Este documento presenta una propuesta técnica de trabajo para una propiedad horizontal que incluye análisis administrativo, operacional y financiero, así como programas para mejorar la gestión, recaudo de cartera, seguridad y resolución de conflictos. El objetivo general es establecer procedimientos para una administración eficiente que cumpla con la ley y satisfaga las necesidades de los copropietarios.

1. 1
determinados en la Norma, (Coeficientes, Módulos,
Diseño: Efraín Delgado registros, Quórums, programación y desarrollo de
Asambleas Ordinarias y Extraordinarias, reuniones,
PROPUESTA TECNICA (PLAN DE conformación del Consejo de Administración, del
Comité de Convivencia, toma de decisiones con las
TRABAJO) EN PROPIEDAD HORIZONTAL mayorías requeridas, Seguros, etc).
OBJETIVO
Se evaluará con Contabilidad la observancia de los
parámetros suministrados por el Consejo Técnico
Programar actividades en desarrollo de las de la Contaduría Pública con relación a la
funciones del Administrador, con el fin de Propiedad Horizontal y el cumplimiento de las
establecer procedimientos básicos, actividades, en Obligaciones Fiscales ante la Dian.
tareas y tiempos, susceptibles algunas de ellas de
valoración económica, con el fin de que los entes Análisis del Régimen de Convivencia, o elaboración
involucrados en el proceso (Consejo de del proyecto para consideración de Consejo y
Administración, Administrador) establezcan puntos trámite de aprobación por Asamblea.
de control y evaluación y con base en resultados
reales opten por la toma de determinaciones en pro Comprobación física de la teneduría y registro de
de la comunidad, buscando racionalización, libros oficiales
eficiencia y economía. o Registro oficial de Copropietarios (ley 675 de
Direccionar la gestión de la administración a 2001),
un enfoque de servicio; para entender las o Libros de Contabilidad debidamente registrados
necesidades y expectativas de los copropietarios, o Libros Actas Asamblea y Consejo.
residentes y demás usuarios de la agrupación.
Los procesos relacionados en este modelo
son generales, considerando que cada copropiedad ANALISIS FINANCIERO
tiene características específicas, los procesos y
programas a implementar corresponderán a esas Con base en los documentos de contabilidad,
particularidades, analizándose igualmente la Balance General y Estado de Resultados elaboro
problemática que pueda generarse en el sector en Análisis Financiero con el fin de determinar los
que se ubica la copropiedad, como invasión del puntos débiles y/o fortalezas en el aspecto
espacio público, desatención de parámetros de financiero. Se establecen las relaciones resultantes
tránsito que afecten a la comunidad algunos de de los análisis vertical y horizontal, igualmente se
ellos en detrimento de la seguridad como parqueo establecen índices de interés, punto de equilibrio,
de vehículos en áreas no permitidas, inseguridad comportamiento de ingresos, tendencias de cartera,
general, etc, con el fin de intervenir ante las con el fin de que Consejo de Administración y
autoridades correspondientes. Administración puedan diseñar medidas para
Dependiendo de la problemática se corregir falencias, si existen, y/o planear las
diseñan programas o estrategias específicas. acciones a emprender si no se han creado.
Inicialmente, para conocer el estado
interno de la copropiedad se analizan tres aspectos Punto de equilibrio:
que dan la medida para el diseño de estrategias y
alternativas: análisis administrativo, operacional y Determinación de costos fijos
financiero. Determinación de costos variables
Información sobre monto ingresos
CUMPLIMENTO LEGAL
Se establece estimativo del Punto de equilibrio con
OBJETIVO: Determinar el cumplimiento de el fin de determinar si el valor de los ingresos se
requerimientos legales de conformidad con la Ley aproxima o concluye en que el monto es suficiente
675/2001, para atender los requerimientos de la copropiedad.
