1. Gestión del Cambio Estrategia Gobierno en línea Contenido y diapositivas: Oscar F. Rivera Salamanca Nombre del expositor Gestión del Cambio Fundación Internacional de Pedagogía Conceptual – Alberto Merani
2. El Monje ¿Por qué les pareció gracioso el video? ¿Cuáles fueron las dificultades que el Monje encontró al enfrentarse al libro?
3. ¿Estas dificultades eran insuperables? ¿Les parece absurda la situación? ¿Qué prefiere el Monje en lugar del libro? ¿Por qué? ¿Alguno de ustedes ha vivido situaciones similares? El Monje
4. El Monje ¿Por qué el Monje tenía resistencia frente al cambio en su manera de conservar y acceder al lenguaje escrito?
5. ¿Creen ustedes que lo visto en el video de “El Monje” puede reflejar de alguna forma la realidad de la Entidad territorial frente a los cambios que conlleva la implementación de la Estrategia Gobierno en línea? En algún momento de sus vidas ¿Han tenido alguna de las sensaciones que el Monje experimentó?
6. ¿Cómo asume la Entidad territorial los cambios que conlleva la implementación de la Estrategia Gobierno en línea
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8. ¿Por qué el cambio nos desestabiliza? Los seres humanos, por naturaleza, estamos orientados al control. Programados con una característica fisiológica llamada homeostasis, las personas se sienten más competentes, confiadas y cómodas cuando sus expectativas de control, estabilidad y predicción son logradas. El cambio ocurre cuando el balance entre las capacidades y los retos enfrentados se interrumpe y puede ser percibido como positivo o negativo.
9. Son los pensamientos que yo construyo en mi mente como verdades de lo que percibo y que, al estructurarse en mí, determinan mi forma de actuar. Creencias Sin embargo, las Creencias pueden ser ciertas o no
10. El riesgo y el cambio pueden ser sobredimensionados por las creencias que tenemos sobre nuestra realidad, sobre nosotros mismos, sobre nuestra familia, nuestro trabajo, etc. Creencias Actuamos de acuerdo a lo que creemos, por eso es importante tomar consciencia de este hecho para tener el control de las cosas”.
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12. ¿De quiénes depende que la Estrategia Gobierno en línea se implemente según lo esperado? ¿Será que es responsabilidad de nosotros o es algo que no está en nuestra competencia?
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17. La Burubuja de Confort Yo siempre hago Las cosas así… Se hace así o no se hace Es que… ¡Me tocó!
18. Fuerzas que propician el cambio Internas: Son provenientes de adentro de la organización, nacen del análisis del comportamiento organizacional y se despliegan como alternativas de solución, representando condiciones de equilibrio, creando la necesidad de cambio de orden estructural. Son ejemplo de ellas las adecuaciones tecnológicas, la transformación de estrategias metodológicas, relevos de directivas, etc. Externas: Son provenientes de afuera de la organización, creando la necesidad de cambios de orden interno. Muestras de esta fuerza pueden ser los decretos gubernamentales, las normas de calidad, las limitaciones en el ambiente tanto físico como económico, etc.
19. Cuando se implanta un nuevo sistema o para este contexto una nueva estrategia de información en términos de “Políticas y Estándares para publicar información del Estado colombiano en Internet”, y se ajustan los procesos que aquél soporta, las personas muchas veces no saben qué esperar o cómo interpretar los efectos del nuevo ambiente en ellos. Usualmente, el sentido seguro y confortable del control sobre su entorno desaparece
22. Gobierno Lógica propia que obedece al contexto local ¿Qué tiene que ver con el Estado? Estructuras Organizacionales Estructuras Organizacionales Estructuras Organizacionales Participación Democracia Rendición de cuentas Burocracia
23. EL CONCEPTO DE CAMBIO Cambio es el concepto que denota la transformación que ocurre cuando se transita de un estado a otro
24. Es importante entender las ventajas que ofrece el nuevo ambiente… y dejar atrás muchas de las formas actuales de trabajo. EL CONCEPTO DE CAMBIO
25. No es la simple remoción de puestos de trabajo o cancelación de proyectos, el traslado de funciones de un departamento a otro o la modificación del organigrama de la organización. Es un conjunto de eventos que se suceden en la organización y que nos reportan distintos niveles y formas de hacerse evidentes u observables El cambio organizacional no sólo es iniciar un proceso de reestructuración, oficialmente autorizado y objetivamente “planeado”, ocurre también en el ámbito de la cotidianeidad. Organizaciones gubernamentales en un contexto de cambio ¿Qué debemos entender por cambio en este contexto?
26. “ El cambio es el punto central de la planeación estratégica, de la calidad total, y, más recientemente, de la reingeniería”.
28. Línea base Diagnóstico Matriz DOFA Plan de acción ¿Cómo el Plan de Acción contribuye a un proceso de gestión de cambio? Cambio que debe afianzarse en lo que ya se sabe, en contar con aquello que facilita su puesta en marcha y en lidiar exitosamente con la resistencia que se le oponga
30. Las entidades de la administración pública, deben convertirse en espacios para la comunicación y la reflexión, producto de la construcción conjunta de los funcionarios que la conforman. Muchos proyectos fracasan porque a los funcionarios no se les ha facilitado la participación en la construcción de estas estrategias y son ellos finalmente quienes operarán el sistema. Ningún cambio puede ser exitoso, sin una planificación previa; además, será importante determinar, sí éstos deben ser iniciados por quienes sienten realmente la necesidad del cambio o por quienes son los gestores de la presente estrategia. ¿Cómo el Plan de Acción contribuye a un proceso de gestión de cambio?
