hệ thống thông tin kế toán

1. Chương 6
Phát triển HTTTKT
1

2. Mục tiêu
• Tổng quan về quá trình phát triển AIS
• Các vấn đề liên quan đến các giai đoạn
phát triển của AIS
• Mục tiêu, nhiệm vụ và kết quả của giai
đoạn khảo sát sơ bộ, phân tích chi tiết AIS
• Các giải pháp phát triển AIS
• Vấn đề con người trong quá trình phát triển
AIS
• Mục tiêu, trình tự các công việc thực hiện
trong giai đoạn thiết kế AIS
2

3. AIS luôn thay đổi!!
Nhu cầu thông tin
Yêu cầu về lợi thế
cạnh tranh
Sự phát triển CNTT
AIS
Yêu cầu luật pháp
Lý do
phát triển
AIS
Sự phát triển DN
Thay đổi quá trình
SXKD
• Giải quyết các vấn đề tồn tại của hệ
thống hiện hành (sai sót, nhiều rủi ro,
ko hiệu quả…)
• Đáp ứng yêu cầu thông tin mới
• Sự thay đổi của công nghệ
3

4. Chu kì phát triển của AIS
Nhu cầu thay
đổi AIS
Vận hành hệ
thống
Phân tích hệ
thống
Thực hiện hệ
thống
Thiết kế hệ
thống
4

5. Tiếp cận chu kì phát triển AIS
• Chia nhỏ quá trình phát triển thành nhiều giai
đoạn
• Xác định mục tiêu mỗi giai đoạn
• Xác định các công việc cụ thể và công cụ
thực hiện của mỗi giai đoạn
• Kết quả của mỗi giai đoạn
• Thông tin phản hồi
5

6. Các vấn đề liên quan đến phát triển AIS
• Chiến lược phát triển của DN
• Đặc điểm của quá trình sản xuất KD
• Hệ thống xử lý kế toán
• Môi trường CNTT trong doanh nghiệp
6

7. Nhân sự tham gia phát triển hệ thống
• Lãnh đạo DN:
– Có thể đứng đầu nhóm phát triển để thuận lợi
cho các hoạt động liên quan đến phát triển hệ
thống
• Người sử dụng hệ thống:
– Các kế toán viên, người sử dụng AIS
• Chuyên gia phân tích, tư vấn hệ thống:
– Kiểm toán viên nội bộ, độc lập, chuyên gia phát
triển hệ thống
7

8. Phân tích hệ thống
• Xem xét, đánh giá hệ thống hiện hành và
đưa ra các giải pháp phát triển
Phân tích
hệ thống
Khảo sát
sơ bộ
Phân tích
chi tiết
8

9. Khảo sát sơ bộ hệ thống
Mục tiêu:
+ Tìm hiểu hệ
thống hiện hành
+ Khả năng hoàn
thiện hệ thống
+ Các giải pháp
hoàn thiện
+ Đánh giá tính
khả thi của giải
pháp đề ra
Các công việc
liên quan đến
chiến lược phát
triển của DN
Các công việc
liên quan đến
quá trình SXKD
của DN
Các công việc
liên quan đến
hệ thống kế
toán hiện hành
Các công việc
liên quan đến
môi trường
CNTT của DN
9

10. Các công việc của khảo sát sơ bộ
• Liên quan đến chiến lược của DN
– Tìm hiểu chiến lược phát triển của DN
– Đánh giá sự phù hợp của hệ thống hiện
hành với chiến lược phát triển của doanh
nghiệp
• Liên quan đến quá trình kinh doanh
– Tìm hiểu quá trình kinh doanh hiện hành và
những thay đổi cần thiết
– Tác động của hệ thống mới đối với quá trình
SXKD
10

11. Các công việc của khảo sát sơ bộ
• Liên quan đến hệ thống kế toán
– Tìm hiểu hệ thống kế toán hiện hành
– Những hạn chế của hệ thống hiện hành
– Đề xuất thay đổi hoặc ứng dụng hệ thống mới
– Đánh giá lợi ích và chi phí của giải pháp
• Liên quan đến môi trường CNTT
– Đánh giá tính khả thi của các giải pháp đề ra với môi
trường CNTT hiện hành của DN
 Thực chất của quá trình Khảo sát sơ bộ là thu thập
thông tin về hệ thống
11

