2. I. Upravljanje projektnim ciklusom
Uvod u projektni ciklus
Faze projektnog ciklusa
II. Upravljanje projektima – Priprema projektnog prijedloga (teorijski dio)
Analiza dionika
Analiza problema
Analiza ciljeva
Analiza strategije
Formulacija
Opis projekta
Indikatori
Rizici i pretpostavke
LFM
Plan provedbe
Proraĉun
Provedba, monitoring i evaluacija
Uloga projekt managera
Najĉešće pogreške
3. Ima li pitanja vezano uz
ono o ĉemu smo
razgovarali juĉer?
4. ◦ Temelji se na problemskom stablu i stablu
ciljeva
◦ Sažetak projekta koji pokazuje odnos i
usklaĊenost sredstava, aktivnosti, rezultata i
ciljeva
◦ Ukljuĉuje pretpostavke i mjerljive indikatore
uspjeha;
◦ Alat za implementaciju projekta
5. OPĆI CILJ OPP Izvor provjere PRETPOSTAVKE
-Širi ciljevi nacionalne, sektorske ili Kvantitativni način Gdje i kako se mogu Vanjski faktori koji utječu na
EZ politike, kojima de projekt mjerenja ostvarenja nadi informacije o uspjeh projekta, no nalaze
doprinijeti. opdeg cilja projekta objektivno provjerljivim se van utjecaja projekta.
pokazateljima Moraju biti zadovoljeni kako
-Ne ostvaruju se samim projektom
(statistički izvještaji …) bi projekt uspio
ved su PROJEKTA doprinosi drugih
SVRHA potrebni OPP Izvor provjere
projekata PRETPOSTAVKE
Središnji cilj projekta. Rješava Kvantitativni način mjerenja Gdje i kako se mogu Vanjski faktori koji utječu na
glavni problem i definira održivu ostvarenja svrhe projekta nadi informacije o OPP uspjeh projekta, no nalaze
korist za ciljnu skupinu se van utjecaja projekta
REZULTATI OPP
Izvor provjere PRETPOSTAVKE
Posljedica poduzetih aktivnosti – Kvantitativni način Gdje i kako se mogu Vanjski faktori koji utječu na
robe i usluge koje su postignute mjerenja ostvarenja nadi informacije o OPP uspjeh projekta, no nalaze
kroz projekt rezultata projekta se van utjecaja projekta.
(kombinacija rezultata postiže
svrhu projekta) PRETPOSTAVKE
SREDSTVA Izvor provjere Vanjski faktori koji utječu na us
AKTIVNOSTI
Gdje i kako se mogu nadi projekta, no nalaze se van utje
Aktivnosti koje je potrebno poduzeti
Informacije o OPP projekta.
da bi se ostvarili rezultati
PREDUVJETI
Moraju biti zadovoljeni prije5
6. Opis projekta Provjerljivi Izvori Pretpostavke
indikatori provjere
Opći cilj
Poseban cilj
Rezultati
Aktivnosti
7. Opći cilj
Mjerljivi sa
Vodi prema
Pretpostavljajući
Svrha projekta Mjerljivi sa da
Vodi prema
Pretpostavljajući
Projektni rezultati Mjerljivi sa
da
Vodi prema
Aktivnosti Pretpostavljajući
Pomoću sredstva da
Preduvjeti
8. Opis projekta Provjerljivi Izvori Pretpostavke
indikatori provjere
Opći cilj
Poseban cilj
Rezultat
Kako ćemo provjeriti uspjeh u ostvarenju
ciljeva?
