Een digitaal depot in de praktijk. (Luc Schokkaert, afdelingshoofd Algemene diensten KADOC)
1. Lias
Een digitaal depot in
de praktijk
Algemene vergadering
Platform Digitale
Duurzaamheid
15 maart 2013
2. LIAS
• Problematiek digitale duurzaamheid staat al
lang op de agenda van
• Overheden
• Erfgoedinstellingen
• Mediamaatschappijen
• Wetenschappelijke wereld
2
3. LIAS
• Hoe kunnen we
• overheidsdocumenten
• erfgoed
• radio- en televisieuitzendingen
• onderzoeksdata
bewaren voor de toekomst?
3
4. LIAS
• Moeilijke materie om mee om te gaan
• Logistieke impact
• Financiële impact
• Vele aspecten: informatica, organisatie…
• Vele studiedagen, workshops…
• Realisatie van proeftuinen (BOM Vlaanderen,
Archipel…)
4
5. LIAS
• Neiging om te wachten op ultieme oplossing,
vanuit een soort pleinvrees?
Omdat naar perfectie wordt gestreefd?
• Of zelf beginnen te werken aan een oplossing?
• Pionier stadsarchief Antwerpen: digitaal depot en
werkprocessen voor de stedelijke overheid
5
6. LIAS
Vraag lag in 2008 ook voor in Leuven.
Nood van erfgoedinstellingen KU Leuven aan
een oplossing voor:
• Geautomatiseerd beschrijven en beheren van
archieven
• Opslaan en preserveren van digitale objecten
(gedigitaliseerd en digital born)
6
7. LIAS
• Scope werd uitgebreid
• Creëren van een platform met
gemeenschappelijke doelstellingen voor een
breder veld
• Archief
• Bibliotheken
• KADOC
• Instelling zelf
• Lias (Leuvens Integraal Archiveringssysteem)
7
8. LIAS
Lias
• Eén van de diensten aangeboden door LIBIS
• Gebouwd volgens OAIS
• Modulair systeem
• Componenten die worden samengebracht, maar ook apart
kunnen worden gebruikt
• Gebaseerd op internationale standaarden
• Sectorspecifieke of algemeen bruikbare componenten
• Keuze voor betrouwbare commerciële partners
(“duurzaam”)
• Samenwerkingsverband
20-3-2013 8
9. LIAS
Lias
• Open voor externe partners: aanbieden services, op
basis van:
• Geen zware eigen investering in IT-personeel, hardware en
software
• Gebruik maken van bestaande product op basis van een
vergoeding
• Mee denken aan de uitwerking en verdere ontwikkeling van
het product, door participatie in werkgroepen (technische
werkgroep; werkgroep archivarissen)
20-3-2013 9
10. LIAS
Lias
• Keuze voor een gelaagd model
• Gezocht naar goede producten voor gevraagde
functionaliteit
20-3-2013 10
11. Publishing
Primo
Discovery and delivery
Linking
Public layer
Alma
Print Electronic Digital
Management layer
Rosetta
Repository layer
Library Archive Museum
12. Publishing
Primo
Discovery and delivery
Linking
Public layer
Alma
Repository
Print Electronic Digital
Management layer
Rosetta
Repository layer
Library Archive Museum
13. Publishing
Primo
Discovery and delivery
Management
Linking
Public layer
Alma
Print Electronic Digital
Management layer
Rosetta
Repository layer
Library Archive Museum
14. Publishing
Primo
Discovery and delivery
Linking
Public layer
Alma
Public
Print Electronic Digital
Management layer
Rosetta
Repository layer
Library Archive Museum
16. Publishing
Primo
Discovery and delivery
Linking
Public layer
Alma
Repository
Print Electronic Digital
Management layer
Rosetta
Repository layer
Library Archive Museum
17. 1. Storage
• Gemeenschappelijke infrastructuur voor
diverse toepassingen
• Centrale storage-infrastructuur van KU Leuven
(NetApp NFS)
• Operationele uitbating (monitoring, onderhoud
en up-to-date houden van de infrastructuur)
door informaticadienst KU Leuven
• Gekozen voor betrouwbare oplossing binnen
duurzaam institutioneel kader
20-3-2013 17
18. 2. Rosetta
• Naast storage > preservatie
• Focus op digitale duurzaamheid
• Garanties voor lange-termijnbewaring
Authenticiteit
Leesbaarheid
Vindbaarheid en toegankelijkheid
• Springt niet altijd in het oog
20. 2.1. Algemeen
• Tekst, beeld, audio, video
• Manifestaties: 1 digital entity → n manifestaties
(één zoekresultaat)