12. Các công cụ khảo sát sơ bộ
• Các kỹ thuật thu thập thông tin
Công
cụ
Ưu điểm
Nhược điểm
Phỏng
vấn
Làm rõ nhiều thông tin (why)
Tốn nhiều thời gian
Xây dựng mối quan hệ tốt với
người sử dụng hệ thống
Ảnh hưởng của ý kiến cá nhân
chủ quan
Bảng
câu hỏi
Tiết kiệm thời gian, chi phí
Thông tin thu thập ít, không sâu
Người trả lời có thời gian suy
nghĩ
Ko tạo sự quan tâm của người
phỏng vấn
Quan
sát
Làm sáng tỏ câu hỏi “How”
Tốn nhiều thời gian
Hiểu rõ sâu về hệ thống
Tra cứu Mô tả khái quát quá trình làm
tài liệu việc của hệ thống
Tiện lợi cho phân tích
Tốn nhiều thời gian
Không sẵn có hoặc không dễ tìm
kiếm
12

13. Phân tích chi tiết
• Mục tiêu: Xác định các yêu cầu đối với hệ
thống
Công việc
Chiến lược
của DN
Hệ thống
kế toán
Quá trình
kinh doanh
Công nghệ
thông tin
Xác định các
yêu cầu
thông tin, yêu
cầu hệ thống
(HT) cho
chiến lược
của DN
Xác định các
yêu cầu về
báo cáo, dữ
liệu, chứng
từ, sổ sách,
thủ tục kiểm
soát HT
Xác định các
yêu cầu của
quá trình kinh
doanh khi
thực hiện HT
Xác định các
yêu cầu về
công nghệ
(phần cứng,
phương tiện
truyền dẫn…)
13

14. Các yêu cầu của hệ thống
• Thông tin
– Xác định các thông tin hệ thống cần cung cấp
• Kết xuất, báo cáo
– Xác định nội dung, thời gian của các báo cáo
cần thiết
• Dữ liệu
– Xác định nội dung dữ liệu cần thu thập, lưu trữ
– Xác định các chứng từ cần có để thu thập các
dữ liệu
14

15. Các yêu cầu của hệ thống
• Quá trình xử lý
– Mô tả quá trình xử lý nghiệp vụ và xử lý dữ liệu dự kiến
(làm cái gì, ai thự hiện, phương thức xử lý)
• Kiểm soát
– Các yêu cầu kiểm soát cần thiết của hệ thống
• Các yếu tố giới hạn
– Xác định các yếu tố giới hạn của hệ thống đưa ra
• Cơ cấu tổ chức
– Các yêu cầu thay đổi về cơ cấu tổ chức của DN
15

16. Xác định ĐÚNG yêu cầu thật sự cho hệ
thống là 1 vấn đề không đơn giản
Yêu cầu của nhà
quản lý
Yêu
cầu từ
người
sử
dụng
Yêu cầu được nhận
dạng từ nhóm phân tích
Hệ thống được
thiết kế
16

17. Kết quả của phân tích hệ thống
• Không thay đổi
– Do những vấn đề hiện tại không quan trọng
• Cải tiến để hoàn thiện
– Thay đổi dựa trên nền của hệ thống hiện hành
• Thiết kế hệ thống mới
– Phát triển một hệ thống mới
17

18. Các chiến lược để phát triển AIS
Chiến lược
Ưu điểm
Nhược điểm
Mua phần
mềm kế
toán
Thời gian nhanh, chi
phí thấp
Khó đáp ứng hoàn
toàn yêu cầu của DN
Tự thiết kế
1 hệ thống
Đáp ứng tối đa được
yêu cầu AIS của DN
Mất nhiều thời gian,
chi phí, rủi ro cao
Thuê ngoài
thiết kế HT
Đáp ứng được yêu cầu Thời gian phát triển
AIS của DN
lâu, chi phí cao
Có chuyên gia giỏi
Thuê ngoài
vận hành
AIS
Tập trung cho hoạt
động quan trọng khác
Tiết kiệm thời gian, chi
phí, giảm rủi ro
Mất kiểm soát thông
tin
Mất lợi thế cạnh tranh
Không chủ động, thiếu
18
linh hoạt

19. Thiết kế AIS
• Mục tiêu
– Phác thảo bằng hình vẽ, mô hình các thành phần của
AIS theo các yêu cầu của giai đoạn phân tích
• Nội dung
–
–
–
–
–
–
Thiết kế báo cáo
Thiết kế dữ liệu cần thu thập
Thiết kế chứng từ và quá trình luân chuyển
Thiết kế tiêu chuẩn và lựa chọn các phần mềm xử lý
Thiết kế các thủ tục kiểm soát
Tổ chức nhân lực
19

