Expodoc Exhibitor Manual - le manuel exposant en ligne & interactif

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Logiciel pour la gestion du manuel exposant. Le but principal de cet outil est d'automatiser la communication & les commandes entre l'organisateur/gestionnaire du salon, le hall d'exposition, les fournisseurs et les exposants.

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Expodoc Exhibitor Manual - le manuel exposant en ligne & interactif

  1. 1. ²
  2. 2. • Disponible 24/7  Outil sûr, facile et convivial  Economies immédiates sur vos frais de fonctionnement • Gain de temps • Des clients satisfaits Gérez vos salons avec Expodoc!
  3. 3. Plate-forme de commande et de communication pour tous les acteurs concernés
  4. 4. PRINCIPAUX INGREDIENTS
  5. 5. Principaux Ingrédients • Manuel du salon online – Préparation simplifiée du dossier du salon – Intégration des produits des fournisseurs, par téléchargement en un simple clic – Vos exposants trouvent tous les renseignements et peuvent tout commander depuis un même écran • Gestion des commandes – Traitement automatique des commandes – Centralisation de toutes les données et commandes – Relais automatique des commandes vers les fournisseurs concernés • Gestion des exposants – Tous les renseignements utiles à portée de main – Système de rappel automatique et personnalisé – Vos exposants disposent toujours d'un relevé réactualisé des articles commandés • Plans techniques digitales – Tous les renseignements concernant les équipements utilitaires sont rassemblés en un seul et même endroit : les exposants indiquent, sur le plan en ligne, les équipements techniques nécessaires ; vous-même et vos fournisseurs recevez toutes les informations centralisées dans Expodoc. • Archivage – Expodoc conserve tous les renseignements des précédents salons, depuis la liste d'exposants jusqu'aux tarifs et articles commandés • Stratégie tarifaire – Calcul automatique des commissions, suppléments pour les commandes tardives, ... • Intégration au back-office, système comptable et site Internet • Paiement en ligne disponible
  6. 6. FONCTIONNALITES PRINCIPALES
  7. 7. Mes salons • Centralisation de tous renseignements (salons actuels, précédents, futurs) • Préparation simplifiée du dossier du salon: création du dossier depuis le dossier de l’année précédente, le dossier d’un autre salon ou le vade-mecum de base. • Activation/Désactivation du dossier
  8. 8. Mes salons
  9. 9. Gestion des exposants • Liste des exposants • Fiche par exposant • Importation automatique des données d’exposants • Activation du dossier complet ou par exposant • Gestion de rappels • Emails de bienvenue • Gestion de noms d’utilisateurs et mots de passe • …
  10. 10. Gestion des exposants
  11. 11. Gestion des exposants
  12. 12. Paramétrages • Système de facturation pour le dossier complet et/ou par catégorie d’articles • Langues du dossier • URL du vade-mecum par langue • E-mail d’administration pour tous salons et/ou par salon • Mise en page: • ‘Look & Feel’ du dossier • Intégration dans le propre site
  13. 13. Paramétrages
  14. 14. Vade-mecum • Composition du dossier de salon • Sélection de fournisseurs par catégorie d’articles • Intégration des produits des fournisseurs par téléchargement en un simple clic • Indication des articles et/ou catégories obligatoires • Adaptation du vade-mecum à volonté  en ajoutant ou supprimant des catégories/des textes/des articles à commander en ligne/des stands clé-sur-porte/…  en désignant d'autres fournisseurs  en adaptant le système de facturation par fournisseur, .. • Désactivation de catégories au moment désiré • Lier des produits/services à la surface du stand
  15. 15. Vade-mecum / Dossier exposants (Admin)
  16. 16. • Relevé des partenaires que vous avez choisis pour chaque catégorie d'article. • Coordonnées des partenaires • Instruments de gestion pour transmettre ou annuler des demandes de partenariats (intégration des produits des fournisseurs) Gestion de partenariats
  17. 17. • Système de rappels automatique et personnalisé • Indication de dates: dates fixes ou périodiques • Le contenu des rappels s’adapte automatiquement selon les commandes/actions faites par l’exposant • Dans le vade-mecum vous indiquez les catégories ou articles pour lesquels les exposants doivent recevoir un rappel et Expodoc adapte le contenu des messages Gestion de rappels
  18. 18. • Traitement automatique des commandes • Centralisation de toutes les données et commandes • Relais automatique des commandes vers les fournisseurs concernés • Relevé tout articles commandés • Relevé selon les critères que vous definiez: les commandes par fournisseur – exposant - état administratif – date – totaux par article - … • Information détaillée de chaque commande • Liste des catégories et/ou produits obligatoires et des exposants qui ont ou n'ont pas encore passé commande • Intégration au back-office ou système de facturation • Générer un fichier Excel des commandes désirées. Gestion des commandes
  19. 19. Gestion des commandes
  20. 20. Gestion des commandes (Relevé)
  21. 21. • Vous pouvez télécharger tous les plans techniques de votre salon, pour que les exposants puissent s'y orienter aisément en indiquant les endroits où devront être installés les équipements utilitaires et branchements. • L'orientation du stand peut être établie par vous-même ou les exposants • Vous déterminez les éléments à indiquer sur le plan technique • Vos exposants reçoivent le plan technique avec les dimensions correctes de leur stand • Les exposants désignent l'emplacement d'un système drag & drop simplifié • Centralisation de tous les plans techniques • L'information est automatiquement transmise à vos fournisseurs • Impression des plans techniques : individuelle, selon la sélection ou en batch Plans Techniques
  22. 22. Plan Technique
  23. 23. DOSSIER DIGITALE POUR VOS EXPOSANTS
  24. 24. • Le dossier du salon en ligne • Disponible 24/7 • Tous les renseignements à portée de main  Info générale  Produits/services disponibles  Plans techniques  Documents importants  … • Toutes informations et commandes centralisées • Aperçu général et détaillé des commandes • Facilité d’emploi • Gain de temps Les avantages pour vos exposants
  25. 25. Le dossier du salon / Manuel exposant
  26. 26. Le dossier du salon / Manuel exposant
  27. 27. Le dossier du salon / Manuel exposant
  28. 28. Le dossier du salon / Manuel exposant
  29. 29. Le dossier du salon / Manuel exposant
  30. 30. RESUME
  31. 31. Vos avantages • Communication en temps réel • Disponible 24/7 • Système sûr et convivial • Instrument de travail économique • Tous les renseignements et commandes centralisés et disponible à un seul endroit • Vous tirez les ficelles - avec un minimum d'effort • Transmission automatique des commandes vers les fournisseurs concernés
  32. 32. www.expodoc.cominfo@expodoc.com Par i s Of f i ce: +33 7 68 01 36 64 Ant wer p Of f i ce: +32 476 07 77 77

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