1. Administración del
Tiempo.
Jose Onofre Montesa Andrés
Escuela Técnica Superior de
Informática Aplicada
Universidad Politécnica de
Valencia
2003

2. GpiH-10. Administración del Tiempo. 2
Necesidad de administrar el
tiempo.
• El tiempo es un recurso especial
• Problemas y Causas
• Organización
• ¿Como conservar el equilibrio y control?

3. GpiH-10. Administración del Tiempo. 3
¿Qué es el tiempo?
• Salvador Dali, (Surrealismo)
– La persistencia de la memoria
– El decía que no eran otra cosa
que el queso Camembert del
espacio y el tiempo, suave,
extravagante, solitario y
paranoico-crítico.
• Gerald Murphy (Cubismo)
– Predictivilidad del tiempo y
la fragilidad para medirlo

4. GpiH-10. Administración del Tiempo. 4
El tiempo es un recurso especial
• Todos tenemos el
mismo.
• Una vez pasado ya
no se recupera.
• Cualquier actividad
requiere tiempo.

5. GpiH-10. Administración del Tiempo. 5
¿Podemos controlar el tiempo?
¡¡¡ NO !!!
• Podemos controlar las actividades que
realizamos.
• De modo que podremos realizar:
– Más actividades ???
– Aquellas actividades que sean más
importantes
• Nos proporcionan mayor satisfacción
• Nos llevan hacia nuestros objetivos

6. GpiH-10. Administración del Tiempo. 6
Problemas y Causas
• Coyuntura
• Actitudes
• Causas del “stress”
• Algunas Soluciones.

7. GpiH-10. Administración del Tiempo. 7
Coyuntura
• Entorno tecnológico
– Cambios frecuentes ...
– necesidad de tiempo para responder
• Economía global
– Menos barreras ⇒ downsizing,…
» recortes de personal
• Empleo
– Logrado por habilidad... Técnica
– Mantenido por habilidad Organizativa

8. GpiH-10. Administración del Tiempo. 8
Habilidades Organizativas:
• Capacidades
– Comunicación
• Oral
• escrita
– Trabajo en equipo
• Control eficaz del
tiempo

9. GpiH-10. Administración del Tiempo. 9
Actitudes
• Pasiva: ir a remolque de los
acontecimientos ⇒
– “stress”, no tengo tiempo.
• Activa: influir sobre el propio
destino:
– Eficacia.
– Tengo tiempo.

10. GpiH-10. Administración del Tiempo. 10
Síntomas del “stress”
• Fase inicial
– nerviosismo,
– crisis de humor,
– inseguridad/desconfianza
– dificultad incremental /
fatiga mental,
– neuralgias,
– insomnio.
• Fase aguda
– Hipersensibilidad,
– ansiedad,
– Desjerarquización de
valores/ “Pasar”
• Depresión/Infarto/
Úlceras...
– Apatía,
– sensación de fracaso,
– quejas constantes

11. GpiH-10. Administración del Tiempo. 11
Causas del “stress”, principales
“quita tiempos”
• Objetivos inalcanzables
– tratar de hacer
demasiado,
perfeccionismo,..
– Falta de planeación y
organización personal
– Falta de delegación eficaz
• Tensiones del propio
trabajo
– Descontrol de
interrupciones,
– Reuniones excesivas o
ineficaces
– comunicación defectuosa
(incapacidad de decir
“NO”)
• Exceso vida sedentaria.

12. GpiH-10. Administración del Tiempo. 12
Algunas Soluciones.
• Vacaciones
• Deporte
• Cambiar de actividad
• Verlo con perspectiva: Distanciarse
• No dejarse llevar por sentimientos negativos
• Administración del tiempo
– Planificación y Organización personal.
– Control de las interrupciones

13. GpiH-10. Administración del Tiempo. 13
Organización
1) La lista de cosas a hacer, El inventario
2) La matriz de prioridades.
3) Identificar las horas más y menos
eficaces.
4) La realidad del tiempo controlable.
5) Usar un plan para organizarse.
6) Vivir con el plan diario

14. GpiH-10. Administración del Tiempo. 14
1) La lista de cosas a hacer
• El inventario.
• Origen de muchas urgencias de la lista...
• Criterios de importancia.

15. GpiH-10. Administración del Tiempo. 15
1) La lista de cosas que hacer:
inventario de tareas.
Descripción Prioridad Tiempo
Importante Urgente Estimado
Resolver la inundación
de la oficina
SÍ SÍ Hacer Ya
Plan estratégico
nuevos productos
SÍ NO Programar
... NO SÍ Delegar/Org.
... NO NO No pasa nada

16. GpiH-10. Administración del Tiempo. 16
1) Lista de cosas que hacer:
Origen de muchas urgencias
• 1. Tareas que encarga
el jefe.
– Ej.: Asigna 5 proyectos y
pide el 6º
• Solución: Preguntar
• 2. Tareas impuestas
por el sistema.
– Ej.: Llamadas de clientes
con quejas, ...
• Solución: Reservar tiempo,
Organizar (⇓núm. Errores)

17. GpiH-10. Administración del Tiempo. 17
1) La lista de cosas ha hacer:
Origen de muchas urgencias
• 3. Acciones derivadas de subordinados
– Bola de nieve o bloqueo.
• Solución: Comunicación
– El rebote del problema
• Solución:
– ¿Cuál es el problema? ¿Cuales son las opciones? ¿Qué
recomienda? Y ¿Por qué? ¡Hagalo!
– ¡Pedir soluciones!, Pedir trabajo acabado
» Salvo falta de cualificación
• 4. Metas y actividades impuestas por uno
mismo: 1h/día

