Brun Bernard

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Brun Bernard

  1. 1. Politique d'organisation, d'administration et de gestion de documents électroniques: leçons pratiques CONFÉRENCE SUR LA GESTION STRATÉGIQUE ET L'ADMINISTRATION PRATIQUE DE DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES 4 et 5 décembre 2007, Montréal Me Bernard Brun Avocat principal, commercial et technologie Desjardins Sécurité financière, compagnie d'assurance vie
  2. 2. Genèse d'un projet <ul><li>Ça y est! La direction de votre entreprise prend la décision d'entrer pleinement dans l'ère numérique. </li></ul><ul><li>On veut favoriser l'utilisation de documents électroniques et même, numériser les dossiers physiques. </li></ul><ul><li>En dirigeants responsables, la direction comprend la nécessité de se doter d'un cadre de fonctionnement. </li></ul><ul><li>Vous êtes mandaté pour réaliser cet emballant projet… </li></ul>
  3. 3. La dure réalité <ul><li>Rapidement, vous constatez que: </li></ul><ul><li>Les documents électroniques sont déjà omniprésents dans l'entreprise. </li></ul><ul><li>Il n'y a pas de gestion centralisée de l'information. </li></ul><ul><li>Le prix de l'espace de stockage est quant à lui en baisse constante. </li></ul>
  4. 4. Pourquoi se doter d'une politique? <ul><li>Le cadre de fonctionnement requiert la mise en place d'une politique de gestion des documents électroniques. </li></ul><ul><li>Pourquoi? Notamment en raison: </li></ul><ul><ul><li>de la valeur légale du document électronique; </li></ul></ul><ul><ul><li>de l'obligation de conservation qui s'étend aux documents, peu importe leur support; </li></ul></ul><ul><ul><li>du besoin de contrôler la prolifération et les doublons de documents électroniques; </li></ul></ul><ul><li>et pour: </li></ul><ul><ul><li>contrer les divergences pouvant exister entre divers documents; </li></ul></ul><ul><ul><li>contrôler la persistance de l'information; </li></ul></ul><ul><ul><li>encadrer la destruction des documents. </li></ul></ul>
  5. 5. Leçon # 1: Des objectifs clairs <ul><li>Le besoin de se doter d'une politique de gestion des documents électroniques est reconnu. Toutefois, les objectifs poursuivis ne sont pas toujours clairement établis. </li></ul><ul><li>En plus de les identifier il faut, si possible, les classer selon leur importance relative. Par exemple: </li></ul><ul><ul><li>réduction de coûts et/ou réduction de papier; </li></ul></ul><ul><ul><li>indexation et recherches documentaires facilitées; </li></ul></ul><ul><ul><li>portabilité de l'information; </li></ul></ul><ul><ul><li>répondre aux impératifs légaux en matière de conservation , production et destruction de documents. </li></ul></ul>
  6. 6. Leçon # 2: Soutien de la direction <ul><li>Le soutien de la direction de l'entreprise est essentiel au succès de la mise en place d'une politique de gestion de documents électroniques. </li></ul><ul><li>Ceci est d'autant plus vrai que: </li></ul><ul><ul><li>l'imputabilité ultime de la conservation de documents revient à la direction; </li></ul></ul><ul><ul><li>la mise en place d'une telle politique implique des changements importants et le soutien de la direction est nécessaire pour vaincre la résistance au changement au sein de l'entreprise. </li></ul></ul>
  7. 7. Leçon # 3: Gestion de documents électroniques ≠ gestion de documents papiers <ul><li>Même s'ils peuvent avoir une valeur légale similaire, les documents électroniques et les documents physiques ne se gèrent pas de la même façon. </li></ul><ul><li>S'il existe déjà une politique de gestion documentaire au sein de l'entreprise, il n'est pas possible de simplement étendre cette politique à la gestion des documents électroniques, en raison des réalités différentes de ces documents. </li></ul><ul><li>Un arrimage est toutefois nécessaire entre la gestion de documents physiques et électroniques. </li></ul><ul><li>Les objectifs, qui poursuivent le même but, peuvent être modulés par des normes d'application différentes (par exemple au niveau des délais de conservation). </li></ul>
  8. 8. Leçon # 4: Bâtir une équipe <ul><li>Il ne faut pas sous-estimer le travail que représente la mise en place d'une politique de gestion des documents électroniques. </li></ul><ul><li>Pensons notamment: </li></ul><ul><ul><li>aux sources multiples des documents électroniques; </li></ul></ul><ul><ul><li>à la quantité de ces documents; </li></ul></ul><ul><ul><li>à l'interrelation entre le document physique et électronique; </li></ul></ul><ul><ul><li>aux différentes lignes d'affaires avec des systèmes ou des méthodologies différentes; </li></ul></ul><ul><ul><li>à la modification de pratiques au sein de l'entreprise. </li></ul></ul><ul><li>Pour réussir, il est essentiel: </li></ul><ul><ul><li>de bâtir une équipe d'experts multidisciplinaires; </li></ul></ul><ul><ul><li>de définir la portée de la politique. </li></ul></ul>
  9. 9. Leçon # 5: Définir la portée et le contenu de la politique <ul><li>À son terme, une politique de gestion documentaire devrait pouvoir adresser à la fois les documents de nature physique et les documents électroniques, l'un étant souvent un complément de l'autre. </li></ul><ul><li>Elle devrait également couvrir: </li></ul><ul><ul><li>les diverses catégories de documents (document de nature temporaire et définitif, projet, méta-données); </li></ul></ul><ul><ul><li>la période de rétention de même que la destruction des documents; </li></ul></ul><ul><ul><li>la possibilité de gel quant à la conservation des documents ( litigation hold ); </li></ul></ul><ul><ul><li>la migration du support; </li></ul></ul><ul><ul><li>la technologie qui supporte le document électronique. </li></ul></ul>
  10. 10. Leçon # 6: Approche graduelle et éducation <ul><li>Selon la taille de l'entreprise et sa sophistication, une approche d'implantation graduelle risque de s'avérer nécessaire. </li></ul><ul><li>L'éducation des cadres et des employés est essentielle à la réalisation des objectifs de la politique. </li></ul><ul><li>Une politique qui n'est pas appliquée peut s'avérer plus dangereuse que l'absence de normes. </li></ul>
  11. 11. Des questions ? <ul><li>MERCI </li></ul><ul><li>BERNARD BRUN </li></ul><ul><li>Avocat principal, commercial et technologie </li></ul><ul><li>Desjardins Sécurité financière, compagnie d'assurance vie </li></ul><ul><li>[email_address] </li></ul>

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