1. Eppur si muove!
L’evoluzione della specie
Emiliano Soldi
Ma ahimè, invece che aiutarlo, tale
U
na delle questioni più spinose che
un project manager affronta affermazione pone ancor di più in imbarazzo
giornalmente riguarda la conduzione il professionista: affidarmi al metodo e
di un progetto e, se essa debba sempre reiterarlo scrupolosamente oppure dare più
passare attraverso i rigorosi dettami del spazio all’intuito e all’esperienza?
project management o se sia possibile Rischiare di rimanere troppo ingessati dalla
snellirla e adattarla alla situazione disciplina o navigare a vista ed esporsi a
contingente, senza che questa deviazione ne possibili perdite della rotta?
aumenti il rischio di fallimento. Personalmente, una buona indicazione mi è
Io stesso quando approcciai, anni addietro, stata indirettamente fornita dal più famoso
alla disciplina, mi chiesi quante delle cose biologo di tutti i tempi: Charles Darwin.
che avessi appreso fossero realmente Grazie alla sua teoria sull’evoluzione, ci
applicabili nel quotidiano. indica come la specie che ha maggiori
Una delle frasi maggiormente ripetute nel probabilità di sopravvivenza in natura sia,
PMBOK® (Project Management Body of non la più forte né tanto meno quella più
Knowledge pubblicazione principe del Project intelligente, ma semplicemente la più reattiva
Management Institute) ci ricorda che, al cambiamento.
rispetto a tutti i processi, alle tecniche e A mio parere è proprio questa la chiave di
metodologie applicabili, ogni manager ha sì volta: il cambiamento e la sua gestione.
l’obbligo di tenerle sempre in considerazione, E’ proprio dietro alla parola cambiamento,
ma anche la libertà di plasmarle alla sia nel metodo sia nel progetto, che prendono
situazione corrente. forma i peggiori incubi del project manager.
NOVEMBRE 2009 19

2. Rumore di Fondo
Il cambiamento nel progetto con una maggiore apertura verso prospettive
Il cambiamento di un progetto durante la di adattabilità, flessibilità e agilità.
sua evoluzione è inevitabile e insito nella Sono queste caratteristiche che sposano,
sua natura; questa affermazione è infatti, anche il concetto di Darwin quando
ulteriormente avvalorata dai seguenti altri ci ha parlato di reattività al cambiamento.
due aspetti. Il cambiamento, quindi, deve essere
Il primo riguarda il contesto di recessione accettato, considerato e, quando possibile,
economica che stiamo vivendo da alcuni pianificato e gestito.
mesi a questa parte e che spesso ha una La complessità dei sistemi e delle tecnologie,
ricaduta drammatica sui progetti. delle organizzazioni e dei conseguenti
Cancellazioni, riduzioni di budget, comportamenti delle stesse persone, è
contrazione dei tempi di consegna, cambi aumentata esponenzialmente e porta
sostanziali e repentini degli obiettivi. inevitabilmente a continui aggiustamenti e
Il secondo, forse ancor più critico perché assestamenti; non tenerne conto è
non transitorio, è inerente alle differenti l’anticamera del fallimento di qualsiasi
dimensioni e complessità sia dei progetti sia attività personale o professionale.
delle organizzazioni che li promuovono; Tale scenario impone quindi la continua
questo non permette un approccio standard ricerca di bilanciamento tra pianificazione
al lavoro del project manager e del team. ed esecuzione, standardizzazione ed
Qual è allora la regola, il metodo, la giusta esplorazione, in altre parole un
via per condurre i progetti? compromesso tra ordine e caos.
Ovviamente non esiste una risposta certa, Tornando a Darwin, riuscire ad essere
ogni progetto è unico nella sua concezione, reattivi implica in primo luogo l’ascolto.
svolgimento e conclusione, ma la Saper ascoltare indica nella sua accezione
complessità crescente può essere affrontata più ampia, non solo la capacità di prestare
20 NOVEMBRE 2009

3. Rumore di Fondo
attenzione alle parole invece nella direzione
dell’altro, ma anche quella opposta:
di rimanere attenti ai • Condivisione
segnali e ai messaggi dell’informazione
espliciti o impliciti che • Riduzione dei tempi
l’ambiente circostante decisionali
rilascia. • Contatto diretto
E’ infatti solo dopo aver Viene riconosciuto un ruolo
percepito tali messaggi e principe all’informazione
averli analizzati, che saremo che deve essere accessibile a
in grado di reagire; e la tutti gli stakeholder, senza
reazione sarà tanto più preclusioni o ostacoli:
veloce, adeguata e precisa, ognuno deve essere in grado
quanto più flessibili e agili di accedere all’informazione
le nostre scelte e i comportamenti assunti quando, dove e come vuole.
per metterle in atto. Poi viene posta un’enfasi particolare sulla
Ma siamo sicuri che di saper gestire necessità di ridurre il tempo necessario al
agilmente il cambiamento? processo decisionale.
Analizziamo il più standard degli approcci Quanto sopra è possibile preferendo
in caso di richiesta di cambiamenti di comunicazioni dirette (face-to-face),
specifiche del progetto: collocando tutti i membri di progetto nello
• Cliente e project manager si incontrano stesso ufficio (war room), avendo a
per discutere la richiesta di modifiche disposizione lavagne e pannelli informativi
• Il project manager compila e inoltra il dove annotare e rendere immediatamente
verbale di riunione relativo disponibili informazioni di progetto,
• Il project manager discute con lo organizzando brevi riunioni di avanzamento
specialista funzionale per valutarne lavori ogni giorno e infine, non meno
l’impatto importante, aver disponibile direttamente in
• Il project manager redige e invia a tutti gli loco un delegato del cliente che possa
stakeholder, il report di change request che assegnare priorità alle attività da eseguire,
riporta anche le modalità di dare feedback diretti sull’avanzamento e
implementazione discusse con lo gestire eventuali problemi di
specialista comunicazione.
• Il project manager organizza e conduce un Certo, tutto questo suona molto bene sulla
meeting con tutti gli stakeholder per carta ma la realtà, come abbiamo visto, è
formalizzare la decisione finale spesso diversa.
• Il project manager compila e inoltra il Personalmente credo che anche qui la
verbale di riunione finale risposta possa essere trovata nella ricerca
Sono stati condotti tre meeting, redatti tre quotidiana del giusto compromesso.
documenti e fatto buon uso di posta Il project manager, a differenza di alcuni
elettronica che per sua natura è un mezzo di anni fa, è oggi chiamato ad una sfida più
comunicazione asincrono e non in grado di complessa e solo coloro con i maggiori skill
garantire velocità nella risposta. manageriali, di gestione del rischio, di
Sanjiv Augustine nella sua pubblicazione leadership e di attitudine alla
“Managing Agile Projects” (Prentice Hall), comunicazione, sopravvivranno
approfondisce un paio di concetti che vanno continuando la specie. N
NOVEMBRE 2009 21