El documento describe una solución de comunicaciones unificadas basada en VoIP que incluye una centralita virtual, oficina virtual y secretaría virtual gestionadas a través de un panel web de control. El sistema ofrece numerosas funcionalidades como números virtuales, redirección y estrategias de llamadas, mensajería, conferencias y notificaciones que permiten la comunicación entre empleados y con el exterior. Se trata de una solución en la nube que puede reducir los costes de telefonía de una empresa.

1. Soluciones Avanzadas de Voz

2. OfiBox
Solución de Comunicaciones Unificadas para pymes gestionada vía web

3. OfiBox
La aplicación estará basada en telefonía VoIP
y ofrecerá tres tipos de funcionalidades
Centralita Virtual Oficina Virtual Secretaría Virtual

4. OfiBox
La aplicación será plenamente autogestionable
a través de un Panel web de Control altamente intuitivo
Panel web de Control

5. Desde este panel web los usuarios del sistema podrán OfiBox
configurar las funcionalidades y settings personales
asociados a sus dispositivos y números de teléfono
Usuario 1
Usuario 2
Panel web de Control
Administrador

6. El Panel de Control dispondrá de una versión mobile OfiBox
que permitirá gestionar la aplicación desde un entorno móvil
y disfrutar de funcionalidades especialmente útiles para dicho entorno
Versión mobile del
Panel web de Control

7. OfiBox
Lista completa de funcionalidades

8. Contratación de números virtuales OfiBox
Locales, internacionales y gratuitos (900)
Oficina Virtual Madrid Oficina Virtual Barcelona Oficina Virtual París

9. Portabilidad de números existentes OfiBox
Los actuales números fijos del cliente (contratados con cualquier operadora)
pueden ser portados a la aplicación para mantenerlos como números de cabecera
Oficina actual Oficina actual
Madrid Barcelona

10. Creación de extensiones OfiBox
Partiendo de un mismo nº la aplicación permite crear extensiones
para establecer redirecciones internas o externas entre empleados/departamentos
x03
Soporte
x02 x04
Ventas Contabilidad

11. Redirección avanzada de llamadas OfiBox
La aplicación puede redirigir llamadas en base a la hora/día de entrada
de la llamada o al nº remitente
619 3
24 73
4
Llamante A Móvil usuario X
:0 3h
21
Llamante B Buzón de voz
usuario X

12. Estrategias de ring OfiBox
La aplicación puede llamar de manera simultánea o sucesiva a distintos números
Móvil usuario X
Llamante A
Fijo usuario Y
10seg
Llamante B
Fijo usuario Z Móvil usuario Z

13. Llamada en espera OfiBox
La aplicación permite atender de manera simultánea distintas llamadas,
poniéndolas en espera
Llamante A
Fijo usuario X
Llamante B

14. Menús de voz interactivos OfiBox
La aplicación permite configurar fácilmente menús de voz IVR que atienden
automáticamente las llamadas entrantes para ejecutar redirecciones
“Para hablar con Ventas pulse 1,
para hablar con Contabilidad pulse 2”
Ventas
Llamante A Menú de voz
Contabilidad

15. Transferencia de llamadas OfiBox
Por interacción de teclado, el usuario puede redirigir una llamada entrante
a otro usuario de la aplicación
Llamante A Fijo Usuario X
#02
Móvil usuario Y

16. Filtrado de llamadas / Call Screening OfiBox
Los usuarios pueden establecer una locución que solicite a los llamantes su nombre y el
motivo de la llamada. Una vez grabado el mensaje, el usuario lo escuchará y decidirá por
interacción de teclado si atender la llamada en aquel instante o redirigirla a su buzón de voz
“Por favor, diga su nombre completo
y el motivo de su llamada”
Usuario X
Llamante A Locución pregrabada
#02

17. Múltiples buzones de voz por usuario OfiBox
El usuario puede configurar distintos buzones para establecer reglas de acceso
en función del remitente o del día / hora de la llamada
619 3
24 73
4 Buzón A usuario X
Llamante A
:0 3h
21
Buzón B usuario X
Llamante B

