Politique de conservation documentaire Guide étape par étape de rédaction Natalie Lecavalier , a vocat de projets, Le Cava...
Politique de Conservation Documentaire
Définition <ul><li>Règles définissant la conservation, l’archivage, la préservation et la destruction de  toutes  les  don...
Pourquoi une PCD? <ul><li>Répondre aux exigences de gouvernance ( Bill 198, Sarbanes-Oxley, etc.) </li></ul><ul><li>Unifor...
Terminologie
Donnée <ul><li>Code  criminel </li></ul><ul><li>342.1(2)   Représentations d’informations ou de concepts qui sont préparés...
Document <ul><li>Loi   concernant  le Cadre  juridique  des technologies de  l'information </li></ul><ul><li>3. Un documen...
Document <ul><li>Code  criminel </li></ul><ul><li>487.011 . Tout support sur lequel est enregistré ou marqué quelque chose...
Dossier (« record ») <ul><ul><li>Définition </li></ul></ul><ul><ul><li>Informations </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Données...
Papier vs. Document électronique
Papier vs. Document électronique <ul><ul><li>Virtuel: </li></ul></ul><ul><ul><li>Prolifique: </li></ul></ul><ul><ul><li>Vo...
Metadonnées
Lieu <ul><ul><li>Disque dur (bureau, maison, mobile) et serveurs; </li></ul></ul><ul><ul><li>Téléphone cellulaire et assis...
Format <ul><ul><li>Courriel et Messagerie Instantanée; </li></ul></ul><ul><ul><li>Page Web (blog, wiki, etc.); </li></ul><...
Volume <ul><ul><li>1 Go  ≈  75 000 pages  ≈  40 boîtes; </li></ul></ul><ul><ul><li>1 ordinateur  ≈  120 à 200 Go  ≈  8000 ...
De la Rédaction à l’Implentation
Équipes <ul><li>Supervision </li></ul><ul><ul><li>Légal / conseiller externe </li></ul></ul><ul><ul><li>TI </li></ul></ul>...
Rédaction <ul><li>Identifier les types de document </li></ul><ul><ul><li>Documents (papiers et électroniques) </li></ul></...
Points saillants de la rédaction <ul><li>Implication de tous </li></ul><ul><li>Tenir compte </li></ul><ul><li>des outils d...
Contenu d’une PCD Efficace <ul><li>Règles </li></ul><ul><ul><li>Obligatoires </li></ul></ul><ul><ul><li>Lignes directrices...
Inclusion <ul><li>Documents / Données </li></ul><ul><ul><li>Courriel </li></ul></ul><ul><ul><li>Messagerie Instantanée </l...
Adoption <ul><li>Soumettre à chaque groupe pour commentaires </li></ul><ul><li>Présentation à la haute administration </li...
Publicité <ul><li>Publicité interne </li></ul><ul><ul><li>Mémo du président / CA </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Participat...
Formation <ul><li>Par groupe </li></ul><ul><li>Document explicatif </li></ul><ul><ul><li>Intranet </li></ul></ul><ul><ul><...
Top 10 de la formation <ul><li>Formation annuelle avec participation de la haute administration </li></ul><ul><li>Distribu...
Application <ul><li>Synergie TI-Vérification </li></ul><ul><li>Rappels </li></ul><ul><li>Passage vers le bureau sans papie...
Audit <ul><li>Application dans le cours normal des affaires </li></ul><ul><li>Identification des ratés </li></ul><ul><li>A...
Étalonnage <ul><li>Corporatif </li></ul><ul><ul><li>Interne </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Avant vs Après </li></ul></ul><...
Révision <ul><li>Changements législatifs </li></ul><ul><li>Conservation </li></ul><ul><li>Authenticité et intégrité </li><...
Sensibilisation et sanctions <ul><li>Proportionnalité et Gradation </li></ul><ul><ul><li>Avertissement(s) </li></ul></ul><...
Risques et Conséquences <ul><li>Pertes de données </li></ul><ul><ul><li>Confidentielles </li></ul></ul><ul><ul><li>Stratég...
