Este documento trata sobre la gestión de documentos electrónicos. Explica que la gestión de documentos electrónicos implica organizar, almacenar y conservar documentos digitales de manera que se garantice su disponibilidad, accesibilidad y disposición final. También describe los responsables de la gestión de documentos electrónicos como profesionales de la información, ejecutivos y administradores de sistemas.

1. Estudiantes:
Rossy Patricia Pimienta Velásquez
Elisabeth Rojas Medina
Nelson Edgardo Silva Monrroy
Milena Adriana Valencia Torres
Claudia Velásquez Quintero
Tutora:
Doris Amanda Zuluaga Serna
Universidad Del Quindío
Facultad de Ciencias Humanas y Bellas
Artes
Programa CIDBA
V Semestre

2. INTRODUCCION
El Método Electrónico de Gestión Documental condescendería
combinar las imágenes idénticas de los documentos con la
información relacionada a ellos, y su posterior almacenamiento,
reparación, reproducción y comercialización automática.
La Gestión Documental radica en el adecuado método de la
información para mejorar su aprovechamiento, lo cual se logra
mediante la concentración de la tecnología y formas oportunas en
cada caso.
La nueva reproducción de mecanismos lectores de documentos
electrónicos no sólo ha tenido eco en el mundo de las bibliotecas,
sino que los periódicos también han facilitado atención a estos útiles
dispositivos.
Cada día la tecnología desplegara mucho más material digital con el
fin de conservar la legitimidad del documento electrónico en
cualquiera de sus fases, llevando al progreso referente ala
administración y que debemos darle como futuros profesionales.

3. La gestión de documentos electrónicos consistiría pues en la
organización de los archivos electrónicos de su entidad, y su
posterior almacenamiento en un Procedimiento Electrónico de
Gestión Documental, que puede ser planteado especialmente según
la necesidad propia de la entidad.
Con la aparición de los entornos electrónicos y virtuales son tantas las
novedades que se incorporan a nuestra sociedad que resulta más
que razonable pensar en balances y diseñar oportunidades.
Su evolución puede derivar en soluciones y parámetros diferentes a
los actuales que nos obliguen a nuevos análisis pero entre tanto
exigen unos requerimientos que en algunos contextos son de
momento inconcebibles y, en consecuencia, conviven con
herramientas y entornos que siguen sin formar parte del pasado.

4. TRATAMIENTO DE LOS
DOCUMENTOS
ELECTRONICOS
El tratamiento de documentos está asociado con
variables de tiempo, espacio, disponibilidad,
accesibilidad, propósito, y función de los
mismos, en función de su naturaleza.
Todo documento electrónico o no es susceptible
de ser conservado por cierto tiempo su acceso
debe garantizarse de tal manera que sea fácil
de localizar,( siendo posible su eventual
destrucción después de un tiempo).
Se requiere entonces de una serie de políticas
que definan si el documento será de carácter
público o de acceso restringido, dependiendo
de su naturaleza y de su vitalidad en
contenidos para la empresa.

5. TRATAMIENTO DE LOS
DOCUMENTOS
ELECTRONICOS
Otros aspectos importantes para el tratamiento de los documentos
tienen que ver con espacio físicos adecuado, temperaturas, medios
de almacenamiento digital, copias de respaldo.(ley 594de 2000)
Las temperaturas ideales para el almacenamiento de archivos digitales
oscilan entre 16 y 20 grados °C, y depende igualmente de la
humedad relativa y del medio en el cual van a ser almacenados
(entre 30% y 40%) (Discos ópticos, discos duros, micro filminas,
cintas magnéticas, servidores de archivo)
Se deben implementar mecanismos que garanticen que los
documentos electrónicos almacenados en su versión final no puedan
ser modificados.
Realizar la selección de documentos electrónicos para determinar
cuales se van a conservar
Trasladar documentos producidos por medios automáticos a nuevos
soportes, antes de que los actuales sean obsoletos y se corra el
riesgo de la perdida de la información.

6. OBJETIVOS
Garantizar la organización, almacenamiento
y conservación del documento
Asegurar la disponibilidad de documento
para su consulta en el archivo central.
Establecer metodologías para recibir y
distribuir la información.
Su accesibilidad dependiendo de las
políticas de la empresa ( público o privado)
Garantizar la recepción y distribución
oportuna del documento
Evitar la reproducción total o parcial de una
obra, cuando se encuentra protegida por
derechos de autor.
Garantizar la disposición final de los
documentos

7. RESPONSABLES
Los
Individuos
La
Organizació
n
La
Comunidad

8. RESPONSABLES
La gestión de documentos regula las
practicas efectuadas tanto por los
responsables de su gestión como por
cualquier otra persona que cree o use
documentos en el ejercicio de sus
actividades.
La gestión de documentos en una
organización incluye:
El establecimiento de políticas y normas
La asignación de responsabilidades y
competencias
La fijación y promulgación de
procedimientos y directrices para la
prestación de una serie de servicios
relacionados con su gestión y uso
La implementación y la administración de
sistemas especializados y la integración
de la gestión de documentos en los
sistemas y procesos de la organización.

9. RESPONSABLES
Los responsables de la gestión de
documentos de archivo tanto
electrónicos como físicos son los
profesionales de la información,
los ejecutivos, los jefes de
unidades organizativas, los
administradores de sistemas y
cualquier otra persona que cree
documentos como parte de su
trabajo en cumplimiento de sus
funciones.