18. Grabación de llamadas OfiBox
Durante una llamada los usuarios pueden decidir grabarla (por interacción de teclado)
para posteriormente escucharla o reenviarla a otros usuarios a través del Panel de Control
REC
Llamante A Usuario X
Archivo de la grabación

19. Creación de salas de conferencia OfiBox
Los usuarios pueden crear extensiones específicas para generar
salas de conferencia de +50 llamantes
#025
Llamante A
#025
Llamante B Usuario X
#025 Sala de conferencia
Llamante C

20. Envío y recepción de SMS vía Panel web OfiBox
Desde el Panel de Control (versión web o mobile) el usuario puede enviar y recibir SMS’s
a muy bajo coste (podría incluirse paquetes de X SMS con la contratación del servicio)
SMS
Contacto A
SMS
Usuario X desde el Usuario X desde la
Panel web de Control versión mobile del Panel

21. Sistema de mensajería instantánea (Group Chat) OfiBox
Facilita la comunicación ‘one-to-one’ o ‘en grupo’
entre empleados, poniendo a su disposición un servicio parecido
al de Whatsapp o GroupMe integrado en una solución corporativa
Chat online
Usuario 1en la versión
ordenador del Panel Usuario 3 en la versión
smartphone del Panel
Usuario 2 en la versión
tablet del Panel

22. Virtual Fax OfiBox
La aplicación permite enviar y recibir fax sin necesidad de disponer de hardware específico.
Los documentos se reciben y envían a través del Panel de Control como archivos PDF
Fax Contacto A

23. Notificaciones vía Email y SMS OfiBox
La aplicación puede notificar eventos al usuario (nueva llamada perdida, SMS recibido, etc)
enviándole emails a su cuenta de correo principal o SMS’s al nº móvil indicado
Nueva llamada perdida
SMS Usuario X
Contacto A

24. Click-to-Call Out OfiBox
Permite al usuario realizar llamadas VoIP desde sus teléfonos no VoIP asociados
con su nº de cabecera como remitente (por ejemplo, puede llamar desde su móvil
apareciendo el nº fijo virtual contratado)
4
3 2
Contacto A Móvil usuario X
1
1. El usuario indica desde el Panel (web o mobile)
que quiere llamar a un contacto
2. La aplicación llama al número de cabecera del
usuario (por ejemplo, su móvil)
3. Después la aplicación llama al contacto solicitado
4. Al descolgar, la aplicación conecta ambas llamadas
para establecer la comunicación entre ambos
Panel web de Control Versión Mobile

25. Call Out OfiBox
Permite al usuario realizar llamadas VoIP desde cualquier teléfono con su nº de cabecera
como remitente (por ejemplo, puede llamar desde el teléfono de un hotel como si
estuviera en la oficina, apareciendo como remitente el nº fijo virtual contratado)
2
Contacto A
1
3
1. El usuario llama a un nº secreto de la aplicación desde
cualquier dispositivo (fijo o móvil). La aplicación le solicita
que se identifique con un código numérico de
seguridad. Una vez identificado, el usuario puede
introducir el nº al que quiere llamar
Teléfono cualquiera
2. La aplicación realiza una llamada VoIP al número indicado
3. Se establece la comunicación entre ambos

26. Softphone integrado OfiBox
Permite al usuario realizar o recibir llamadas VoIP directamente desde su ordenador,
tablet o smartphone (es decir, como Skype/Viber, no como el proceso Click-to-Call Out)
2
Contacto A
1. El usuario accede al Panel de Control desde su
ordenador, tablet o smartphone. Allí selecciona el
contacto al que quiere llamar
1 2. La aplicación realiza la llamada VoIP a dicho contacto.
Panel web de Control Versión Mobile

27. Widget Click-to-Call Inbound OfiBox
Se trata de un herramienta online embebible que permite a los visitantes de una página web
enviar una llamada a la aplicación a través del ordenador. Para ello basta con hacer clic
en un botón que se integra en la web. Con ello los usuarios de la aplicación
pueden canalizar un mayor nº de llamadas telefónicas de clientes potenciales
Clic en el botón
Visitante de la página web
Página web con widget
Clik-to-Call integrado
Usuario X