• master, afgeleide versies, vb. lagere kwaliteit en/of
watermerk
• Metadata: 1 digital entity (of manifestatie) → n
metadata records
• beschrijvend, rechten (eigendom, toegang),
preservatie, technisch (afhankelijk van mediatype)
20-3-2013 20
21. 2.1. Algemeen
• Samengestelde objecten (METS) →
één zoekresultaat
• vb. pagina’s uit een boek of album,
archiefdossier met meerdere digitale
objecten
• Ingebouwde viewers, per type van object
(vb. METS)
• Integratie mogelijk met andere
toepassingen
20-3-2013 21
22. 2.2. Ingest digitale objecten
• Ingest gestroomlijnd via vooraf gedefinieerde
ingestmodellen
• bepalen aantal en aard van de manifestaties per
object
(bv. affiches > origineel als archive, thumbnail, jpg
met watermerk en jpeg2000 als view)
• bepalen toegangsrechten
(bv. affiches > origineel niet toegankelijk, thumbnail
en jpg met watermerk vrij toegankelijk; jpeg2000
toegankelijk na registratie/inloggen)
20-3-2013 22
23. 2.2. Ingest digitale objecten
• Workflow preingest / ingest digitale objecten met
metadata vanuit bestaande beschrijvingssystemen
• Metadata uit Aleph
• Metadata uit scopeArchiv
• Meegeleverde XML-metadata
• …
Mapping op basis van naming conventions
• Gebruik preingesttool door archivaris voor rudimentaire
selectie, ordening en beschrijving digitale objecten met
exportmogelijkheden naar digitaal depot en
scopeArchiv via SharePoint
20-3-2013
24. 2.2. Ingest digitale objecten
• Ingest digitale objecten in digitaal depot
• Opslag in beveiligde omgeving
• Viruscheck
• Toekennen unieke identifier
• Creatie manifestaties (origineel als archive;
afgeleide consultatiekopieën)
• Berekening hashcode voor bepaling authenticiteit
• Toekennen toegangsrechten
• Backup
• Mirroring op tweede omgeving
25. 2.3. Preservatie
• Rosetta biedt een workflow en framework voor
preservatie planning
• Inschatten risico’s: identificeren van files die obsolete
dreigen te worden en actie vereisen om te preserveren voor
de toekomst
• Test bed: tool om preservatie acties op bedreigde files te
testen en de actie die het beste resultaat geeft te selecteren
• Uitvoeren van de gekozen preservatie acties: b.v. migratie
van obsolete file formaat indien noodzakelijk (originele file
wordt steeds bewaard)
• Garantie voor duurzaam bewaren van digitale data
26. 2.3. Preservatie
• Community van nationale instellingen (b.v. Nationaal
Archief Nieuw-Zeeland, University of Utah, German
National Library of Science and Technology, ETH
Zürich, Binghamton University, Bavarian State Library)
• Expertise en ervaringen delen
28. Publishing
Primo
Discovery and delivery
Management
Linking
Public layer
Alma
Print Electronic Digital
Management layer
Rosetta
Repository layer
Library Archive Museum
29. • Beschrijving / toekennen metadata
• Metadata systemen sector gebonden
• In LIAS:
• Archieven: scopeArchiv
• Bibliotheken: Aleph
• Musea: Collective Access
• Authority data: ODIS
• Elk systeem met eigen metadata,
volgens internationale standaarden
34. Koppelingen met digitaal depot
• Link metadatasystemen – Rosetta
• Tools om koppelingen tot stand te brengen
• PID als unieke sleutel
• Mogelijkheid om ook andere
metadatasystemen te koppelen
• Ook metadata duurzaam opgeslagen in
xml-vorm in het digitaal depot
20-3-2013
37. Publishing
Primo
Discovery and delivery
Linking
Public layer
Alma
Public
Print Electronic Digital
Management layer
Rosetta
Repository layer
Library Archive Museum
49. LIMO
• Publieke laag springt in het oog
• Is slechts een façade
• Slechts wanneer objecten met hun
metadata op een duurzame wijze
zijn opgeslagen, kunnen we spreken
van een duurzame publieke laag!
51. • Gebruik van één of meerdere
componenten
• Opslag
• Metadatasysteem (Aleph, scopeArchiv…)
• Ingest en preservatie
52. • Uitnodiging tot expertisedeling en
samenwerking
• Mogelijkheid componenten binnen een
groter geheel aan te bieden
• Samen werken aan digitale duurzaamheid