ISO 14001:2004 SML AUDIT

www.proxsis.com
Pelatihan
Audit Internal
Sistem Manajemen
Lingkungan

Agenda Pelatihan
• Sesi 1 Sekilas ISO 14000 (Refreshing)
• Sesi 2 Pengenalan Audit Lingkungan
• Sesi 3 ISO 14001:2004 – Persyaratan Umum dan Kebijakan
Lingkungan
• Sesi 4 ISO 14001:2004 – Perencanaan
• Sesi 5 ISO 14001:2004 – Penerapan dan Operasi
• Sesi 6 ISO 14001:2004 – Pemeriksaaan dan Tinjauan Manajemen
• Sesi 7 Ujian

Sasaran Pelatihan
Pengetahuan
• Menjelaskan tanggung-jawab seorang auditor
internal dan menjelaskan peran audit internal
dalam memelihara dan meningkatkan sistem
manajemen
• Bagaimana melakukan audit internal
Ketrampilan
• Merencanakan, melaksanakan dan melaporka
audit sistem manajemen lingkungan

Suatu bagian dari sistem manajemen organisasi yang digunakan
untuk mengembangkan dan menerapkan kebijakan lingkungan
organisasi dan mengelola aspek-aspek lingkungan.
Yang meliputi:
 struktur organisasi
 aKtivitas perencanaan
 tanggung-jawab
 praktek
 prosedur
 proses
 sumber daya
Definisi ISO 14001:2004, 3.8
Sistem Manajemen Lingkungan
Sekilas ISO 140001

1. Ruang Lingkup
2. Referensi Normatif
3. Istilah dan definisi
4. Persyaratan Sistem Manajemen Lingkungan
4.1 Persyaratan Umum
4.2 Kebijakan Lingkungan
4.3 Perencanaan
4.4 Penerapan dan Operasi
4.5 Pemeriksaan
4.6 Tinjauan Manajemen
Persyaratan ISO 14001:2004
Sekilas ISO 140001

Peningkatan
berkelanjutan
4.4 Penerapan dan Operasi
4.4.1 Sumber daya, Peran, Tanggung-jawab
dan Wewenang
4.4.2 Kompetensi, Pelatihan dan Kepedulian
4.4.3 Komunikasi
4.4.4 Dokumentasi
4.4.5 Pengendalian Dokumen
4.4.6 Pengendalian Operasional
4.4.7 Kesiapsiagaan dan Tanggap Darurat
4.5 Pemeriksaan
4.5.1 Pemantauan dan Pengukuran
4.5.2 Evaluasi Kesesuaian
4.5.3 Ketidaksesuaian dan Tindakan
Perbaikan dan Pencegahan
4.5.4 Pengendalian Catatan
4.5.5 Audit Internal
4.3 Perencanaan
4.3.1 Aspek Lingkungan
4.3.2 Perundangan dan Persyaratan Lain
4.3.3 Tujuan, sasaran dan Program
ISO 14001:2004
Sekilas ISO 140001

Pengenalan
Audit
Lingkungan
Sesi 2

Pengenalan Audit Lingkungan2
Audit Internal – ISO 14001:2004 (Ringkasan)
- Audit harus direncanakan
- Audit menmeriksa apakah SML:
• dijalankan
• diterapkan dan dipelihara
• memenuhi persyaratan ISO 14001
- (Audit sebaiknya mengidentifikasi peningkatan)
- Lebih kritis, atau area-area yang bermasalah, diaudit lebih
banyak dari yang lainnya
- Harus ada prosedur tertulis untuk Audit Internal
- Anda tidak boleh mengaudit pekerjaan sendiri
- Audit harus objektif

Definisi Audit
Suatu proses yang sistematis, independen dan
terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit dan
mengevaluasi secara objektif untuk menentukan
bahwa kriteria audit dipenuhi
ISO 19011:2002, 3.1

Definisi Kriteria Audit
Sekumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan
Kriteria audit digunakan sebagai rujukan yang
dibandingkan dengan bukti audit
ISO 19011:2002, 3.2

Definisi Bukti Audit
Catatan, pernyataan fakta atau informasi lain, yang
relevan dengan kriteria audit
Bukti audit dapat berbentuk kualitatif atau
kuantitatif
ISO 19011:2002, 3.3

Auditor dan Auditee
Auditor :
Personel yang mempunyai kompetensi untuk
melakukan suatu audit
ISO 19011:2002, 3.8
Auditee :
Organisasi yang di audit
ISO 19011:2002, 3.7

Jenis Audit
Jenis Audit
Audit Pihak 1
Organisasi anda sendiri
Audit Pihak 2
Pemasok, Kontraktor, Subkontraktor
Audit Pihak 3
Badan Sertifikasi

Mengapa kita melakukan audit?
Melakukan penilaian
yang akurat dan
independen untuk
melihat kondisi suatu
organisasi atau
departemen pada
saat ini
• Memeriksa kesesuaian dengan
kriteria audit SML juga
kepatuhannya terhadap
peraturan perundangan dan
persyaratan lainnya
• Memeriksa efektivitas SML
• Kesempatan untuk peningkatan
• Membantu memelihara
lingkungan
• Mencari akar penyebab masalah
• Membantu mengembangkan
interpersonal auditor dan
ketrampilan manajemen
• Membantu auditor memahami
praktek-praktek lingkungan
organisasi
• Sebagai persyaratan
• Suatu alat manajemen
Alasan formal adalah:
Memberikan jaminan kepada manajemen
bahwa sistem lingkungannya efektif
mencapai tujuan yang telah direncanakan.