28. Menús de voz interactivos con reconocimiento y síntesis de vozOfiBox
Si integramos motores de reconocimiento (ASR) y síntesis de voz (TTS) al constructor
de menús de voz, la aplicación puede automatizar una serie de servicios telefónicos de
secretariado virtual, tales como la gestión de la agenda, la gestión de citas médicas,
la gestión de incidencias o la consulta de información corporativa
1
“Hola, buenos días. ¿Con qué médico
quiere concertar una cita?”
2
“Con el Doctor Merina”
3
“Perfecto. Las horas disponibles con el
Doctor Merina para esta semana son....”
Llamante A Menú de voz

29. OfiBox
Resumen de la solución
Centro de Comunicaciones Unificadas (UC)

30. OfiBox
El sistema no es simplemente un servicio de centralita virtual que permite
gestionar cómodamente el call flow de llamadas entrantes y salientes
Lla
ma
Persona ajena da
a la empresa
Llamada Llamadas
Persona ajena Empresa contratante
a la empresa ada
m del servicio
Lla
Persona ajena
a la empresa

31. OfiBox
Se trata en realidad de un centro global de Comunicaciones Unificadas
que permite la comunicación interna (entre empleados) y externa (personal
ajeno a la empresa) mediante todo tipo formatos (voz, sms, fax, chat)
Vo oz
z V
Empleado de Empleado de
la empresa la empresa
Chat Chat
Empleado de Empleado de
la empresa S SM la empresa
SM S
Empleado de Empleado de
la empresa la empresa

32. OfiBox
Panel web de Control

33. OfiBox
El Panel web de Control detectará el dispositivo que lo está navegando,
adaptando automáticamente su layout a 5 tipos de pantalla distintos
Tablet horizontal
Tablet vertical
Laptop / Ordenador de escritorio
Smartphone horizontal
Smartphone vertical

34. OfiBox
Esta adaptabilidad del Panel será posibles gracias al uso de HTML 5
Con ello se logrará optimizar la usabilidad del Panel en cada dispositivo
HTML 5

35. OfiBox
Telefonía VoIP

36. La aplicación se conectará con un carrier de voz sobre IP (VoIP),
OfiBox
que se encargará de realizar las comunicaciones telefónicas gestionadas por la aplicación,
además de la contratación de nº virtuales y la portabilidad de nº de otros operadores.
Eso significa que la aplicación permitirá reducir los costes en telefonía
de manera muy significativa
Red de telefonía Red de telefonía
Carrier VoIP

37. OfiBox
Llamadas entrantes a teléfonos no VoIP
Para que la aplicación pueda aplicar al flujo de llamadas entrantes las funcionalidades
configuradas a través del Panel de Control, el esquema debe ser el siguiente:
VoIP VoIP
Llamante
Nº virtual o portado Usuario
desde otro operador de la solución

38. OfiBox
Llamadas entrantes a teléfonos VoIP
Para que la aplicación pueda aplicar al flujo de llamadas entrantes las funcionalidades
configuradas a través del Panel de Control, el esquema debe ser el siguiente:
VoIP VoIP
Llamante Teléfono VoIP
Nº virtual o portado
del usuario
desde otro operador
de la solución

39. OfiBox
Llamadas salientes desde teléfonos no VoIP
Si la empresa contratante no adquiere teléfonos VoIP, puede realizar llamadas salientes
VoIP de dos maneras distintas:
Mediante teléfono fijos y móviles convencionales (funcionalidad Click-to-Call Out)
Esta opción no requiere invertir en teléfonos VoIP pero sí requiere disponer de líneas
móviles y/o fijas contratadas con otras operadoras
VoIP VoIP
Fijo/Móvil del 1 2 Contacto A
usuario X
Panel de Control
(web o mobile)
del usuario X
3

40. OfiBox
Llamadas salientes desde teléfonos no VoIP (softphone)
Si la empresa contratante no adquiere teléfonos VoIP, puede realizar llamadas salientes
VoIP de dos maneras distintas:
Mediante Softphone integrado en el Panel de Control
Esta opción no requiere invertir en teléfonos VoIP ni disponer de líneas fijas o móviles
de otras operadoras, ya que permite llamar y recibir llamadas directamente a través del
Panel de Control
VoIP
Contacto A
Usuario X