Risques  et Sanctions <ul><li>D estruction involontaire </li></ul>« Oops! I just deleted all your files. Can you repeat ev...
<ul><li>Spoliation </li></ul>Risques et  Sanctions « Destroyed without my knowledge »
Système de Gestion Documentaire
Types de données <ul><li>Actives </li></ul><ul><li>Accessible dans le cadre des affaires </li></ul><ul><li>Classeur </li><...
Types de documents <ul><li>Généraux </li></ul><ul><ul><li>Agenda </li></ul></ul><ul><ul><li>Ententes </li></ul></ul><ul><u...
Préservation – Sursis de Destruction <ul><li>Partie integrante de la PCD </li></ul><ul><li>Suplante toute PCD </li></ul><u...
Ressources <ul><li>Politique de conservation documentaire </li></ul><ul><li>General Counsel Roundtable  (inscription néces...
Normes <ul><li>ANSI/ARMA 9-2004, Requirements for Managing Electronic  Messages as Records </li></ul><ul><li>ANSI/ARMA TR3...
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Le Cavalier Natalie Jaar Dominic Workshop Presentation

  1. 1. Politique de conservation documentaire Guide étape par étape de rédaction Natalie Lecavalier , a vocat de projets, Le Cavalier Avocat d'entreprises inc. et Dominic Jaar , conseiller juridique, litige commercial Bell Canada (Beaudin Legault senc);
  2. 2. Politique de Conservation Documentaire
  3. 3. Définition <ul><li>Règles définissant la conservation, l’archivage, la préservation et la destruction de toutes les données (électronique et papier) créés, reçues et gérées par les individus, personnes morales et systèmes . </li></ul>
  4. 4. Pourquoi une PCD? <ul><li>Répondre aux exigences de gouvernance ( Bill 198, Sarbanes-Oxley, etc.) </li></ul><ul><li>Uniformiser la pratique de conservation </li></ul><ul><li>S’assurer de la conservation des données nécessaires </li></ul><ul><li>Augmenter la productivité et l’efficacité </li></ul><ul><li>Réduire les coûts en gérant efficacement </li></ul><ul><ul><li>Archivage externe et interne </li></ul></ul><ul><ul><li>Utilisation de serveurs </li></ul></ul><ul><ul><li>Systèmes de sauvegarde ( backup) </li></ul></ul><ul><li>Détruire légalement de l’information potentiellement pertinente </li></ul><ul><li>Réduire les coûts liés à la collecte de données dans le cadre de litiges </li></ul>
  5. 5. Terminologie
  6. 6. Donnée <ul><li>Code criminel </li></ul><ul><li>342.1(2) Représentations d’informations ou de concepts qui sont préparés ou l’ont été de façon à pouvoir être utilisés dans un ordinateur. </li></ul><ul><li>841 Toute forme de représentation d’informations ou de notions. </li></ul><ul><li>Loi sur la Preuve au Canada , 31.8 </li></ul><ul><li>Loi sur la Concurrence , 30 </li></ul><ul><li>Loi sur la Protection des renseignements personnels et les documents électroniques , 31 </li></ul>
  7. 7. Document <ul><li>Loi concernant le Cadre juridique des technologies de l'information </li></ul><ul><li>3. Un document est constitué d'information portée par un support. L'information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut être rendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris d'un système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre système de symboles. </li></ul><ul><li>Loi sur la Preuve («electronic record ») </li></ul><ul><li>34.1(1)    «document électronique» S’entend d’un ensemble de données qui sont enregistrées ou mises en mémoire sur quelque support que ce soit dans un système informatique ou autre dispositif semblable ou par un tel système ou dispositif, et qui peuvent être lues ou perçues par une personne ou par un tel système ou dispositif. S’entend en outre de tout affichage et de toute sortie imprimée ou autre de ces données, à l’exception de la sortie imprimée visée au paragraphe (6). </li></ul><ul><li>Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada </li></ul><ul><li>2 . Éléments d'information, quel qu'en soit le support; la présente définition ne vise pas les publications. </li></ul>