Ringkasan Auditor (ISO 19011:2002)
• Etik, mis. adil, benar, tulus, jujur dan discreet;
• Terbuka, mis. mau mempertimbangkan ide-ide alternatif atau
pandangan lain;
• Diplomatis, mis. bijaksana dalam berhubungan dengan orang;
• Perhatian, mis. memperhatikan lingkungan sekitar dan aktivitas;
• Cepat, mis. secara cepat mampu memahami situasi;
• Cakap, mis. mampu beradaptasi dalam berbagai situasi;
• Tangguh, mis. gigih, fokus dalam mencapai tujuan;
• Keputusan, mis. membuat keputusan tepat waktu berdasarkan
alasan dan analisis logis; dan
• Percaya diri, mis. bertindak dan berfungsi secara independen saat
berinteraksi dengan orang lain.

Tipikal Siklus Audit Internal
PERSIAPAN
AUDIT
PELAPORAN
TINDAKAN
PERBAIKAN
FOLLOW-UP
PEMROGRAMAN

PROGRAM AUDIT…..
Mengkomunikasikan APA tujuan audit, APA SAJA
yang akan di audit, APA kriteria audit, KAPAN SAJA -
DI MANA saja (agenda), SIAPA yang diaudit,
SIAPA yang mengaudit
dan APA SAJA yang dibutuhkan agar
audit dapat berjalan efektif.

• Program audit mencakup semua
aktifitas yang diperlukan untuk
perencanaan, pengorganisasian
dan pelaksanaan audit.
• Untuk itu diperlukan suatu “ketua
panitia” atau koordinator.
• Manajemen puncak harus
menunjuk koordinator audit
untuk membuat dan
mengimplementasikan program
audit.
Koordinator Audit

• Checklist adalah point-point pertanyaan
yang akan diajukan selama audit.
• Checklist penting agar cakupan dan tujuan
audit dapat lebih dipastikan tercapai.
• Checklist juga penting agar penggunaan waktu dalam audit
lebih efisien.
• Tidak ada standar baku untuk checklist, masing-masing auditor
dapat membuat dalam format yang disukai.
• Just use keywords or bullet points. Others may create a flow
chart showing decision points, etc.
Audit Checklist

• Konfirmasi kesiapan tim audit.
• Rekonfirmasi terhadap agenda
audit dengan auditee.
• Pastikan bahwa dokumen-dokumen
kerja yang diperlukan telah disiapkan.
• Menentukan strategi sampling (random, statistik, dsb.)
• Transportasi dan akomodasi.
Persiapan Audit

• Kegiatan Audit diawali dengan Rapat
Pembukaan
• Tujuan rapat pembukaan:
– Menjelaskan tujuan, sistematika, kriteria,
klasifikasi temuan, dan ketentuan-
ketentuan audit lainnya,
– Memperoleh konfirmasi terhadap
agenda audit,
– Untuk mengkonfirmasikan metoda
komunikasi elama audit, dan
– Memberikan kesempatan untuk tanya/jawab.
Agenda
1 Perkenalan
2 Tujuan
3 Rencana
4 Penjelasan
5 Definisi NC
6 Guide
7 Laporan
8 Tanya jawab
Rapat Pembukaan

SUMBER INFORMASI
Pengumpulan Bukti berdasarkan Sampling
Evaluasi dengan Kriteria Audit
Tinjauan Akhir
KESIMPULAN AUDIT
KRITERIAAUDIT
Proses Audit
Bukti-bukti audit
Temuan audit

• Pertanyaan Terbuka:
– Merangsang keberanian auditee untuk
berbicara
– Menggunakan: Apa, Kapan, Di Mana,
Mengapa dan Siapa
• Pertanyaan Pengujian:
– Pertanyaan tindak lanjut yang terfokus
kepada hal-hal tertentu secara mendalam.
• Pertanyaan Tertutup:
– Untuk menyimpulkan: “Ya” atau “Tidak”
Jangan lupa selalu katakan “Perlihatkan kepada saya (bukti)”
Teknik Mengajukan Pertanyaan: Corong Air

