Groupware Systeme erleichtern die Arbeit im Team unter anderem durch einen gemeinsamen Terminkalender, eine gemeinsame Verwaltung von Kontakten und eine gemeinsame Ablage von Dokumenten.

1. eBusiness Lösung -
Groupware Systeme
Zusammenarbeit über zeitliche und räumliche Distanz unterstützen
UNTERNEHMERISCHES WISSEN

2. eBusiness Lösung Groupware Systeme
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Problemstellung & Einsatzbereiche im
Unternehmen
Die Zusammenarbeit im Unternehmen wird oft-mals
erschwert durch eingeschränkte Möglichkei-ten
sich persönlich zu treffen und ausuzutauschen,
beispielsweise auf Grund unterschiedlicher Stand-orte.
Die beruflichen Aufgaben werden zunehmend
komplexer und erfordern eine effektive Zusam-menarbeit,
z.B. auch in unternehmensübergreifen-den
Projekten. Groupware Systeme können diese
Zusammenarbeit unterstützen.
►► Sie möchten die Informationswege in Ihrem
Unternehmen verkürzen und Ihren Mitarbeitern
die Möglichkeit bieten, mit Hilfe von IT effektiv
miteinander zu arbeiten.
►► Sie möchten den Informationsaustausch unab-hängig
von Zeit und Raum zwischen Ihren Mit-arbeitern
fördern und verbessern.
Wir stellen Ihnen einige Lösungen vor.
eBusiness Lösung -
Groupware Systeme
Die Entwicklung und Weitergabe von Wissen ist im
Wesentlichen von der Kommunikation und Interak-tion
zwischen den Mitarbeitern abhängig. Auch die
Basis jeder erfolgreichen Zusammenarbeit liegt darin
begründet. Groupware Systeme unterstützen diese
Zusammenarbeit auf technischer Ebene und ermögli-chen
es Teams bzw. Unternehmen über zeitliche und
räumliche Distanz hinweg zusammenzuarbeiten.

3. eBusiness Lösung Groupware Systeme
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Kurzbeschreibung Groupware Systeme
Die Nutzung der Groupware ist über zeitliche und
räumliche Distanz hinweg möglich. Eine Voraus-setzung
für die Einführung einer Groupware ist
eine funktionierende Netzwerkinfrastruktur.
Groupware Systeme vereinen unter einer einheit-lichen
graphischen Benutzeroberfläche verschie-dene
Anwendungen, die die Zusammenarbeit der
Mitarbeiter im Unternehmen oder die Projektbetei-ligten
unterstützen.
Zu den Anwendungen zählen beispielsweise der
Zugriff auf:
►► ein unternehmensweites E-Mail-System,
►► ein gemeinsamer Terminkalender,
►► eine gemeinsame Aufgaben- und Kontaktver-waltung,
►► eine Ad-Hoc-Kommunikation via Instant Mes-saging,
►► virtuelle Teamräume mit Dateiverwaltungsfunk-tionen
sowie
►► Videokonferenzsysteme.
Der Screenshot stellt beispielhaft ein Groupware-System mit seinen Funktionen dar (Creative Com-mons
Attribution Non-Derivs 2.0. Generic Flickr / endo7).
TIPP: Führen Sie regelmäßig Schulun-gen
zur Nutzung des Groupware-Systems
durch. Insbesondere für neue Mitarbeiter
ist es wichtig, die Funktionen des Systems
kennen zu lernen.