  8. 8. Document <ul><li>Code criminel </li></ul><ul><li>487.011 . Tout support sur lequel est enregistré ou marqué quelque chose qui peut être lu ou compris par une personne, un ordinateur ou un autre dispositif. </li></ul><ul><li>841 . « document électronique » Ensemble de données enregistrées ou mises en mémoire sur quelque support que ce soit par un système informatique ou un dispositif semblable et qui peuvent être lues ou perçues par une personne ou par un tel système ou dispositif. Sont également visés tout affichage et toute sortie imprimée ou autre de ces données ainsi que tout document, dossier, ordonnance, pièce, avis et formule contenant ces données. </li></ul><ul><li>Loi sur la Protection des renseignements personnels et les documents électroniques 2 . </li></ul><ul><li>Loi sur la Concurrence , 2 . </li></ul><ul><li>Loi sur l'Accès à l'information 3 . (“ record ”) </li></ul><ul><li>Tous éléments d’information, quels que soient leur forme et leur support, notamment correspondance, note, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illustration ou graphique, photographie, film, microformule, enregistrement sonore, magnétoscopique ou informatisé, ou toute reproduction de ces éléments d’information. </li></ul><ul><li>Règles de Procédures Civiles Ontariennes </li></ul><ul><li>30.01(1)a). le terme «document» s’entend en outre d’enregistrements sonores, de bandes magnétoscopiques, de films, de photographies, de tableaux, de graphiques, de cartes, de plans, de levés, de registres comptables, ainsi que de données et renseignements qui se présentent sous forme électronique. </li></ul>
  9. 9. Dossier (« record ») <ul><ul><li>Définition </li></ul></ul><ul><ul><li>Informations </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Données élaborées </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Créées, reçues ou conservées </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Nonobstant le type de support </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Comme preuve ou élément connaissance </li></ul></ul><ul><ul><li>Par une personne </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Physique ou Morale </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Dans le cadre de ses obligations ou de ses affaires. </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>ISO 15489: 2001 </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>International Committee on Archives (ICA) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Committee on Electronic Records </li></ul></ul></ul></ul><ul><li>Propriétés </li></ul><ul><li>Légales </li></ul><ul><ul><li>Authentique </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Original </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Intègre </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Complet </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Non altéré </li></ul></ul></ul><ul><li>Commerciales </li></ul><ul><ul><li>Fiable </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Fonctionnel </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Utilisable </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Accessible </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Retrievable </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Compréhensible </li></ul></ul></ul>
  10. 10. Papier vs. Document électronique
  11. 11. Papier vs. Document électronique <ul><ul><li>Virtuel: </li></ul></ul><ul><ul><li>Prolifique: </li></ul></ul><ul><ul><li>Volatile: </li></ul></ul><ul><ul><li>Omniprésent: </li></ul></ul><ul><ul><li>Persistant: </li></ul></ul><ul><ul><li>Metadonnées: </li></ul></ul><ul><ul><li>Intangible et non-imprimé (90%); </li></ul></ul><ul><ul><li>Se multiplie rapidement à l’insu de l’usager; </li></ul></ul><ul><ul><li>Change à l’insu de l’usager; </li></ul></ul><ul><ul><li>Préservé dans des endroits inconnus de l’usager; </li></ul></ul><ul><ul><li>Fichiers cachés, effacés, répliqués, résiduels, fantômes, etc.; </li></ul></ul><ul><ul><li>Données à propos des données. </li></ul></ul>
  12. 12. Metadonnées