Temuan Audit Harus Mencakup:
• Problem (apa ketidaksesuaiannya)
• Location (di mana ketidaksesuaian tersebut
terjadi)
• Objective Evidence (apa buktinya)
• Reference (ketidaksesuaian terhadap
kriteria audit apa)
Pengungkapan Temuan Audit

MAJOR
1. Tidak ada bukti sama sekali yang menunjukkan bahwa kriteria
audit telah diimplementasikan; atau
2. Kekurangan/kesalahan yang ada beresiko fatal terhadap
produk akhir atau mutu dari layanan; atau
3. Kegagalan sistemik.
MINOR
1. Ketidaksempurnaan terhadap implementasi dari kriteria audit;
atau
2. Kekurangan/kesalahan yang ada tidak beresiko terhadap
produk atau mutu layanan; atau
3. Kesalahan yang tidak sistemik.
Tingkatan Ketidaksesuaian

• Dipimpin oleh koordinator audit dengan tujuan untuk
memperesentasikan temuan-temuan audit beserta
kesimpulan-kesimpulannya.
• Semua auditee sangat dianjurkan untuk hadir dalam
penutupan audit.
• Jika diperlukan, dapat memberikan pandangan/saran
tentang situasi-situasi yang dihadapinya
selama audit berlangsung.
Rapat Penutupan

AUDITOR AUDITEE
Ketidaksesuaian Teridentifikasi
Tulis Ketidaksesuaian Konfirmasi Ketidaksesuaian
Sepakati Tanggal Selesai
• Periksa Tindakan Perbaikan
dan keefektifannya
• Tutup Ketiaksesuaian
• Investigasi Penyebab
• Catat hasil-hasilnya
• Identifikasi Tindakan Perbaikan
• Implementasi Tindakan Perbaikan
• Periksa
Tindak Lanjut Audit

SML
ISO 14001:2004
Persyaratan Umum
dan Kebijakan
Lingkungan
Sesi 3

SML ISO 14001:2004 : Persyaratan Umum & Kebijakan Lingkungan3
4.1 Persyaratan Umum
Organisasi harus membuat, mendokumentasikan,
menerapkan, memelihara dan secara berkelanjutan
meningkatkan suatu sistem manajemen lingkungan sesuai
dengan persyaratan-persyaratan Standar Internasional ini dan
menentukan bagaimana sistem tersebut memenuhi
persyaratan-persyaratan ini.
Organisasi harus mendefinisikan dan mendokumentasikan
ruang lingkup sistem manajemen lingkungan.

Poin-poin Penting Audit
3
• Harus ada pernyataan tertulis, misalnya pedoman SML,
untuk memastikan bahwa SML memenuhi persyaratan ISO
14001:2004, berdasarkan persyaratan-persyaratan dalam
klausul 4
• Harus ada pernyataan tertulis mengenai ruang lingkup
sistem manajemen lingkungan
SML ISO 14001:2004 : Persyaratan Umum & Kebijakan Lingkungan

3
Manajemen puncak harus mendefinisikan kebijakan lingkungan organisasi dan
memastikan bahwa, sesuai dengan ruang lingkup sistem manajemen
lingkungan, kebijakannya
a) sesuai dengan jenis, skala dan dampak-dampak lingkungan dari aktivitas,
produk dan jasa,
b) termasuk komitmen peningkatan berkelanjutan dan pencegahan polusi,
c) termasuk suatu komitmen untuk memenuhi peraturan perundangan yang
relevan dan persyaratan lainnya di tempat organisasi mendapatkannya yang
berhubungan dengan aspek-aspek lingkungannya,
d) memberikan kerangka untuk menetapkan dan meninjau tujuan dan sasaran
lingkungan,
e) didokumentasikan, diterapkan dan dipelihara,
f) dikomunikasikan kepada seluruh personel yang bekerja untuk atau atas
nama organisasi,
g) tersedia untuk umum.

3
• Manajemen puncak harus mendefinisikan kebijakan lingkungan.
• Siapa manajemen puncak?
• Kebijakan harus mempunyai hubungan langsung dengan aspek dan
dampak lingkungan penting organisasi
• Dinyatakan dalam kebijakan bahwa organisasi mempunyai komitmen
untuk memenuhi dengan peraturan perundangan dan persyaratan lainnya,
peningkatan berkelanjutan dan pencegahan pencemaran
• Bagaimana organisasi mengkomunikasikan kepada seluruh personel yang
bekerja untuk atau atas nama organisasi
• Tersedia untuk umum
• Harus ada alur audit dari kebijakan melalui:
- Aspek-aspek penting
- Tujuan dan sasaran
- Program-program Manajemen/Peningkatan

SML
ISO 14001:2004
Perencanaan
Sesi 4

SML ISO 14001:2004 : Perencanaan – 4.3.14
4.3.1 Aspek Lingkungan
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk
a) mengidentifikasi aspek-aspek lingkungan dari aktivitas, produk dan jasa di
dalam ruang lingkup sistem manajemen lingkungan yang dapat dikendalikan
dan mempunyai pengaruh dengan mempertimbangkan aktivitas, produk dan
jasa yang direncanakan atau pengembangan baru, atau modifikasi, dan
b) menentukan aspek-aspek yang mempunyai atau dapat mempunyai dampak-
dampak penting ke lingkungan (aspek-aspek lingkungan penting).
Organisasi harus selalu memuktahirkan informasi ini.
Organisasi harus memastikan bahwa aspek-aspek lingkungan penting dipertim-
bangkan dalam membuat, menerapkan dan memelihara sistem manajemen
lingkungan.