20. Thiết kế báo cáo
Các chu trình
Báo cáo theo các hoạt
động
Bảng kê các hoạt động/sự
kiện trong kỳ
Danh sách các đối
tượng/nguồn lực sử dụng
Phân tích hoạt động theo đối
tượng/nguồn lực liên quan
•
•
•
•
•
Báo cáo theo các đối
tượng/nguồn lực
Báo cáo tình trạng các đối
tượng/nguồn lực
Nội dung: Thông tin báo cáo cung cấp
Thời gian: Mức độ kết xuất (hàng năm, quý, tháng, tuần…)
Mô tả hình vẽ
Hình thức (in ra hay không?)
Đối tượng sử dụng báo cáo
20

21. Thiết kế dữ liệu
Các chu trình
Mô hình REA
Xác định các hoạt động,
đối tượng nguồn lực cần
thu thập dữ liệu
Yêu cầu thông tin, yêu
cầu quản lý, đặc điểm
kinh doanh
Dữ liệu cần thu thập cho
từng hoạt động, đối
tượng, nguồn lực
21

22. Thiết kế chứng từ và luân chuyển
Dữ liệu cần thu thập
cho từng hoạt động,
đối tượng, nguồn lực
Thiết kế chứng từ cho từng hoạt động
+ Tên gọi chứng từ
+ Nội dung chi tiết
+ Số chứng từ
+ Người lập
+ Ngày chứng từ
+ Người xét duyệt
+ Đối tượng liên quan
+ Người có nhu cầu sử dụng
+ Nguồn lực liên quan
Phương
thức xử
lý
Tổ chức
nhân lực
Thiết kế quá trình
luân chuyển
22

23. Thiết kế các nội dung khác
• Thiết kế và lựa chọn phương pháp ghi sổ
• Thiết kế các tiêu chuẩn đánh giá và lựa chọn
phần mềm xử lý (nếu có)
• Thiết kế các thủ tục kiểm soát nghiệp vụ
• Thiết kế các thủ tục kiểm soát chung và kiểm soát
ứng dụng cho quá trình xử lý bằng máy
• Tổ chức nhân lực: Tổ chức bộ máy cho AIS
23

24. Thực hiện hệ thống
• Là quá trình hình thành AIS trên cơ sở các
thiết kế đưa ra
• Nội dung:
– Là giai đoạn lập trình (nếu tự phát triển AIS)
– Tổ chức đưa hệ thống vào sử dụng
– Chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới
24

25. Tổ chức sử dụng PMKT
• Tổ chức các yếu tố đầu vào
– Tài khoản
– Các đối tượng theo dõi chi tiết
• Tổ chức sử dụng chứng từ
– Phân loại chứng từ và luân chuyển
• Tổ chức bộ máy xử lý
– Phân nhiệm, phân quyền sử dụng
• Tổ chức các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị
• Tổ chức các hoạt động kiểm soát
25

26. Chuyển đổi hệ thống
• Là quá trình chuyển đổi phần mềm, phần
cứng, các thủ tục xử lý nghiệp vụ, dữ liệu
từ AIS cũ sang AIS mới
• Yêu cầu:
– Đảm bảo khả năng hoạt động liên tục của hệ
thống kế toán
– Giảm rủi ro, tiết kiệm thời gian, thúc đẩy mối
quan tâm của người sử dụng với hệ thống
mới
26

27. Phương thức chuyển đổi
Phương thức
Đặc điểm
Chuyển đổi
trực tiếp
Cũ
Chuyển đổi
song song
Mới
Cũ
Mới
Chuyển đổi
từng phần
Cũ
Chuyển đổi
thí điểm
Cũ Cũ
Cũ
Cũ Cũ
Mới
Mới
Ưu
Tiết kiệm thời
gian.
Nhược
Rủi ro cao
Ko có cơ sở
kiểm tra
Có cơ sở đối
Thời gian kéo
chiếu với HT cũ dài
Chi phí tăng
Giảm thiểu các Thời gian
rủi ro về sai sót kéo dài
của HT mới
Chi phí tăng
Hạn chế rủi ro
Thúc đẩy phát
triển AIS
Kéo dài thời
gian phát triển
AIS
27

28. Chuyển đổi dữ liệu
• Dữ liệu trước khi chuyển đổi phải được
kiểm tra tính chính xác
• Kiểm tra tính tương thích của dữ liệu của
HT cũ và mới
• Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của dữ liệu
nhập vào hệ thống mới trước khi tiến hành
sử dụng chính thức
28

29. Yếu tố thành công của quá trình phát triển
AIS
•
•
•
•
•
•
•
Sự hỗ trợ của ban quản lý
Lập kế hoạch và mục tiêu rõ ràng
Đầu tư vào giai đoạn phân tích
Sự ủng hộ của người sử dụng
Khả năng đáp ứng của PMKT
Sự hỗ trợ của nhà cung cấp PM
……
29