9. Od logičke matrice do plana provedbe
Logička matrica
Rezultati na osnovu aktivnosti i raspored trošenja
financijskih sredstava Budget
Workplan Budget 5500
Workplan 1750
Budget 5500 4250
Workplan 1750 750
Salaries 5000 5500
4250 400
Allowances 1250 1750750 1100
Vehicle Op. 3750 4250400 3100
Office 750 750
1100
Tel/Fax 400 400
3100
Seeds 850 1100
Fertiliser 2300 3100
9
10. • Plan aktivnosti:
zadržava logiku prema zacrtanim / postignutim
ciljevima
RazraĊuje aktivnosti do sitnih operativnih dijelova
Razjašnjava naĉin provoĊenja aktivnosti, oĉekivano
trajanje aktivnosti kao i sam raspored zacrtanih
aktivnosti
Identificira bitne momente (milestone)
koji osiguravaju nastavak projekta Workplan
Workplan
Doprinosi razvoju odgovornosti Workplan
10
11. METODE su odabrani naĉini za postizanje
rezultata i ciljeva i potrebno je uvjeriti donatora
da su predložene metode dobar izbor – da su
efikasne u rješavanju nekog problema i
primjerene organizaciji.
Iz metoda i iz SPECIFIĈNIH CILJEVA (logiĉki)
proizlaze AKTIVNOSTI koje ćemo provoditi na
projektu. Odgovaraju na pitanje “KAKO ćemo
postići specifiĉne ciljeve?”, te dodatna pitanja
“TKO?” i “KADA?”.
Aktivnosti se izriĉu imenicama (a ciljevi
glagolima u infinitivu – paziti na razliku!)
12. Ganttova tabela
Osim opisa aktivnosti, dobro je
dati i vizualni plan aktivnosti tj.
TERMINSKI PLAN (najĉešće je
zahtjev donatora, uz zadani
oblik)
– slijed aktivnosti u zadanom
vremenu, GANTOGRAM
ili GANTT* TABELA
* Henry Lawrence Gantt, pionir znanstvenog managementa
13. AKTIVNOSTI SIJ. VELJ. OŽU. TRA. SVI. LIP. SRP. KOL. RUJ. ODGOVOR.
OSOBA
Promocija
Letak priprema
X VP AVP
/voditelj.asist.
projekta/
Letak
distribucija X X X X X X X X VP AVP
Obavijesti u
medijima X X X X X X X X X AVP
Savjetovali-
šte
Medijska
prezentacija X X VP AVP
Individualni
rad X X X X X X X X X STRUČ.SURA
DNICA
radionice
X X X X STRUČ.
SURAD.
Okrugli stol
X VP-
MODERAT.
14. -> procjena koštanja provedbe projekta.
Mora biti razumljiv i u neposrednoj vezi s
planiranim aktivnostima projekta.
15. Temelj svakog proraĉuna ĉine
specifiĉne kategorije troškova.
Neki donatori dozvoljavaju samo dvije
osnovne kategorije troškova (indire-ktne i
direktne), a neki više kategorija:
1. Troškovi osoblja
2. Indirektni troškovi
3. Direktni troškovi
4. Ostali troškovi/Razvoj organizacije/ Oprema
16. Ukljuĉuju neto isplate, poreze i doprinose za:
osoblje organizacije (staff) koje radi samo na
dotiĉnom Projektu ili više njih (u ovom sluĉaju
treba odrediti postotak utrošenog vremena na
Projektu i na temelju toga odrediti i
proporcionalan iznos koji će se kroz Projekt
tražiti) – ugovor o radu
vanjske suradnike/ce (usluge trebaju biti
definirane opisno i procjenom koliĉine
angažmana – sati, dana) – ugovor o djelu
17. Troškovi neophodni za svakodnevno
funkcioniranje organizacije
(najam, režije, telefon, poštarina, uredski
materijal, osiguranje, održavanje, profesionalne
usluge – raĉunovodstvo, ĉišćenje)!
Donatori ih nerado plaćaju, pa je potrebno što je
moguće više troškova prikazati kao Direktne
troškove, odnosno, vezane uz aktivnosti. To je
moguće uĉiniti s onim troškovima koji su
PROMJENJIVI, odnosno mogu biti veći ili manji u
odnosu na veliĉinu i vrstu projektnih aktivnosti.
18. PROMJENJIVI TROŠKOVI:
Telefon (fax, E-mail), poštarina, uredski materijal, manja
oprema, profesionalne usluge ĉišćenja) – mogu se dijelom
ili ĉak u potpunosti prikazati kao direktni troškovi.