Establecer los medios y mecanismos para deliberar
y decidir válidamente las determinaciones Las copropiedades deben estar en capacidad de
necesarias para que la persona jurídica cumpla con atender sus requerimientos sin tener que acudir en
sus fines. lo posible a fuentes externas cuya utilización
incidiría en un incremento de los pasivos y un
aumento en la diferencia entre las expensas
Análisis de la Reforma de Reglamento comunes realmente percibidas y el monto en que
deberían encontrarse.
Verificar cumplimiento de requerimientos
establecidos en la ley 675 con relación a los Determinado el punto de equilibrio se procede a
parámetros de obligatorio cumplimiento analizar, en el evento de diferencias significativas,

2. 2
las razones que dan origen a esta situación, ANALISIS DE CARTERA
algunas de las cuales pueden ser: bajo recaudo de
las expensas proyectadas, incremento Dependiendo del resultado del análisis financiero,
desproporcionado del valor de la cartera, utilización se prevén cambios o mantenimiento de
de recursos externos no previstos, bajo estimativo procedimientos relativos al manejo de la cartera.
presupuestal, resultados incipientes en gestiones o Restricción de servicios no esenciales de
de cobro y recaudo, etc. conformidad con la ley y la Jurisprudencia
o Análisis y seguimiento procesos en jurídica
o Verificación presencial en juzgados del estado
Del Activo: de los casos reportados por los abogados.
Tomado como base el total de los activos = 100%,
Establezco la relación porcentual de cada una de
las partidas que lo componen con el fin de PROGRAMA DE CARTERA
establecer el peso que cada una de ellas
representa en el total del Activo.
o OBJETIVO: Reducir los montos por concepto
Considero de primordial importancia propender por de “Administraciones en mora”, incrementar el
el mantenimiento razonable de porcentajes dentro número de residentes que cancelan sus
de lo normal de conceptos tales como el de expensas dentro del período corriente para
Deudores que nos da la medida de la incidencia de contar con recursos suficientes oportunamente.
este rubro dentro del Activo. El concepto Deudores
amerita análisis detallado para igualmente sopesar o Diseño del programa sujeto a las características
cada una de sus subpartidas, dentro de las cuales propias de la agrupación que contemplará:
vamos a determinar qué valor y qué porcentaje o -Pre jurídico en Administración:
tienen por ejemplo, las cuotas de administración,
los intereses de mora. Cuotas de parqueadero, o -Circularización
parqueaderos de visitantes, otros ingresos por o -Etapa de conciliación y acuerdos de pago
cobrar, trabajadores, etc.
o -Restricciones de servicios no esenciales de
De igual manera como se analiza el concepto conformidad con la ley y la Jurisprudencia
Deudores, dependiendo del Balance General y de o -Remisión de cuentas a Jurídica.
las características de la copropiedad se analizan los
demás ítems que conforman el Activo, tanto el o -Seguimiento, control y evaluación de procesos
corriente como el no corriente, efectivo, bancos, y
las partidas que conforman Propiedad planta y o Adicionalmente, se verifica la certeza de los
equipos y las depreciaciones. informes que hayan rendido los abogados, en
algunas oportunidades se llevarán a cabo
Del Pasivo: confrontaciones contra los certificados de
tradición para constatar que efectivamente los
Establecidos los porcentajes de cada uno de los embargos que según los Jurídicos se han
conceptos del pasivo, igualmente se analiza el peso practicado, se encuentren debidamente
de cada uno de los conceptos con relación al total registrados en la Oficina de Registro.
de los pasivos, con el objeto de determinar
o De igual forma, en los juzgados se verifica la
tendencias y peso de cada ítem. Este análisis nos
certeza de los informes observando los
permite tomar determinaciones sustentadas para
expedientes a los que se tiene acceso en
restringir o disminuir conceptos que rebasan los
calidad de Representante Legal.
estimativos o los porcentajes normales. De igual
forma que para el activo, por un período
determinado se analiza el movimiento periódico de o Los ingresos por concepto de acuerdos de
los egresos lo que suministra a la Administración y pago suscritos con los abogados también son
al Consejo de Administración bases para corregir materia de seguimiento con el fin de que los
desviaciones significativas que inciden en el reintegros sean hecho oportunamente a la
resultado general Administración, que los honorarios cobrados a
los morosos se encuentren dentro de lo normal,
etc.

3. 3
CONTRATACION:
Análisis legal, operativo, de garantías, cumplimiento ESTUDIO DE SEGURIDAD
y económico de cada uno de los contratos que la
copropiedad haya suscrito para servicios y o Conocimiento del área
adquisiciones. Igualmente se evalúa el costo de los o Revisión de encerramientos (estado,
contratos frente al mercado. reparaciones requeridas)
o Sistemas de comunicación en operación.
EXPENSAS o Sistemas de seguridad instalados en los
accesos a los interiores (cantoneras, brazos
o Módulos de contribución hidráulicos, porteros parlantes)
o Verificar cumplimiento de requisitos o Equipos de monitoreo en funcionamiento
establecidos por la Ley. o Relojes de control.
o Cobro de expensas por coeficiente o Iluminación.
o Empresa prestadora del Servicio:
 Revisión del Contrato suscrito
Constatar la conformación del Fondo de  Resoluciones de la Superintendencia de
Imprevistos ordenado por la ley 675 de 2001, y la Vigilancia, información sobre sanciones o
existencia física de los recursos en cuenta especial. multas.
 Cláusulas y garantías contractuales.
 Pólizas aportadas (vigencia, montos)
PROCEDIMIENTOS  Análisis de tarifas (con relación a las
autorizadas por la Superintendencia y frente a
Analizar los actuales con el fin de implementar las del mercado de empresas de vigilancia).
mejoras tendientes a incremento de efectividad y  Determinación de condiciones específicas
utilización de los recursos disponibles. contractuales y verificación de cumplimiento.
 Verificación de procedimientos de supervisión
1º ADMINISTRATIVOS: implementados, asignación de turnos, equipos
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN: de comunicación en operación, dotaciones.
 Determinar cumplimiento de obligaciones
-Establecer el cumplimiento del Reglamento de laborales con el personal.
P.H., en cuanto a periodicidad de reuniones,  Valores agregados al servicio.
aprobaciones, quórum, etc.
-Constatar el cumplimiento del Reglamento del
Consejo de Administración.
-Verificar la publicidad de las actuaciones del Procedimientos Vigilancia
Consejo.
2º. CAJA- TESORERIA Análisis del Manual de Vigilancia y Seguridad
Sistemas de recaudo establecidos. propuesto por la Empresa prestadora del Servicio,
 Análisis de seguridad de conocimiento del personal de servidores y de
 Medios de pago residentes.
 Determinar posibilidad de ampliación Liderar los temas en materia de seguridad de las
 Control Interno unidades de vivienda como de las zonas comunes
 Verificar ejecución activa (presupuesto)
 Pólizas de amparo del efectivo
OTROS PROCEDIMIENTOS
3º, EGRESOS
Para labores tales como: Aseo, Jardinería,
Análisis del procedimiento Mantenimiento, se detallan los procedimientos que
vienen siendo utilizados, con el fin de detectar
 Autorizaciones, montos, requisitos, presupuesto
duplicidades, tiempos muertos, operaciones no
y contabilidad
sincronizadas, mano de obra innecesaria, etc, para
 Cumplimiento de los parámetros existentes
implementar correcciones y concluir en eficiencia.
 Cajas menores
 Cumplimiento de las reglamentaciones

4. 4
PROGRAMA SOLUCION DE CONFLICTOS Con base en la evaluación o diagnóstico inicial de
la copropiedad en los diferentes aspectos que se
Ante la necesidad de implementar en Mecanismos miden, con base igualmente en directrices del
Alternos en la Solución de Conflictos, se plantean Consejo de Administración, Asamblea y
las siguientes alternativas: necesidades de la comunidad, se planearán las
acciones a emprender, para las que se
1º.INTERVENCIÓN DE COMITÉ DE implementarán acciones de supervisión, control y
CONVIVENCIA evaluación.
o Presentación de alternativas de solución
amigables, beneficiosas para las partes. Si la Igualmente se implementará el cumplimiento de los
gestión del Comité no concluye en acuerdo, se requerimientos tributarios de conformidad con los
acude a las otras instancias: últimos conceptos de la DIAN, con el fin de evitar
futuras sanciones a la agrupación.
2º.UNIDADES DE MEDIACIÓN DE LA
LOCALIDAD. Relaciones con la Comunidad
o Asesoría y orientación en el manejo de
conflictos: Se garantiza la atención al personal de residentes
-Individuales dentro de los parámetros de calidad total, lo que
-Familiares y grupales implica que se mantendrá una política de puertas
-Procesos desistibles por delitos o abiertas para la recepción de inquietudes, quejas o
contravenciones. reclamos, sugerencias y solicitudes que a bien
tenga formular la comunidad.
Establezco mecanismos de comunicación y
3º. CENTROS DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE contacto oportunos con todo el personal y la
solución de emergencias en horarios fuera del
o Ante centros autorizados por el Ministerio pactado para la atención normal.
de Justica, Cámara de comercio, etc
o Conciliación (en derecho o en equidad) y Adicionalmente, se programan actividades de
arbitramento. capacitación a la comunidad, algunas de ellas
impartidas por la Administración, como el
conocimiento de la ley 675 de 2001, normas de
4º. JUSTICIA ORDINARIA. convivencia, y otras capacitaciones tramitadas con
los entes correspondientes como la Capacitación
La gran mayoría de los programas o actividades a en atención de emergencias dictada por el Depto
realizar, bajo supervisión y anuencia del consejo de de Atención y Prevención de desastres,
administración son medibles en tiempo y en especialmente en preparación de los planes de
recursos a asignar, lo que permite en cualquier contingencia por la eventualidad de sismos.
momento, evaluarlos, y/o aplicar correctivos en el .
evento de detectar desviaciones
Una vez detectadas las necesidades prioritarias de 5º. GESTIONES RECIBO ZONAS Y BIENES
la copropiedad, se pueden elaborar los programas COMUNES EN AGRUPACIONES NUEVAS.
específicos para atenderlas, los programas aquí
expuestos son generalidades y modelos de lo que Objetivo: Orientar profesionalmente de acuerdo a
se debe llevar a cabo en administración de las especificaciones técnicas, y lo debido por la ley
propiedad horizontal, aplicando los conocimientos y y el código de construcción, el empalme de
experiencias adquiridas profesionalmente. recepción de zonas comunes entre la constructora
y la Agrupación
En copropiedades nuevas, mi compromiso
Como resultado de las demandas de profesional incluye el diseño de protocolos para
inconstitucionalidad y tutelas presentadas por recibo de zonas comunes, aplicación de la
terceros quienes se sintieron afectados o normatividad vigente (Retie, Parques vecinales, de
vulnerados en sus derechos por la ley 675 de 2001, bolsillo, etc), en el evento de reclamaciones ante
se han producido Sentencias de la Corte muchas constructoras los trámites ante entidades oficiales,
de las cuales son herramientas que puede utilizar la y organización general de la administración.
administración en procura de una gestión eficiente Sistemas de recaudo, contabilidad, archivo, etc.
respaldada en la Jurisprudencia. .

5. 5
6º. PAGINA WEB – INFORMATICA
Se propende por la implementación de la
informática, con utilización de los recursos actuales
para mejorar la comunicación con el personal de
residentes, tendiendo a modernizar sistemas y
procedimientos en uso, incluyendo diseño de
página web para servicio del conjunto y la
comunidad.
La reingeniería aplicada redunda en la prestación
de servicios eficientes a costos razonables para el
beneficio general.
Efraín Delgado García
C.C.: 17.186.159 Bogotá
Tels : 5607871- 5602448
310- 5656017 317-7045142
Calle 2 A No. 28-29 Bogotá.D.C.
efradega@gmail.com / efradega@yahoo.com