Ponencia de Esker Ibérica en el ExpoCloud 2013

1. Eficiencia Empresarial gracias a los procesos
automatizados…en la Nube
el Caso SANOFI
Jesús Midón – DG Esker Ibérica
Martes 12/03/2013 - SaaS – Sala 9
11:00- 11.30
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2. Elimine el Papel en los principales ciclos de negocio de su
organización y consiga la ECO-EFICIENCIA ESKER
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3. ¿Cómo se automatizan los ciclos de
venta y los de compra?
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4. MAPA GENERAL DE LA AUTOMATIZACIÓN DE FLUJOS
DOCUMENTALES
Captura Lee redirige Formatea Envía
Fax & Mail on Demand
Documentos Papel (scan)  Pedidos de Ventas
 Facturas
 Pedidos de Compra
Email
 Confirmaciones
Emails  Confirmaciones de Fax
 Propuestas
Pago Impresión
Impresión  Contratos
Facturas de
 Cartas Almacenamiento
Faxes Proveedores  Propuestas XML
Solicitud de  Reportes SMS
E-documentos (XML, idocs,…) Compras
 …
 … Publicación Web
Imagen del Datos extraídos
Factura
ABC
253.99 ERP, CRM, Archivos Servicio al Cliente
19.6%
Aplicaciones legadas Electrónicos
Smith
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5. Y esto, en la NUBE
Páginas procesadas en
curso… y subiendo.
 Controles físicos de Seguridad y
BELGICA Entorno
UK  Seguridad Lógica
FRANCIA  Desarrollo de Aplicación y gestión del
EE.UU ESPAÑA
cambio
 Gestión de incidentes
SINGAPUR  Gestión de datos
 Monitoreo & Reportes
AUSTRALIA
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6. Automatización de procesos: envío de
documentos críticos
 ALBARANES, FACTURAS Y CONFIRMACIONES:
 Envío automático de facturas a clientes, junto con sus
albaranes en papel o electrónicas.
 Control del proceso gracias a una trazabilidad de cada
uno de los documentos: quién, dónde, cómo, cuándo
 Portal de gestión documental desde donde se ven,
renvían, descargan las facturas y otros documentos
 Indexación de cada documento para no perder tiempo
buscando, en un potente gestor documental
 Archivo durante hasta 11 años de todos los
documentos críticos para las auditorías
 Ahorro de hasta un 70%* en los costes de gestión de
Cuentas a Recibir (*encuestas entre clientes Esker)
 Reducción de los tiempos de gestión y de la DSO
(tiempo de recuperación del Cobro)
 Digitalización (Cero papel) para la eliminación de
máquinas, archivos, consumibles…)
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7. Algunas Referencias de Facturas a Clientes
Así como:
American Red Ball Transit Legoueix
Base One Touch Global Technologies
Bihr Socomec
Céramiques de France Tessenderlo Kerley
Cousin Bioserv Anuntis Segundamano
Ebara España Bombas Y muchos más…
Groupe Sni
Hibon Ingersoll Rand Air Solutions
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8. Automatización de procesos: captura y
recepción de documentos críticos
 FACTURAS DE PROVEEDORES Y PEDIDOS DE
CLIENTES:
 Captura automática de documentos: Esker detecta los faxes
o documentos escaneados entrantes y sabe si es un pedido
o una factura de proveedores.
 Extracción dinámica de los datos: los datos claves son
reconocidos y extraídos, para validación por el personal
administrativos (Cuentas a Pagar o Admin de Ventas)
 Flujo automático de validación: un email será enviado
automáticamente a las personas encargadas de validar los
datos extraídos
 Inyección de los datos validados, en el sistema de gestión:
con un simple clic, se acabaron los errores y las listas de
espera de documentos a tratar.
 Trazabilidad y Control: cada documento tratado queda
registrado así como cualquier actuación sobre él.
 Organización: gestión de prioridad y de carga por personas
de los departamentos para evitar los cuellos de botella.
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9. Algunas Referencias de Facturas de Proveedores
 Allison Transmission Plastipak Packaging Inc
Cooperlat S.C.R.L RTI International Metals Inc
Hachette Rusconi S.P.A SOCOMEC
INEOS Phenol Spectrum Brands
Maxim integrated products Tenaris
McCormick & Company Inc Thales Australia Group
Mercedes Benz Financial Services  Fagor Ederlan
PaperLinX Ltd  Hijos de Juan y Garay
 Grupo Número Uno
Y muchos más…
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10. Desmaterialización de pedidos de Clientes en la Nube
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11. ¿Quién es Sanofi?