  13. 13. Lieu <ul><ul><li>Disque dur (bureau, maison, mobile) et serveurs; </li></ul></ul><ul><ul><li>Téléphone cellulaire et assistant numérique personnel (PDA, Blackberry, etc.); </li></ul></ul><ul><ul><li>Camera numérique et lecteur MP3; </li></ul></ul><ul><ul><li>Système de messagerie téléphonique; </li></ul></ul><ul><ul><li>CD et DVD; </li></ul></ul><ul><ul><li>Mémoire solide (Clé USB, Cartes de mémoire CompactFlash, SecurityData, MemoryStick, xD) </li></ul></ul><ul><ul><li>Cassette et disquette; </li></ul></ul><ul><ul><li>Applications collaborative (Blog, Wiki, etc.) et hébergement en ligne; </li></ul></ul><ul><ul><li>Voix sur protocole internet (VOIP) </li></ul></ul><ul><ul><li>… </li></ul></ul>
  14. 14. Format <ul><ul><li>Courriel et Messagerie Instantanée; </li></ul></ul><ul><ul><li>Page Web (blog, wiki, etc.); </li></ul></ul><ul><ul><li>Base de données; </li></ul></ul><ul><ul><li>Suite de bureau : Word, Excel, Powerpoint, OpenOffice Writer, Calc, Impress, Draw, etc.; </li></ul></ul><ul><ul><li>Image; </li></ul></ul><ul><ul><li>Vidéo; </li></ul></ul><ul><ul><li>Audio; </li></ul></ul><ul><ul><li>Fichier système; </li></ul></ul><ul><ul><li>… </li></ul></ul>
  15. 15. Volume <ul><ul><li>1 Go ≈ 75 000 pages ≈ 40 boîtes; </li></ul></ul><ul><ul><li>1 ordinateur ≈ 120 à 200 Go ≈ 8000 boîtes; </li></ul></ul><ul><ul><li>1 serveur ≈ 200 à 10,000 Go; </li></ul></ul><ul><ul><li>1 serveur ≈ 8000 à 400,000 boîtes; </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Comment retrouver l’information pertinente? </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Coûts ( ≈ ) d’un (1) Go: </li></ul></ul></ul>Analyse Impression 2,500$ !!!!!!!!!!!!!$ 2,500$ 25,000$ Électronique Papier (1 copie)
  16. 16. De la Rédaction à l’Implentation
  17. 17. Équipes <ul><li>Supervision </li></ul><ul><ul><li>Légal / conseiller externe </li></ul></ul><ul><ul><li>TI </li></ul></ul><ul><ul><li>Ressources Humaines </li></ul></ul><ul><ul><li>Secrétariat corporatif </li></ul></ul><ul><ul><li>Sécurité </li></ul></ul><ul><ul><li>Vérification </li></ul></ul><ul><li>Analyse </li></ul><ul><ul><li>Tous les groupes </li></ul></ul><ul><li>Rédaction </li></ul><ul><ul><li>Légal </li></ul></ul><ul><ul><li>TI </li></ul></ul><ul><li>Révision </li></ul><ul><ul><li>Tous les groupes </li></ul></ul><ul><li>Publication </li></ul><ul><ul><li>Communications </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Tous les groupes </li></ul></ul></ul><ul><li>Formation </li></ul><ul><ul><li>Ressources humaines </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Tous les employés </li></ul></ul></ul><ul><li>Vérification </li></ul><ul><ul><li>Vérification </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Légal </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>TI </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Ressources Humaines </li></ul></ul></ul>
  18. 18. Rédaction <ul><li>Identifier les types de document </li></ul><ul><ul><li>Documents (papiers et électroniques) </li></ul></ul><ul><ul><li>Questionnaire </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Par groupe </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Obligations légales et réglementaires </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Juridictions multiples </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Formats </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Durée </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Besoins d’affaires </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Modèles </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Contrats </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Créer système de codes </li></ul></ul><ul><li>Préservation (litigation hold) </li></ul><ul><li>Tiers </li></ul>
  19. 19. Points saillants de la rédaction <ul><li>Implication de tous </li></ul><ul><li>Tenir compte </li></ul><ul><li>des outils de gestion documentaire </li></ul><ul><li>du réseau technologique </li></ul><ul><li>Qualités d’une PCD </li></ul><ul><ul><li>Sur mesure pour chaque groupe </li></ul></ul><ul><ul><li>Simple </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Moins de 3 périodes par groupe </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Langage quotidien </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Explications des outils à utiliser </li></ul></ul></ul>