• Apakah ada prosedur untuk mengidentifikasi aspek dan dampak penting
lingkungan, nilai signifikansi dengan kombinasi penilaian kualitatif/kuantitatif dan
dilakukan dengan profesional?
• Dampak-dampak penting biasanya dibuat daftar, dalam bentuk tabel sebagai bahan
penilaian signifikansi, kemudian setiap aspek penting memiliki rujukan ke persyaratan
perundangan dan persyaratan lainnya yang relevan.
• Pastikan kondisi normal, start-up/shut-down, abnormal, keadaan darurat dan
operasi di waktu lalu telah dinilai.
• Apakah identifikasi aspek dan dampak dan evaluasinya juga termasuk produk dan jasa
yang direncanakan atau pengembangan baru, atau modifikasi?
• Apakah proses evaluasi dampak penting secara konsisten diaplikasikan dan
masuk akal?
• Ambil contoh dan periksa selama audit lapangan
• Apakah mekanisme untuk memastikan aspek dan dampak lingkungan selalu up to
date ?

4.3.2 Peraturan Perundangan dan Persyaratan Lainnya
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur
untuk
a) mengidentifikasi dan mempunyai akses mendapatkan peraturan
perundangan dan persyaratan lainnya di tempat organisasi
mendapatkannya berkaitan dengan aspek-aspek lingkungan, dan
b) menentukan bagaimana persyaratan ini diaplikasikan untuk aspek-
aspek lingkungannya.
Organisasi harus memastikan peraturan perundangan dan persyaratan
lainnya yang relevan di tempat organisasi mendapatkannya digunakan
dalam membuat, menerapkan dan memelihara sistem manajemen
lingkungannya.

• Apakah ada prosedur untuk mengidentifikasi dan mengakses
peraturan secara teratur? Apakah ada daftar peraturan
perundangan dan persyaratan lainnya yang relevan?
• Apakah ada persyaratan lainnya yang relevan?
• Regular contact dengan institusi pemerintah untuk up-date
informasi sebagai pendekatan untuk memeriksa adanya
peraturan baru dan revisi.
• Apakah daftar peraturan di update dan dikomunikasikan
kepada staff terkait?
• Bagaimana organisasi memastikan peraturan perundangan dan
persyaratan lainnya yang relevan digunakan dalam
mengidentifikasi aspek-aspek lingkungan.

SML ISO 14001:2004 : Perencanaan– 4.3.34
4.3.3 Tujuan dan Sasaran dan program
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara tujuan dan sasaran lingkungan
yang terdokumentasi, di setiap fungsi dan tingkat yang relevan di dalam organisasi.
Tujuan dan sasaran harus terukur, bila dapat dipraktekkan, dan konsisten dengan kebijakan
lingkungannya, termasuk komitmen untuk pencegahan pencemaran, untuk memenuhi
peraturan perundangan dan persyaratan lainnya yang relevan di tempat organisasi
mendapatkannya, dan peningkatan berkelanjutan.
Pada waktu membuat dan meninjau tujuan dan sasaran lingkungan, organisasi harus
mempertimbangkan peraturan perundangan dan persyaratan lainnya di tempat organisasi
mendapatkannya, dan aspek-aspek penting lingkungannya. Juga harus dipertimbangkan
pilihan teknologi, finansial, operasional dan persyaratan bisnis, dan pandangan dari pihak-
pihak lain yang terkait.
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara suatu program untuk mencapai
tujuan dan sasaran lingkungan, program harus termasuk
a) penugasan personel yang bertanggung-jawab mencapai tujuan dan sasaran lingkungan
di setiap fungsi dan tingkat di dalam organisasi dan,
b) cara dan jangka waktu pencapaian tujuan dan sasaran lingkungan.

• Dapatkah tujuan, sasaran dan program dilacak sampai ke
dampak penting, kebijakan dan peraturan perundangan
dan persyaratan lainnya?
• Apakah sasaran terukur (bila memungkinkan) dan dapat
dicapai?
• Apakah program-program sudah tercapai?
• Jika tidak, bagaimana pencapaian ditinjau dan apakah tindakan
perbaikan dilakukan?
• Apakah ada penugasan tanggung-jawab secara jelas untuk
melaksanakan program, cara dan jangka waktu?