NEPROMJENJIVI TROŠKOVI:
“HLADNI POGON” nužno se prikazuje kao indirektni trošak –
najam ureda, režije, administracijsko osoblje,
raĉunovodstvo i dr.
Paziti na ograniĉenja donatora u uputama vezana uz hladni
pogon (on nekada ne smije prekoraĉiti 10-20% iznosa
ukupnog koštanja projekta)
19. Direktno su posljedica aktivnosti projekata i
njima se pripisuju.
Ovaj dio proraĉuna je najteže izraditi, jer zahtjeva
razraĊen plan rada do najsitnijih detalja i
istraživanje cijena na tržištu.
Ostali troškovi:
◦ Kupovina opreme (kapitalne investicije)
◦ Edukacija i putovanje vezano uz edukaciju ĉlanova udruge
(uprave, zaposlenih, volontera/ki)
◦ Evaluacija programa/organizacije
◦ Financijska revizija
◦ Strateško planiranje
20. Izlistati resurse potrebne za provoĊenje svake, i najsitnije,
aktivnosti
Svrstati potrebne resurse u pojedine vrste - kategorije
troškova
Definirati elemente proraĉuna projekta vezane uz svaki
potrebni resurs (jedinica mjere, koliĉina,..)
One resurse koje već posjedujemo* razlikovati od onih koje
ne posjedujemo i unijeti u proraĉun kao “Cost-share”
odnosno naš doprinos proraĉunu
Prilagoditi omjere izmeĊu kategorija troškova
Narativno obrazložiti troškove
Navesti ostale izvore financiranja projekta ili potencijalne
izvore
21. Sažetak proraĉuna
Proraĉun po stavkama za cijeli projekt
(ukljuĉujući i izvore financijskih sredstava)
Objašnjenje proraĉuna koje pokazuje
(1) kako je svaka stavka proraĉuna vezana
uz projekt i aktivnosti
(2) kako se došlo do iznosa svake stavke,
kako je izraĉunata i na osnovi kojih
podataka
22. OBRAZAC PRORAČUNA RADIONICE „ŢENE U POLITICI – NA PUTU EUROPSKIH INTEGRACIJA“
OSIGURANI IZNOSI IZ
UKUPNI
IME STAVKE/KONTA DRUGIH IZVORA IZNOS KOJI SE TRAŢI
PRORAČUN RADIONICE
IZNOS OD KOGA
I. INDIREKTNI TROŠKOVI
a) Administartivni poslovi (udio od 35% u brutto
osobnom dohotku za 2 mjeseca – 05 i 06 / 05.) 8.400,00 X 35% = 2.940,00 2.940,00 KtK 0
b) Najam ureda (udio od 35% u najmu za 2 mj.) 4.800,00 X 35% = 1.680,00 1.680,00 KtK 0
c) Režije (udio od 35% u režijama za 2 mj.) 600,00 X 35% = 210,00 210,00 Domine 0
d) Telefonski troškovi (udio od 35% trošk. za 2 mj.) 2.000,00 X 35% = 700,00 700,00 KtK 0
e) Poštanski troškovi (udio od 35% trošk. za 2 mj.) 360,00 X 35% = 126,00 126,00 KtK 0
f) Uredski materijal (udio od 35% trošk. za 2 mj.) 1.000,00 X 35% = 350,00 350,00 KtK 0
g) Usluge knjigovodstvenog servisa (udio od 35%
naknade za knjigovodstvo za 2 mj.) 3.000,00 X 35% = 1.050,00 1.050,00 KtK 0
h) Bankovni troškovi (udio od 35% trošk. za 2 mj.) 300,00 X 35% = 105,00 105,00 KtK 0
Ukupno troškovi ureda* 7.161,00 7.161,00 KtK 0
II. DIREKTNI TROŠKOVI (npr. voditelj-ica projekta, voditelj-ica aktivnosti na projektu, publikacije, najam prostora za aktivnosti, tiskani materijal, kampanje, okrugli
stolovi, edukacija itd.)