  20. 20. Contenu d’une PCD Efficace <ul><li>Règles </li></ul><ul><ul><li>Obligatoires </li></ul></ul><ul><ul><li>Lignes directrices non-exhaustives </li></ul></ul><ul><li>Gestion </li></ul><ul><ul><li>Après la création et la sauvegarde </li></ul></ul><ul><ul><li>Archivage pour usage futur </li></ul></ul><ul><ul><li>Copie de sécurité (Backup) </li></ul></ul><ul><ul><li>Destruction </li></ul></ul><ul><li>Données, documents et dossiers </li></ul><ul><ul><li>Papier </li></ul></ul><ul><ul><li>Électronique </li></ul></ul><ul><li>Application </li></ul><ul><ul><li>Sensibilisation aux risques et conséquences </li></ul></ul><ul><ul><li>Sanctions </li></ul></ul>
  21. 21. Inclusion <ul><li>Documents / Données </li></ul><ul><ul><li>Courriel </li></ul></ul><ul><ul><li>Messagerie Instantanée </li></ul></ul><ul><ul><li>VOIP </li></ul></ul><ul><ul><li>Net/Web/Livemeeting </li></ul></ul><ul><ul><li>Web 2.0 </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>B/Vlog </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>RSS </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Forum </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Archivage en ligne </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Base de données </li></ul></ul><ul><ul><li>PDA, Cellulaire, lecteurs MP3, etc. </li></ul></ul><ul><ul><li>Bureau à domicile </li></ul></ul><ul><ul><li>Papier… </li></ul></ul><ul><li>Processus </li></ul><ul><ul><li>Sauvegarde/Redondance </li></ul></ul><ul><ul><li>Préservation (litigation hold) </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestionnaire de conservation </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Archivage </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Destruction </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Securité </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Externe </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Interne </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Privilèges </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Confidentialité </li></ul></ul></ul></ul>
  22. 22. Adoption <ul><li>Soumettre à chaque groupe pour commentaires </li></ul><ul><li>Présentation à la haute administration </li></ul><ul><ul><li>Adoption </li></ul></ul><ul><li>Présentation au conseil d’administration </li></ul><ul><ul><li>Adoption </li></ul></ul><ul><li>Soumettre à chaque groupe </li></ul><ul><ul><li>Adoption </li></ul></ul>
  23. 23. Publicité <ul><li>Publicité interne </li></ul><ul><ul><li>Mémo du président / CA </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Participation de tous </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Démontrer l’intérêt de la haute administration </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Affiches </li></ul></ul><ul><ul><li>Réunions de groupe </li></ul></ul><ul><ul><li>Formation </li></ul></ul><ul><li>Références </li></ul><ul><ul><li>Intranet </li></ul></ul><ul><ul><li>Extranet </li></ul></ul><ul><ul><li>Guide de l’employé </li></ul></ul><ul><ul><li>Code de conduite </li></ul></ul>
  24. 24. Formation <ul><li>Par groupe </li></ul><ul><li>Document explicatif </li></ul><ul><ul><li>Intranet </li></ul></ul><ul><ul><li>DMS </li></ul></ul><ul><ul><li>Salles d’archivages </li></ul></ul><ul><li>Passage vers le bureau sans papier </li></ul><ul><ul><li>Automatisation de la politique </li></ul></ul><ul><ul><li>Augmentation de la productivité </li></ul></ul><ul><ul><li>Réduction des coûts </li></ul></ul><ul><li>Risques et Conséquences </li></ul>
  25. 25. Top 10 de la formation <ul><li>Formation annuelle avec participation de la haute administration </li></ul><ul><li>Distribution de copies papier </li></ul><ul><li>Emphase sur la nature obligatoire </li></ul><ul><li>Utilisation d’exemples extrêmes afin d’illustrer les dangers des communications électroniques </li></ul><ul><li>Différentiation des dossiers corporatifs des communications électroniques insignifiantes </li></ul><ul><li>Démonstration de contenu approprié versus inapproprié </li></ul><ul><li>Explication du rôle individuel dans la conservation et la destruction </li></ul><ul><li>Rappel des notions de propriété et de confidentialité </li></ul><ul><li>Information des employés de la surveillance des moyens de communication </li></ul><ul><li>Confirmation écrite de la lecture et compréhension de la politique et de la participation à la formation </li></ul><ul><li>Sanction systématique du non-respect </li></ul>