10. EXPEDIENTE
ELECTRONICO
Un expediente es un conjunto de
documentos que tratan un mismo tema
o asunto y que cuentan una historia o
proceso.
A partir de la definición del expediente
sustentado en papel, surge en el año
1998 el Decreto Nº 65, referente al
procedimiento administrativo
electrónico. Este regula la utilización de
mecanismos electrónicos para dar
soporte al expediente, y sienta las
normas sobre el procedimiento
administrativo electrónico, las
disposiciones generales, firma
electrónica y digital.

11. EXPEDIENTE
ELECTRONICO
El expediente electrónico provee varias ventajas frente al soporte papel
entre ellas tenemos:
Rapidez en el tramite
Descentralización del proceso
Transparencia en el seguimiento y ejecución del tramite
Posibilidad de interoperabilidad e intercambio de expedientes entre
organismos
Rápida localización y fácil almacenamiento de los documentos
electrónicos
Heterogeneidad documental, dado que un expediente electrónico puede
contener diferentes tipos de archivos (documentos de procesadores de
texto, planillas de cálculo, presentaciones, correos electrónicos, PDFs,
fotos e imágenes, faxes, etc.)
Copias fieles, pudiendo reproducirse los documentos tantas veces
como sea necesario
Mayor seguridad, derivada del uso de firmas electrónicas y estampas
de tiempo

12. EXPEDIENTE MIXTO O
HÍBRIDO
Expediente Mixto ò Hibrido es la
concentración de estos sistemas, son
de producir, recolectar y mantener
documentos en soporte físico y otros en
soporte que la tecnología ofrece como
el microfilme.
El apoyo conceptual y especializado para
la composición de la gestión conjunta
electrónica y física es el cuadro de
codificación, base a su vez de la
agregación de las diferentes políticas de
gestión del ciclo vital de la
documentación.
Este procedimiento global, siguiendo la
misma descripción, deberá trasladarse
al modelo de metadatos y la pista de
trasladarse al modelo de auditoría, de
manera que se registrará información
sobre la autoría, construcción y gestión
del expediente con autonomía de
formato, soportes y características
físicas.

13. PROCESO DE GESTION
DOCUMENTAL
Es un conjunto de actividades técnicas y
administrativas que propenden por facilitar la
gestión y la administración del documento
desde el mismo momento que se produce o
recibe el documento y en el desarrollo de
cada una de sus fases y etapas con el objeto
de facilitar su producción, trámite,
ordenación, clasificación, descripción,
conservación, utilización y disposición final.
Tratamiento de Documentos Electrónicos
Este proceso garantiza la atención oportuna
en la recepción de documentos y un
excelente tiempo de respuesta en su
distribución, asegurando la confidencialidad
de la información.

14. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO
DE TRABAJO
La disposición del espacio de
trabajo compone el punto de
partida para cualquier acción
dirigida a sistematizar la gestión
de los documentos de archivo en
una organización; para guardar
adecuadamente los documentos
electrónicos es necesario
manejar y registrar el ciclo de
vida del documento que avale su
calidad y probidad permanente.
No cargue el escritorio de
documentos o manuscritos que
no utiliza frecuentemente.
Colóquelos en un sitio diferente.

15. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO
DE TRABAJO
Conservar el lugar de responsabilidad ordenado y
transparente es un estreno básico de seguridad.
Excluir de nuestra área los elementos redundantes y que
no se requieren para realizar nuestra labor ya que pueden
perjudicar el control visual de las actividades e inducen a
cometer faltas. Introduzca los objetos de acuerdo con la
clase de material y la continuidad con que los utiliza.
No llenar el escritorio de papel o documentos que no
utiliza habitualmente. Póngalos en un sitio diferente.
Es así como un correcto acaparamiento y manipulación de
los mismos en medios, deben soportar en formatos
compatibles que certifiquen su disponibilidad, fiabilidad,
legitimidad y preservación durante el periodo de tiempo
que sea preciso sin importar la plataforma tecnológica o si
hay canjes en esta.

16. ORGANIZACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS
ELECTRONICOS
Así como el mundo digital plantea nuevos retos
para la autentificación y la preservación, su
irrupción no supone una ruptura con los modos
de organización y de acceso que se llevan a
cabo en los archivos actuales.
Más bien las tecnologías de la información, al
tiempo que ofrecen nuevas posibilidades y
mayor eficacia y eficiencia, plantean la
necesidad de seguir siendo fieles a esas
técnicas si se desea intervenir con éxito en
instituciones donde su introducción ha
acarreado la producción de un mayor volumen
de datos, documentos e información a
gestionar y una aparente confusión entre los
límites de éstos y las agrupaciones
documentales.

17. ORGANIZACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS
ELECTRONICOS

18. CONCLUSIONES
Como conclusión pensamos que es importante resaltar la
preocupación que se demuestra por la regulación del tema en
nuestro país, y es de resaltar la rápida respuesta que esta inquietud
ha generado.
Sin embargo, no podemos subestimar la importancia del comercio
electrónico y la progresiva de los documentos tradicionales.
Creemos que lo más importante para lograr una correcta apreciación
de los documentos electrónicos como medios importantes en
plataformas tecnológicas, y será por lo tanto necesario
administradores amplíen sus criterios en base a los adelantos de la
tecnología informática, pues de nada servirá que las partes utilicen
los avances de la ciencia y de la tecnología.
Algunos han visto la nueva realidad como una amenaza mientras otros
lo han
abrazado como una gran oportunidad para asumir plenamente las
actividades
y responsabilidades del profesional de la información en la llamada
Sociedad
de la Información.