Medijsko zastupanje rodne ravnopravnost kao nuţnog uvjeta za europske integracije
Dvije 40-min radio emisije na temu rodne
a 2 X 4.000,00 = 8.000,00 8.000,00 Radio Split 0
ravnopravnosti u EU
Edukacija predstavnika/ca političkih stranaka i Povjerenstva za ravnopravnost spolova Splitsko-dalmatinske ţupanije, o kriterijima i standardima rodne
ravnopravnosti u EU, te švedskim postignućima u toj domeni
a Honorar gošći-edukat. iz Švedskog parlamenta 8.000,00 8.000,00 Volonterski dopr. 0
b Putni troškovi gošći iz Šved. (avionske karte) 5.500,00 - - 5.500,00
c Hotelski smještaj gošći iz Šved. (3 noćenja) 900,00 Kn X 3 = 2.700,00 - - 2.700,00
d Prostor za edukacijski rad (2 dana) 500,00 Kn X 2 = 1.000,00 - - 1.000,00
e Ručak za sudionice/ke Edukacije (ukupno 25
osoba na ručku u pauzi Radion. tijekom 2 dana) 60,00 Kn X 25 X 2 = 3.000,00 1.500,00 Domine 1.500,00
f Osvježenje tijekom 2 pauze u radu (kava) 10,00 Kn X 25 X 2 = 500,00 - - 500,00
g Edukacijski materijal za Radionicu (20 osoba) 25,00 Kn X 20 = 500,00 500,00 Domine 0
h Najam LCD projektora – opreme,za 2 dana rada 1.000,00 1.000,00 Domine 0
i Prevoditelj/ica na dvodnevnoj Radionici 1.000,00 X 2 = 2.000,00 - - 2.000,00
j Organizatorica Radionice (udio od 35% u brutto
osobnom dohotku za 2 mjeseca – 05 i 06 / 05.) 16.800,00 X 35% = 5.880,00 5.880,00 Volonterski dopr. 0
Ukupno 38.080,00 24.880,00 Razni izvori 13.200,00
UKUPNO I+II 45.241,00 32.041,00 Razni izvori** 13.200,00
*Troškovi ureda su obračunati na osnovi 35% ukupnih predviđenih troškova Ureda u periodu od 2 mjeseca tijekom kojih će se provoditi glavnina poslova vezanih uz
ovu Radionicu (organiziranje, provođenje i izvještavanje vezano uz Radionicu, 01.05.2005. – 30.06.2005.), zbog pretpostavki da će opseg poslova vezan uz ovu
Radionicu u tom periodu iznositi 35% obima ukupnih poslova ureda Udruge DOMINE.
**Osigurani iznos od 32.041,00 Kn osiguran je iz slijedećih izvora: (1) KtK - Švedska fondacija „Kvinna till Kvinna“ podržana od SIDA-e; (2) Radio Split; (3) vlastita
sredstva Udruge DOMINE iz članarina i dobrovoljnih priloga građanki i građana i (4) volonterski doprinos gošće-edukatorice iz švedskog parlamenta i organizatorice.
25. • a. Upravljanje ljudima: entuzijazam timskog rada na projektu i u vrijeme
velikih pritisaka!!
• motivacija, donošenje odluka na temelju konsenzusa, aktivno
ukljuĉivanje u provoĊenje
• analitiĉkih matrica ......
• b. Upravljanje informacijama: frekvencija i format (naĉin) komuniciranja
koji se treba
• dogovoriti izmeĊu ĉlanova tima i glavnih aktera u prejektu; povratna
informacija SVIM
• akterima o napretku projekta/rezultatima/promjenama tijekom
provoĊenja projekta
• c. Rješavanje problema: rješavanje razliĉitih problema:
(i) Sa ljudima (nedostatak vještina/ struĉnosti/ ili potpore);
(ii) Aktivnosti u projektu i ciljevi (adekvatnost s obzirom na situaciju);
(iii) Proces (mogućnost promjene aktivnosti / metode kako bi se riješio
postojeći problem);
(iv) Materijal i administracija (kašnjenja u isporukama opreme/ potraživanja;
kakvoća robe/sredstva?)
