hệ thống thông tin kế toán

1. Chương 3
Rủi ro và Kiểm soát trong AIS
Phần 1 – Kiểm soát nội bộ
1

2. Mục tiêu
• Tìm hiểu sự cần thiết của kiểm soát
• Làm rõ khái niệm của hệ thống kiểm soát
nội bộ (KSNB)
• Tìm hiểu các thành phần của hệ thống
KSNB
• Phân loại rủi ro và đánh giá rủi ro
• Phân loại các thủ tục kiểm soát
• Các thủ tục kiểm soát nghiệp vụ
2

3. Các vấn đề chung về KSNB
Tài sản bị mất mát
Làm ăn thua lỗ
Mục tiêu của
doanh nghiệp
BCTC không trung thực
Vi phạm pháp luật
3

4. Tại sao cần KIỂM SOÁT?
• KIỂM SOÁT là 1 trong những chức năng
của nhà quản trị nhằm đảm bảo cho 1 tổ
chức đạt được mục tiêu đề ra
 Kiểm soát gắn liền với mục tiêu đề ra
• RỦI RO luôn có thể phát sinh trong quá
trình hoạt động của 1 tổ chức, 1 hệ thống
 Hạn chế các rủi ro phát sinh
4

5. CÁC MỐI ĐE DỌA ĐỐI VỚI HTTTKT
• Mối đe dọa khách quan bên ngoài: mất điện, cháy...
• Mối đe dọa từ phương tiện, máy móc: do phần mềm
hỏng, không chính xác... phần cứng hỏng, lỗi thời…
• Mối đe dọa từ sự vô ý của con người: Cẩu thả, lơ
đễnh…
• Mối đe dọa từ hành động cố ý: Phá hoại, biển thủ,
thông đồng, gian lận…
• 65% các nguy cơ từ sự vô ý của con người, 20% từ
nguyên nhân khách quan bên ngoài, 15% từ gian lận
(Romney, AIS, 2004)
5

6. Định nghĩa KSNB (COSO)
Con người
Mục tiêu
Hội đồng
quản trị
Quá trình
Họat động hữu
hiệu và hiệu quả
Nhà quản
lý
Kiểm sóat
nội bộ
BCTC đáng tin
cậy
Caùc
nhaân
vieân
khaùc
Đảm bảo hợp
lý
Tuân thủ pháp
luật và các qui
định
6

7. • COSO là chữ viêt tắt của The Committee of Sponsoring
Organization of Treadway Commision Thành lập 1992
• Treadway Commission – Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống
gian lận khi lập báo cáo tài chính
• Sponsoring Organizations : Bao gồm 5 tổ chức
– Hiệp hội ké tóan công chứng Mỹ (AICPA)
– Hội kế tóan Mỹ (American Accounting Association – AAA)
– Hiệp hội quản trị viên tài chính ( the Finalcial Excutives
Institute - FEI)
– Hiệp hội kế tóan viên quản trị ( Institute of management
Accountants – IMA)
– Hiệp hội kiểm tóan viên nội bộ ( the Institute of Internal
Auditors – IIA)
7

8. KIỂM SOÁT NỘI BỘ
• Khái niệm:
– Là một quá trình thiết kế bởi các nhà quản lý
và các nhân viên của một tổ chức để cung cấp
một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện
các mục tiêu:
• Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
• Thông tin đáng tin cậy.
• Sự tuân thủ các luật lệ và quy định
8

9. KIỂM SOÁT NỘI BỘ
• Các nội dung quan trọng liên quan đến khái
niệm KSNB
– KSNB là 1 quá trình/1 hệ thống
– KSNB do con người và thực hiện bởi con người
– KSNB đảm bảo hợp lý chứ không tuyệt đối
– KSNB gắn liền và là phương tiện để đạt mục tiêu
9

10. KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Caùc boä phaän hôïp thaønh
cuûa KSNB
Giaùm saùt
Hoaït ñoäng
kieåm soaùt
Ñaùnh giaù ruûi ro
Moâi tröôøng
kieåm soaùt
10

11. Sự trung
thực và
các giá trị
đạo đức
Cơ cấu tổ
chức
Phong
cách
quản lý,
điều hành
Uỷ quyền
và phân
chia trách
nhiệm
Môi
trường
kiểm
soát
Vai trò độc
lập của bộ
phận kiểm
tra
Chính
sách
nhân sự
Hội đồng
quản trị/
ban kiểm
soát
11

12. Xác định mục tiêu
Rủi ro là những
cái làm mục tiêu
không đạt được.
Nhận diện rủi ro
Đánh giá mức độ rủi ro
Đánh giá rủi ro là
việc nhận dạng và
phân tích rủi ro
đe dọa các mục
tiêu của mình
.
Ruûi ro xuaát
hieän do nhieàu
nguyeân nhaân
VD: hoaït
ñoäng, HT KSNB
yeáu keùm, thay
ñoåi moâi
Mức độ
rủi ro
=
Mức
Thiệt hại
Xác suất
X
rủi ro
Các hoạt động kiểm sóat
Ước tính chi phí hiệu quả KS
đề nghị
Quyết định áp dụng hay
không áp dụng
Đưa ra các hoạt động quản lý
12

13. Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát phụ thuộc vào
mối quan hệ lợi ích - chi phí
Lợi ích của thủ tục kiểm soát = mức giảm trọng yếu
của rủi ro từ thủ tục kiểm soát mang lại
Cao
Trọng yếu
% xảy ra
Thấp
Thấp
Tổn thất
ước tính
Cao
13

14. Đánh giá rủi ro
Phân loại rủi ro
Rủi ro thực hiện
hoạt động
Liên quan đến:
+ Nguồn lực
+ Sự kiện
+ Đối tượng
Rủi ro quá trình
xử lý thông tin
Rủi ro hệ
thống
Liên quan đến:
Liên quan đến:
+ Ghi nhận
+ Xử lý
+ Cung cấp
+ Phát triển
+ Sử dụng
+ Bảo quản
14

15. Rủi ro thực hiện hoạt động
• Thực hiện không hữu hiệu, hiệu quả và
không tuân thủ
– Nghiệp vụ, hoạt động không được xét duyệt
– Nghiệp vụ đã xét duyệt nhưng không được thực
hiện, hoặc thực hiện nhiều lần (bị trùng lắp)
– Sai đối tượng liên quan
– Sử dụng sai sót nguồn lực (Sai sản
phẩm, SL, giá …)
– Mất mát tài sản, thiếu hụt tài sản
15

16. Đánh giá rủi ro hoạt động
• Nhận dạng các hoạt động/ sự kiện được
thực hiện theo các chu trình kinh doanh
• Nhận dạng các đối tượng, nguồn lực liên
quan đến các hoạt động trên
• Nhận dạng các rủi ro cho từng hoạt động
trên. Loại trừ các rủi ro không trọng yếu
• Xác định các nguyên nhân của các rủi ro
trên
16

17. Ví dụ: Cafe Sinh viên
• Nghiệp vụ, hoạt động
không được xét duyệt
• NVụ đã xét duyệt nhưng
không được thực
hiện, hoặc nhiều lần
• Sai đối tượng (KH, NCC)
• Sai sót loại SP liên quan
• Sai sót về SL, chất
lượng, giá cả của SP
• Mất mát tài sản, thiếu tài
sản
• Bán hàng cho bạn
bè, không thu tiền
• Quên bán hàng cho khách
hàng hoặc phục vụ nhiều
lần
• Phục vụ sai khách hàng
• Bán sai loại nước yêu cầu
• Bán sai số lượng, tính giá
sai, chất lượng kém
• Không thu tiền KH, thu
thiếu, mất tiển
• Mất, thiếu NVL pha chế
17

18. Rủi ro quá trình xử lý thông tin
• Quá trình ghi chép, nhập liệu
– Thiếu hoặc không ghi chép, nhập liệu nghiệp vụ hoặc
trùng lắp
– Ghi sai nguồn lực (loại, SL, giá cả)
– Ghi sai các đối tượng liên quan
• Đánh giá rủi ro
– Xác định các sự kiện cần ghi nhận
– Xác định dữ liệu cần thu thập liên quan đến sự kiện
– Xác định các rủi ro
– Xác định nguyên nhân
18

19. Rủi ro quá trình xử lý thông tin
• Quá trình xử lý, cập nhật và cung cấp
– Không cập nhật hoặc cập nhật nhiều lần
– Cập nhật không đúng thời điểm
– Cập nhật sai đối tượng, nguồn lực liên quan,
– Cung cấp thông tin sai đối tượng, thời điểm…
• Đánh giá rủi ro
– Xác định các sự kiện có hoạt động cập nhật
– Xác định đối tượng, nguồn lực liên quan đến cập nhật
– Xác định các rủi ro và nguyên nhân
19

20. Rủi ro hệ thống
• Quá trình phát triển
– Thời gian kéo dài, chi phí cao, hệ thống không
đạt yêu cầu, thất bại…
• Quá trình sử dụng
– Không đúng đối tượng sử dụng, sử dụng sai
chức năng…
• Quá trình bảo quản
– Hư hỏng hệ thống, mất mát dữ liệu…
20

21. Các hoạt động kiểm soát
•
Phân loại theo các rủi ro:
– Rủi ro thực hiện hoạt động  Kiểm soát nghiệp vụ
– Rủi ro xử lý thông tin  Kiểm soát ứng dụng
– Rủi ro hệ thống  Kiểm soát chung
•
Phân loại theo tính chất sử dụng:
– Kiểm soát dự phòng (ngăn ngừa)
– Kiểm soát phát hiện
– Kiểm soát sửa sai
21

