiempo y su acceso debe garantizarse de tal manera que sea fácil de localizar.

6. Se requiere entonces de una serie de políticas que definan si el documento será de carácter público o de acceso restringido, dependiendo de su naturaleza y de su vitalidad en contenidos para la empresa.

8. Se deben implementar mecanismos que garanticen que los documentos electrónicos almacenados en su versión final no puedan ser modificados.

9. Realizar la selección de documentos electrónicos para determinar cuáles se van a conservar.

11. Garantizar la organización, almacenamiento y conservación del documento.

12. Asegurar la disponibilidad del documento para su consulta en el archivo central.

13. Garantizar la disposición final de los documentos.

14. Establecer una metodología para recibir y distribuir la información.

15. Su accesibilidad dependiendo de las políticas de la empresa (público o privado).

16. Evitar la reproducción total o parcial de una obra, cuando se encuentra protegida por derechos de autor.

17. Garantizar su autenticidad.Objetivos Tratamiento de Documentos Electrónicos

18. RESPONSABLES Responsables Tratamiento de Documentos Electrónicos

19. RESPONSABLES 1. ÓRGANO PÚBLICO Dispone la normativa de organización específica y, de no existir previsión normativa, la responsabilidad recae en el encargado de su tramitación. Los entes deben garantizar el crear y almacenar evidencia; y/o recibir y almacenar datos, para garantizar su integridad, y para mantener la accesibilidad de los datos y la evidencia de los mismos. Responsables Tratamiento de Documentos Electrónicos

20. RESPONSABLES 2. RESPONSABILIDAD DE AUDITORIA Legalmente se refiere a la presunción de autoría y responsabilidad, que es aquel donde todo documento, mensaje electrónico o archivo digital asociado a una firma digital certificada se presumirá, salvo prueba en contrario, de la autoría y responsabilidad del titular del correspondiente certificado digital, vigente en el momento de su emisión. Responsables Tratamiento de Documentos Electrónicos

22. En un intercambio de correos, utilicemos nuestro criterio para determinar qué archivar y qué no.

23. Estos criterios estarán basados en la importancia de cada nueva información.Tratamiento de Documentos Electrónicos

24. EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS EXPEDIENTE ELECTRÓNICO es la sucesión ordenada de documentos registrados por vía informática, tendientes a la formación de una voluntad administrativa en un asunto determinado. Los Expedientes Electrónicos garantizan un acceso eficiente y seguro a la información completa y a todos los documentos desde cualquier sitio, y su primordial función es la de conservar y transmitir. Se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda. El Decreto Nº 65/98, referente al procedimiento administrativo electrónico, regula la utilización de mecanismos electrónicos para dar soporte al expediente, y sienta las normas sobre el procedimiento administrativo electrónico, las disposiciones generales, firma electrónica y digital. Expedientes Electrónicos Tratamiento de Documentos Electrónicos

25. EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS En el expediente obran diferentes instancias o dependencias que aportan documentos para la gestión correspondiente. Características Expedientes Electrónicos Los documentos se presentan en el mismo orden en el cual se dieron las actuaciones y trámites Responde a un trámite que debe ser gestionado, de acuerdo con procesos y procedimientos previamente establecidos. Tratamiento de Documentos Electrónicos

26. EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS Tiene un principio y fin claramente determinados Los expedientes forman series documentales. Expedientes Electrónicos Los documentos de un expediente pueden ser de diferentes tipos y formatos. Existe un vínculo de trámite y gestión entre cada uno de los documentos que lo conforman Características Tratamiento de Documentos Electrónicos

27. EXPEDIENTES MIXTO O HÍBRIDO Expediente mixto o híbrido es un conjunto de documentos de archivo, electrónicos o tradicionales, relacionados entre sí, y conservados en parte en soporte electrónico, en parte como expediente físico. La aplicación de estos sistemas, son de producir, almacenar y mantener documentos en soporte físico y otros en soporte que la tecnología ofrece como el microfilme. Expedientes Mixto o Híbrido Tratamiento de Documentos Electrónicos

28. GESTIÓN DE EXPEDIENTES MIXTOS O HÍBRIDOS El pilar conceptual y tecnológico para la integración de la gestión conjunta electrónica y física es el cuadro de clasificación, base a su vez de la incorporación de las diferentes políticas de gestión del ciclo vital de la documentación. Este tratamiento global, siguiendo la misma especificación, deberá trasladarse al modelo de metadatos y la pista de trasladarse al modelo de auditoría, de manera que se registrará información sobre la autoría, creación y gestión del expediente con independencia de formato, soportes y características físicas. Expedientes Mixto o Híbrido Tratamiento de Documentos Electrónicos

29. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Proceso Gestión Documental Es un conjunto de actividades técnicas y administrativas que propenden por facilitar la gestión y la administración del documento desde el mismo momento que se produce o recibe el documento y en el desarrollo de cada una de sus fases y etapas con el objeto de facilitar su producción, trámite, ordenación, clasificación, descripción, conservación, utilización y disposición final. Tratamiento de Documentos Electrónicos

30. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Este proceso garantiza la atención oportuna en la recepción de documentos y un excelente tiempo de respuesta en su distribución, asegurando la confidencialidad de la información. CARACTERISTICAS La Ley 594 de 2000, establece que “la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y la disposición final de los documentos”. Proceso Gestión Documental Tratamiento de Documentos Electrónicos

31. CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO Proceso Gestión Documental Tratamiento de Documentos Electrónicos

32. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO La organización del espacio de trabajo constituye el punto de partida para cualquier actuación dirigida a normalizar la gestión de los documentos de archivo en una organización; para conservar adecuadamente los documentos electrónicos es imprescindible manejar y controlar el ciclo de vida del documento que garantice su calidad e integridad permanente. Es así como un adecuado almacenamiento y manipulación de los mismos en medios, deben soportarse en formatos compatibles que garanticen su disponibilidad, fiabilidad, autenticidad y conservación durante el periodo de tiempo que sea necesario sin importar la plataforma tecnológica o si hay cambios en esta. Organización del espacio Tratamiento de Documentos Electrónicos

33. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO Conservar el lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio básico de seguridad. Eliminar de nuestra área los elementos innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de las actividades e inducen a cometer errores. Organice los objetos de acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza. No llene el escritorio de papeles o documentos que no utiliza frecuentemente. Ubíquelos en un sitio diferente. Organización del espacio Tratamiento de Documentos Electrónicos

34. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO Iluminación: Una iluminación correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo, pero también se debe tener en cuenta que es preferible una iluminación tenue, que no provoque deslumbramientos o reflejos. Se deben preferir las bombillas incandescentes normales a los tubos fluorescentes. Ruido: es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad e irritación. Alejar lo máximo posible los focos de ruido. Temperatura: Un excesivo calor o frío produce incomodidad, pero también somnolencia o ansiedad e inquietud. La humedad relativa del aire puede provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias. Organización del espacio Tratamiento de Documentos Electrónicos

36. Colocar el teclado para que los codos y las muñecas estén a la misma altura sin que estén dobladas hacia abajo o estiradas hacia arriba.

39. Mantener limpia la pantalla/filtro del monitor.

40. Situar el escáner o impresora en un área ventilada y asegúrate que reciba mantenimiento con regularidad.

41. Alternar el trabajo en el computador con uno que requiera otro tipo de movimiento muscular.

42. Tomar breves descansos a cada hora para que descansen los ojos y se estiren los músculos.Organización del espacio Tratamiento de Documentos Electrónicos

44. Todo se fundamenta en el uso adecuado y en el control del ciclo de vida del documento, que debe ser controlado todo el tiempo. La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones da lugar al uso de bases de datos robustas que constituyen el activo más valioso de una organización.

45. La organización facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Información, documentos, etc.Organización de E-Documents Tratamiento de Documentos Electrónicos

47. Los sistemas informáticos permiten manejar carpetas para guardar documentos en el disco duro del PC. Estas categorías se asimilan a las Series y Subseries documentales. Para clasificar los documentos en formato papel y electrónicos se establece el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), también llamadas Tablas de Retención Documental TRD.Organización de E-Documents La organización de los documentos electrónicos es, pues, un sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos. Como Base de datos, hardware, Software, Redes, Usuarios, y administradores Tratamiento de Documentos Electrónicos

48. CONCLUSIÓN Con todo lo descrito hasta el momento, sin restar un mínimo de importancia a los sistemas para la gestión de documentos en los formatos tradicionales, sobre todo en aquellos que se realizan para los documentos en papel, se hace evidente que uno de los campos de la ciencia de la información y la bibliotecología en que más directamente han influido las tecnologías en los últimos tiempos es en la gestión de los documentos electrónicos. Así, la aparición y masificación de los documentos electrónicos a través de las tecnologías ha permitido: reducir el espacio físico de archivo, mantener un único conjunto de información que contenga todo aquello que fue o es importante para la organización, posibilitarla localización rápida por una gran diversidad de criterios, facilitar el procesamiento paralelo de información contenida en documentos, en lugar de que el usuario deba esperar porque otro termine con ellos para consultarlos, preservar los documentos originales, con la eliminación de los riesgos que trae consigo el deterioro de los documentos por su uso, integrar la documentación en procesos de trabajo, controlar versiones, eliminar las copias incontroladas, distinguir el papel en circulación, controlar el acceso al archivo por niveles de seguridad, eliminar la pérdida de documentación, mejorar, de forma general el manejo de información que puede resultar determinante para el desarrollo de la organización, relacionar información por grupos y tipos de usuario y evitar redundancia en la documentación.

50. Programa de Gestión Documental, segunda fase parámetros para un proyecto de automatización. Archivo General de la Nación-Colombia. Amanda Barrera P.

51. MOREQ: Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos: especificación MoReq.

52. Bruxelles; Luxembourg: CECA; CEE; CEEA, 2001. [Consulta: 23-02-11]. Disponible en Internet en<http://www.cultura.mcd.es/archivos/.

53. CASAS DE BARRAN, Alicia. "Los expedientes Electrónicos: un Desafío". Directora de la Unidad de Información del Rectorado de la Universidad de la República Oriental del Uruguay. [En línea]http://infolac.ucol.mx/boletin/13_4/archivos1.html [consulta: 24.02.11]