  26. 26. Application <ul><li>Synergie TI-Vérification </li></ul><ul><li>Rappels </li></ul><ul><li>Passage vers le bureau sans papier </li></ul><ul><li>Réduire l’usage des disques durs locaux </li></ul><ul><ul><li>SGD central </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Mise en place </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Formation </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Outlook </li></ul></ul><ul><li>Grand nettoyage annuel </li></ul><ul><li>Audit / contrôle interne </li></ul><ul><ul><li>Responsable de groupe </li></ul></ul><ul><ul><li>Vérification </li></ul></ul><ul><li>Prix / Félicitations </li></ul><ul><li>Sanctions </li></ul>
  27. 27. Audit <ul><li>Application dans le cours normal des affaires </li></ul><ul><li>Identification des ratés </li></ul><ul><li>Aucune PCD n’est complète ni appliquée correctement </li></ul><ul><ul><li>Objectif réaliste: À telle date, X% des employés auront sauvegardé leurs courriels correctement, selon les lignes directrices, et vont utilisés convenablement les SGD et d’archivage corrwill have stored their emails appropriately, following guidelines, and will use archive and records management systems as needed. </li></ul></ul>
  28. 28. Étalonnage <ul><li>Corporatif </li></ul><ul><ul><li>Interne </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Avant vs Après </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Annuel </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Externe </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Partenaires </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Entreprises fusionnées ou acquises </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>General Counsel Roundtable, etc. </li></ul></ul></ul><ul><li>Équipe </li></ul><ul><ul><li>Comparaison des résultats par groupe/département </li></ul></ul><ul><li>Résultats </li></ul><ul><ul><li>Nombre de dossiers/documents </li></ul></ul><ul><ul><li>Nombre de Kb </li></ul></ul><ul><ul><li>Coûts </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Archivage </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Serveurs </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Litige/Enquête </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Productivité et efficacité </li></ul></ul>
  29. 29. Révision <ul><li>Changements législatifs </li></ul><ul><li>Conservation </li></ul><ul><li>Authenticité et intégrité </li></ul><ul><li>Normes de l’industrie </li></ul><ul><li>Fusions/acquisitions et Ventes </li></ul><ul><li>Nouveaux </li></ul><ul><ul><li>Employés </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Départs </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Promotion </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Arrivées </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Outils / technologies </li></ul></ul>
  30. 30. Sensibilisation et sanctions <ul><li>Proportionnalité et Gradation </li></ul><ul><ul><li>Avertissement(s) </li></ul></ul><ul><ul><li>Suspension </li></ul></ul><ul><ul><li>Congédiement </li></ul></ul><ul><ul><li>Poursuites </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Civiles </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Réglementaires </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Criminelles </li></ul></ul></ul>
  31. 31. Risques et Conséquences <ul><li>Pertes de données </li></ul><ul><ul><li>Confidentielles </li></ul></ul><ul><ul><li>Stratégiques / Commerciales </li></ul></ul><ul><ul><li>Modèles / Précédents </li></ul></ul><ul><li>Conservation de données préjudiciables </li></ul><ul><li>Réglementaire </li></ul><ul><ul><li>Amende </li></ul></ul><ul><li>Destruction (Spoliation) </li></ul><ul><ul><li>Présomption préjudiciable </li></ul></ul><ul><ul><li>Rejet de témoignage/pièces </li></ul></ul><ul><ul><li>Rejet d’action </li></ul></ul><ul><ul><li>Atteinte à l’image / réputation </li></ul></ul><ul><ul><li>Responsabilité indépendante </li></ul></ul>