SML
ISO 14001:2004
Penerapan dan
Operasi
Sesi 5

SML ISO 14001:2004 : Penerapan dan Operasi – 4.4.15
4.4.1 Sumberdaya, Peran, Tanggung-jawab dan Wewenang
Perusahaan harus memastikan ketersediaan sumberdaya yang esensial untuk
membuat, menerapkan, memelihara dan meningkatkan sistem manajemen
lingkungan. Sumberdaya meliputi sumberdaya manusia dan ketrampilan khusus,
infrastuktur organisasi, teknologi dan finansial.
Peran, tanggung-jawab dan wewenang harus ditetapkan, didokumentasikan dan
dikomunikasikan untuk memfasilitasi efektivitas manajemen lingkungan.
Manajemen puncak organisasi harus menunjuk seorang wakil manajemen
khusus (atau lebih) yang terlepas dari tanggung-jawabnya, harus menentukan
peran, tanggung-jawab dan wewenang untuk
a) memastikan persyaratan sistem manajemen lingkungan dibuat, diterapkan,
dan dipelihara sesuai dengan Standar Internasional ini,
b) melaporkan kepada manajemen puncak kinerja sistem manajemen
lingkungan untuk meninjau, termasuk rekomendasi untuk peningkatan.

• Bagaimana manajemen menentukan peran, tangung-jawab
dan wewenang untuk manajemen lingkungan termasuk untuk
kesiapsiagaan dan tanggap darurat?
• Apakah peran, tanggung-jawab dan wewenang dipahami
seluruh personel di dalam perusahaan?
• Bagaimana sumberdaya dialokasikan – orang, teknologi,
finansial?
• Apakah EMR telah ditunjuk, wewenang dan tanggung-jawab
didokumentasikan?

4.4.2 Kompetensi, Pelatihan dan Kepedulian
Organisasi harus memastikan bahwa setiap personel yang melakukan pekerjaan untuk atau
atas nama organisasi yang dapat berpotensi menyebabkan dampak lingkungan penting
diidentifikasi oleh organisasi kompeten berdasarkan kesesuaian pendidikan, pelatihan atau
pengalaman dan catatan harus disimpan.
Organisasi harus mengidentifikasi kebutuhan pelatihan berkaitan dengan aspek-aspek
lingkungan dan sistem manajemen lingkungan organisasi. Organisasi harus memberikan
pelatihan atau mengambil tindakan lain untuk memenuhi kebutuhan tersebut, dan catatan
hasil pelatihan disimpan.
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur melakukan pekerjaan
untuk organisasi atau yang mengatasnamakan organisasi peduli akan
a) pentingnya kesesuaian dengan kebijakan lingkungan dan prosedur dan dengan
persyaratan sistem manajemen lingkungan,
b) aspek-aspek lingkungan penting dan dampak-dampak aktual atau potensi dampak
berkaitan dengan pekerjaannya, dan manfaat lingkungan untuk meningkatkan kinerja
personel,
c) peran dan tanggung-jawab organisasi dalam mencapai kesesuaian dengan persyaratan
sistem manajemen lingkungan,
d) potensi konsekuensi adanya perbedaan dengan prosedur yang telah ditetapkan.

• Apakah kompetensi ditetapkan untuk personel yang
melakukan pekerjaan untuk organisasi dan atas nama organisasi
yang berpotensi memberikan dampak lingkungan penting?
• Apakah kompetensi ditetapkan berdasarkan pendidikan,
pelatihan dan pengalaman?
• Apakah catatan kompetensi disimpan?
• Apakah ada prosedur untuk menentukan pelatihan?
• Apakah analisis kebutuhan pelatihan sehubungan dengan
aspek-aspek lingkungan dan sistem manajemen organisasi
dilakukan?

4.4.3 Komunikasi
Terlepas dari aspek-aspek lingkungan organisasi dan sistem
manajemen lingkungan, organisasi harus membuat, menerapkan dan
memelihara prosedur untuk
Organisasi harus menentukan cara mengkomunikasikan aspek-aspek
lingkungan penting ke luar organisasi, keputusannya harus
didokumentasikan. Jika diputuskan untuk mengkomunikasikan ke luar,
organisasi harus membuat dan menerapkan suatu metode komunikasi
eksternal.
a) komunikasi internal antara beberapa tingkatan dan fungsi
organisasi,
b) menerima, mendokumentsikan dan menanggapi komunikasi yang
relevan dari pihak-pihak terkait di luar organisasi.

• Apakah metode komunikasi ditetapkan?
• Apakah tanggung-jawab untuk berhubungan dengan
berbagai jenis komunikasi ditetapkan?
• Apakah ada prosedur yang menjelaskan bagaimana
melakukan komunikasi?
• Bagaimana komunikasi dengan pihak pemerintah dan instansi
lain dilakukan dalam kondisi normal, abnormal dan darurat?
• Apakah penerimaan dan tanggapan komunikasi eksternal
efektif?