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32. Metodología para la formulación de Planes de Acción Componente Institucional Componente Marco legal Componente Contenidos y servicios Componente Demanda Componente Tecnológico Modelo General (municipios) Matriz DOFA Plan de acción GEL
38. Marco de acción Ficha de proyectos NOMBRE DE LA ENTIDAD ALCALDIA CEROFILAS Tipo de Proyecto Intersectorial Sectorial Institucional X Plazo de Ejecución Corto Plazo Mediano Plazo X Largo Plazo Objetivo de Gobierno en línea Eficiencia Transparencia/Participación Mejores Servicios X Política / Línea Estratégica SIMPLIFICAR TRAMITES Nombre del Proyecto: Las familias consultando Objetivo General Ahorro en tiempos en la consulta de los beneficiarios del programa familias en acción. Antecedentes: Fue identificado a propósito del Plan de Acción de Gobierno en línea. Alcance: Busca que las personas del municipio CEROFILAS puedan consultar quienes fueron beneficiados por el programa familias en acción sin necesidad de desplazarse hasta la alcaldía, que esto lo puedan realizar a través de la pagina web del municipio y solo digitando su número de identificación. Duración: Inicia el 30 de Marzo de 2011 y finaliza el 30 de Agosto de 2011 Metas: Se espera lograr que 2500 personas sean beneficiadas por el proyecto Indicadores de Resultado: Medición mensual de consultas en la pagina web municipal Entidad Responsable: Alcaldía municipal CEROFILAS Dependencias Responsables: Secretaria de Planeación Entidades Participantes: El programa familias en acción apoyara la ejecución del Proyecto Fase de Gobierno en línea que involucra: TRANSACCION
39. Marco de acción Matriz de proyectos Ejes de Acción Política o Línea Estratégica Sectorial Proyectos Identificados Metas Indicadores de Resultado Fases de Gobierno en línea asociadas Fase asociada Criterios de la fase Mejores Servicios Simplificar Tramites Consulta Beneficiarios Familias en Acción vía web 2500 personas consultando por este medio Consultas pagina web mensual Fase de Transacción Planes Programas y Proyectos Transparencia y Participación Eficiencia del Estado
42. Marco de acción Esquema de seguimiento Consulta de información Validación de información Generación de indicadores Análisis del comportamiento Elaboración de informes de resultado Esquema de seguimiento Reuniones de seguimiento sectorial Focalización de acciones
43. ¿Cómo gerenciar este proceso? Como ya se ha visto a lo largo de la capacitación, la implementación de la Estrategia Gobierno en línea trae consigo una serie de cambios, que de manera específica, se hacen explícitos en la formulación y ejecución del Plan de acción de Gobierno en línea en cada Entidad territorial, pues lo que sucede en cada contexto a nivel local puede ser diferente de otros espacios. Ante esto es importante contar con un adecuado gerenciamiento del cambio que esto conlleva y por eso se plantean los temas que siguen a continuación.
44. Tres ideas básicas acerca de la Gerencia del Cambio Primero: Capacidad que deben tener los gobernantes y administradores de los departamentos y municipios en manejar los cambios, ya que éstos implican costos, riesgos, ineficiencias temporales y cierta dosis de trauma y turbulencia en la administración pública. Adicionalmente, pueden obligar a la administración a invertir tiempo y esfuerzos y obviar otros asuntos claves para las entidades.
45. Segundo: Una vez que se inicia el cambio, este adquiere una dinámica propia e independiente de quien lo promueve o dirige, es decir, puede suceder que en algunos de los casos más exitosos de cambio, los resultados obtenidos sean acorde a lo planificado inicialmente. Aunque en algunos casos, lo planificado y lo obtenido no coincida por completo. Este fenómeno es motivado, entre otras cosas, al hecho de que una vez que se desencadena el proceso de cambio, ocurren una serie de eventos, acciones, reacciones, consecuencias y efectos que difícilmente, pueden ser anticipados y controlados por completo por quienes gerencian el cambio.
46. Tercero: El cambio en la administración pública es un proceso donde se obtienen resultados a largo plazo, hay necesidad de invertir recursos, puede llegar a generar confusión y conflictivo, y normalmente ocurre a través de ciertas etapas más o menos comunes. Por lo tanto, no sólo es importante diseñar y planificar el estado futuro deseado, sino analizar profundamente el estado de transición necesario para que la organización se mueva hacia el objetivo deseado. Es importante destacar que el cambio requiere de un alto nivel de compromiso, inversión y dedicación al logro de la nueva situación; que si no se cuenta con la participación activa y el apoyo de quienes tienen el poder de toma de decisión en la administración pública, es muy probable que el cambio no sea exitoso o quede inconcluso, lo que puede ser perjudicial para las entidades. Por lo anterior, los cambios son producto del crecimiento de las entidades, en cuanto a los planes que desarrollan, por la diversificación de sus acciones, especialización de sus actividades y el liderazgo de sus gobernantes. La experiencia permite afirmar que casi la mitad de las iniciativas importantes de cambio organizacional fracasan debido al miedo y a la ansiedad que estos proyectos generan en las entidades y a la resistencia de los gobernantes y administradores clave.
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56. SI QUEREMOS OBTENER RESULTADOS DIFERENTES EN NUESTRA VIDA, DEBEMOS EMPEZAR HACIENDO COSAS DIFERENTES EN LA MISMA
La Estrategia de Gobierno en línea contribuye con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente, más participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y las empresas, mediante el aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Esta estrategia se compone entonces de tres objetivos de la estrategia:
