eFacturatie Presentatie I Creative Webinar 2 Juli 2009
1. Easy Distribution
“ Het hybride model voor digitale
factuurverwerking”
Webinar eFacturatie
Drs. M. (Martin) van Esschoten
Donderdag 2 juli
13.00 – 14.00 uur
3. ICreative bv
• Opgericht in 2001
• Kernactiviteit: Budget-to-Pay solutions
• Gerenommeerd
– Basware
– Kofax
– Value Added Solutions
• Klanten in profit en non-profit; zoals Sogeti,
AkzoNobel, Ministerie LNV, UWV, Endemol en
KPMG
• Ons succes
– klantwens centraal;
– pragmatische werkwijze;
– proces- en materiedeskundig personeel;
– bewezen oplossingen.
3
4. eFacturatie
• eFacturatie: een papierloos proces rondom het versturen
én ontvangen van facturen
– Digitaal versturen van Verkoopfacturen
– Digitaal ontvangen van Inkoopfacturen
• Voordelen digitaal versturen
– Kosten en milieu besparend (papier/porto en manuele
handelingen);
– geen vertraging door post;
– meer zekerheid over verzenden/aankomst dan papieren
facturen.
• Manieren:
– 1 op 1 (e-mail of FTP)
– Portaal (versturen of ophalen)
– Hubs (‘vertaal’ service) o.a. Basware BT en TNT elektronisch
zakendoen
4
5. Regelgeving eFacturatie
• Ministerie Economische Zaken, project
eFacturatie overheid:
– Marco Pastors, ambassadeur
– UBL 2.0 als standaard
• Ministerie Financiën
– Minister Jan Kees de Jager
– Geen digitale handtekening
– PDF, Word, XML, CSV = origineel
– Site:http://www.belastingdienst.nl/belastingconsulent/nieuwsbrief/nieuwsberichten/2009-02-24-09_efactureren.html
5
7. Verkoopfacturen digitaal versturen
• Daadwerkelijk versturen:
– Standaard ERP functionaliteit (vaak 1 bestandsformaat);
– diverse gespecialiseerde tools zoals Streamserve;
– versturen via Hubs
– volledig uitbesteden.
• Uitdagingen:
– Bijhouden extra masterdata (hoe een bepaalde leverancier
zijn/haar factuur wenst te ontvangen).
• Nabije toekomst:
– ICreative Tool die extra masterdata kan managen indien ERP
dit niet ondersteund;
– Automatisch versturen, afhankelijk van wensen debiteur;
– Hybride (1:1, als ook via externe hubs);
– Ook geschikt voor intercompany facturen;
– Publicatie op Verkoopfacturen portaal.
7
8. Inkoopfacturen digitaal ontvangen
• Voordelen digitaal ontvangen
– Reductie manuele handelingen
– Meeste voordelen indien ook digitaal verwerken
• Digitale formaten
– PDF
– CSV
– Word
– XML
• Standaard van de leverancier
• Standaard van de afnemer
• UBL 2.0
• XML-hr
• Etc.
• Distributie
– Ontvangen via een Hub (Basware BT, TNT Elektronisch zakendoen
etc.)
– Ftp
– Ophalen van een Portaal
– Of……
8
10. Nadeel: verschillende processen
controleren
• Papier
• Hub
• E-mailadressen
• FTP
• Portals….
• Verschillende formaten
• Waar gaat dit heen?
• En hoe kunt u de kosten in de hand houden?
10
11. Onze oplossing
• Easy Distribution; Ed
• Ed Ontvangt; oplossing die de verschillende
distributiekanalen kan monitoren
– Leest e-mailadressen uit; bijv: facturen@uwbedrijf.nl
– Haalt automatisch facturen van FTP-sites en/of HUBS
– Vertaalt alles naar één formaat!
• XML, CSV (standaarden)
• PDF OCR-engine
– Oftewel een hybride model
• De cliënt valideert bovendien of de facturen voldoen aan
opgestelde criteria
• Directe koppeling met de ERP applicatie of factuur
verwerkingsapplicatie
• Implementatie 1-3 dagen, afhankelijk van de wensen
11
12. Ed Ontvangt: Procesoverzicht
Ed ontvangt
terugkoppeling
xml
Facturen leveranciers
e-mail csv 1
(1:1 connectie) txt formaat
+
afbeelding
pdf
Hub en/of FTP
post Fastscan / Kofax 12
15. Digitaal verwerken
Expense Portal
Admin / Monitor / KPI
ED SCANNEN AP Budgethouder Budget
Control
(Digitale
facturen)
• Fastscan OM • Coderen Auto • Codering Δ
flow Actueel
• Kofax • Matchen • Controleren
beeld van
o.a.
• Scansys • Routeren • Goedkeuren beschikbaar
XML/XBRL/
budget
UBL2.0 • TNT Scanpost • Proces bewaken
én • Uitbesteden • Boeken • Persoonlijk Archief
PDF CM
Order masterdata
Masterdata Boeken
boekingen
Grootboek schema
ERP
14
16. Scannen van inkoopfacturen
Een voorbeeld van de schermindeling van Kofax waarbij, indien van toepasssing, de
gegevens direct kunnen worden aangepast/ingevuld.
15
17. Automatisch matchen orders
De module is eenvoudig in te zetten en is tevens in eigen beheer. U kunt bijvoorbeeld
diverse toleranties zelf beheren voor verschillende leveranciers/companies voor het
automatisch matchen van ordergerelateerde facturen. Daarbij kunt ook acties
definieren in geval van een match of mis-match
16
18. Coderen van kostenfacturen
-Boeken van een kostenfactuur kan onder andere met behulp van een
‘bookingtemplate’ en vervolgens automatisch worden verstuurd naar de
betreffende budgethouder(s) via de Autoflow.
-Indien een ordernummer is ingevuld, kunnen de orderregels direct
opgeroepen worden.
17
22. Implementatie
• Doorlooptijd van 2-3 maanden is reëel.
• Scheppen van de juiste verwachtingen is “Key”.
• Definitiestudie, technische implementatie, functionele
configuratie, testen, finetunning, training en oplevering.
• Alle klanten van ICreative zijn een referentie!
21
23. Wrap-up
• Regelgeving is voor Nederland positief gewijzigd
• Diverse leveranciers die e-mail/PDF willen versturen
• Ed Ontvangt is de hybride oplossing voor het automatisch
inlezen van facturen
– per e-mail
– ftp
– eventueel externe hubs
• Verder digitaal verwerken van inkoopfacturen mogelijk
voor het automatisch matchen met orders/contracten en
het automatisch routeren naar budgethouders
• Integratie met ERP omgeving
• Uitgebreide rapportages en proces monitoring
22