SML ISO 14001:2004 : Penerimaan dan Operasi – 4.4.45
4.4.4 Dokumentasi
Dokumentasi sistem manajemen lingkungan harus mencakup
a) kebijakan lingkungan, tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran,
b) penjelasan ruang lingkup sistem manajemen lingkungan,
c) penjelasan elemen-elemen utama sistem manajemen lingkungan
dan interaksinya, dan rujukan ke dokumen yang terkait,
d) dokumen, termasuk catatan-catatan, yang disyaratkan oleh Standar
Internasional ini dan
e) dokumen, termasuk catatan-catatan, yang ditetapkan oleh
organisasi yang dianggap penting untuk memastikan perencanaan
operasi yang efektif dan pengendalian proses-proses yang berkaitan
dengan aspek-aspek lingkungan penting.

4.4.5 Pengendalian Dokumen
Dokumen-dokumen yang disyaratkan oleh sistem manajemen lingkungan dan Standar
Internasional harus dikendalikan. Catatan-catatan merupakan jenis dokumen dan harus
dikendalikan sesuai dengan persyaratan yang ditentukan di 4.5.4.
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk
a) menyetujui dokumen-dokumen sebelum diterbitkan,
b) meninjau dan meng-update dan menyetujui ulang dokumen sesuai kebutuhan,
c) memastikan bahwa perubahan dan status revisi dokumen saat ini diidentifikasi,
d) memastikan bahwa versi dokumen yang relevan tersedia di titik-titik penggunaan,
e) memastikan bahwa dokumen-dokumen tetap terbaca dan mudah diidentifikasi,
f) memastikan bahwa dokumen-dokumen dari luar organisasi ditetapkan untuk
perencanaan dan pengoperasian sistem manajemen lingkungan dan distribusinya
dikendalikan, dan
g) jika dokumen kadaluarsa disimpan untuk tujuan tertentu organisasi harus menentukan
identifikasi yang sesuai.

• Apakah ada prosedur untuk mengendalikan dokumen?
• Bagaimana mekanisme untuk memastikan kecukupan
dokumen sebelum penggunaan?
• Bagaimana mekanisme untuk meninjau, meng-update dan
menyetujui ulang dokumen-dokumen?
• Bagaimana mekanisme untuk mengidentifikasi perubahan
dan revisi saat ini dari dokumen?
• Bagaimana cara mengidentifikasi dan pengendalian
dokumen eksternal?
• Bagaimana cara mengendalikan dokumen-dokumen yang
kadaluarsa?

4.4.6 Pengendalian Operasional
Organisasi harus mengidentifikasi dan merencanakan operasi-operasi
yang berhubungan dengan aspek-aspek lingkungan penting konsisten
dengan kebijakan lingkungan, tujuan dan sasaran, untuk memastikan
operasi-operasi dilakukan dalam kondisi yang disepakati dengan
a) membuat, menerapkan dan memelihara prosedur-prosedur
terdokumentasi untuk mengendalikan situasi-situasi di mana tanpa
hal tersebut dapat menyimpang dari kebijakan, tujuan dan sasaran
lingkungan, dan
b) menentukan kriteria operasi dalam prosedur, dan
c) membuat, menerapkan dan memelihara prosedur-prosedur terkait
dengan aspek-aspek lingkungan penting yang teridentifikasi dari
barang dan jasa yang digunakan oleh organisasi dan
mengkomunikasikan prosedur-prosedur dan persyaratan-
persyaratan yang relevan kepada pemasok, termasuk kontraktor.

• Bagaimana operasi-operasi yang terkait dengan aspek-
aspek penting diidentifikasi?
• Apakah pengendalian operaional telah dibuat untuk:
Aktivitas-aktivitas untuk pencegahan pencemaran dan
konservasi sumberdaya pada proyek baru, perubahan proses,
penambahan properti, produk baru dan pengemasan?
Aktivitas manajemen harian di seluruh fungsi?
Pemeliharaan peralatan terkait dengan aspek-aspek penting?
Aktivitas manajemen strategis untuk mengantisipasi dan
menanggapi perubahan kondisi lingkungan?
• Bagaimana persyaratn-persyaratan pengendalian yang relevan
dikomunikasikan kepada para pemasok dan kontraktor?

4.4.7 Kesiapsiagaan dan Tanggap Darurat
untuk mengidentifikasi situasi-situasi darurat potensial dan potensi
kecelakaan yang berdampak ke lingkungan dan cara menanggapinya.
Organisasi harus menanggapi situasi-situasi darurat yang aktual dan
kecelakaan-kecelakaan dan mencegah atau mengurangi akibat yang
terkait dengan aspek-apek lingkungan.
Organisasi juga harus meninjau secara periodik, bila diperlukan,
merubah prosedur kesiapsiagaan dan tanggap darurat, khususnya,
setelah terjadi kecelakaan-kecelakaan atau situasi-situasi darurat.
Organisasi juga harus menguji secara periodik prosedur ini bila dapat
dipraktekkan.