41. OfiBox
Llamadas salientes desde teléfonos VoIP
Si la empresa contratante adquiere teléfonos VoIP, puede realizar
llamadas salientes VoIP directamente a través de estos dispositivos.
VoIP
Contacto A
Teléfonos VoIP

42. OfiBox
Tipo de solución y modelo de comercialización

43. OfiBox
El producto es una solución online que combina software/servicio,
cuyo coste es 0 una vez desarrollada la aplicación
Funcionalidades telefónicas
Panel de Control (web y mobile)

44. OfiBox
...con telefonía, cuyo coste depende del consumo realizado
(según tarifas acordadas con el carrier VoIP)
Llamadas
SMS
Fax

45. OfiBox
Eso hace que uno de los modelos de comercialización más lógicos consista en ofrecer
distintas cuotas mensuales que incluyan paquetes limitados de llamadas y SMS’s,
con un precio estipulado por minuto/SMS extra
MICRO PYME MACRO
Todas las funcionalidades Todas las funcionalidades Todas las funcionalidades
Extensiones ilimitadas Extensiones ilimitadas Extensiones ilimitadas
1 número virtual gratis 3 números virtuales gratis 9 números virtuales gratis
500 minutos / mes 2.000 minutos / mes 8.000 minutos / mes
200 SMS /mes 500 SMS /mes 1.000 SMS /mes
XX€ / mes XX€ / mes XX€ / mes
0€ set up de entrada 0€ set up de entrada 0€ set up de entrada
0,08€ / minuto extra 0,07€ / minuto extra 0,06€ / minuto extra
0,06 / SMS extra 0,05 / SMS extra 0,04 / SMS extra
* Pricing de ejemplo

46. OfiBox
En caso de incluirse en la oferta, la venta de teléfonos IP
estaría desvinculada de las cuotas mensuales, pudiéndose adquirir de manera individual.
Como beneficio añadido, los teléfonos IP adquiridos al proveedor del servicio
podría estar preconfigurados para que los usuarios pudiesen hacer uso de la aplicación
de manera plug’n’play

47. OfiBox
Beneficios de la solución para los clientes finales

48. OfiBox
Básicamente podría sintetizarse en:
Funcionalidades telefónicas de altas prestaciones
No requiere inversión en hardware / software
Reducción de costes de telefonía gracias a VoIP
Comodidad de uso y flexibilidad para adaptar el sistema

49. Sobre VoxWeb
Quiénes somos y cuál es nuestro factor diferencial

50. VoxWeb es una compañía especializada desde el año 2006 en el desarrollo
de aplicaciones de telefonía avanzada basadas en tecnologías de voz,
que permiten optimizar todo tipo de procesos y servicios.
Nuestras tecnologías de base son:
Automatic Speech Recognition (ASR) Text-to-Speech (TTS)
Reconocimiento de la voz Conversión de texto a voz
Speech-to-Text (STT) Natural Language Understanding (NLU)
Transcripción de la voz Comprensión del lenguaje natural

51. Principalmente aplicamos estas tecnologías a dos canales
Entorno Internet Canal telefónico

52. La aportación diferencial de VoxWeb consiste
en interconectar ambos canales para lograr que se retroalimenten
Información
Información
Entorno Internet Canal telefónico

53. Eso nos permite:
Vocalizar en tiempo real información alojada en internet
para hacerla accesible a través del canal telefónico
Volcar automáticamente en internet
la información captada a través del canal telefónico
Información
Información
Entorno Internet Canal telefónico

54. Y las tecnologías que complementarias que utilizamos:
Funcionalidades telefónicas PBX Voice Recording
Gestión del call flow entrante y saliente Grabación y gestión de voz real
SMS
VoIP Mensajes de texto
Llamadas de voz sobre IP Envío y recepción de SMS

55. Algunas de las organizaciones que utilizan nuestras soluciones son:

56. Gracias por la atención