• POTREBNO: hitno treba revidirati logiĉku matricu i operativni plan i
uvesti nove ĉinjenice po potrebi, no NE bez znanja i odobrenja donatora 25
26. PROGRESS REPORT:
-Gdje smo sada?
-Koje dodatne, mjerljive indikatore smo ostvarili
od poslijednjeg izvješda?
-Identificirati potencijalne probleme i nove
mogudnosti za postizanje ciljeva projekta
-Izmjene projekta i teškode u provedbi projekta
26
27. PRAĆENJE (MONITORING)
- provjerava ili vrši nadzor institucija koja je donator
- dogaĊa se izmeĊu organizacija: krajnjeg korisnika i
donatora
- provodi se kroz nacrte izvješća - (razlog zašto postoji
tanka crta izmeĊu monitoringa i izvješćivanja)
IZVJEŠĆIVANJE (REPORTING)
-DogaĊa se unutar iste organizacije ili izmeĊu
organizacija koje izvješćuju o napretku projekta
- ukljuĉuju preporuke
27
28. ... ocjena, sistematična i objektivna što je više mogude, na
projektima, programima ili politikama koje još uvijek traju
ili su ved završeni!
CILJEVI:
1. osigurati procjenu utjecaja programa ili
projekta (intervencije) na društvo u cijelosti
2. osigurati vrijedne prosudbe na intervencije
(normativne dimenzije)
3. Doprinijeti poboljšanju intervencije tako da
se izvijeste svi akteri o nakani, uvjetima i
posljedicama njihovih djelovanja
28
29. Financijski kapaciteti predlagatelja
projekta i partnera
Organizacijski kapaciteti (prethodno
iskustvo)
Relevantnost projekta
Metodologija
Održivost
Proraĉun i financijska isplativost
30. – Cilj Projekta mora biti realani i dosljedan postavljenim
programskim/sektorskim prioritetima;
– Dobro definirane aktivnosti koje vode prema jasnim rezultatima;
– Pouzdani indikatori uspjeha/postignuda;
– Detaljno pripremljeni:
Studija održivosti
cost-benefit analiza (analiza troškova i koristi)
dobro promišljen plan implementacije
realan proračun
31. • Objava natjeĉaja, poštivanje procedure, zadovoljavanje
formalnih uvjeta – prema nekim statistikama više od 50%
projekata ne proĊe prvu razinu upravo zbog formalnosti.
• Priprema projektnog tima - najĉešća je zbrka oko uloge u
timu, u redoslijedu koraka i u pripremi LFM-a.
• Definiranje ciljeva - ĉesto se brkaju pojmovi
kratkoroĉni/dugoroĉni ciljevi, opći/specifiĉni ciljevi, svrha
projekta...
• Kako opisati i jasno definirati aktivnosti u odnosu na
rezultate – ĉesto se dogodi zbrka oko metodologije i
aktivnosti i kako jasno povući granicu.
• Metodologija – ĉini znaĉajan dio projektnog obrasca, a
ĉesto je fokus na aktivnostima.
32. • Održivost projekta – kako biti dovoljno kreativan da se ne
obvežemo da ćemo projekt u cijelosti provoditi i nakon
isteka donacije?
• Priprema budžeta – ĉesto bismo nešto tražili, a da se to
baš "ne vidi".
• "Ĉišćenje budžeta" - nakon primanja obavijesti o prolasku
projekta, poželimo odustati od svega.
• Provedba projekta - kada potpišemo ugovor, spoznamo
što nas sve ĉeka i na što moramo paziti, no još uvijek
mislimo da nije strašno. Priprema prvog izvješća izaziva
dodatne frustracije.
• Partnerski odnosi – sve je dobro dok se ne pojavi problem,
a oni su najĉešće vezani uz novac i (ne)odraĊen posao za
taj novac.