• bagaimana insiden, kecelakaan dan kondisi darurat yang
potensial dan aktual dinilai?
• metode apa yang digunakan untuk menanggapi potensi
keadaan darurat dan kecelakaan?
• metode apa yang digunakan untuk mencegah atau
mengurangi akibat dari dampak lingkungan terkait dengan
situasi darurat dan kecelakaan?
• bagaimana prosedur ditinjau dan oleh siapa?
• apakah daftar pihak-pihak internal dan eksternal yang akan
dihubungi saat kecelakaan terjadi dan situasi darurat ditetapkan?
• apakah prosedur diuji secara periodik dan bagaimana prosedur
ditinjau?

SML
ISO 14001:2004
Pemeriksaan dan
Tinjauan
Manajemen
Sesi 6

SML ISO 14001:2004 : Pemeriksaan – 4.5.16
4.5.1 Pemantauan dan Pengukuran
untuk memantau dan mengukur, secara teratur, karakteristik kunci
operasi yang dapat memberikan dampak lingkungan penting.
Prosedur harus termasuk mendokumentasikan informasi untuk
memantau kinerja, pengendalian operasional yang relevan dan
kesesuaian dengan tujuan dan sasaran lingkungan organisasi.
Organisasi harus memastikan peralatan pemantauan dan pengukuran
yang digunakan dikalibrasi atau diperiksa dan dipelihara dan catatan-
catatan terkait disimpan.

• Apakah ada prosedur untuk memantau dan mengukur secara periodik karakteristik
kunci dan melakukan kalibrasi?
• parameter-parameter apa saja yang dipantau?
• Apakah parameter-parameter tersebut berkaitan dengan aspek-aspek yang
teridentifikasi memiliki dampak lingkungan penting ?
• Apakah frekuensi pemanatauan ditetapkan dan catatan disimpan?
• Tindakan apa yang diambil jika hasil pemantauan menunjukkan batas kendali
melebihi standar yang ditentukan?
• Apakah ada daftar induk kalibrasi peralatan pemantauan yang terkendali?
• Apakah peralatan ditandai dengan identifikasi yang mampu telusur ke daftar
induk dan sertifikat kalibrasi?
• Apakah sertifikat kalibrasi saat ini dapat dilacak ke standar nasional atau
internasional?
• Apakah peralatan ukur yang digunakan pihak luar dikalibrasi?

4.5.2 Evaluasi Kesesuaian
4.5.2.1 Konsisten dengan komitmen untuk memenuhi peraturan, organisasi
harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengevaluasi
kesesuaian peraturan perundangan yang relevan secara periodik.
Organisasi harus menyimpan catatan-catatan hasil evaluasi periodik.
4.5.2.2 Organisasi harus mengevaluasi kesesuaian dengan persyaratan
lainnya di tempat organisasi mendapatkannya. Organisasi dapat
menggabungkan evaluasi ini dengan evaluasi kesesuaian peraturan
perundangan seperti di 4.5.2.1 atau membuat prosedur yang terpisah.
Organisasi harus menyimpan catatan-catatan hasil-hasil evaluasi periodik.

• Apakah ada prosedur untuk mengevaluasi kesesuaian dengan
peraturan perundangan dan persyaratan lainnya secara periodik?
• mekanisme apa yang digunakan dan oleh siapa?
• Apakah yang akan dilakukan jika ditemukan ketidaksesuaian?
• Apakah ada catatan yang menunjukkan kesesuaian?

4.5.3 Ketidaksesuaian, Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengatur
ketidaksesuaian potensial dan aktual kemudian mengambil tindakan perbaikan dan
pencegahan. Prosedur harus menentukan persyaratan untuk
Tindakan yang diambil harus sesuai dengan besarnya masalah dan dampak lingkungan
yang ditemukan.
Organisasi harus memastikan bahwa setiap adanya perubahan didokumentasikan
dalam sistem manajemen lingkungan.
a) identifikasi dan memperbaiki ketidaksesuaian dan mengambil tindakan untuk
mengurangi dampak lingkungannya,
b) menyelidiki ketidaksesuaian yang terjadi, menentukan penyebabnya dan
mengambil tindakan untuk mencegah terjadi kembali,
c) mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk mencegah ketidaksesuaian dan
menerapkan tindakan yang sesuai yang dirancang untuk mencegah kejadian,
d) mencatat hasil tindakan perbaikan dan pencegahan, dan
e) meninjau efektivitas tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan.