18. GpiH-10. Administración del Tiempo. 18
1) Lista de cosas que hacer:
Criterios de importancia.
• 1) Principio de Pareto ley 80:20
– “lo más es menos y lo menos es
más”
– La mayoría de las actividades son
simples y unas pocas:
• Causan la mayoría de resultados
• Son importantes
– El 20% de asuntos nos dan el 80%
del valor
– El 20% de agencias venden el 80%
del producto
– El 20% de los clientes generan el
80% de quejas
• 2) Actividades que
Añaden Valor
– En una fabrica:
Proceso
 Transporte
Stock
Esperas
Inspección
Tareas
Resultados

19. GpiH-10. Administración del Tiempo. 19
2) La matriz de prioridades.
Hacer “Ya”
Planear a medio plazo
Interrupciones:
controlarlas
Trivial: socializar
• Tener la matriz a
mano y actualizarla
de vez en cuando.
• Es clave haber
acabado el día
habiendo hecho .
• No planear más de 6
actividades/día, lo
normal ≤ 3, pero ≥ 1
Importancia
Mucha Poca
Urgencia
PocaMucha

20. GpiH-10. Administración del Tiempo. 20
3) Identificar las horas más(E)
y menos eficaces(D).
• E: Período del día que uno rinde más.
– Para lo difícil, complejo / importante
• D: Período del día que uno rinde menos
– Leer periódico,
– abrir correo
– Telefonear
– Interrupciones
– Entrevistas.
6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4
100%
-50%
+50%
←PRODUCTIVIDAD→
HORA →
Seiwert,L.J.,Sutiempoesdinero
Paraninfo1992

21. GpiH-10. Administración del Tiempo. 21
4) La realidad del tiempo
controlable.
• Rellenar línea cada ½ hora durante 3-5 días
• Permite identificar las interrupciones y tomar
medidas.
• 5 preguntas clave:
• ¿Qué estoy haciendo,
• ... que en realidad no es necesario hacer?
• … que pudiera encargar a otras personas?
• … que pudiera hacerse con más eficiencia?
• … que hace perder el tiempo a otros?
• ¿Qué hice en mis mejores horas?
• Buscar la eficiencia:
– eliminar… y añadir propio/importante

22. GpiH-10. Administración del Tiempo. 22
e) Usar un plan para
organizarse.
1) Preparar la lista de cosas que hacer.
2) Delegue lo que corresponda.
3) Considere sus horas E y D.
4) considere su tiempo controlable.
5) Elabore un plan diario.
Según las prioridades y
consolidar tiempo en fracciones suficientemente grandes.
6) Señalar las actividades terminadas
7) Reprogramar las actividades no terminadas

23. GpiH-10. Administración del Tiempo. 23
f) Vivir con el plan diario
“Ponerlo en práctica”
• Revisar la matriz de vez en cuando.
• Programar pocas cosas extra (≤3)
Toma 1

24. GpiH-10. Administración del Tiempo. 24
¿Como conservar el equilibrio y
control?
• Equilibrio en la vida
• Control de interrupciones
• Delegar
• Reuniones eficaces

25. GpiH-10. Administración del Tiempo. 25
Equilibrio en la vida
1º) Identificar los aspectos importantes
de la vida
– ¿a qué dedico el tiempo?
– ¿a qué debería dedicar el tiempo?

26. GpiH-10. Administración del Tiempo. 26
Como mantener el equilibrio de su vida
• Social.
• Salud.
• Profesional.
• Educativa.
• Familiar.
• Espiritual.
• Personal.
• Económica.
• De diversión.
• Cómo es
• Cómo quiero que sea

27. GpiH-10. Administración del Tiempo. 27
Equilibrio en la vida ...
2º) Efectuar cambios para mantener el
equilibrio.
3º) Fijar metas para equilibrar el pastel
– Procedimiento para fijar objetivos
1. ¿Qué...? ≅ Declaración objetivos (especif.)
2. ¿Por qué...? ≅ Razones (motivación)
3. ¿Cuándo...? ≅ Fecha inicio/fin (tiempo)
4. ¿Cómo...? ≅ Acciones requeridas/Camino
4º) Conecte las metas con el plan diario.

28. GpiH-10. Administración del Tiempo. 28
Control de interrupciones
1º) Planificar el espacio de trabajo
– Mesas en oficina: diagonal
– Reloj pared: espalda
– Mobiliario: mínimo.
2º) Utilizar señales/símbolos para que los demás
se enteren cuando está ocupado.
– El 70% de las personas acatan las señales.

29. GpiH-10. Administración del Tiempo. 29
Control de interrupciones
3º) Ganar una hora al día y dedicarla a las
prioridades máximas.
– Pedir a alguien que atienda las
interrupciones (la hora 0)
4º) Anticiparse
– En el café de la mañana
– visitar, llamar….

30. GpiH-10. Administración del Tiempo. 30
Control de interrupciones
5º) Comunicar con eficacia
– Preguntar: ¿Por qué es tan importante?
– Ofrecer intercambios: si hacemos lo tuyo, ¿qué
puedes hacer por mi?
– Saber “decir NO”: ahora no puedo, pero… (ofrecer
alternativas)
– Saber terminar una conversación
– Resumen puntos importantes, lentamente ponerse de pie,
extender la mano, encaminar hacia la puerta, agradecer
– si sigue: Usar el nombre, ponerse de pie

31. GpiH-10. Administración del Tiempo. 31
Bibliografía
• 1-68/1124B Los secretos de la
organización del trabajo personal.