Van Gansewinkel maakt gebruik van de oplossingen van ICreative voor de verwerking van de inkoopfacturen. Daarnaast is Van Gansewinkel koploper op het gebied van e-invoicing.

1. Referentie Case
Van Gansewinkel
In het Shared Service Center van de Van Gansewinkel Groep in het Vlaamse Lommel gaat het er groen aan toe.
Whiteboards in plaats van flip-overs en medewerkers die twee beeldschermen hebben met enkel een notitieblokje
op het bureau. Op zich niet verwonderlijk, want Van Gansewinkel heeft dagelijks met tonnen afval te maken.
De facturenstroom is inmiddels gedigitaliseerd; niet alleen goed voor het milieu, maar ook aangenaam voor de
medewerkers die zich hierdoor op andere bedrijfsprocessen kunnen richten. “Samen met ICreative en Basware
vormen wij een ‘ideale groene driehoek’.”
Hans Wolfs
Manager Accounts Payable
Waar Van Gansewinkel ooit een
papiergebaseerde organisatie
was, opereert het bedrijf door
de intensieve samenwerking
met ICreative inmiddels voor de
volle 100% paperless. Het enige
wat nog eventjes zal aanhouden,
zijn weeg- en aftekenbonnetjes
die Van Gansewinkel van zijn
leveranciers ontvangt. Een
branchebrede uitdaging, maar
ook dit proces zal binnen
afzienbare tijd gedigitaliseerd
plaatsvinden.
Van Gansewinkel: groener dan groen
Ook al zijn we met z’n allen steeds
milieubewuster bezig, toch produceren
we dagelijks nog veel ‘restafval’. Hans
Wolfs, Manager Accounts Payable bij Van
Gansewinkel, vertelt: “Bij onze 5.400 FTE’s
in negen landen staat het inzamelen en
verwerken van afval centraal. En van dit
afval zijn wij in staat 93% te hergebruiken,
een grote ‘groene’ USP ten opzichte van
onze concurrenten. Duurzaamheid voeren
we in alle gelederen van de organisatie door.
Ons bedrijfspand in Lommel waar ruim 110
medewerkers op het Shared Service Center
werken, verbruikt nauwelijks energie en is
zelfbedruipend.”
Maar voordat dit ‘verantwoorde’ Shared
Service Center werd betrokken, vond de
factuurverwerking op een ouderwetse,
papieren wijze in Mol plaats alwaar het
Vlaamse SSC was gevestigd. “In 1998 ben
ik bij Van Gansewinkel in dienst gekomen
en heb ik de oude situatie meegemaakt.
Alles verliep goed, maar toen wij in
2003 ongeveer 45.000 facturen per jaar
te verwerken kregen moest het roer
om. Ik raakte in gesprek met ICreative
en we besloten een kijkje te nemen bij
een organisatie die al geruime tijd de
factuurverwerkingoplossing van Basware
gebruikte. De module Invoice Processing
was precies wat wij zochten en oogde zeer
gebruiksvriendelijk. We waren meteen
overtuigd.”
Overbodig uitzoekwerk
De eerste stap naar digitale
factuurverwerking was door Van
Gansewinkel gezet, maar dit was slechts het
begin. “Collega’s die de papieren facturen
inboekten, scanden deze ook. In een hoekje
stond een scanner waar iedereen zijn eigen
facturen scande om deze vervolgens via
de computer met Basware in te boeken.
Maar met de komst van de facturenstroom
uit Nederland werd deze werkwijze te
omslachtig. We namen zelfs extra mensen
aan om deze facturen zo te scannen en te
valideren: we hadden vier mensen op locatie
die zich hier fulltime op stortten.”
Van Gansewinkel wilde verder: na Contract
Matching in 2006, waarmee repeterende
facturen van bijvoorbeeld de geleasde
frisdrankautomaat gematcht en betaald
werden, kocht het bedrijf in 2010 ook
de e-invoice-oplossing ED Ontvangt van
ICreative. Wolfs: “Beschouw ED Ontvangt als
een ‘digitale brievenbus’ waarin een bedrijf
digitale facturen van zijn klanten ontvangt.
Samen met ICreative hebben we toen al
onze leveranciers aangeschreven waarbij
we hun verzochten toekomstige facturen
voortaan via administratiespecifieke
e-mailadressen in PDF of XML aan te
leveren. Via deze aanpak zouden facturen
ons voortaan gesorteerd bereiken en
zodoende minder uitzoekwerk opleveren.
Het resultaat was overweldigend: naar
aanleiding van dit project ontvingen we al 30
procent van de facturen digitaal.”

2. Referentie Case
Van Gansewinkel
Bij Van Gansewinkel bleef echter 70 procent
‘papier’ binnenkomen. Samen met ICreative
wilde Hans Wolfs ook hier een aanzienlijke
‘digitaalslag’ maken. “Met 10.000 leveranciers
die op hun eigen wijze facturen aanleveren,
is dit een heuse uitdaging. Ons OCR-
systeem had daarbij veel tijd nodig om de
verschillende factuurtemplates vast te leggen,
los van alle nieuwe templates van nieuwe
leveranciers. We hebben toen overwogen
de software aan te passen, maar daarmee
kregen we geen enkele garantie aanzienlijke
stappen te maken en de herkenning, die
onder de 50 procent lag, naar 90 procent
uit te breiden. In 2013 sprak ik met een
zakenrelatie die tegen hetzelfde probleem
was aangelopen. Hij adviseerde ons de
papieren factuurverwerking uit te besteden.”