• Apakah ada prosedur?
• Siapa yang mengidentifikasi dan menangani ketidaksesuaian yang
potensial dan aktual terkait dengan pencapaian tujuan, sasaran dan
program lingkungan
• Siapa yang bertanggung-jawab mengambil tindakan untuk
menurunkan dampak lingkungan yang timbul dari suatu
ketidaksesuaian?
• Bagaimana tindakan perbaikan dan pencegahan diterbitkan,
diterapkan dan ditutup?
• Apakah catatan menunjukkan hasil tindakan perbaikan dan bagimana
memastikan bahwa tindakan yang diambil sesuai dengan besarnya
masalah dan dampak?
• Bagaimana hasil ketidaksesuaian diselidiki untuk menentukan
kebutuhan perubahan prosedur dan oleh siapa?
• Bagaimana perubahan dilakukan dan disetujui?

4.5.4 Pengendalian Catatan
Organisasi harus membuat dan memelihara catatan-catatan yang
diperlukan untuk menunjukkan kesesuaian dengan persyaratan sistem
manajemen lingkungan dan Standar Internasional ini, dan hasilnya
dicapai.
untuk mengidentifikasi, menyimpan, melindungi, mengambil,
menentukan masa simpan dan membuang catatan-catatan.
Catatan-catatan harus terbaca, mudah diidentifikasi dan mampu
telusur.

• Apakah ada prosedur?
• Bagaimana mekanisme untuk memelihara catatan-catatan?
• Apakah catatan-catatan terbaca, mudah diidentifikasi dan mampu
telusur?
• Apakah termasuk:
- Identifikasi
- Penyimpanan
- Perlindungan
- Pengambilan
- Masa simpan
- Pembuangan

4.5.5 Audit Internal
Organisasi harus memastikan bahwa audit internal sistem manajemen lingkungan
dilakukan dalam interval waktu yang terencana untuk
a) menentukan apakah sistem manajemen lingkungan:
1. sesuai dengan pengaturan sistem manajemen lingkungan yang termasuk
persyaratan Standar Internasional ini, dan
2. telah diterapkan dengan benar dan dipelihara, dan
b) memberikan informasi hasil-hasil audit kepada manajemen.
Program audit harus direncanakan, dibuat, diterapkan dan dipelihara oleh organisasi,
dengan mempertimbangkan pentingnya operasi-operasi lingkungan dan hasil audit
yang lalu.
Prosaedur audit harus dibuat, diterapkan dan dipelihara yang menentukan
- Tanggung-jawab dan persyaratan untuk merencanakan dan melaksanakan audit,
melaporkan hasil audit dan menyimpan catatan-catatan terkait,
- Menentukan kriteria audit, ruang lingkup, frekuensi dan metode audit.
Seleksi auditor dan pelaksanaan audit harus obyektif dan kenetralan proses audit
dipelihara.

SML ISO 14001:2004 : Tinajauan Manajemen6
Manajemen puncak harus meninjau sistem manajemen lingkungan organisasi, dalam interval waktu yang
terencana, untuk memastikan kelangsungan kesesuaian, kecukupan dan efektivitas. Tinjauan harus
termasuk penilaian kesempatan untuk peningkatan dan kebutuhan perubahan sistem manajemen
lingkungan, termasuk tinjauan kebijakan lingkungan, tujuan dan sasaran lingkungan. Catatan hasil
tinjauan manajemen harus disimpan.
Hasil dari tinjauan manajemen harus termasuk adanya keputusan dan tindakan yang terkait dengan
kemungkinan perubahan kebijakan lingkunagn, tujuan dan sasaran lingkungan, yang konsisten dengan
komitmen untuk peningkatan berkelanjutan.
Input untuk tinjauan manajemen harus termasuk
a) hasil audit internal dan evaluasi kesesuaian peraturan perundangan dan persyaratan lainnya di
tempat organisasi mendapatkannya,
b) komunikasi dari pihak luar yang terkait, termasuk keluhan-keluhan,
c) kinerja lingkungan organisasi,
d) tahapan pencapaian tujuan dan sasaran lingkungan,
e) status tindakan perbaikan dan pencegahan,
f) tindakan dari tinjauan manajemen terdahulu,
g) perubahan lingkungan, termasuk pengembangan dalam peraturan perundangan dan persyaratan
lainnya terkait dengan aspek aspek lingkungan, dan
h) rekomendasi peningkatan.

SML ISO 14001:2004 : Tinjauan Manajemen – 4.66
• Apakah frekuensi tinjauan manajemen ditentukan?
• Informasi-informasi apa saja yang diberikan untuk
tinjauan manajemen dan oleh siapa?
• Apakah ada catatan hasil rapat tinjauan manajemen?
• Apakah rapat meninjau kelangsungan kesesuaian,
kecukupan dan efetivitas?
• Apakah ada keputusan terkait dengan pelaksanaan rapat
tinjauan manajemen?

ISO 14001:2004 SML AUDIT

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Tendances

Tendances (20)

En vedette

En vedette (20)

Similaire à ISO 14001:2004 SML AUDIT

Similaire à ISO 14001:2004 SML AUDIT (20)

Plus de Eko Kiswanto

Plus de Eko Kiswanto (20)

ISO 14001:2004 SML AUDIT