4. eBusiness Lösung Groupware Systeme
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Vorteile von Groupware Systeme
►► Der Einsatz eines Groupware Systems för-dert
die Teamarbeit und vereinfacht die unter-nehmensinterne
Kommunikation sowie Zusam-menarbeit.
Der Wissenstransfer zwischen den
Mitarbeitern im Unternehmen wird somit ver-bessert,
insbesondere wenn diese an verschie-denen
Standorten arbeiten.
►► Die innerbetrieblichen Arbeitsabläufe können
mittels Groupware optimiert werden, beispiels-weise
durch die verbesserte Transparenz der
Arbeitsabläufe oder die Nutzung eines gemein-samen
Terminkalenders.
►► Unter einer einheitlichen graphischen Benutzer-oberfläche
werden die verschiedenen Anwen-dungen
und Funktionen vereint.
►► Der mobile Zugriff auf das Groupware Sys-tem,
beispielsweise mittels Smartphone, ist in
der Regel möglich. So kann von unterwegs auf
wichtige Daten zugegriffen werden.
►► Die zentrale Datenspeicherung verhindert die
Speicherung von redundanten Informationen
und führt zu mehr freien Speicherplatz auf loka-len
Rechnern.
Nachteile von Groupware Systeme
►► Die Mitarbeiter müssen die Einführung der
neuen Technologie akzeptieren. Der Kooperati-onswille
der Mitarbeiter ist dabei entscheidend.
In der Regel müssen die Mitarbeiter hinsichtlich
der Nutzung geschult werden.
►► Die Einführung eines Groupware Systems ist
mit einem administrativen sowie zeitlichen und
finanziellen Aufwand verbunden. Nicht jede
Lösung passt zu den Anforderungen des Unter-nehmens.
►► Es muss sichergestellt werden, dass beste-hende
Systeme integriert werden können. Der
Schutz vor illegalem Datenzugriff muss zudem
gewährleistet werden.
Ein Beispiel aus der Praxis
Die Webstitut GmbH, die Softwarelösungen für Kunden entwickelt und integriert, verwendet ein Groupware System zur
internen und geschäftlichen E-Mail-Kommunikation (http://blog.webstitut.de/2010/06/einsatz-des-groupware-systems-zar-afa/).
Das Groupware System ermöglicht dem Unternehmen eine effektive Kommunikation. Beispielsweise können E-Mail,
Kontakte und Kalender im Team genutzt werden - entweder vom Büro aus oder unterwegs. Zarafa konnte in die beste-hende
Webanwendungen des Unternehmens integriert werden und ermöglicht die zentrale Ablage und den Zugriff auf alle
Daten. Der folgende Screenshot zeigt das System Zarafa (Quelle Unternehmensblog Webstitut).
Daniel Mirtschnik, Geschäftsführender Gesellschafter bei Webstitut
schreibt im Unternehmensblog:
„Unsere Lieblingsfunktion ist der gemeinsame Kalender:
Legen Sie Termine für sich oder einen Kollegen an.
Wenn es Ihnen der Kollege gestattet, können Sie seine Termine ein
sehen. Oder nutzen Sie gemeinsame Kalender für die Firma. So
können z.B. Ressourcen wie Konferenzräume oder Firmenwagen
optimal verwaltet werden“
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5. eBusiness Lösung Groupware Systeme
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Werkzeuge und Anbieter von Groupware Sys-teme
Ein Groupware System sollte aus Nutzersicht fol-genden
Anforderungen entsprechen:
► Anbindung an das vorhandene E-Mailsystem
des Unternehmens
► E-Mailfunktion
► Möglichkeit der Terminverwaltung
► Speicherung von Kontakten
► Zugang zum Web
► Kalenderfunktion
► Aufgabenverwaltung
► Synchronisationsmöglichkeit mit mobilen End-geräten
► passendes Betriebssystem (Windows, Linux,
Mac)
Die folgende Übersicht stellt eine beispielhafte
Auswahl an Anbietern und Werkzeugen, die zur
Einführung von Groupware Software zur Verfü-gung
stehen, vor. Suchen Sie eine kostengünstige
Lösung, so wählen Sie am besten eines der Open
Source Produkte. Kostenpflichtige Lösungen hin-gegen
lassen sich jedoch häufig flexibler an die
Bedürfnisse des Unternehmens anpassen.
Weiterführende Informationen
► In der Prowis Lösungsbox erhalten Sie weitere Informationen zu Groupware Systemen:
http://www.prowis.net/prowis/?q=wm-methoden/groupware-systeme.html
► Auf der Webseite TecChannel - IT im Mittelstand wird eine Auswahl an E-Mail/ Groupware Servern
umfassend vorgestellt.
http://www.tecchannel.de/produkte/server/e-mail-groupware-server/
► Anhand der funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen des Groupware-Tools WikiWeb stellt die
Technische Universität München eine besipielhaften Anforderungskatalog vor.
http://wwwbruegge.informatik.tu-muenchen.de/twiki/bin/view/Lehrstuhl/AnforderungsAnalyse
TIPP: Entsprechend der vielfältigen
Funktionen (u. a. unterschiedliche Schwer-punkte/
Funktionsumfang) und der unter-schiedlichen
Anbieter von Groupware Sys-temen
ist ein genauer Abgleich zwischen
Anforderungen des Unternehmens und den
Leistungen des Groupware Systems not-wendig.
Open Source
► Blue Mind
http://www.blue-mind.net/spip.php?page=som-maire&
lang=en Kolab
http://kolab.org/
► Open-Xchange
http://www.open-xchange.com/home.html
► Scalix
http://www.scalix.com/
► Zarafa
http://www.zarafaserver.de/
► Zimbra
http://www.zimbra.com/
Kommerziell
► IBM Collaboration Solutions-Software
http://www-01.ibm.com/software/de/lotus/
► Microsoft Exchange
http://office.microsoft.com/de-de/micro-soft-
exchange-e-mail-dienste-fur-unterneh-men-
FX103472230.aspx
► Novell Group Wise
http://www.novell.com/de-de/products/
groupwise/
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6. eBusiness Lösung Groupware Systeme
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Über unsere eBusiness Lösungen
Mit unserer Reihe eBusiness Lösungen wollen wir
Ihnen Einstiegsinformationen zu verschiedenen
Lösungen aus den Bereichen Social Media, E-Le-arning
und Wissensmanagement zur Verfügung
stellen.
Alle eBusiness Lösungen werden motiviert, mit-tels
Beschreibung einer Herausforderung mit der
auch Sie als Unternehmer oder Unternehmerin
potenziell konfrontiert sind. Unsere Vorstellung der
Lösung soll Ihnen die Möglichkeit geben, selbst zu
beurteilen, ob der Einsatz der Lösung für Sie rele-vant
sein kann. Wenn die Lösung für Sie nutzbar
erscheint, finden Sie Hinweise auf weitere Quellen.
Gerne können Sie uns aber auch kontaktieren.
Kontakt
©eBusiness Lotse Darmstadt-Dieburg
Hochschule Darmstadt
Institut für Kommunikation & Medien
Max-Planck-Straße 2
64807 Dieburg
http://www.ebusiness-info.de
Impressum
Herausgeber
eBusiness Lotse Darmstadt-Dieburg
Hochschule Darmstadt
Institut für Kommunikation & Medien
Max-Planck-Straße 2
64807 Dieburg
Text und Redaktion
Dr. Christoph Rensing
Lena Després
Dörte Maasch
Bildrechte
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Stand
Juli 2014