La gestion documentaire électronique Présenté à: Institut Canadien La Gestion Stratégique et l’Administration Pratique de ...
But de l’exercice… <ul><li>Pourquoi la gestion documentaire est une obligation et non un choix? </li></ul><ul><li>Est-ce c...
Planification <ul><li>Vérifier l’implication et de la volonté des instances impliquées  </li></ul><ul><li>Former un comité...
Évaluation <ul><li>Prendre connaissance de la situation actuelle (méthode de travail et Politique de rétention)  </li></ul...
Préparation d’un processus gestions de documents  <ul><li>Créer un flowchart qui décrit chaque étape dans la vie d’un docu...
Choix de gestion <ul><li>Permissifs </li></ul><ul><li>Optimiste </li></ul><ul><li>Réaliste </li></ul>
Choix du logiciel  <ul><li>Créer une grille d’évaluation  </li></ul><ul><li>Préparation d’un appel d’offre  </li></ul><ul>...
Transfert de données <ul><li>Différentes stratégies </li></ul><ul><li>Les étapes clés </li></ul><ul><li>Les risques </li><...
Implantation <ul><li>Développement d’un plan d’intégration, de migration, d’évaluation et de formation </li></ul><ul><li>P...
Formation <ul><li>Formation de tous les usagés  </li></ul><ul><li>Formation de l’usagé qui sera responsable du support usa...
Choix Administratif <ul><li>Support Technique </li></ul><ul><ul><li>24/7 ou 8/5 </li></ul></ul><ul><ul><li>Interne ou Exte...
Questions  <ul><li>Ai-je répondu à toutes vos questions et attentes? </li></ul><ul><li>Si oui, je ne vous crois pas </li><...
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BourbonnièRe StéPhane Brun Bernard Power Point

  1. 1. La gestion documentaire électronique Présenté à: Institut Canadien La Gestion Stratégique et l’Administration Pratique de Documents Électroniques Présenté par: Stéphane Bourbonnière Directeur du Développement des Affaire et Consultant Gestion Méga octets
  2. 2. But de l’exercice… <ul><li>Pourquoi la gestion documentaire est une obligation et non un choix? </li></ul><ul><li>Est-ce co ûteux? </li></ul><ul><li>Qui doit être responsable de ce projet dans mon entreprise? </li></ul><ul><li>Quels sont les unités (départements) requisent pour réaliser ce projet? </li></ul>
  3. 3. Planification <ul><li>Vérifier l’implication et de la volonté des instances impliquées </li></ul><ul><li>Former un comité représentatif de la population d’usagés </li></ul><ul><li>Établir une cédule avec date réaliste d’implantation (gestion de projet) </li></ul>
  4. 4. Évaluation <ul><li>Prendre connaissance de la situation actuelle (méthode de travail et Politique de rétention) </li></ul><ul><li>Identifier et confirmer les besoins actuels et futurs de chacun des usagés/unités de travail </li></ul><ul><li>Évaluer le réseau informatique et les composantes (serveurs, ordinateur, photocopieur, numériseur etc.) </li></ul>
  5. 5. Préparation d’un processus gestions de documents <ul><li>Créer un flowchart qui décrit chaque étape dans la vie d’un document depuis sa création jusqu’à sa destruction. </li></ul><ul><ul><li>Création (auteur, date, titre, type de document…) </li></ul></ul><ul><ul><li>Modification (version, sous-version) </li></ul></ul><ul><ul><li>Partage (suivi, sécurité, historique…) </li></ul></ul><ul><ul><li>Impression (…) </li></ul></ul><ul><ul><li>Archivage (électronique et papier, politique de rétention) </li></ul></ul><ul><ul><li>Back-up (comment et pourquoi…) </li></ul></ul><ul><ul><li>Destruction (électronique et papier) </li></ul></ul>
  6. 6. Choix de gestion <ul><li>Permissifs </li></ul><ul><li>Optimiste </li></ul><ul><li>Réaliste </li></ul>
  7. 7. Choix du logiciel <ul><li>Créer une grille d’évaluation </li></ul><ul><li>Préparation d’un appel d’offre </li></ul><ul><li>Démos </li></ul><ul><li>Choix </li></ul>
  8. 8. Transfert de données <ul><li>Différentes stratégies </li></ul><ul><li>Les étapes clés </li></ul><ul><li>Les risques </li></ul>
  9. 9. Implantation <ul><li>Développement d’un plan d’intégration, de migration, d’évaluation et de formation </li></ul><ul><li>Planification de l’installation du logiciel </li></ul><ul><li>Personnalisation l’interface (si requise) </li></ul><ul><li>Installation et intégration du logiciel </li></ul><ul><li>Vérification la performance </li></ul>
  10. 10. Formation <ul><li>Formation de tous les usagés </li></ul><ul><li>Formation de l’usagé qui sera responsable du support usagé (méthode travail) </li></ul><ul><li>Formation du personnel de support informatique </li></ul>
  11. 11. Choix Administratif <ul><li>Support Technique </li></ul><ul><ul><li>24/7 ou 8/5 </li></ul></ul><ul><ul><li>Interne ou Externe </li></ul></ul><ul><li>Vérifications et Audits </li></ul><ul><ul><li>Rencontre les lignes directrices de la PRD </li></ul></ul><ul><ul><li>Niveaux d’adoption des usagés </li></ul></ul><ul><ul><li>Temps hors service </li></ul></ul><ul><ul><li>Besoins de formation plus avancé </li></ul></ul>
  12. 12. Questions <ul><li>Ai-je répondu à toutes vos questions et attentes? </li></ul><ul><li>Si oui, je ne vous crois pas </li></ul><ul><li>Si non, (j’le savais) quelles sont vos questions? </li></ul><ul><li>Retour sur la description de la présentation. </li></ul>

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