 Uno de grupos farmacéuticos más grandes del mundo.
 Dispone de un modelo de I+D para mejorar la salud mundial y
ofrecer al paciente soluciones terapéuticas.
 Sus áreas de actividad:
 Enfermedades Renales
 Diabetes,
 Biocirugía
 Oncohematología
 Sistema Nervioso Central
 Transplantes
 Medicina Interna
 Enfermedades Cardiovasculares
 Productos Maduros
 Trombosis
 Consumer Healthcare
 Sanofi cotiza en París (EURONEXT: SAN) y en Nueva York (NYSE:
SNY).
 Cerca de 1.000 personas en España (110.000 en 100 países)
 Cerca de 90 millones de unidades equivalentes de venta producidas
en España (Girona)
 Se exporta el 78% de lo que se produce en España, abasteciendo a
120 países
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12. Contexto del proyecto
 Unos 1.100 clientes
 300 referencias de producto
 70.000 pedidos al año
 Un cliente, un layout de pedido.
 EDI
 Muy poca evolución del EDI en los últimos años
 EDI cubre un bajo porcentaje en el volumen total de pedidos.
 Gran cantidad de papel archivado
 Reducida visibilidad en el flujo del pedido
 Dificultad en absorber los aumentos imprevistos de pedidos
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13. Objetivos del Proyecto
“El objetivo era optimizar nuestro proceso, aportar valor añadido e
incrementar la calidad de servicio en beneficio del paciente, de los
profesionales sanitarios y de los centros hospitalarios”
Luis Calabuig, Jefe Servicio Cliente & Inteligencia de Canal de
Sanofi España
 Optimizar la calidad del servicio al cliente.
 Evolucionar y mejorar el flujo del pedido desde el envío del cliente
hasta la integración con SAP.
 Evolucionar el trabajo del personal administrativo hacia tareas de
mayor añadido para ellos y para la empresa.
 Mayor transparencia, flexibilidad, eficiencia y competitividad.
 Compromiso con la protección del medio ambiente.
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14. Requisitos prácticos
 Automatización de la integración de pedidos de fax hospitales en SAP
 Posibilidad de redirigir automáticamente los pedidos a diferentes
interlocutores. Balance de cargas.
 Captura automática de los datos.
 Proceso automático de validación (validado por el usuario)
 Almacenamiento automático de los documentos digitales (reducir costes
del almacenamiento del papel físico)
 Adopción en modo SaaS de una herramienta sólida, intuitiva y fiable
 Capaz de integrar 800 pedidos/día de media y hasta 1200
pedidos/día
 Fácil de utilizar
 Capaz de responder a las características propias del sector
farmacéutico
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15. La solución adoptada
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RECEPCIÓN RECONOCIMIENTO, EXTRACCIÓN Y ROUTING PRIORIZACIÓN PUBLICACIÓN Y ARCHIVADO
Reconocimiento y extracción
Palabra
clave
detectada
Ninguna
intervención
Fax
Excepción
detectada
Publicación
Routing
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16. Factores Claves de éxito
 Algoritmo de reconocimiento del artículo
  si encontrado:
 Búsqueda en la tabla de correspondencia código artículo en SAP
 Búsqueda en la tabla de correspondencia código cliente en SAP
  si no encontrado:
 Búsqueda a partir de su denominación (descripción, molécula, forma, dosis…)
 Cálculo del porcentaje de coincidencia para determinar la mejor opción
 Determinación de la cantidad
 Ergonomía del formulario de validación
 Teaching
 Archivado
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17. Beneficios
 Impacto en la organización
 Incrementar el valor añadido de los colaboradores.
 La herramienta automatiza la captura pero el administrador sigue teniendo la
responsabilidad de la validación del pedido.
 Colaborar en la protección del medio ambiente
 Impacto en el nivel de Servicio
 Reducir el tiempo de gestión de los pedidos de nuestros clientes  incremento
del nivel servicio.
 Reducir los costes de no calidad.
 Visibilidad completa del flujo del pedido. Optimización de recursos.
 Impacto en el paciente
 Mayor accesibilidad a los productos de la compañia
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18. Han dejado el Papel + el Software
Datos Clave de Esker
Han dejado el Papel
05 sept 2012

19. Gracias por su atención
Jesús Midón
Director General
Telef. 91 552 92 65
Móvil. 607 716 181
Jesus.midon@esker.es
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