22. Kiểm soát nghiệp vụ
1. Ủy quyền và xét duyệt
 Tránh lạm quyền, hạn chế nghiệp vụ không hợp lệ
 Giao quyền xét duyệt đi kèm với trách nhiệm
 Các loại ủy quyền:

Ủy quyền hoàn toàn: Áp dụng cho các công
việc hàng ngày

Ủy quyền từng phần: Đối với các nghiệp vụ
đặc thù
22

23. Kiểm soát nghiệp vụ
2. Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng khi
thực hiện 1 hoạt động:
 Chức năng xét duyệt nghiệp vụ: Xét duyệt và ra quyết
định thực hiện
 Chức năng thực hiện: thực hiện nghiệp vụ
 Chức năng ghi chép: Ghi chép nội dung liên quan
 Chức năng bảo vệ tài sản: bảo quản tiền bạc, tài
sản… liên quan
 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Một cá nhân không thể
kiêm nhiệm 2 trong 4 chức năng trên
23

24. Ngăn ngừa việc ghi
nhận không đúng
để che dấu Nvụ
không hợp lệ
Ghi chép
Ngăn ngừa xét
duyệt Nvụ không
hợp lệ để tham ô
tài sản
Xét duyệt
Bảo vệ
tài sản
Ngăn ngừa việc ghi
nhận sai để che dấu
tài sản mất mát
24

25. Kiểm soát nghiệp vụ
3. Dùng thông tin về các sự kiện có trước để
kiểm soát sự kiện phát sinh sau:
 Thông tin từ các chứng từ. VD: Dùng thông tin về
các đơn đặt hàng để kiểm soát hoạt động phát hành
hóa đơn
 Thông tin, dữ liệu từ các tập tin máy tính. VD: Danh
sách KH có sẵn, giá bán được duyệt để kiểm soát
nghiệp vụ bán hàng
4. Quy định trình tự diễn ra của các nghiệp vụ.
25

26. Kiểm soát nghiệp vụ
5. Đánh số trước các chứng từ để hạn chế mất
mát và tránh trùng lắp
6. Ghi nhận các cá nhân liên quan đến quá
trình thực hiện nghiệp vụ để xem xét trách
nhiệm
7. Hạn chế sự xâm nhập và truy cập vào tài
sản và dữ liệu, thông tin
8. Kiểm tra đối chiếu 2 nguồn độc lập về
nghiệp vụ. VD Đối chiếu giữa số thực tế và
số ghi chép sổ sách
26

27. Thông tin, truyền thông
• Thông tin
– Khả năng cung cấp và trợ giúp thông tin từ
các hệ thống thông trong tổ chức
– Các thủ tục kiểm soát được thiết lập gắn liền
với việc tổ chức hệ thống thông tin
• Truyền thông:
– Truyền đạt vai trò và trách nhiệm của các cá
nhân đối với KSNB
– Các kênh trao đổi thông tin từ cấp trên xuống
cấp dưới, cấp dưới phản hồi lên cấp trên và
trao đổi giữa các phòng ban với nhau
27

28. Theo dõi, giám sát
• Đánh giá tính hữu hiệu và hiệu quả của
hệ thống KSNB và tiến hành các thay
đổi cho KSNB khi cần thiết
• Hoạt động giám sát phải độc lập
• Các hình thức
– Tổ chức bộ phận giám sát
– Tổ chức kế toán trách nhiệm
– Tổ chức kiểm toán nội bộ
28

29. Bài tập 1
Hãy chỉ ra các cặp công việc nào sau đây vi phạm
quy tắc bất kiêm nhiệm trong việc thực hiện
KSNB trong DN:
1. Trưởng phòng quản trị vật tư và thủ kho vật tư
2. Thủ kho và nhân viên lương
3. Thủ quỹ và kế toán phải thu
4. Trưởng phòng tài vụ và kế toán trưởng
5. Trưởng phòng quản trị vật tư và NV phụ trách
lương
29

30. Bài tập 2
DN thương mại ABC có 04 nhân viên quản lý được phân
công như sau:
1. Cô Hồng quản lý nhân sự chấm công và phát lương
2. Anh Nam thu tiền hàng hóa của KH và quản lý sổ
sách, ghi chép, theo dõi về nợ phải thu
3. Cô Cúc tiến hành giao dịch thanh toán cho nhà cung
cấp, theo dõi các khoản phải trả, quản lý tiền mặt tại quỹ
và ngân hàng, tổng hợp số liệu kế toán
4. Anh Vũ làm thủ kho đồng thời tiến hành việc mua và
nhận hàng hóa
Theo Anh/ chị, việc phân công đã hợp lý chưa? Anh/ chị có
đề xuất nào thay đổi để hoàn thiện hay không?
30