Van 30 naar 60 procent
Wolfs nam wederom een kijkje in de
keuken van een Basware-gebruiker en was
gecharmeerd van Scan and Capture, een
andere Basware-oplossing die alle papieren
facturen scant en digitaliseert. “Samen met
ons wilden ICreative en Basware die 30%
elektronisch uitbouwen en de resterende 70%
binnen een jaar reduceren. Onze ervaring
met ICreative en Basware was al positief, wat
ons heeft doen kiezen om de vervolgfase met
hen in te gaan. En met succes: die 30 procent
is inmiddels verdubbeld en naar 60 procent
uitgegroeid.”
Met Invoice Processing, Contract Matching,
ED Ontvangt én Scan and Capture haalde Van
Gansewinkel diverse oplossingen in huis om
het factuurverwerkingsproces efficiënter in
te richten. Maar daar bleef het niet bij. “Het
aantal mogelijkheden dat onze leveranciers
inmiddels hebben om hun facturen digitaal
aan te leveren, is zeer uitgebreid. Denk
daarbij onder meer aan het verzenden van
een een pdf-bestand via e-mail, maar ook aan
de supplier portal voor kleinere leveranciers,
papieren facturen die naar scanpartners
gestuurd worden om deze vervolgens
digitaal in XML bij ons af te leveren én de
virtual printer waarmee leveranciers zelf
een digitale factuur kunnen genereren.
Wanneer leveranciers een van deze opties
kiezen voor het uploaden van de factuur
of factuurgegevens, komen deze via ED
Ontvangt binnen waarna dit programma voor
de rest zorgt. Het allesomvattende Basware
Commerce Network biedt leveranciers
werkelijk iedere mogelijkheid facturen
digitaal aan te leveren: geautomatiseerd,
handmatig en zelfs uitbesteed. The sky is the
limit!”
Volledig paperless
Waar Van Gansewinkel ooit een
papiergebaseerde organisatie was, opereert
het bedrijf door de intensieve samenwerking
met ICreative inmiddels voor de volle 100%
paperless. Het enige wat nog eventjes zal
aanhouden, zijn weeg- en aftekenbonnetjes
die Van Gansewinkel van zijn leveranciers
ontvangt. Een branchebrede uitdaging, maar
ook dit proces zal binnen afzienbare tijd
gedigitaliseerd plaatsvinden.
Al met al is Van Gansewinkel een zeer
tevreden Basware-gebruiker. “Zeker en
vast”, knikt Hans Wolfs instemmend. “Niet
alleen ik, maar ook mijn directe collega’s die
facturen controleren en valideren. Scannen
en valideren zijn beide zeer arbeidsintensief.
En die facturen die we uiteraard zo snel
mogelijk willen verwerken, komen niet altijd
in gelijkmatige hoeveelheden binnen. Zo
ontvingen we er soms 500, en dan opeens
2.000 per dag! Het is lastig je bedrijfsproces
daarop in te richten. Dit was een van de
redenen om deze activiteiten uit te besteden
aan een partij die dit allemaal voor je kan
uitvoeren. En het Basware Commerce
Network met onder meer de uitgebreide Scan
and Capture-oplossing doet dat met verve.”
‘Tussenpaus’
Van Gansewinkel is future proof wanneer het
aankomt op de digitale factuurverwerking.
Hans Wolfs besluit: “Wanneer er in de nabije
toekomst nog een gedegen inkoopmodule
aan het financiële proces wordt toegevoegd,
is het purchase-to-pay-proces compleet. Mijn
collega’s dienen binnengekomen facturen op
dit moment zelf te beoordelen. Zij moeten
veel nakijken en navraag doen bij degenen die
producten hebben besteld. De automatische
matching tussen bestelbon en factuur
ontbreekt, maar dat is een volgende stap die
wij graag maken. Op dit moment gebruiken
we een programma dat door een van onze
collega’s is geschreven. Op deze manier raken
we aan het idee van een gecentraliseerd
inkoopsysteem gewend. Beschouw het als
een tussenpaus. Maar als we straks ‘om’
gaan, is het aannemelijk dat we Procurement
samen met ICreative en Basware uitrollen.”
Over Van Gansewinkel
Van Gansewinkel Groep is
zowel afvaldienstverlener
als grondstoffen- en
energieleverancier. Het bedrijf
zamelt afval in en bewerkt of
verwerkt afval tot grondstoffen
en energie. Thuismarkt is de
Benelux, maar Van Gansewinkel
Groep is ook actief in Duitsland,
Frankrijk, Portugal en Hongarije.
Ongeveer 5.400 medewerkers
realiseren een jaaromzet van
circa € 1,0 miljard.
Gekozen oplossingen:
Basware Invoice Automation
Basware Contract matching
ED Inbox
ERP: Exact
Aantal facturen: 250.000
850 gebruikers
Aantal medewerkers: 5.400
Oortlaan 2, Ede
info@icreative.nl
+31 (0) 318 493 150
www.icreative.nl
Over ICreative
ICreative is de Nederlandse Purchase-
2-Pay en integraal Document
Flow specialist die multinationals,
nationale bedrijven en instellingen
bedient. Als Basware & Kofax
partner adviseert, implementeert en
onderhoudt ICreative oplossingen
voor factuurverwerking, dynamisch
document beheer, e-procurement,
e-invoicing, personeelsdeclaraties,
budgetbeheer en gerelateerde
financiële processen. Dit doet
ICreative met marktleidende
oplossingen van Basware, Kofax
en EasyDistribution. Deze sterke
en unieke combinatie, samen met
de jarenlang opgebouwde proces-
en materiedeskundigheid, maakt
ICreative de belangrijkste leverancier
in Nederland.