  32. 32. Risques et Sanctions <ul><li>D estruction involontaire </li></ul>« Oops! I just deleted all your files. Can you repeat everything you’ve ever told me? »
  33. 33. <ul><li>Spoliation </li></ul>Risques et Sanctions « Destroyed without my knowledge »
  34. 34. Système de Gestion Documentaire
  35. 35. Types de données <ul><li>Actives </li></ul><ul><li>Accessible dans le cadre des affaires </li></ul><ul><li>Classeur </li></ul><ul><li>Disque dur, Serveur, PDA </li></ul><ul><li>Archivées (inactives, patrimoniales) </li></ul><ul><li>Archives locales: .bak, .pst, .rar, .zip </li></ul><ul><li>Bandes de réserve (Backup tapes) </li></ul><ul><li>Salle d’archivage </li></ul><ul><li>Fichiers cachés / systèmes </li></ul><ul><li>Effacées / Residuelles (Ambientes, Latentes, Inactives) </li></ul><ul><li>Repliques / Réminiscentes </li></ul><ul><li>Metadonnées </li></ul>
  36. 36. Types de documents <ul><li>Généraux </li></ul><ul><ul><li>Agenda </li></ul></ul><ul><ul><li>Ententes </li></ul></ul><ul><ul><li>Correspondance </li></ul></ul><ul><ul><li>Dossiers </li></ul></ul><ul><ul><li>Modèles, formulaires, précédents </li></ul></ul><ul><ul><li>Minutes </li></ul></ul><ul><ul><li>Politiques, Codes et lignes directrices </li></ul></ul><ul><ul><li>Présentations, rapports et graphiques </li></ul></ul><ul><li>Champs de pratique </li></ul><ul><ul><li>Académique et Scientifique </li></ul></ul><ul><ul><li>Commecial et finance </li></ul></ul><ul><ul><li>Corporatif </li></ul></ul><ul><ul><li>Légal </li></ul></ul><ul><ul><li>Média et Marketing </li></ul></ul><ul><ul><li>Technique </li></ul></ul>
  37. 37. Préservation – Sursis de Destruction <ul><li>Partie integrante de la PCD </li></ul><ul><li>Suplante toute PCD </li></ul><ul><li>Suspens tout processus de destruction de données potentiellement pertinente </li></ul><ul><li>Identifie les règles à suivre </li></ul><ul><li>Connaissance du litige </li></ul><ul><li>Personnes impliquées </li></ul><ul><li>Données pertinentes </li></ul><ul><li>Identifie les processus à mettre en place </li></ul><ul><li>Courriel/ memo </li></ul><ul><li>Au TI, gestionnaire de données, Personnes impliquées </li></ul><ul><li>Contenu </li></ul><ul><ul><li>Réitère les règles à suivre </li></ul></ul><ul><ul><li>Identifie quoi et où chercher </li></ul></ul><ul><li>Visite du department TI (retrait des cassettes de sauvegarde) </li></ul><ul><li>Visite des Personnes impliquées et assistantes </li></ul><ul><li>Une fois ne suffit pas </li></ul><ul><li>Surveillance de l’implantation </li></ul>
  38. 38. Ressources <ul><li>Politique de conservation documentaire </li></ul><ul><li>General Counsel Roundtable (inscription nécessaire) </li></ul><ul><li>Compliance ressources by Fios </li></ul><ul><li>Gestion de l’information </li></ul><ul><li>Federal Chief Information Officers ’ Council </li></ul><ul><li>General Counsel Roundtable </li></ul><ul><li>National Archives and Records Administration </li></ul><ul><li>ARMA International </li></ul><ul><li>Administration de la preuve électronique (E-discovery) </li></ul><ul><li>Canadian E-discovery Portal </li></ul><ul><li>The Discovery Task Force on E-Discovery Guidelines and Resources Page </li></ul><ul><li>The Sedona Conference </li></ul><ul><li>Craig Ball </li></ul><ul><li>Discovery Ressources </li></ul><ul><li>Wines and Information Management </li></ul><ul><li>Moteur de recherche spécialisé </li></ul>
  39. 39. Normes <ul><li>ANSI/ARMA 9-2004, Requirements for Managing Electronic Messages as Records </li></ul><ul><li>ANSI/ARMA TR31-2004, Legal Acceptance of Records Produced by the Information Technology Systems </li></ul><ul><li>ANSI/ARMA 8-2005, Retention Management for Records and Information </li></ul><ul><li>DOD5015.2, Functional Requirements for ERM Software </li></ul><ul><li>European Commission (2001), Model Requirements for the Management of Electronic Records </li></ul><ul><li>ISO 15489, Information & Documentation – Records Management </li></ul>

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